采购管理业务流程ppt.ppt

苏州信亨自动化科技有限公司采购管理业务流程,王格绚xinhengwgx,采购工作/管理,采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。,采购管理,采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。,与供应商结算,计划需求,仓库部门,采购部门,供应商,财务部门,订单管理,结算管理,收货管理,采购计划,用款计划,确认供应商,送货,下单,采购部门的主要工作,资源调查价值分析（在采购需求的前提下，提出采用更为经济和标准的替代方案）询价及洽谈供应商认证（ULCECCC等）价格审批下达采购单采购单跟踪验收入库结清,规范化的采购业务,BOM计划,手工追加计划,认证供应商,供应商文档,预算/权限审查,请购单,采购单生成,合并处理,打印采购合同,跟踪采购单,接受采购单,供应商业绩评价,审批？,其它采购单？,常规采购,规范化的采购流程,始,终,定单/质量/价格,质量/交货期/价格,控制点,差,良,询价比价,本章关注,请购流程采购核价流程采购流程采购变更流程进货流程退货流程,1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外订单或代购品（计划外领料）。,一般请购作业的时机,请购流程,根据BOM需求,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,总经理核准价格,下达采购单,书面核准或计算机确认,1.请购明细表2.下达采购订单表,请购流程,书面核准或计算机核准,采购核价流程,主管签字,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,主管核准,供应商料件交货排程表,采购需求,书面或计算机,1.现有库存可用量2.料号库存状况表,采购流程,采购变更流程,采购变更单或取消单,采购单进度追踪,采购变更单,采购变更确认,变更,变更核准,采购单,统计仓库库存统计供应商库存,进货记录,送货检验单,进货单确认,到货检验,对应采购单,品质检验（收获/退货）,采购单,入库,验退,验退件未退明细表,发票与送货文件,进货流程,N,Y,N,Y,检验报告及材质报告,退货流程,采购业务调查项（一）,二、采购订单1、公司材料的采购周期一般为多长？是否要采购该批材料由谁来决定？采购信息来源于哪些途径？答：采购计划一般一周变动一次，由哪位采购执行是采购主管确定，目前采购信息来源于：百度，阿里巴巴，中国制造。2、一种材料一般有多少家主供应商？是否针对不同供应商有分配采购额度？答：一种原材料原则上应该有2-3家合格的供应商，比价格，性能，质量分配采购额度3、材料的采购下单的流程是怎样？答：首先需要采购申请单，根据申请数量按照整包装进行购买。4、当出现采购变更时，一般经过什么步骤来通知供应商，是否有书面的通知？答：当采购变更时，1.第一时间书面通知供应商取消订单并统计供应商库存数量，2.统计仓库数量。3.和技术部确认是否可以消化库存后变更。5、目前采购管理有无使用软件进行管理？是否应用电子商务向供应商下单？答：目前由于公司还没用到系统，全部由手工下单。,采购业务调查项（二）,一、供应商状况1、供应商大致数量及分布区域如何？答：根据材质价格区域做分别，如：电子类深圳，铝件类：南通等。2、公司对供应商是如何管理的？是否进行了编码管理？是否做了分类管理？答：供应商评鉴表，进行编码管理及才产品的分类管理。3、公司目前收集的供应商的信息都有哪些？这些资料对公司别的部门是否是保密的？答：目前收集的供应商信息有：营业执照复印件，税务登记复印件，供应商组织机构代码，这些资料应该对技术部开放。4、公司在批准新的供应商时一般考核哪些内容？价格、服务请求、质量、交货状况、技术水平？答：供应商资质，质量，技术水平，价格都在考核中。5、公司对供应商是否做考核？考核的大致办法是什么？答：实地考核，确认资质及技术上的要求是否能达到。6、新批准一家供应商要经过哪些流程？答：供应商资质，质量，技术水平，价格确认后送样品质部确认，判定OK审核后为合格供应商并建立供应商档案。,采购业务调查项（三）,二、采购进货1、当采购的料件快到货时，采购部还是仓库先知道这个消息？若是采购部，则它是否通知仓库？答：供应商送货时第一是采购知道信息，如无系统采购应通知到仓库进行收货。2、当采购到货时，由哪个单位接收？若是仓库，它有什么凭证来说明送来货是正确的？答：采购到货时由仓库签收，供应商需要提供送货单（送货单号），材质报告及检验报告。3、是否进行进货检验？检验方式是怎样？全检、抽检、免检？当发生验退时，是怎样的处理流程？答：品管需要进行抽检，外箱及小的附件可以设置免检，当发生品质不良时首先品管通知到仓库和采购，有仓库开出不良退货单进行退货，采购跟踪物料交期以免发生停线。4、采购进货一般经过哪些流程？答：采购申请单，经理审批，寻找合格供应商送样，判定OK后进行采购。5、当供应商送来的货超过采购数量时，如何处理？同一张采购订单是否允许分批交货？答：供应商送货超量时，首先看计划是否有需求，有需求立马补单，无需求超出的部分仓库拒收，同一张采购订单根据业务交期不同可以分批交货。6、供应商一般什么时候开发票？发票开给哪个部门？是针对每张采购订单来开票还是总体开票？答：供应商一般都在20号对账，确认OK后28号之前交发票给采购，发票开出明细，可以总体开票。,采购业务调查项（四）,7、一般采购的付款流程是怎样？采购到货后如何付款？是逐批结清还是统一在每月的某天结算。答：收到发票后在财务指定的时间上交发票，发票上交后需要财务签字确认无误，标注付款期限，一般情况下累计在月底的一天付款。8、公司是否有溢付货款的情况？是否开正式发票？答：公司一般情况下不会溢付货款，都是开17%的票。9、当发生采购退货时，如何处理，是将实物退回、若是实物退回，这部分实物由谁退，车间、仓库、