信息化视角下中小物流企业成本控制策略探讨

信息化视角下中小物流企业成本控制策略探讨摘要：从解析中小物流企业的成本构成与控制方法入手，论述了建立功能完善的信息化系统对于中小型物流企业加强成本核算与控制问题的意义，分析了中小物流企业实施信息化控制成本的目标，并提出了在信息化实施中构建物流成本控制优化模型、降低物流成本的策略。关键词：中小物流企业；信息化；成本控制中图分类号：F253.7文献标识码：AAbstract：Startingfromthedefinitionofsmallandmedium-sizedlogisticsenterprisescoststructureandcontrolmethods，thesignificanceoftheestablishmentoffunctionalinformationsystemforsmallandmedium-sizedlogisticsenterprisestostrengthencostaccountingandcontrolissuesisanalyzed，andthegoaloftheimplementationofinformationtechnologytocontrolcostsandstrategytoreducelogisticscostsintheoptimizationmodelarediscussed.Keywords：smallandmedium-sizedlogisticsenterprises；informatization；costcontrol我国物流产业处在发展的初期，中小物流企业是该产业的主力军，他们以富于灵活多变的经营方式，服务于各类物流需求企业。他们彼此竞争，优胜劣汰，不断推动物流产业向前发展。然而由于物流服务业正处于快速成长期，物流行业和企业自身的规范管理存在很多问题，其中物流企业的成本核算与控制问题显得尤其突出。我国的中小型物流企业大多采用的还是传统的成本管理手段，中小物流企业比较注重成本核算分析的事后处理，忽视了成本管理的事前预测和生产过程相关环节的控制，因而使得物流成本高居不下。1中小物流企业的成本构成与控制概述物流企业的成本是指物流企业在包装、装卸、运输、仓储、流通加工、增值服务以及物流信息等过程中耗费的活劳动和物化劳动货币表现的总和。物流企业成本大致是由包装成本、装卸成本、运输成本、仓储成本、流通加工成本、配送成本、增值服务成本及物流信息成本等构成。其中增值服务成本是指物流企业在达到传统物流基本功能的基础上，根据顾客需求额外提供的延伸业务所发生的成本。在物流企业总的成本中，运输成本及配送成本占的比例较大。当前，物流成本控制主要分为部分成本控制和全面成本控制。部分成本控制主要是指对形成物流成本的各个部分施以控制，例如，运输成本控制、装卸成本控制、包装成本控制，等等。全面成本控制是指对物流活动事前预算控制，事中行为控制和事后信息反馈及偏差纠错控制。2信息化程度较低、信息化系统功能不完善对中小物流企业成本管理的制约现代信息系统的使用是物流业务开展和物流成本控制的关键。通过信息技术，中小物流企业可以将影响到物流成本的各块作业活动信息很好地共享，从而对物流作业的整个过程有一个全局的把握，对物流作业成本进行分析与控制。并且，现代信息系统网络除了提高中小企业内部效率外，还使供应链上的所有企业形成一种效率链接，能有效地将搜集到的物料的价格、数量等在网上传输、共享，从而避免交叉、重复的物流现象发生。通过构建物流企业与其他相关方企业之间的物流供应链信息化系统，形成一个巨大网络，中小物流企业能够从整体上控制物流成本。目前我国中小物流企业信息化程度较低。平时的通讯与联系主要是电话（包括移动电话）与传真机，这不仅准确率低、及时性差，而且出错率高。很多中小物流企业的物流成本控制采用的是手工操作，很难实现各个环节的最优化控制。中国仓储协会调查显示，绝大多数中小物流企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。在拥有信息系统的中小物流企业中，其信息系统的业务功能和系统功能还不完善，缺乏必要的订单管理、货物跟踪、仓库管理系统和运输管理系统等物流服务系统，物流信息资源的整合能力尚未形成。因此，信息化程度较低、信息化系统功能不完善制约着我国中小物流企业成本管理水平的提高。3中小物流企业信息化中成本控制的策略3.1中小物流企业实施信息化控制成本的目标目前，很多中小型物流企业迫切需要信息化手段来解决一些发展瓶颈，但却不知道自己的真正需求在哪里，因此对他们而言一个小而全的信息化方案是必要的。