文档安全管理

公司的文件安全保护系统为加强档案科学管理，保障档案安全，延长档案使用寿命，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法 黑龙江省档案管理条例 哈尔滨市档案管理条例等相关法律法规的规定，结合本市实际情况，制定本制度。一、一般要求1、本制度所称档案，是指过去和现在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的国家机关、社会团体和个人直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录如文字、图表、音像、光盘等。本制度所称档案安全保护，是指为档案的保存和利用创造适宜环境而采取的保护设施和措施。3.档案保护应当遵循“预防为主，预防结合”的原则。4、有关部门应重视和加强档案安全保护工作，建立健全档案机构，并安排好档案安全保护工作所需的经费。二、档案安全保护机构及职责1.专业档案管理人员负责保管档案的安全保护。2.负责本单位档案的安全保护，监督和指导下属单位档案的安全保护。3、各单位档案机构，应建立健全档案安全保护制度，落实档案安全责任制。4、档案管理人员应掌握档案安全保护知识，认真履行职责，依法做好档案安全保护工作。5、单位应为档案安全保护提供必要的物质条件，明确档案安全管理要求，落实各项安全保护措施。三、档案安全保护工作1、必须符合档案工作管理条例，并经市档案行政管理部门批准，可以按照基本建设程序办理其他手续，库房建筑应符合档案馆建筑设计规范。2、档案库房应符合施工质量要求。仓库应远离水源、火源和污染源，不得存放易燃易爆物品。3.档案存放区应当满足本地区接收档案的需要。4、应有满足安全使用档案需要的阅览室。5、档案库房必须具备以下设施：(1)金属框架；(2)除尘设备；(3)温湿度测试仪器；(4)对档案无害的消防器材；(5)防盗、防火和报警装置；有自然采光的仓库，应选用防紫外线玻璃或遮阳设施，如窗帘、窗板等。使用白炽灯作为光源；有防水防潮设施；有取暖设施时，应加防护罩；库房与相连建筑物之间应设置防火墙。柜体框架与仓库墙壁的距离应大于10厘米；每排货架之间应预留通道，间距应保持在60厘米以上(密集货架除外)。架子应该垂直于有窗户的墙壁成排摆放。档案库房应当根据档案安全保护科学管理的需要，配备除湿机、复印机、密集架、消毒设备、空调设备、计算机、缩微设备、光盘系统等设施。6、档案安全保护设施应定期维护、检修，以保证其保护功能。7、特殊载体档案应使用特殊档案配件。储存音像制品的仓库应当按照国家规定的标准避开强磁场。有条件的在磁性载体和防磁柜之间设置。应定期检查录音带和录像带，并采取措施防止磁记录丢失。8、仓库应配备冷却、除湿、温湿度检测设备，仓库温湿度控制面积应达到100%。9、室温应控制在14-24，相对湿度应控制在45-60%。存放母片的胶片库温度应控制在13-15，12、每周至少应开展一次仓库环境安全情况(水、电、门、窗等)检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施。仓库内的电气设备应指定专人负责电气线路的定期检查和电气安全保护。禁止使用明火装置和电炉，禁止在仓库存放易燃易爆物品和与档案无关的物品。13、消防器材应定期检查，过期的消防器材应及时更换，消防安全应取得消防合格证。14、防盗报警装置应处于24小时工作状态，进出仓库及时关灯、关门、关窗。15、档案库房内外应进行温湿度测量工作。坚持每天仓库温湿度记录制度，记录真实准确。16、在提供和使用过程中应加强对档案安全状况的监督和管理。17.