沈阳万盈置业项目工程管理办法.doc

沈阳万盈置业项目工程管理办法沈阳万盈置业项目工程管理办法 草案 草案 1 106 目目 录录 第一章第一章 总总 则则 1 第二章第二章 项项目招投目招投标标 1 第三章第三章 工程合同管理工程合同管理 14 第四章第四章 工程工程项项目档案管理目档案管理 20 第五章第五章 工程工程设计设计管理管理 23 第六章第六章 项项目工程施工管理目工程施工管理 27 第七章第七章 工程付款和工程付款和现场签证现场签证管理管理 40 第八章第八章 工程工程预预决算管理决算管理 49 第九章第九章 项项目工程竣工目工程竣工验验收及物收及物业业移交管理移交管理 51 第十章第十章 工程部管理制度工程部管理制度 54 2 106 A 第一章 总 则 一 为加强公司房地产开发项目工程全过程的管理 切实抓好项目工程的质量 进 度 资金和安全控制 合同和信息管理 并做好组织协调工作 特制定本制度 二 本制度所述的项目工程管理是指公司开发的房地产项目从工程设计 报建 施工 验收直至保修期维修等全过程的管理 三 工程部为公司工程管理的主要责任部门 四 公司有关维修 改造 翻新等项目的工程管理也参照本制度相关规定执行 本 制度经董事长及股东批准后生效 自公布之日起执行 五 本制度的修改 解释权属行政办公室 B 第二章 项目招投标 一 招投一 招投标标管理管理办办法法 本管理办法适用于本项目的工程施工 监理 造价咨询委托的招标 其中金额 工程 造价 在 2 万元以上 含 2 万元 的工程施工项目和材料采购以及所有工程监理 工程造 价咨询委托必须实行招标选择合作单位 工程招标应采用公开招标或邀请招标的方式 但无论采取何种方式 都必须至少有三家的投标单位参与竞标 但下列情况除外 1 金额 工程造价 在 2 万元以下的工程可按照货比三家 合理 低价的原则 经填报 承包商考察结果审批表 报公司招标工作小组批准后确定承包单 位 2 某些已经过公司董事会审批确定了长期合作伙伴关系的工程 3 某些地方政府 垄断工程 3 106 审批权限及审批时间 1 2 万元以下项目 由招标小组成员 2 人以上参与确定 报副总经理和总经理审批 后即可执行 限制招标时间为 自接到工程部报告之日起 3 日内 2 2 万元以上 20 万元以下项目 由招标小组成员 3 人以上参与确定 报副总经理 总经理 财务总监 总裁审批后即可执行 限制招标时间为 自接到工程部报告之日起 5 日内 3 20 万元以上 100 万元以下项目 由招标小组成员 3 人以上参与确定 报副总经 理 总经理 财务总监 总裁审批后即可执行 限制招标时间为 自接到工程部报告之日 起 10 日内 4 100 万元以上 500 万以下项目 由招标小组成员 5 人以上参与确定 报副总经 理 总经理 总裁 董事长审批后即可执行 限制招标时间为 自接到工程部报告之日起 15 日内 5 500 万元以上项目 由招标小组成员 5 人以上参与确定 报副总经理 总经理 总裁 董事长审批后即可执行 限制招标时间为 自接到工程部报告之日起 30 日内 二 工程招二 工程招标应标应遵循以下原遵循以下原则则 1 全面招 全面招标标原原则则 凡是符合招标条件的工程项目都要以招标方式确定承包单位 2 整体招 整体招标标原原则则 禁止将项目肢解或化整为零 规避招标 3 事前 事前预预算原算原则则 施工类工程在招标前 应先根据施工图预算编制标底 不提倡在无 标底的情况下 进行费率招标 4 资质审查资质审查原原则则 所有投标单位都要经过严格的资质预审 符合项目要求的投标单位 才有资格参加项目投标 5 合理低价中 合理低价中标标原原则则 选择的中标单位应是在满足招标综合要求的前提下 报价较低 且合理 4 106 6 透明公正原 透明公正原则则 整个招标过程务必有充分的透明度 各部门间积极配合 全面沟通 信息共享 所有招标决策应在招标机构内集体公开决策 杜绝暗箱操作 7 保密原 保密原则则 要做好标底 投标文件 评标 定标等内容的保密工作 并且要求各投标 单位对自己的投标资料保密 互不串通 以防影响招标的公正与效果 8 可追溯原可追溯原则则 项目的招标资料 包括 招标文件 投标文件 承包商考察结果审批表 答疑记录 开标和评标的记录 评定标评审表 约谈记录 相关会议纪要等 须及时收集 整理 归档 保管 三 招三 招标标管理机构及管理机构及职职能划分能划分 1 招招标标管理机构管理机构 1 1 公司设立招标工作小组 招标工作小组是公司招标工作的决策机构 小组成 员至少包括 总经理 可作授权 副总经理或总监 成本核算部经理 工程 管理部经理 材料采购部经理等 招标工作小组组长由公司总经理任命 招 标小组对定标起集体决策的作用 1 2 工程招标的执行部门主要包括成本核算部 工程部与材料采购部 