社区文化活动管理制度

区域文化活动管理系统1、目的为各管理局的区域文化活动组织提供指导。2、范围适用于每个管理办公室。3、责任3.1质量管理部门负责公司各管理局区域文化活动的计划审批、实施监督、统筹分析的管理工作，以及企业级社区文化活动的统筹安排。3.2每个管理服务客户中心都有负责管理本管理服务的社区文化的具体计划、准备、实施和评估，并存储信息(计划、报告、摘要、照片)的人员。4、方法和流程控制4.1区域文化活动组织分为活动计划、活动准备、活动执行、活动效果评价四个阶段。4.2社区文化活动计划阶段4.2.1编制社区文化活动计划方案4.2.1.1呼叫中心负责人在每年12月20日之前由管理服务经理审查，然后向质量管理部门报告年度社区文化活动计划(每个季度至少一次)。质量管理部门将在12月31日前向各管理局反馈批准结果，各部门按计划跟踪、监督实施情况。4.2.1.2呼叫中心主任根据计划组织开展社区文化活动。每个活动前的详细实施计划应根据主题制定(大规模活动应提前一月，小规模活动应提前两周)，计划将在质量管理部门审查后执行。活动结束后3个工作日内，活动报道和社区文化活动评估表的公司质量管理部门和总经理(CIO)应包括每个活动的照片、成本说明和文本记录，并及时总结、评估和报告活动结果。计划的活动发生变化时，管理服务应提前将变更请求报告给质量管理部门和负责的总经理助理(大规模活动提前一月，小规模活动提前两周)。4.2.1.3质量管理部门每6个月总结分析各管理服务报告的社区文化活动，根据效果和客户要求及时调整计划，确保各管理服务的社区文化活动达到预期效果。4.2.1.4质量管理部负责制定公司级社区文化活动计划，并于每年12月20日报告公司领导批准情况。计划内容应包括以下内容：活动目的：明确组织活动的目的和想要达到的效果和目标。活动时间和地点：标识执行活动的具体时间和地点。活动主题：中小活动仅确定一个主题；大活动可以在一个大主题背景下创建一系列小主题。主题简洁，时尚，特色鲜明，活动特征准确反映，朗朗，容易传播。活动主办方，组织者：明确整个活动的组织负责人和分工。参加活动的对象及规模：明确的活动参加对象可以根据年龄、文化水平、性别等进行划分。活动内容及进行形式：具体活动内容和进行形式、过程、比赛项目中要具体明确比赛规则、获奖设置等。合作机构：包括该活动的所有支持联合单位，如政府、街道、企业、学校等。活动宣传计划：分为前期宣传、中期宣传、后期宣传。分别确定宣传的所有者、宣传时间(阶段)、宣传手段、规模、预期效果等。活动所有者：确定活动的总负责人和项目负责人。费用预算：预算执行活动所涉及的全部费用，例如物料、宣传费、招待费、赠品奖金等，以方便决策审批。资金来源：确定活动资金的来源，通过房地产营销活动赞助、商业赞助、活动命名权等，可以积极吸引社会资源的支持。安排具体活动：晚间节目等；运动会日程等。4.2.2社区文化活动计划阶段注意事项充分理解所有者的要求，调动所有者的热情。各种活动的大众小型结合面对着不同的观众。高度整合、协调社区文化活动资源，最大限度地利用资源。部门间大型活动的情况下，应该成立活动组织委员会，监督活动的全过程。协助房地产营销的区域文化活动必须有机地结合房地产及房地产目标的一致性、互补性、各项获取所需的基础、销售及文化活动，实现双赢效果。4.3社区文化活动准备阶段4.3.1优化活动计划，制定详细的活动计划实施规则管理局制定适当的活动执行规则，以便及时调整、优化活动方案，最大限度地消除活动的不利因素，使活动达到预期效果。实施细则包括事业进度计划(推进计划)、从业人员责任分担计划、工作准备清单、物资准备清单、(注册组织、活动场所和环境安排、车辆安排、现场服务方案、获奖设置等)，确保整个活动顺利进行，监督业务流程。4.3.2根据活动计划执行事前宣传计划：活动事前宣传是整个活动达到预期效果的关键。事前宣传集中在营造气氛、介绍活动规模、宣传预告上。宣传方法：确定宣传对象和宣传内容，样品设计，统一宣传口径和培训。制作旗帜、横幅、海报、短信、广告，通过网络、媒体、公告板、社区出版物、背景广播、电子屏幕、电梯、走廊、人际沟通、直接邮件邀请等宣传活动，营造活动氛围。将活动信息培训或传达给业主对象的所有职务员工，设置咨询点接受业主咨询，鼓励业主参与，扩大宣传面。4.3.3整个活动的准备工作要求按照工作日程严格执行，以确保整个活动的顺利进行。