集泓公司人事档案管理办法

四川集泓建设工程有限公司人事档案管理办法1、0目的为了提高员工人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合本公司具体情况，特制定本办法。2.0适用范围本办法适用于本公司人事档案管理工作。3.0原则3.1保密原则；3.2保护人事档案材料完整，防止材料损坏；3.3及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；3.4合理有效的使用档案，使其发挥作用。4.0机构和职责4.1档案管理机构4.1.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作。4.1.2职工解除劳动合同、辞职、自动离职、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，统一由本企业管理部管理。4.2档案管理工作职责4.2.1人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。4.2.2企业管理部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。4.2.3除公司总经理外，任何人无特殊原因，不得随意查调个人档案。4.2.4查阅档案时由企业管理部负责人监督，保证档案不被破坏与丢失。4.2.5不得擅自将人事档案材料带到公共场合。5.0事档案的管理内容5.1人事档案的分类员工人事档案分为四大类：入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。5.2人事档案的内容5.2.1入职档案A).个人简历、面试人员登记表、入职员工登记表、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等入职基本信息。B).劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.2.2培训档案参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。5.2.3绩效管理档案a)试用员工评核表、试用员工转正审批表。b)季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。c )工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。d )各类奖励、处罚记录。5.2.4离职档案离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。6.0档案的整理6.1档案的整理整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。6.2档案目录编写档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下：6.2.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。6.2.2材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。6.2.3档案材料页码按图书编页法进行编页凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写6.2.4档案材料统一使用十六开规格办公用纸不得使用圆珠笔、铅笔纯兰或红色墨水及复写纸书写7.0档案的收集、保管和销毁7.1人事档案的收集对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。7.2人事档案的归档7.2.1对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。7.2.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。7.2.3在目录上补登材料名称及有关内容。7.2.4将新材料放入档案。7.3人事档案的核查核对7.3.1检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。7.3.2检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。7.3.3检查核对一般要定期进行。若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。7.4人事档案的保管及销毁7.4.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。7.4.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。7.4.3需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。8.0 档案的提供和利用8.1查阅8.1.1相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。办公室要做好查阅的资 格审查及登记工作。8.1.2查阅手续8.1.3申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。8.1.4查阅部门负责人签字；报企业管理部审核。企业管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，呈总经理审批方可查阅。8.2借出使用8.2.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。8.2.2借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。8.2.3外借手续8.2.4借档人员写出借档申请。8.2.5借档人员部门负责人签字；呈总经审批方可借阅。8.2.6办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。8.2.7归还时，及时在外借登记上注销。8.3出具证明材料8.3.1公司出具证明材料为员工业绩类，岗位履历类及经济类三种。8.3.2有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由管理