党政机关公文写作基本知识PPT幻灯片课件

党政机关公文写作,1,一、公文写作的特点,公文写作的对象是公务活动，是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要的工具。其特点：(1)由法定作者制发，具有法定的权威性：（2）具有法定的现实执行效用；（3）具有规范的体式；（4）必须履行法定的生效程序。,2,二、党政机关公文的种类及类型,2012年4月16日颁布实施的党政机关公文处理工作条例规定的公文种类，共15种。主要是：（一）决议；（二）决定：（三）命令（令）；（四）公报（五）公告：（六）通告；（七）意见（八）通知；（九）通报；（十）报告；（十一）请示；（十二）批复；（十三）议案：（十四）函；（十五）纪要,3,文种适用范围：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部暑、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；（三）命令（令）。使用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；（六）通告。适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项；（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,4,（九）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。；（十）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项；（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项；（十五）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。,5,三、党政机关公文体式,为便于管理，提高公文的质量，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，国家对公文的格式作过多次规定和改革，使公文格式不断改进，便利了文书处理，提高了工作效率。中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日颁布的党政机关公文处理工作条例规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”除此而外，像公文份数序号、印发份数、翻印机关、翻印时间。份数等也是公文格式的重要内容。公文格式是由公文的组成部分(要素)及其在公文中的位置、文字规范、书写等构成的法定体式，也是公文外形规范化、标准化、区别其他文体的显著标志。能直接识别公文种类、处理要求，有利于公文的归档、立卷与检索。,6,1公文体式：一指撰写公文所采用的语体（现代汉语语体）；二指格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。,7,2公文格式,公文写作与其他文体写作的最大区别，就在于公文格式的规范性。这种规范性，既体现在公文的内容上，也体现在公文处理的程式化、程序化和文面构成的相对固定化上我们这里所说的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置，也包括公文的用纸、留空等。探讨公文的格式，既可以使公文的写作更加规范化、标准化，从而增强公文外在形式的美学效果，也能符合通行惯例，被受文者接受和认同，使受文者更加准确、快速地了解文书精神，从而大大提高公文办理的效率和质量，提高工作效率。同时，探讨公文的格式，也是公文这种特殊文体自身的要求。公文的主体是公务活动，要想更加顺利地开展好公务活动，如果不强调统一规范，各自为政，自行其是，则根本达不到目的。只有讲求格式的规范，才能事半功倍。公文格式的规范性是其他文体所不具备的。写其他文体，可以任由作者来抒情言志，而公文却不行，撰制公文是一项十分严肃的工作，撰写时，必须考虑对格式的如下要求：,8,(1)准确规范公文与文学创作最大的区别在于格式的规范性，撰写任何公文，都必须严格遵守公文的格式要求，从语言到内容，从格式到语体均不能自行其是。(2)完整美观格式是公文的门面，一份完整美观的公文，给人以赏心悦目的感受，令阅者能读完全文。否则，公文格式零乱无序、蓬头垢面，则令人恶心。（3）合理适用公文格式的组成部分较多，这些格式不是每份公文都必须全部具备的，如公文的标题、主送机关、正文、落款。要根据公文的需要分别对待，合理使用，如签发人、密级、紧急程度、附件、附注等。公文的作者在写作时，应根据需要合理使用，而不是不分情况，一律把所有格式都安到公文中去。如有些普发性公文，全部标上“绝密”，不仅失去了密级应有的效果，使应当是绝密的公文失去了应有的“待遇”，而且也使阅文者无所适从。因此，公文的格式在使用时还必须合理、需要、适用。,9,公文的体式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、印章、抄送机关、发文字号、机密级、缓急程序、阅读范围等。文头部分行文部分文尾部分,10,1.公文的作者:公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者的制发公文的权利和名义受法律的保护。需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。2.文头:文头是通俗的说法，指出公文页面的眉首部分。