公路工程建设项目文件材料立卷办法解读(最终.ppt

上武高速公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法,南昌交档实业有限公司陆彦香15807917088252184964上高速竣工资料QQ群：,培训大纲,一、编制办法形成的依据、背景；二、竣工资料归档范围三、竣工资料归档要求四、业内资料填写要求五、竣工资料收集的要求及分类整理,1、修改背景,1、适应公路建设发展的需要2、满足合同制、监理制、项目法人负责制3、满足公路建设市场管理改革（投融资BOT、代建制、经营权转让）4、公路建设项目管理手段的变化5、满足进一步加强对工程质量监督管理需要,2、修改内容,依据标准1、进一步明确了项目档案管理工作的组织管理原则2、明确了同步管理要求3、明确了文件材料归档范围及要求明确了各参建单位文件材料收集归档责任,2、修改内容,4、进一步细化了分类组卷整理要求5、提出了合同等文件材料分别组卷整理的要求6、提出了各类不同载体文件材料归档要求7、提出了预立卷要求,3、依据标准,组织管理：公路建设监督管理规定公路工程竣交工验收办法实施细则交通档案管理办法收集范围：江西省交通运输厅江西省公路建设项目文件材料立卷归档范围（赣交办201108号）附录1档案归档目录,3、依据标准,分类整理：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB2008版）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA2008）电子文件归档与管理规范（GB2002）CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB1999）纸质档案数字化技术规范（DA2005）,二、归档范围,江西省交通运输厅江西省公路建设项目文件材料立卷归档范围（赣交办201108号）附录1档案归档目录凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套归档。,立项阶段,1、可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件）2、环境影响报告书、水土保持方案及审批文件,设计阶段,目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。,工程准备阶段,1、用地申请及批准文件、红线图及土地使用证2、征地拆迁、补偿批准文件及协议书3、征地拆迁图表（土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图）4、招投标工作5、申报施工许可及质量监督申请,施工阶段,1、开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件2、分部分项开工申请及批准文件3、原材料及构件出厂证明、原材料试验报告4、工程检验申请批复单、检验及评定文件5、施工原始记录,施工阶段,6、施工日志、大事记7、各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录8、隐蔽工程验收记录9、交工验收文件10、监理工作大纲、日志11、监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）,施工阶段,竣工图科研、新技术运用施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）,竣工验收阶段,1、竣工验收工作文件及竣工验收鉴定证书2、设计、施工、监理工作总结3、项目质量评定文件4、各类专项验收文件5、项目评优审批文件,三、归档要求,原件归档问题：由主管单位负责上报的相关审批文件，项目法人单位保存复印件；供货商提供的原材料及产品质保文件可收集复印件。原始记录：应是现场原始记录。,归档要求,施工单位归档要求一、管理性文件：（1、业主、监理下发针对性文件施工单位归；2、施工单位上报到业主及监理的文件施工单位归档)二、评定资料：按单位、分部、分项工程归。三、试验检测记录：1）、按原材料类别依次进行排列。,归档要求,2）、收集归档的项目文件材料应为原件，如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。3）、项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，规格基本统一，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上，书写材料应符合耐久性要求。,归档要求,四、工序资料1）每个分项工程要有分项开工报告、每道工序要有申请批复单、交工证书，里面工序资料按照工程索引归档整理。如果发现几个分项工程的（人、机、料，施工方案。砼配合比批复，测量放样）资料是一起做的把开工报告附件放在第一个分项工程里面，其它分项只需附分项工程开工报告（SJ002）那张表格。,归档要求,2）发现工序资料里面缺部分资料的需及时补齐签字。3）要把原件含水量、压实度、抗压强度等试表插到工序资料里面去。4）就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告均应按照分项（分部、单位）工程结合施工工序归入相对应部分分别整理组卷5）把桥梁桩检报告原件插到工序资料里面去。,归档要求,合同管理文件1、工程变更：1)、包括工程变更令和附件，以单位工程为单位组卷，若变更资料较多可以单项工程变更组卷。2）、变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。（变更对照表见附件2）2、工程延期：包括索赔时间/金额审批表和审查报告，以事件为单元组卷。3、费用索赔：包括索赔时间/金额审批表和审查报告，以事件为单元组卷。,归档要求,4、争端与仲裁：包括仲裁证书，以事件为单元组卷。5、违约：包括违约行为所形成的文件，以违约事件为单元组卷。6、分包、转让或指定分包：包括分包协议书及附件，以合同段为单元组卷。7、保险：包括保险过程行为所形成的文件，以合同段为单元组卷。,归档要求,施工安全及文明施工文件按单位工程对安全生产有关文件、安全事故的调查处理文件及文明施工的有关文件进行归档整理。施工原始资料1）、施工日志：按单位工程或时间顺序归档整理（具体看施工单位实际情况）。2）、天气、温度自然灾害记录按单位工程或时间顺序归档整理（具体看施工单位实际情况）。,归档要求,3）、测量原始资料：按单位、分部、分项工程归档整理。4）、会议纪要（工地会议纪要）。5）、施工照片（统一冲印出5寸彩色相片纸，归档放在指定档案相册内并写文字说明及时间并刻光碟）。光碟的电子版样板见附件4；,归档要求,缺陷责任资料以合同段为单位，按照责任期内缺陷工程项目的类别，数量及补救措施归档整理。竣工图的编制要求:1)竣工图组卷顺序按（竣工工程一览表竣工总说明路线竣工图路基工程竣工图涵洞工程竣工图桥梁工程竣工图互通工程竣工图连接线工程竣工图隧道工程竣工图承包商总结）；每本竣工图要写竣工说明，竣工说明一定要写清楚是否有采取新工艺、新方案、是否有变更；有变更的要附变更对照表；,归档要求,2)、竣工图由施工单位负责编制，编制完成的均供图应由编制单位逐张加盖竣工图章（见附件3）并签署，经监理审核签字认可，如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。