指定专人负责档案的提供和利用，确保档案在提供和利用过程中的安全。18、每年应对已进馆的档案进行虫霉检查，按全宗抽查15%以上。并做好检查记录，发现问题及时采取相应措施。19、对损坏、褪色的笔迹文件应及时抢救。20.进入博物馆的文件必须经过消毒、除虫后才能上架，消毒、除虫必须严格登记。21、每五年应进行一次全面的档案清查登记。22.建立进出仓库的登记制度。非档案仓库管理人员因工作需要进出仓库应经过批准和登记。23、档案库房和保管重要文件的箱、柜门锁钥匙应指定专人负责保管。24.认真执行国家对档案工作的保密规定，采取有效措施确保国家秘密安全。26、应建立值班制度，并做好值班记录。四、接收、利用和销毁档案的保护和管理1、档案管理人员工作变动时，应及时清点档案，并办理交接手续。迁移档案，应当清点档案，并写出书面记录。如果档案中有事故，除及时清点档案外，还必须写出书面材料并上报有关部门。2、接收文件，必须按照国家有关规定办理接收手续。接收文件时，如有缺卷、缺页或损坏，移交方应负责修复。如无补救措施，应提供说明材料。3.新收到的文件在入库前必须经过除尘和消毒。4、档案管理人员在提供使用档案时必须遵守以下规定：(1)提供利用档案必须办理借阅手续。(2)对需要保密的文件应严格按照审批程序进行借阅。(3)原始档案一般不允许外借，如有特殊需要，必须经主管领导批准后方可外借。(4)对使用后归还的文件进行检查，如有缺页、污损、损坏等情况，应及时采取补救措施。5.任何人不得损坏、窃取、篡改或伪造文件。未经批准，不得提供、销毁、复制、复制或出版档案。6.未经许可，任何组织或者个人不得携带禁止出境的文件或者复制件。严禁出售、倒卖国家所有或者应当保密的档案。7、经批准销毁的文件，应指定两人以上负责监督和销售，防止文件丢失和泄密。监理应在销毁清单上签字。批准销毁的文件不得出售或用于其他目的。档案室安全保护综合方案根据国家档案局关于档案安全保护的管理技术要求，如档案馆建筑设计规范（试行）、档案馆建筑设计规范、档案馆温湿度管理暂行规定等。8)粉尘和二氧化硫浓度监测和管理功能9)自动消毒灭菌系统10)访问控制管理功能11)室外气象站管理功能功能描述：1、温湿度自动控制管理功能温湿度自动控制系统主要由温湿度主控微机、综合智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿机、加湿器等外围设备组成。集成控制器负责实时采集各仓库的温湿度数据，并将数据上传至控制微机，接收控制微机发出的各种控制指令，并开启或关闭空调、除湿机、加湿器等外围设备。实现各仓库温湿度的自动控制。温湿度控制微机负责采集各仓库的温湿度数据，综合分析数据，并向各控制器发出各种控制指令；主控微机实时显示和存储各仓库的温湿度数据，还可以进行数据统计和报表打印等功能。统计报表主要包括日报表、月报表、日曲线、月曲线等。2、自动防盗报警控制管理功能自动防盗报警系统主要由防盗报警主控微机(上位机)、防盗报警控制器、防盗探测器、电话语音模块和声光报警器五部分组成。仓库的门、窗、走廊等入口处安装有防盗探测器，集成智能控制器中的防盗报警管理模块负责采集现场防盗探测器的报警信号数据，并通过数据总线上传至防盗报警主控微机，通过防盗报警主控微机的数据综合分析处理，判断是否报警；当出现报警情况时，驱动报警器发出声光报警，并通过电话语音通知相关人员。防盗报警软件具有电子地图功能，显示仓库平面图。当发生警报时，相应仓库的负责人会闪烁，这使得很容易找到警报位置并快速响应警报事件。3、火灾自动报警控制管理系统火灾报警系统由火灾报警主机、烟雾探测器、温度探测器、手动报警器、声光报警器和电话语音报警模块组成。