重点项目档案工作.ppt

重点建设项目档案工作,省档案局经科处,重点建设项目是对经济社会发展具有重要作用和重要影响的重大建设项目。重点建设项目档案是重点项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。重点建设项目档案工作是档案部门直接为社会经济发展服务的一项重要工作。做好重点建设项目档案工作，对于保证重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，保障建设项目的安全运行和有效管理，具有重要意义。今年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强和改进新形势下档案工作的意见。意见中明确要求：县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。,为了加强重点建设项目档案工作，国家专门针对重大建设项目档案出台了档案行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）。而且，国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发了重大建设项目档案验收办法以及省档案局、省发展和改革委员会制定了湖北省重点建设项目档案验收办法。办法都规定：项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，重点建设项目必须进行档案验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得通过项目竣工验收。因此，做好重点建设项目档案工作，是档案部门的重要职能，也是广大档案工作者的重要职责。,做好重点建设项目档案工作：一是建立健全重点建设项目档案工作机制二是做好重点建设项目文件材料的收集与归档三是加强对重点建设项目档案工作的指导和监督其中，第一条建立机制是关键，第二条收集、归档是基础，第三条指导和监督是保证。,建立健全重点建设项目档案工作机制,一、建立健全重点建设项目档案工作机制重点建设项目档案工作涉及到多方管理和多方经济利益。做好重点建设项目档案工作，首先是要提高认识，增强档案意识，要把档案工作与项目建设其他工作统一规划、统一部署、统一要求、统一落实。要明确责任分工和工作内容，形成建设单位与参建单位、有关部门分工协作、协调统一的运行体制和工作机制，形成上下联动、齐抓共管的良好工作格局。要建立健全一套完整的管理工作机制，建立起以组织领导为根本、以合同管理为保障、以网络体系管理为手段的重点建设项目档案工作管理机制。这样才能保证工作的顺利开展。,（一）组织领导重点建设项目的建设单位（业主、项目法人）要将档案工作纳入项目建设管理的范畴，与项目建设实行同步管理。应落实领导和机构人员，在项目管理机构中成立档案工作领导小组，建立领导责任制，实行一把手负总责，落实分管领导，确定具体负责机构和人员，明确岗位职责。应在项目建设开工前，就规划好项目档案管理工作，在机构、人员落实的同时，制定好相关制度，包括建设单位相关机构人员的监督、指导制度、监理制度、合同保障制度等，要制定档案收集和归档制度，安排好相关经费，保证项目档案工作的进行。应承担起建设项目档案工作的领导责任，要负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位做好项目档案工作。,建立健全重点建设项目档案工作机制,（二）合同管理重点项目建设，是一个严格按合同管理的经济活动，其档案工作也应纳入到项目建设的合同中进行约束和管理。在项目设计、施工及监理合同、协议制定和签订时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。特别是在监理合同中，要明确监理单位不仅做好项目监理自身的档案管理工作，还要做好施工单位施工档案的检查监理工作，要负总责。不能仅仅靠工程建设最后的质保金，要在工程计量支付过程中，严格检查相应工程的归档资料，资料不全的工程项目不予计量，未按要求移交档案资料的单位，质量保证金不予退还。要通过各种合同管理的手段从源头上确保项目建设档案的完整收集、规范整理。,建立健全重点建设项目档案工作机制,（三）网络管理重点建设项目档案工作涉及面广线长点多，上到项目建设单位的项目规划、申请立项，下到基层的施工作业工地，没有建立横到边竖到底、覆盖工程建设全过程的档案管理网络体系，档案的收集和归档就会出现缺陷和缺漏，不能很好地做到应收尽收、应归尽归。建设单位要建立健全管理制度，指导施工、监理单位成立相应负责的机构，确定相应人员。要加强对管理部门和施工、监理单位人员的培训和学习，建立日常联系制度，形成以建设单位档案管理机构为中心，辐射各部门、各单位的档案管理网络体系，保障工程建设的每一项目、每一标段、每一环节的档案有人管、有人收、有人归。,建立健全重点建设项目档案工作机制,二、做好重点建设项目文件材料的收集与归档重点建设项目文件材料的收集与归档，是工程项目建设的重要内容。正如我们平常所说：建一流工程，交一流档案。项目建设的人可以走了，但档案留下，就留下了项目建设的核心。做好重点建设项目文件材料的收集与归档，是做好重点建设项目档案工作的前提和基础。根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，项目建设各方要认真全面收集与归档好项目建设文件材料。,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,重点建设项目文件材料包括项目前期文件材料、项目竣工文件材料和项目竣工验收文件材料等。项目前期文件材料指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。项目竣工文件材料指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件材料，主要由项目施工文件材料、项目竣工图和项目监理文件材料组成，其中项目施工文件材料指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件材料。项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目监理文件材料指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件材料。项目竣工验收文件材料指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件材料。重点建设项目文件材料的收集和归档工作，涉及到建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位及其他单位。,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,（一）建设单位（业主、项目法人）建设单位主要负责收集、归档可行性研究和任务书、项目管理文件材料、科研项目文件材料、项目涉外文件材料、财务和器材管理文件材料、竣工验收文件材料等。