3）、竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况，竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量，执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间。,归档要求,4）、一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图。凡结构、工艺、平面布置等重大变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图，重新绘制竣工图的图签如能全面反映时施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图在原施工图号前加“竣”字。（重绘竣工图框见附件5);5）、同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物分别编制。,归档要求,监理单位抽检资料覆盖率为100%，抽检频率为20%，含水量，压实度，强度必须插到工序资料里去；抽评资料必须抽出来单独组卷；其他按照编制办法组卷；,四、内业资料表格填写要求,1、正确选择工程类别的对应表格（如：统一的表库）；2、表头的填写必须完整统一；3、表格上所有签名必须完整，严禁采用打印来代替签名，必须手工草签(即本人的手写体），禁止代签；关键的签名不能重复签名同一人，否则资料没有意义，如“记录”和“复核”为同一人；4、表格如果有附件必须注明附件名称、数量等；,内业资料表格填写要求,5、注意表格中一些指标的数值，应该符合有关设计和规范要求，特别是高速公路招标文件中的专用技术规范；6、表格中的意见、填写必须严谨规范，语气应中肯，描述准确，如评价用“合格”、“不合格”等，不能用模棱两可的词汇“基本合格”等，质检表格中自检说明填写“自检合格”或“符合设计和规范要求”，监理意见应填写“符合设计和规范要求”、“验收合格：或”#不符合设计要求：表格中的所有填写时间应符合逻辑，禁止出现时间混乱的现象，否则此份资料补签或造价性很大；,内业资料表格填写要求,7、填表时要求填写字迹清晰、工整（签名例外）、易辨认，宜用楷书（或类似楷书），不允许涂改，签署意见时可以用楷书，但严禁用草书，签名则宜用草书；8、成套表格中前后的系列表格应该相互闭合(特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题,如果出现验收不合格记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表。,1、收集责任分工,项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作。,五、竣工资料收集的要求及分类整理,收集责任分工,设计单位：负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；施工和监理单位：负责施工阶段各自承包范围施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作,2、公路工程文件材料收集要求,原始性项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性现场记录，同步进行。,公路建设项目文件材料收集要求,准确性施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。,3、收集方法,工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；明确各承办部门及人员文件材料收集归档责任同步开展每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。,4、平时预立卷制度,与收集工作同步开展预立卷工作预立卷工作应保持其连续性按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目结合案卷整理工作开展预立卷工作,5、分类整理整理,基本原则按照文件材料自然形成过程，保持其内在有机联系，分类科学，组卷系统，编目规范，便于保管和利用。,分类组卷与卷内文件排序,项目基本建设程序立项审批勘察设计工程准备施工交、竣工验收,分类组卷与卷内文件排序,立项审批阶段根据审批事项内在联系分类组卷，卷内按照批复、请示、相关事项及专家评审文件材料顺序排列,分类组卷与卷内文件排序,勘察设计阶段按照设计的不同阶段和专业分类组卷，卷内按照批复、请示、相关事项及专家评审文件材料顺序排列招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分类组卷及排序,分类组卷与卷内文件排序,工程准备阶段按照审批事项及相关手续办理过程分类组卷及排序,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段工程管理文件材料按照问题结合时间分类组卷及排序设计变更文件以合同段为单位整理组卷，按照变更文件编号顺序排列，编制设计变更文件与竣工图档号对照一览表计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分类组卷及排序,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段施工日志按照合同段结合时间分类组卷及排序原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程分别集中整理组卷，合同段共用的，以合同段为单位集中整理组卷，按原材料类别排序,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段施工原始文件按分项（分部、单位）工程，结合施工工序分类组卷及排序竣工图按照专业结合图号分类组卷及排序,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段质量评定文件合同段单位、分部及分项工程质量评定表集中收集整理组卷，按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次排列,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段试验检测文件标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其它填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分项（分部）分别收集整理组卷,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段监理管理性文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷，卷内按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次排列,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段旁站记录按照施工合同段整理组卷，按单位、分部、分项工程依次排列平行试验及独立抽检文件材料按施工合同段分开，同一合同段文件材料按照单位工程分别整理组卷,分类组卷与卷内文件排序,施工阶段监理日志按照监理机构结合形成时间进行整理组卷及排序,分类组卷与卷内文件排序,交、竣工验收阶段合同段交工验收按照交工验收证书、交工验收总结、质监机构出具的交工