化妆品物料收发管理制度

化妆品材料收发管理制度1目的和适用范围为规范材料(原料、包装材料、生产辅助材料、半成品材料、成品，以下相同)的收发工作，确保质量，控制成本，结合企业实际制定本标准。本标准适用于生产所需的各种物料的接收入库和接收或者配送出库。2职能部门仓库部是本标准的窗口部门，负责本标准的说明、组织的实施和监督检查。 质量管理部负责本标准质量相关规定的监督检查和实施指导。各职能部门、工厂和仓库根据工作性质和流程，负责贯彻执行本标准相关事项。3料号收货规定3.1材料接收：仓库部接收材料的范围和依据是采购部提供的到货通知。 不得超过范围(品种、数量)接受供应商的物料。3.1.1仓库部在供应商到达后，根据包装材料到货要求、化妆品原料到货要求，与采购部提供的到达通知书进行对照检查，报告给品质管理部。3.1.2仓库包装保护、标签检查合格，质量管理部质量检查合格的材料，依据包装材料到货要求，化妆品原料到货要求在供应商的“发货单”上签字，填写“收据”，引导供应商按仓库存放架和配置要求入库资料。3.1.3“发货单”提交采购部，“收据”留ERP系统注册，采购、财务同时发送。3.1.4料号未按照采购部的到达通知书到达的，仓库应在第一时间通知采购、计划。3.1.5材料不合格的，由采购部根据质量管理部和主管厂长的批准意见安排退货。 生产所需材料基于不合格控制程序计划部提交“材料特别采购审查表”，按照以下顺序处理：1)采购部填写再采购所需的时间，品质管理部填写主要的不良和品质管理性的判断；2 )生产部填写类似材料使用的控制性意见；3 )研究开发部(评价原料) 或者质量管理部(QA评价包装材料)提出注意事项/技术管理要点、质量管理性建议4 )厂长根据上述意见作出最终判断。 5 )仓库部、采购部根据厂长的批准意见安排退货和特别入库。 6 )需要退货时，仓库部填写“退货单”(供货方在收货时签字确认，供货方、仓库、财务各部分)。 采购部通知供应商在期限内撤回不合格品。 仓库部同步调整ERP账户。3.2半成品材料和半成品入库3.2.1半成品材料的入库1 )原料工厂完成生产技术、检测合格的材料，通过“半成品材料品质跟踪卡”与仓库部的材料管理者交接认可。2 )入库中间品的材料应符合卫生要求，密封，并遵循物料品质状态标识管理规定。 不符合规定的半成品材料交付、入库，不得入款。3 )质量管理在半成品品质控制规定执行，作成规定的记录。 品质检查完成后，在物料品质状态标识管理规定更新品质状态id标签。3.2.2在制品入库1 )因包装材料、材料不齐而无法入库成品时，生产部应制作产品虚拟入库：产品库存表，经生产管理人员审批签字后，提交主管厂长和计划部(excel电子报告形式)。2 )计划部根据在制品的库存状况，及时安排材料补充，发出生产指令的采购部根据计划部的需求安排材料的进货。3 )由生产经理主导组织产品原因分析，提交责任报告。3.3成品入库3.3.1生产正常入库1 )在现场制作“产品入库发票”，将入库的产品放入仓库部的成品仓库，由仓库管理员确认后签字。2 )“将产品放入库存表”仓库、生产、财务各有一份。3 )工厂以“生产日报告书”的形式向质量管理部报告检查。 检验报告分发计划部和仓库部。4 )仓库部在物料品质状态标识管理规定制作质量状态标识，收到质量管理部的检验报告后，根据结论更新质量状态标识。3.3.2客户的异常退货1 )仓库部根据业务部的书面通知接受客户的退货，接受退货单据，数量检查完毕后作成退货“入库单据”(分发业务部和会计部)，分别作成退货单据(不得直接放入成品单据)，以资材质量状态的表示、书面进行质量管理部的检查。2 )质量管理部完成检查后，制作检查报告书分发业务部、仓库部和主管厂长。 仓库部根据主管厂长的批准意见实行处理，如果必须安排工厂翻修处理，厂长批准后同时向计划部发出报告书。3 )计划安排退货，在工厂处理后入库的，按照通常的入库手续处理(但是，在所有的表格中明确记载为“退货”，财务部门按照业务部门的退货处理规则分别计算相关费用、成本进行处理)。4物料发放4.1原料和包装材料发放：4.1.1正常生产发放：1 )生产现场根据计划部下发票的生产指令(生产计划表，以下相同)制作“收据”(或者通过ERP系统发行收据)，由现场主管签字收据。2 )仓库部根据现场主管确认的“收据”，准确且准时地分发材料。 每天在系统上完成检出更新。3 )超过研究开发部发行的处方标准收取原料，必须由生产管理者签字，经研究开发部负责人批准。 超BOM计算所需包装材料的收据，应由生产管理者签字批准。4.1.2非生产领域：1 )研究开发所需的原料的引进，由研究开发总技术人员签字确认。2 )其他非生产领导材料应由领导部门负责人审核，由主管厂长批准。4.1.3收到特别采购品时，认可的“项目特别采购审查表”、“特别采购”的识别必须与使用部门同步。 质量部门应当由使用部门制作使用记录，监督收集、归档跟踪。 4.2半成品材料和在制品的出库1 )生产正常领导：按计划部的生产指令制作领导表，由现场主管签字领导、出库。 2 )非生产领导：由领导部门负责人签字，由主管厂长批准。4.3成品的出库或翻修。1 )成品：正常出库按业务部负责人发出的出货通知书出库。 异常出库由主管厂长按审批手续出库。 2 )翻修：质检可翻修的成品，由计划部编入生产计划安排，按生产计划指示打开“收据”，由现场主管签字后收据。 翻修处理的成品由质量管理部门制作跟踪登记簿。5物料管理5.1所有物料在仓库期间，必须严格指示质量状态的显示。 质量管理部通知状态变化时，应在仓库第一时间监督质量状态显示的交换。5.2所有物料应分仓库、分类、品种(应有版别的修订编号)制作流水帐，或实施卡管理。5.3仓库部在每天下班前完成仓库的各类、各种产品(有修订分类的必须细分为不同的修订)的库存，并以excel报告形式提交给计划部。 检验对象物料(包括检验报告对象物料)和不合格物料必须另行报告。5.4所有物料的出入库表格均提交会计部。 提交后提出修改的，应填写入库单并详细说明原因，并向主管厂长报告批准。5.5任何物料的报废，应当书面申请，完成责任归属和对策后，向主管厂长请求批准，实行报废。 每月生产、仓库和财务部门分别制作材料投入生产的统计报告和分析报告，提交厂长办公会议的决定。5.6仓库部每月编制分类、品种、物料接收、发送、库存报告，计算物料库存周转率，并提交主管厂长和相关职能部门。