具体内容如下：1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件1.2项目选址意见书及其报批文件1.3可行性研究报告及其评估、报批文件1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,2项目管理文件管理文件有4个方面，即征地、移民文件、计划、投资、统计、管理文件、招标投标、承发包合同协议、专项申请、批复文件。2.1征地、移民文件2.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图2.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书2.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片2.1.4施工执照2.2计划、投资、统计、管理文件2.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划2.2.2概算、预算管理、差价管理文件2.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件2.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件2.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议2.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,2.3招标投标、承发包合同协议2.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件2.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件2.3.3开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告2.3.4中标通知书2.3.5合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件2.4专项申请、批复文件2.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件2.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件2.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,3科研项目3.1开题报告、任务书、批准书3.2协议书、委托书、合同3.3研究方案、计划、调查研究报告3.4试验记录、图表、照片3.5实验分析、计算、整理数据3.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书3.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析3.8阶段报告、科研报告、技术鉴定3.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料3.10考察报告、重要课题研究报告,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,4涉外文件4.1询价、报价、投标文件4.2合同及其附件4.3谈判协议、议定书4.4谈判记录4.5谈判过程中外商提交的材料4.6出国考察及收集来的有关材料4.7国外各设计阶段文件及设计联络文件4.8各设计阶段审查议定书4.9技术问题来往函电4.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件4.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明4.12设备开箱检验记录，商检、海关及索赔文件4.13国外设备、材料的防腐、保护措施4.14外国技术人员现场提供的文件材料,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,5财务、器材管理文件5.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计5.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明5.3主要材料消耗、器材管理5.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册6竣工验收文件6.1项目竣工验收报告6.2工程设计总结6.3工程施工总结6.4工程监理总结6.5项目质量评审文件6.6工程现场声像文件6.7工程审计文件、材料、决算报告6.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件6.9竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件6.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,（二）勘察、设计单位勘察、设计单位主要负责收集、归档设计基础文件材料和设计文件材料。具体内容如下：1设计基础文件1.1工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验，试验报告，重要土、岩样及说明1.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录1.3水文、气象、地震等其它设计基础资料2设计文件2.1总体规划设计2.2方案设计2.3初步设计及其报批文件2.4技术设计2.5施工图设计2.6技术秘密材料、专利文件2.7工程设计计算书2.8关键技术试验2.9设计评价、鉴定及审批案,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,（三）施工单位施工单位负责收集、归档的文件材料有三个方面内容：建筑施工文件材料、设备及管线安装施工文件材料、电气、仪表安装施工文件材料等。具体内容如下：1建筑施工文件1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要1.