公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。3.份号:份号，称为公文份数序号。它将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。,11,4.密级:密级指公文的秘密等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“”号隔开。5.紧急程度:紧急程度指对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。6.发文机关标识:发文机关标识指在文件眉首部分中印制的“发文机关全称或规范化简称并加文件”。例如：“机关文件”。7.发文字号:发文字号由机关代字、年份、序号组成。机关代字，指用一到两个汉字表示发文的机关。例如：“国办发”表示国务院办公厅制发。年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“”括入。例如：2011表示文件是2011年制发的。序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。,12,8.受文机关:受文机关指主送机关和抄送机关。9.主送机关:主送机关指公文的主要受理机关，即答复或办理公文事项的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题之下、正文之上，要求左顶格书写。10.抄送机关:抄送机关指除主送机关外应知晓公文的内容其他机关，应当使用全称或是规范化简称、统称。抄送机关书写在主题词下一行，抄送机关如有多个，它们之间要用逗号隔开。,13,四、公文写作技巧,（一）明确主旨公文的主旨就是公文作者为了写作目的的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过中主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。主旨”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样，是公文的“灵魂”和“统帅”，也同样应该贯穿首尾，统摄全文。但公文作为一种独立的文体，其主旨有其独特之处,14,但公文作为一种独立的文体，其特点是：公文主旨反映的对象是公务活动。公文主旨的表达方式比较直接。公文主旨具有直接的社会价值。公文主旨具有惟一性。公文主旨的提炼：根据党和人民的根本利益锤炼主旨。从全局出发提炼主旨。要正确、要鲜明、要集中、要新颖、要一致,15,（二）材料准备,所谓材料，在文学作品和非文学作品中的含义并不一致，在公文中材料是指作者从实际生活和工作中搜集、提取以及写入公文中的事实和论据。公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素一。具体地讲，公文材料是指公文作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时问、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，就可以提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来实现主旨，而这就必须以材料为依据。总之，公文写作离不了材料，离开材料的公文，就丧失了实际意义上的公文资格。,16,1.公文材料的选择,（1）.真实性（2）.现实性（3）.典型性（4）.新颖性（5）.系统性,17,2、公文材料的使用,1.确定材料材料的意义，本身就具有多义性。一个材料能反映出多方面的、多层次的意义；写作时，对于材料的多义性应当让其含义具有确定性。2.梳理材料要按照公文主旨表述的需要，选择采用一定的结构方式，梳理安排公文材料。3.加工材料4.运用材料要根据主旨表达的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。,18,（三）、开头和结尾,1、开头开头是公文正文部分的起点和入笔处。又称导语，用以唤起读者注意，引导阅好的开头，不仅是全文思路展开的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全划下“基调”开头写好了，能突出主旨，把读者紧紧抓住，又可以对下文的展示起“向”的作用。开头要开门见山，一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容。公文开头没有一成不变的写法，由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论那一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑紧扣主旨、吸引读者。最常见的公文开头，大致有以下几种：,19,起因式一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于”、鉴于”或“随着”等开头。目的式、开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了”、“为”。根据式一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。时间式一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的则“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“之后”句式,20,引文式一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。