活动负责人全面监督每个项目负责人的工作完成和完成结果，并负责后续工作。4.3.4提前一周制定应急计划紧急情况因素：安全事故、交通、火灾、设备、天气变化、所有者参与面变化、员工缺席、停电、赠品准备不足或不足等。结合各种活动的特点，针对可能发生的紧急情况，制定更详细的应急措施，掌握主导权，有效地防止活动因意外情况的发生而受到干扰或影响。特别警告：户外活动要利用专业资源确保医疗、保险、足够的安全人员，并提前调查室外线路。4.3.5准备就绪4.3.6社区文化活动准备阶段注意事项：活动前宣传必须至少提前一周安排。活动负责人要及时追踪各种准备工作及物资的装载情况。紧急计划会仔细安排紧急物资准备、计划操作程序、责任等，确保万无一失。对于大型、重要、费时的活动，例如聚会，要提前进行排练和排练。对大量参与人员的活动，要提前做好各种准备工作，熟悉当地派出所等，联系，必要时还应得到警方的协助，关注活动现场的秩序。例如，上海地区警察规定，两周前向派出所报案，并取得举办该活动的社区活动许可证，才能参加500多人的社区活动。4.4社区文化活动执行阶段4.4.1举行活动准备会议。后续活动实施计划，及时通知；4.4.2有关人员就位。包括员工、邀请来宾、相关媒体等。4.4.3加强活动现场过程控制。注意需要帮助的事项，确保活动按计划执行。4.4.4活动现场信息顺畅。组织大型活动或户外活动时，这些工作人员必须具备通信工具，以便顺利地传达信息。4.4.5控制活动现场秩序。安全、预防措施、出现异常即时启动应急计划、在小范围内控制损失；4.4.6控制活动现场时间。如果特殊情况发生变更或推迟，应尽可能将活动日程表放在计划范围内，同时考虑参与者和活动负责人的意见。4.4.7物流支持。活动各物资按时到达，为员工提供物流服务。4.4.8控制现场活动合作者的业务行为。发现，加强对活动合作及赞助人现场业务行为的管理和监控，应立即制止违反合作安排的行为，以免引起对所有者的反感。4.4.9及时评估改进。及时、分阶段地总结、评估已执行的项目，并在后续阶段实施中优化、调整4.4.10中期宣传：中期宣传侧重于活动效果的报道和活动过程的改善。宣传方法：活动快报、信息中断、媒体宣传、口碑传播、信息反馈、节目评价、评价后调整、统一、美丽的活动宣传公告板制作；4.4.11活动结束后的清洁工作。活动结束后及时清理现场，回收物资。4.4.12社区文化活动实施阶段的考虑因素实施阶段的工作分工细节很重要，要尽可能准确详细。现场人员至少提前30分钟到达，重新确定准备工作的位置，并采取相应措施。活动负责人必须将每个实施阶段有机地连接起来，严格有效地监控，以确保活动过程顺利进行。4.5社区文化活动效果评估阶段：4.5.1评估目的：活动结束后3个工作日内，管理服务应向质量管理部门和总经理活动报道和社区文化活动评估表提供今后活动组织的参考资料。4.5.2评估手段：1)活动现场效果评价：收集参股意见，整理现场观众意见。2)后续评估：正式评估：参与实施主题活动的员工座谈(电话或访问)、发布回收活动调查表、总结研讨会、网络调查等活动组织；非正式评价：个别面试、面试交流；4.5.3活动摘要：整理、存档资料(文档、照片、视频):活动现场的情况说明、效果摘要、评估和组织工作评估。缺点和改善措施的摘要。4.5.4后期宣传：后期宣传集中于活动的整体效果的宣传，品牌宣传可以扩大活动的影响力，继续活动效果。宣传方式：通过媒体、地区出版物、网络、成果展、活动光盘、帽子、纪念衬衫、纪念馆等宣传活动，进一步扩大活动的影响力。4.5.4社区文化活动效果评估阶段注意事项要注意相关活动文本、图片资料、存档记录的完整收集、存档。要追求实事求是，如实反映活动的情况和效果。重点总结不足之处，提出改进措施，为今后工作提供参考。4.6组织社区文化活动的困难和建议业主的参与性难以控制建议：关注业主的要求，做更多的研究。根据社区所有者的喜好，按年龄组织活动；注意活动创意，提高魅力，扩大参与面。活动场地有限。建议：积极寻找外部资源，最大限度地调整时间和地点，充分利用社区内、社区间和社会资源。活动经费不足。建议：在房地产管理费中，事先对该费用进行预算，同时积极寻找社会资源，为开发商、社区商业区、专门机构、社会事业赞助。另外，还可以尝试一些收费活动。宣传渠道不足，难以扩大活动的影响。建议：