中小物流企业建立的信息管理系统应包括仓库管理系统、客户关系管理系统、运输管理系统、财务管理系统，其中成本分析子系统是财务管理系统中的重要部分。通过建立这些系统解决中小物流企业信息资源的采集问题。这不仅要收集包括订货单、存货单、应付账、交易条款、用户情况等大量内部数据资料和信息，还要收集外部的供应链上各参与方的信息。此外，还要求在包括定货、采购、维修、服务、交易、存储、运输等各个环节，采用最新的信息技术，缩短运作的时间，减小运作成本。信息化管理需依靠软件开发人才与会计人才合作，一同开发适应目前我国中小物流企业的成本核算与控制的应用软件，此软件的功能应做到方便实用，最基本的要求是可对中小物流企业接到的每个任务的全部成本、费用进行核算，所有数据只需输入原始数额以及所设定的参数，结果能自动生成。3.2间接成本分摊时采用作业成本核算法很多中小物流公司一直采用传统的物流成本核算方法。由于间接成本分摊不合理，无法对客户进行有效的成本和利润分析。我国研究物流成本的控制文献中，对合理控制物流成本主要采用定额法和作业成本法。而作业成本法是以作业管理为中心，包装、仓储、运输、装卸等作业环节分工明确，对各个作业进行管理，能有效地控制成本，所以中小物流企业有必要以作业成本法等新的核算理论作为指导，对成本核算的方法进行改进。根据客户的物流作业活动，准确地计算出物流成本，不仅可以为物流服务的报价提供依据，对客户进行选择，而且可以对具体的物流作业过程进行更准确的成本控制，进而使企业获得成本上的优势。在中小物流企业实施信息化的前提下，以信息为基础的作业成本法开始变得具有可行性，通过信息的共享与有效传递，中小物流有可能充分利用作业成本法来计算分析成本，从而更有效地进行成本管理与控制。3.3以派车单号（订单号）为对象归集各种运输费用的方法中小物流企业的运输业务和信息反馈常采用如表1所示的表格，以便汇总各项费用。该表格虽然便于物流公司按照车辆汇总费用，但是不利于公司计算每次运输作业的费用，进而计算每个客户运输业务的盈亏，企业无法为客户提供具有竞争力的报价，导致客户的流动性较大，客户的维护费用较高，公司的效益停滞不前。由于中小物流企业的人力资源、财力、信息系统及实施成本等的制约，使得严格意义上的作业成本法在中小物流企业难以得到应用。笔者认为，针对在运输中发生各种费用，例如燃油费、停车费、修理费、装修费等，物流企业在建立成本管理模型时可以以派车单号（或者订单号）作为对象进行运输费用的汇总，然后与客户运价相比，计算某一客户的收益贡献。这种在作业成本法指导下的简易模型的建立使得成本核算按派车单号来划分，从整体上来控制成本，而不是分解来控制成本，从而使物流成本降到最低。此外，根据这种模型可以及时统计各种数据，将客户进行分类，也便于将客户等级和服务费等挂钩，为财务进行物流成本分析提供真实资料。3.4在成本管理信息系统中合理设置和运用关键指标以控制成本中小物流企业为了对物流成本客观、科学地进行控制，有必要在成本管理信息系统中设置和运用关键指标控制成本，并提供财务提醒功能。下面列举几组代表性和可操作性强的指标：（1）燃料消耗指标评价燃料消耗的指标主要有单位实际消耗、燃料消耗定额比，它反映了运输活动中燃料消耗的情况，可以促进企业加强对燃料消耗的管理。其计算公式为：单位实际油耗（升/百吨千米）=报告期实际油耗/报告期运输百吨千米数燃料消耗定额比=百千米燃料实耗量/百千米燃料定额量（2）配送成本指标配送是第三方物流企业的主营业务，也是第三方物流企业降低物流成本、增强核心竞争力的重要方面。配送通常通过集中、配货等环节，将不同供应商和众多品种的货物进行统一运送，利用规模优势以较低的单位运作成本来开发利润空间。配送成本指标主要用于考核分析配送过程中发生的成本费用。每吨重配送成本=配送成本/配送总重量每容积货物配送成本=配送成本/配送货物总容积每车次配送成本=配送成本/配送总车次每公里配送成本=配送成本/配送总距离（3）车辆空车率指标车辆空车率指标可以用于衡量车辆的利用率。若该比率过高，表示物流企业未能充分做到回程顺载的原则，或者未能合理安排好配送路线，以致造成实车去、空车回的现象。空车率=空车走行距离/配送总距离100%4总结现代信息技术使物流企业成本管理的控制与管理更为方便有效，而实施全面信息化方案成本较高，开发出合适的物流软件并非易事，需要很大的投资。希望本文提出的策略能帮助中小物流企业克服信息化实施过程中的障碍，使其物流成本降低到较低的水平。参考文献：1陈胜群.现代成本管理概论M.上海：立信会计出版社，2000.2杨英.物流企业财务管理系统设计与实现J.沈阳航空工业学院学报，2006（4