事情式一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。以上六种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还有各种方式的开头。不论采用什么方式都要根据内容的需要，只要能服从主旨，引出主旨，吸引读者，就是好的开头。但是就公文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由；通知一般是以“根据”、“兹定于”等开头。布告则是先说明发布告的原因、依据和目的。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文式开头”。会议简报多是“时间式开头”。调查报告开头使用最多的是先介绍调查对象的基本情况，有的也用议论开头，等等。总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。,21,2.公文结尾公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。结尾通常采用下述形式：（1）使用专用词语，总结全文比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”、“当否，请指示”等。意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”、“把落实情况尽快上报”等。许多公文结尾可以套用“特此+文种”的句式，如“特此报告(批复、函复、通知、函告)”等等。,22,（2）概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文报告类公文使用较多的结尾有：总结性写出报告的主要观点，如湖南农民运动考察报告在讲完了14件大事之后，有一段总述：“总上14件事，都是农民在农会领导下做出来的。就其基本的精神说来，就其革命意义说来，请读者想一想，哪一件不好”。接着揭露和批驳了蒋介石和国民党反动派对农民运动的恐惧和攻击，起到总结作用。再次强调行文目的或陈述具体要求如通报的结尾“特通报表扬，以资鼓励”。,23,（4）发出号召，提出希望与要求如广西壮族自治区人民政府办公厅关于推行农村小型公共基础设施村民自建试点工作的意见(桂政办发【2012】294号)在结尾中说,“各地要及时发现和解决村民自建试点过程中出现的新情况,新问题,及时总结经验,不断探索创新农村小型公共基础设施村民自建的有效模式,树立典型示范,并加以推光.”决议类、通知类、通报类公文常用这类结尾。（5）说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项如规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”，“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。总之，结尾的方法丰富多彩，不拘一格。它可以语义含蓄，耐人寻味；可以深入分析，指明方向；可以集中反驳，深入论证。用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁,24,3、层次和段落层次公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元的“逻辑环节”。它是事物发展的各个方面，以及写作主体认识事物、构思公文的思路进程在公文中的反映。公文层次在思想内容上有其相对独立性，公文内容的展开顺序中又有一定的稳定性，在前后层次的联系上还有内在的逻辑性。因此，在安排公文层次时要根据事物的发展过程、思维活动的进程和表现主旨的顺序，着眼于事物的内部联系。这样，写作主体才能清楚地宣事明理、表情达意，才能收到层次清楚、段落分明的效果，读者才能清晰明确地理解思想内容。篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。,25,（1）总分式总分式也叫主从式，就是构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。总和分的关系是总说为主，分说为从，总说的层次统领分说的层次，分说的层次是对总说层次的演绎和阐释，并为总层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。在命令、决定、指示、通知、布告、通告等行政公文中多是先交代总的指导思想，而后具体陈述主张和办法。（2）并列式这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成完整的篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。,26,（3）递进式这是按照内容的逐层推进，层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用方式。（4）因果式这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式。其中有的先说因，后说果，有的则先交代结果，后分析原因。（5）连贯式这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文采用这种方式以时序的推进为多。