三部门应 分设招标职能岗位 负责招标工作的具体操作 2 职职能划分能划分 2 1 材料采购部的主要职能 投标单位资质预审 编制招标文件 发标 控制整 个招标工作进度 并负责招标资料的收集 整理 归档 保存 以及负责组 织安排全过程的招标小组的会务 在上述各阶段的招标工作中 以材料采 购部为主持者 2 2 成本核算部的主要职能 编制标底 接标 主持开标 经济标部分评比 主持 谈判在上述各阶段的招标工作中 以成本核算部为主持者 5 106 2 3 工程部的主要职能 编制项目招标计划 提出详细的招标要求 如承包单位 材料设备的进场计划和技术要求 技术标部分评比 全过程参与招标工作 主要是会审工作 并督查招标工作的进展 四 合格承包商四 合格承包商选择选择原原则则 合格承包商是经各相关部门推荐 并经公司招标工作小组审查合格的工程施 工 材料设备供应 监理 造价咨询单位 工程部主持合格承包商相关资料的收集 整理 所有项目的招标都须从合格承包商数据库中选择投标单位 1 合格承包商 合格承包商应应符合以下要求 符合以下要求 1 1 证照齐全 守法经营 管理规范 1 2 技术力量和资金实力雄厚 在本行业中有一定的知名度 1 3 重合同 守信用 信誉良好 1 4 近三年无重大质量 安全事故 1 5 近三年与本公司无诉讼 1 6 对拟参加投标但未列入合格承包商数据库中的投标单位 应由招标工作小 组组织考察 考察人员不得少于三人 且分属不同部门 考察结束后填写 承包商考察结果审批表 经公司招标工作小组审查合格后列入合格承包 商数据库中 2 合格承包商 合格承包商资资格格评审评审 2 1 合格承包商资格 并非终身制 每隔一定时间应对其进行重新评审 调整 2 2 对于签署承包合同的承包商 成本核算部 工程部 采购部协同定期对其履约情况 进行评审 评审主要内容为承包商工作质量 进度 配合情况等 评审结果经招标 工作小组审查后作为该承包商综合记录 6 106 2 3 招标工作小组根据承包商的评审情况决定该承包商是否在合格承包商数据 库中保留 五 招五 招标标工作程序工作程序 部门 程序 成本核算部材料采购部工程管理部 1 制定招标计 划 参与并提出意见 主持开标会议 根据 项目情况制定招标详 细计划 提出详细的招标项目 时间计划 技术交底 配合等要求 2 编制招标文 件 编制标底 审查修改 标书中经济标部分条 款等 主持编制招标文件 参与标书中技术标部 分条款并提出意见 3 发布招标信 息 或投标邀请函 选择投标单位 并提出意见 主持信息发布及选择 投标单位 选择投标单位 并提出意见 4 发标 答疑 参与并负责经济标部 分的答疑 主持发标 答疑会议 审查投标单位资质 参与并负责有关技术 交底 配合情况答疑 5 开标 评标 主持接标 开标 修 正投标单位经济标部 分内容 需投标单位 作出承诺 对经济标 部分作评审 参与会议并提出意见 修正投标单位技术标 部分内容 需投标单 位作出承诺 对技术 标部分作评审 6 定标 发中标 通知 招标工作小组组长主持 同投标单位进行商务谈判 集体表决定标 并发出中标通知 7 资料管理 材料采购部主持招标资料的收集 整理 归档 保存工作 应指定专 人负责资料管理 材料采购部等部门进一步完善合格承包商数据 库 7 106 1 招 招标标文件文件 1 1 标准 示范 招标文件 标准 示范 招标文件由工程管理部组织成本管理部 项目部 财务管理部及法 律人员共同起草 经公司招标工作小组审核批准后 作为公司该类招标的标准 示范文本 1 2 施工招标文件内容 施工招标文件应包括正文和附件 正文包括 招标内容 招标范围 项目简介 工 期 质量要求 工程造价要求 投标须知 投标截止日期 开标时间和地点 评标 办法 违约责任 投标押金 相关规范 投标文件格式 特别约定等 附件包括 施 工图 拟签标准合同 合同中应明确发包单位要求的全部内容 等 1 3 施工招标文件中的工程造价要求应包括 1 3 1 定额及计价文件约定 1 3 2 合同造价包含范围 甲方分包的范围 1 3 3 工程款支付方式 1 3 4 主材价格在标书中详细明确 1 3 5 甲供材料和限价材料的范围及其价格结算办法 1 3 6 设计变更 现场签证的处理及其费用确定的原则 1 3 7 人工 材料 设备等调差 1 3 8 报价明细表 1 3 9 开办费 施工组织措施费 文明现场施工费 赶工费 扰民费等费用明确的 计取方式 1 3 10 总价结算方式 1 4 施工类工程招标 正常情况下 应根据施工图编制标底 标底作为评标的重要依 据 应力求准确 全面 不得漏项 8 106 1 5 施工类工程提倡总价招标 如确因施工图不能及时提供但确因经营需要而采用费 率招标 则工程第一期应严格按 沈阳万盈置业有限公司工程评标 定标评审表 会审 经总经理签字批准 