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单1.4建筑材料试验报告1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探1.7土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录1.8施工日记、大事记1.9隐蔽工程验收记录1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告1.11工程质量检查、评定1.12技术总结，施工预、决算1.13交工验收记录证明1.14竣工报告、竣工验收报告1.15竣工图1.16声像材料,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,2设备及管线安装施工文件2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单2.4建筑材料试验报告2.5设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等2.6焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录2.7隐蔽工程检查验收记录2.8强度、密闭性试验报告2.9设备、网络调试记录2.10施工安装记录，安装质量检查、评定，事故处理报告2.11系统调试、试验记录2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录2.13管线标高、位置、坡度测量记录2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定2.15竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算2.16竣工图2.17声像材料,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,3电气、仪表安装施工文件3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要3.2施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技术措施文件3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单3.4建筑材料试验报告3.5设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等3.6系统调试、整定记录3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录3.8材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告3.9操作、联动试验3.10电气装置交接记录3.11中间交工验收记录、工程质量评定3.12竣工报告、竣工验收报告3.13竣工图3.14声像材料,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,（四）监理单位监理单位主要负责收集、归档施工监理文件材料、设备采购、监造工作文件材料和监理声像材料等。具体内容如下：1施工监理文件材料1.1监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复1.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批1.6监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告1.11工程进度计划、实施、分析统计文件1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件1.13单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估1.14主要材料及工程投资计划、完成报表,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,2设备采购、监造工作监理文件材料2.1设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划2.2市场调查、考察报告2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告2.5开动、复工报审表、暂停令2.6会议纪要、来往文件2.7监理工程师通知单、监理工作联系单2.8监理日志、监理月报2.9质量事故处理文件，设备制造索赔文件2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件2.11设备采购、监造工作总结3监理工作声像材料,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,（五）其他这个其他是指这类文件材料可以是建设单位收集归档，也可能是项目移交给了具体生产管理和运营部门，由这些部门进行收集、归档。包括工艺设备文件和生产技术准备、试生产文件材料。具体内容如下：1工艺设备文件1.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结1.2产品检验、包装、工装图、检验记录1.3设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明1.4设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单1.5设备图纸、使用说明书、零部件目录1.6设备测绘、验收记录及索赔文件1.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,2生产技术准备、试生产文件2.1技术准备计划2.2试生产管理、技术责任制2.3开停车方案2.4设备试车、验收、运转、维护记录2.5试生产产品质量鉴定报告2.6安全操作规程、事故分析报告2.7运行记录2.8技术培训材料2.9产品技术参数、性能、图纸2.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,当然，这些都是国家标准的规定，在实际工作中，要结合工程建设的实际情况，做好项目文件材料的收集与归档。要特别强调几点：一是编制项目文件材料的归档范围、分类方案和保管期限表；二是有些部门和行业已编制有工程建设项目文件材料的归档管理办法，可以参照执行。三是在实际工作中，重点建设项目文件材料的收集归档是普遍存在着一些薄弱环节。如原始地形地貌图片录像、征地移民拆迁档案、施工声像材料、监理声像材料等。,做好重点建设项目文件材料的收集与归档,三、加强对重点建设项目档案的指导和监督加强对重点建设项目档案的指导和监督，是档案行政部门依法依规行使的一项重要职能，是档案部门直接服务经济社会发展的一项重要工作。各级人民政府和各级项目主管部门每年都要审定公布重点建设项目。对这些由各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的部门组织或委托组织进行竣工验收的投资建设项目，各级档案行政管理部门要对项目档案工作实行统一领导、分级管理，要采取项目档案登记、项目档案巡回检查和项目档案的专项验收等措施，加强重点建设项目档案工作。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,（一）重点建设项目的档案登记工作对重点建设项目档案开展登记工作，是档案部门加强源头控制，进而对建设项目档案加强全程管理和业务指导，切实保证重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全的有力措施。