简报、报告、会议纪要等常用这种方式。这些安排层次的方式有的是单独使用，有的则交叉使用，需根据写作的具体实际而定，不应一概而论。,27,段落段落，通常指“自然段”，是构成篇章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于问歇、转折、强调所造成的文字停顿。段落能够使行文条理，使层次之问的意思承接得更紧密、更自然，帮助读者更好地理解公文的思想内容。层次和段落既有联系也有区别。层次作为内容展开的次序，要借助一定的段落才能显现；段落作为表达层次的形式和手段，要体现一定层次。但是，层次着重于思想内容的相对完整性，靠其内在逻辑性来划分；段落则着眼于文字表达的阶段性，以语言的间歇停顿来显示。因此，层次往往大于段落，一个层次包括几段，当然，也有层次和段落一致的，叫篇段合一。篇段合一的公文，层次小于段落。组织段落既要注意内容的单一性、完整性，也要注意段与段的连贯与和谐,28,公文的组段有三种情况：以相对完整的一个个意思组成不同的段落，常用段旨句领起。如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定，分10个大问题25个小问题，阐明了进一步加强产品质量工作的重要性和任务要求，每段都有段旨句领起，围绕段旨句做了内容上的阐述和说明，构成了单一而又完整的段落。按条项组段。即一条一项为一个方面的内容，并用序码标明。这种组段方式用得很普遍，不仅在条例、规定、办法、细则、规则等文种中使用，决定、决议、通知等文种的事项和要求部分也常常用这种方式组段。篇段合一：即全篇为一段，一段是一篇。其中有的只有一个意思，无段可分。,29,4、公文语言与修辞（1）、公文语言的特点准确贴切;一是避免产生歧义。二是防止褒贬失当。三是排除疏忽错漏。四是注意措词得体。平实易懂;用词就必须规范、朴实、通俗。简洁精炼;一是把握主旨。二是力戒重复。三是简捷明快。庄重严肃;严谨规范。,30,2、公文语言的表述方式公文语言的表述方式，主要是说明、叙述和议论。这是就公文总体而言，如果具体到某一篇公文，也可能采取其他表述。方式或同时使用几种表述方式。为了提高公文的写作水平，叙述、说明、议论等方式都要学习掌握。叙述性语言。叙述性语言的目的是说事，即通过叙述事物的状态和发展变化过程，来表达阐明观点。常用的叙述方式主要有顺叙、倒叙和插叙。叙述的基本要求：一是语言要概括。公文主要是说理，为说理而叙事。因为叙述不是目的，所以不必过细，而要概括叙述。二是交代要明白。任何事物都是由时间、地点、人物、事件、原因、结果构成的，叙述一定要清清楚楚，层次井然，并考虑前后照应：首尾一贯。三是详略要得当。事件内容有主次之分，叙述就应有详略之别。要根据主旨要求，该详则详，该略则略，不能把每一事件的每一个方面都一一列出，使公文罗嗦、拖泥带水。,31,说明性语言说明性语言是对客观事物的介绍和解说，即让人了解某一事物的内容、形式、本质、特点、成因、方法、关系、功用等。其中事物的特征、本质及规律性，则是说明的重点。说明与叙述的区别是，说明侧重于记写客观事物的静态，叙述则侧重于记写事物的动态。公文中一些属于规范性的公文，如规定、办法、条例等多以说明为主。公文使用的说明方法，按类别划分，主要有以下几种：解释说明作者根据自己对情况的把握和对问题的理解直接面向读者解说、说明，特别注意对某些比较陌生或者不够具体、明晰，理解上有困难的事物作出具体说明。这种说明主要依据连接句子，较多使用判断句。,32,分类说明有些需要说明的事物，包含的内容比较复杂，涉及面比较广，需要根据它们之间的差别，归类加以说明。这种说明方法常见于法规性公文，围绕法律责任分条列款加以说明，说得很细、很严密，成为执法的依据。比较说明为了说得清楚明白，采用比较的方法，或者是同类比较，或者是异类比较，或者是宏观情况比较，或者是精确数据比较。通过比较，使读者留下鲜明印象。引用说明为了说明一个问题，援引事实和资料，包括引用经典著作论述、上级公文内容和领导指示以及有关数字、典型事例等，来说明事物内容，帮助人们更充分地认识事。,33,对事物进行说明时，应把握以下几点：一是抓住事物的本质加以说明。对事物的说明，一定要符合客观事物的规律，抓住事物的本质，不可主观片面地去说明。否则，有可能脱离实际，脱离事实。当然，有时作者写的是自己的理解和认识，但读者同意与否，作者不加强调，而是依靠内容的正确性得到读者承认。二是区别事物的差异加以说明。说明事物的一个很重要的方面，就是要将所说明的事物与同一属类的事物区别开来。这样，就需要交待清楚该事物与其他事物之间的差异，特别是要揭示事物的疑似之处，说明了差异，事物也就清楚明白了。三是力求深入浅出加以说明。公文中说明事物的目的，是使人明白、理解这种事物，所以说明的文字，一定要浅显易懂，即使是难于理解的专业性知识，也要说得深人浅出。,34,议论性语言议论性语言的目的是说理，即运用概念、判断、推理的思维方式，揭示事物的本质和规律。在公文写作中，议论作为一种表述方式，它不是就局部某段语言而言，是指全篇公文的表述方式。公文中的议论也是由论点、论据和论证三个要素构成的。论点，就是公文中提出的需要加以阐述和证明的观点，也包括所提的主张、意见和所表示的态度。论据，就是确立论点的依据。论证，就是用论据来阐述和证明论点的方法和过程。论点、论据和论证是一般文章“议论”中不可分割的三个因素，通常叫做议论三要素。在公文写作中，这三个要素也是十分重要的。论点是解决“在阐明什么”的问题，论据是解决“用什么来阐明”的问题，论证则是解决怎样阐明的问题。因此，它们之间的关系是：论点是主旨和统帅，论据是支柱和基础，论证是方法，也是论点与论据之间的逻辑联系。