仓库安装了不同数量的烟雾探测器和温度探测器，在走廊和楼梯出口等关键部位安装了手动和声光报警器。当发生报警时，火灾报警主机触发声光报警，并通过拨号电话拨号模块拨打相关人员的电话，通过语音报告报警类型。4.视频监控系统视频监控系统采用成熟的数字硬盘录像技术，仓库内安装红外摄像头，实现仓库24小时不间断图像监控和查询视频记录回放。5、通风系统实现了档案库房的自动通风功能。集成智能控制器通过通风控制模块与通风设备连接，实现开启或关闭，从而达到自动通风的目的。您可以设置时间，系统将自动打开或关闭设备，无需人员管理。结合室外气象站对档案库房外气象信息的探测，为档案库房的通风和温湿度控制提供参考依据。6.漏水检测功能暖气、自来水等水管爆裂、雨季窗户漏水、空调漏水都会对档案造成严重破坏。因此，应在档案库房的必要位置安装漏水传感器，实时监控漏水情况。如有漏水，应立即报警，并通知相关人员采取必要措施。7、照明状态检测系统灯光检测的作用是解决人们在档案库房中行走和关灯的问题，减少灯光的照射门禁管理系统，针对珍贵文物档案库房，在库房门口安装电控门锁，工作人员进入库房，先刷卡，然后输入密码，经主控微机检查后，即可进入库房。同时，系统自动记录员工的进出信息，可以追溯查询未来的损失。10、室外气象站管理功能室外气象站主要实现档案库房外气象信息的检测，为档案库房的通风和温湿度控制提供参考依据。公司电子数据信息安全管理说明信息安全或数据安全有两种相反的含义：一种是数据本身的安全，主要是指通过现代加密算法对数据进行主动保护，如数据机密性、数据完整性、双向强身份认证；另一种是数据保护的安全，主要是利用现代信息存储方法对数据进行主动保护，如磁盘阵列、数据备份、远程容灾等手段来保证数据安全。数据安全是一种积极的包容措施。数据本身的安全性必须基于可靠的加密算法和安全系统，主要包括对称算法和公钥密码系统。数据处理安全是指在数据录入、处理、统计或打印过程中，如何有效防止由于硬件故障、电源故障、崩溃、人为误操作、程序缺陷、病毒或黑客等原因造成的数据损坏或丢失。一些敏感或机密数据可能不会被合格人员或操作人员读取，从而导致数据泄漏和其他后果。首先，有许多因素威胁着数据安全主要有以下常见问题：(1)硬盘损坏硬盘物理损坏意味着数据丢失。设备运行损耗、存储介质故障、运行环境和人为损坏都会对硬盘设备造成影响。(2)人为错误由于操作错误，用户可能会错误地删除系统的重要文件，或修改影响系统运行的参数，以及因不符合规定要求或操作不当而导致系统停机。(3)黑客入侵时，入侵者通过网络远程入侵系统，入侵的形式有很多：系统漏洞、管理不善等。(4)病毒由于计算机病毒的感染，计算机系统遭到破坏，造成了严重的经济损失。计算机病毒具有很强的复制能力和传染性，尤其是在网络环境下，传播速度更快。(5)信息盗窃从计算机中复制、删除信息或完全窃取计算机(6)自然灾害(7)电源故障如果电源系统出现故障，硬盘或存储设备上的数据将由于瞬时电力过载而损坏。(8)磁干扰磁干扰意味着重要数据与磁性物质接触，这将导致计算机数据被破坏。二。数据安全系统不同的单位和组织有自己的网络信息中心。为了保证信息中心和网络中心机房重要数据的安全(保密)，一般根据国家法律和有关规定制定适合本单位的数据安全体系。总体情况如下：1.应用系统使用和生成的媒体或数据应根据其重要性进行分类。重要数据的介质应备份到必要的副本中，并分别存放在不同的安全场所(防火、防高温、防震、防磁、防静电、防盗)，并建立严格的保密存储系统。2.保留在机房内的重要数据(介质)应为系统有效运行所需的最小数量，不得保留在机房内。3、根据数据和用途的保密规定，确定用户的访问权限、访问