对重点建设项目档案登记的要求是：省、市、州、县公布的重点建设项目，均须进行建设项目档案登记；各级档案行政管理部门负责本级重点建设项目登记工作；省重点建设项目的登记。新增项目于项目开工后6个月内，按照湖北省重点建设项目档案登记表的要求填写后报省档案局；市、州、县重点建设项目的登记。以市、州为单位汇总，于每年12月1日前报省档案局备案。各级项目主管部门管理的重点建设项目的登记。由各级项目主管部门档案机构对本部门管理范围内的新建项目进行登记，汇总后于每年12月1日前报同级档案行政管理部门备案。续建项目的跟踪管理。续建项目每年一次按照湖北省重点建设项目档案动态管理表的要求填写后，按第七条项目档案登记所规定的管理权限，于每年11月1日前报相应的档案行政管理部门或项目主管部门。另外，项目建设部门的档案机构，相应地开展登记工作，可以以湖北省重点建设项目档案动态管理表为基础，以标段为单位填报档案统计数据，做到心中有数。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,（二）重点项目建设中档案的检查指导对建设中的项目档案进行检查指导，认真开展项目档案巡回检查工作，是对重点建设项目档案工作过程控制的重要环节。一是项目建设期间，各级档案行政管理部门对本级档案管理权限内的项目，要加强对档案形成、收集、积累、预立卷情况的检查和指导，加强对项目档案的同步监督管理；二是各级档案行政管理部门与同级项目主管部门每年共同组织不定期的巡回检查，重点检查在建项目档案同步管理和过程控制情况、已通过档案验收的项目档案整改落实情况、已通过竣工验收的项目是否通过了项目档案验收等。三是项目建设单位的档案部门，在日常档案收集归档的检查指导中，还要特别注意检查各施工单位、作业点上档案资料的安全存放、安全保管情况，要制定相应的应急预案，使档案资料既不要人为地丢失，也不能因灾难事故而损毁。在计量支付时，应同时检查已完成建设的项目档案收集归档和预立卷情况。在建设过程中，就把项目档案资料的收集归档抓紧抓实，不至事后亡羊补牢。,加强对重点建设项目档案的指导和监管,（三）重点建设项目档案的专项验收工作档案专项验收工作是重点建设项目竣工验收的一个必备程序。对建设单位而言，档案专项验收是工程建设是否守规、程序是否合法的问题，对档案行政部门而言是履行职能、履行义务。重点建设项目档案的专项验收，其内容主要包括三个方面，即项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。具体要求如下：1、项目档案的基础管理工作项目建设单位认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案管理体制和工作程序。项目建设单位对项目档案工作实行了统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。采用先进信息技术，实现项目档案管理信息化。保证档案工作所需经费，办公所需设施设备，且性能优良，满足工作需要。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,2、项目档案的完整、准确、系统情况按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，结合行业标准及项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。检查档案的完整、准确、系统，一是要看分类体系，二是看检索体系，三是工程各标段是否完整，四是监理部门出具有法律效力的监理报告。项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求、电子文件归档与管理规范等有关国家、行业的标准规范。3、项目档案的安全管理档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。采取有效措施保证档案实体和信息安全。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,重点建设项目档案的专项验收工作是一项严肃严谨的工作，要按照规范的组织和程序进行。1、项目档案验收的组织国家重大建设项目，档案的验收组织工作按照国家有关规定执行；省重点建设项目，由省档案局组织项目档案验收；市、州、县重点建设项目，分别由市、州、县档案局组织项目档案验收；各级项目主管部门管理的重点建设项目，由各级项目主管部门会同同级档案行政管理部门组织项目档案验收；省档案局对各级档案行政管理部门、各级项目主管部门组织的项目档案验收工作进行监督、指导。各级档案行政管理部门、项目主管部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预验收。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,2、项目档案验收组的组成省档案局组织的项目档案验收，由省档案局、项目主管部门、项目所在地档案行政管理部门等单位组成项目档案验收组；市、州、县档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成项目档案验收组；项目主管部门组织的项目档案验收，由项目主管部门、同级档案行政管理部门等单位组成项目档案验收组；凡在城市规划范围内的建设项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位；项目档案验收组人数一般为5人以上的单数，组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,3、验收依据及前提条件项目档案验收应根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求、行业主管部门制定的规范性文件及有关电子文件管理的规范、标准进行。项目档案验收应具备的前提条件：一是项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，具备竣工验收条件；二是项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；三是完成项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；四是基本完成项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作相关要求，依照重点建设项目档案验收内容及要求进行自检。,加强对重点建设项目档案的指导和监督,4、验收申请项目建设单位（法人）应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报湖北省重点建设项目档案验收申请表。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。项目档案验收申请报告的主要内容：（1