公文中的议论要注意以下几点：,35,论点要正确公文论点必须正确地反映客观的真实情况，而不能虚构假设。公文提出的观点、主张、意见或所表示的态度等，都要符合客观实际，观点鲜明，这样这样才能为读者所接受。论据要可靠论据可靠才能有效地说明观点。公文中的论据主要有两种，一种是事实论据，指的是事实材料；二是理论论据，主要指的是上级的公文和指示。公文的论据有着严格要求，事实材料必须反复核实，确凿可靠，不能有一点虚假；理论论据要忠于原义，不能断章取义；选用论据要符合阐明观点的需要，做到观点统帅材料，材料阐明观点，观点与材料统一。论证要严密论证是说明论点与论据之间内在关系的过程，也是运用论据阐明论点的方法。根据论点的需要把必需的论据组织起来，贯串起来，使论点可信而能服人。论证一般分为两种：一是运用论据证明自己论点的正确性。这种论证就是“证明”，又称为“立论;二是运用论据证明对方论点的错误性。这种论证就是“反驳”，又称为“驳论”。写作中，一般都是从正面阐述所提的观点、主张和意见，因此，主要用“立论”,即使不同意对方来文的意见，也要运用有力的证据从正面阐述本单位的观点和意见，使对方信服并接受。因此，公文写作中一般不用“驳论”。,36,(3)公文的修辞格消极修辞消极修辞又称“规范修辞”，但在修辞范围内所起的作用决不是消极的。公文的性质和特点决定消极修辞是公文中一种基本的、普遍使用的修辞方法。它多跟抽象思维相联系，强调抽象性、概括性和准确性，以使语言表达得更加明白、通顺、准确、得体。公文中常用的消极修辞格有：宾语提前即用介词“将”把宾语提前，以突出所要强调的表达对象。如“现将市招商引资奖励办法印发给你们。”又如“现将市2001年农业和农村经济工作意见印发给你们。”这种写法在发布、转发性公文中，已形成较为固定的模式。重点后置即把表述的重点放在句末，用以强调，达到增强表达效果的目的。如“一些地方制售假劣药品的种类多、规模大，违法犯罪分子见利忘义到了丧心病狂的程度，后果十分严重。”后置的“后果十分严重”是结论性句子，突出了全段的要旨。行文中，要根据表达主旨的需要，正确地体现这一修辞特点。,37,词语简缩即把较多音节词语节缩成较少音节的词语，使语言表达简单明了。如“第十二个五年计划”简缩为“十二五”，“城市和乡村”简缩为“城乡”，“基本建设”简缩为“基建”，“人民代表大会”简缩为“人大”，“政治协商会议”简缩为“政协”等。这些减缩词语，已约定俗成，十分规范，被人民长期广泛使用。但大量多音节词语不可减缩，否则会出现歧义。,38,积极修辞积极修辞又称“艺术修辞”，多采用具体、形象的表达方式，公文中根据需要也适当地采用。常用的积极修辞格有：引用引用是通过援引现成的语言材料来提高表达效果的一种修辞方式。与一般公文有所不同，公文的引用主要不是引进诗文名句、谚语典故，而是恰当运用引用，简明扼要地交代行文目的和提出各种主张的依据，增强公文的说服力和权威性，且多为明引。引用的种类，一是引出被解释、被说明的对象，使语言表述准确；二是引出行文的依据，包括上级公文的文号、标题、公文精神、领导的指示等；三是引述群众的生动语言，用于调查报告、总结等公文中，以增强自身的权威性，提高可信度。,39,比喻比喻就是打比方，是根据事物之间的相似点，用乙事物来说明或描摹甲事物的一种修辞方法，被比喻物和比喻物之间是两个本质不相同的事物。比喻一般分为三类。明喻是被比喻物和比喻物都出现，常用比喻词“象”等联系；暗喻也是被比喻物和比喻都出现，常用比喻词“是”等联系；借喻是以比喻物代替了被比喻物，比喻词不出现.恰当地运用比喻，可将人们感到陌生的事物变为熟悉的事物，将一些抽象深奥的道理,讲的通俗易懂，将平淡无奇的事物描绘得生动形象，以增强表达的形象性，提高公文的感力、说服力。,40,借代借代是不直接说出要说的人和事，而用另外一种与本体密切相关的事物名称来代替，使语言表达更加活泼、鲜明、形象，加深人们的感受。代的和被代的事物之间存在不可分离的关系，代体有充分的代表性。事物的特征、标志以及事物的所在、产生、材料等都可用来作代体，事物本身所呈现的各种对应现象，如部分和整体、结果和原因、抽象和具体、特指和泛指等也可相互代替。如全国物价大检查总结报告中指出：“要抓紧落实粮食风险基金和副食品价格调节基金，制定切实措施，稳定菜篮子、米袋子、火炉子价格。”其中用“菜篮子”代蔬菜和副食品，用“米袋子”代粮食，用“火炉子”代燃料，皆为借代辞格，语言生动形象，通俗易懂。公文中的借代，以保证公文语体特点为前提，不够庄重严肃和不为人们所熟悉的借体，不适于在公文中运用。,41,排比排比是把三个以上结构相同或相似、语气一致、意义相关的词组或句子排列成串，形成一个整体。一般来说，排比的各个部分常有共同或相近的提示语。恰当运用排比，可以使语言结构整齐匀称，音律铿锵有力，增加语言的形式美和音律美，使公文文气贯通，语言流畅，增强语势，引起读者对所说问题的重视。如江泽民同志在中国共产党第十五次全国代表大会上的报告中指出：“把社会主义同市场经济结合起来，是一个伟大创举。这就需要积极探索，大胆试验，尊重群众的首创精神；需要深化改革，解决体制转变中的深层次矛盾和关键问题；需要扩大开放，吸收和借鉴世界各国包括资本主义发达国家的先进技术和管理经验。”“在中国，真要建设社会主义，那就只能一切从社会主义初级阶段出发，而不能从主观愿望出发，不能从这样那样的外国模式出发，不能从对马克思主义著作中个别论断的教条式理解和附加到马克思主义名下的某些错误论点出发。”这里的“需要”、“不能”分别排列使用，使语气贯通流畅，收到了强调的效果。,42,反复反复就是重复使用某个词、旬、段，起到加强语气和感情，强调和突出某一问题的作用。如国务院领导同志在强调做好各种债券发行审批工作时指出：“集资一定要按国务院的规定执行，