并及时报相关部门备案 后期相似工程如仍采用费率 招标 则应经总经理签字批准 并报相关部门备案 在有详细施工图的情况下 严禁采用费率招标 1 6 采用费率招标的项目 须在招标文件和合同中明确计费依据 并规定在施工图预 算编制完成后 及时根据施工图预算和中标费率确定工程造价 双方核对后作 为合同造价 并就确定后的总价签署补充协议 1 7 采用费率招标的项目 特别要求投标单位按招标文件规定对以下费用作出详细 明确的说明 是否计取 如何计取 这类费用包括 开办费 施工组织措施费 扰 民费 文明现场施工费 赶工费用 总承包配合管理费等 2 招 招标标信息信息发发布及投布及投标标邀邀请请 2 1 公开招标的项目在当地主要报纸上或建设交易服务中心发布招标信息 并按政府 有关部门规定办理手续 2 2 实行邀请招标 选择投标单位的工作由材料采购部主持 工程管理部 成本核算 部等共同参与并分别从合格承包商承包商数据库中选择等数量的投标单位进行 邀请招标 2 3 如合格承包商数据库中没有合适的投标单位 应由招标工作小组再组织进行考察 确定 考察人员不得少于三人且分属不同部门 进一步补充 完善该数据库 3 发标发标 3 1 招标文件的发放和答疑由材料采购部组织 成本核算部 工程管理部参与 3 2 公开招标的项目 要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查 审查 9 106 合格的投标单位才能领取招标文件 3 3 招标答疑要做好记录工作 该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位 4 开 开标标 4 1 招标文件应规定 投标单位应在规定日期之前将投标文件送交成本核算部 投标 截止日期之后 原则上不再接受任何投标文件 4 2 成本核算部主持开标工作 开标工作应集体在场 现场拆封 该过程和内容需作 好记录 参加开标的全体人员签字确认 5 评标评标 定 定标标 5 1 评标 定标应按照货比三家的原则进行充分 科学的比较和论证 各公司根据项 目情况选择采用 最低评标价法 综合权重评标打分法 合理最低投标价法 进行 综合评议 5 2 中标单位应满足招标文件的实质性要求 并且投标价格是合理低价 对于技术简 单 规模不大的施工招标原则上应按合理最低投标价法确定中标单位 5 3 成本核算部主持招标项目的评标工作 招标工作小组全体人员参与 与投标单位 有利害关系的人员不得参与评标 工程管理部评审技术标 成本核算部评审经济 标 5 4 评标过程中 如果不同投标单位的综合评价结果相同或很相近 其中与发包单位 在类似工程中有过良好合作关系的投标单位可考虑其在企业实力 信誉 项目经 理资质 施工经验 方面的综合评标权重 填报 沈阳万盈置业有限公司工程评标 定标评审表 在同等条件下 优先中标 5 5 招标工作小组应根据招标文件中的各项指标要求 制定评标办法 并结合项目目 标成本指导书 客观 公正地对所有投标文件进行评价 10 106 5 6 确定中标单位后 3 天内 招标工作小组向中标单位发出中标通知书 并将中标结 果以书面形式通知其他投标单位 5 7 下列情况须重新招标 1 发现投标单位相互串通投标 投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中 标的情况 2 投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假 骗取中标的情况 3 开标后 发现所有投标皆不满意 例如各标价皆高出标底价 不在合理报价范围之 内 5 8 整个评标 定标过程需做好记录 全体参加评标人员签字确认 6 签订签订合同合同 6 1 在中标通知规定的签定合同时间之内 工程管理部会同成本核算部负责按照招标 文件中的合同条件和中标单位的相关承诺与中标单位签订承包合同 6 2 积极加强与当地招标办等政府有关部门的沟通 积极配合政府部门的工作 争取 政府有关部门的支持 6 3 在配合当地政府部门有关招标工作的同时 全面考虑各种不确定因素 注意规避 各种风险 确保合同实际利益条款 让利优惠 承包商资金垫付等 的有效执行 6 4 具体情况参照 沈阳万盈置业有限公司工程合同管理办法 执行 六 六 设计设计 施工 材料 施工 材料设备设备 监监理理单单位的确定位的确定 根据公司制订的项目开发计划 或项目开发方案 工程管理部 材料采购部和成本 核算部按公司相关制度或规定负责办理有关项目工程设计 施工 材料 监理等单位的 比选 签约过程的工作 1 设计单设计单位的确定位的确定 11 106 1 1 根据政府规划国土部门关于对开发项目规划设计实行招投标的规定 结合公司的 规定 由公司项目发包领导小组比选确定 2 3 家设计单位为意向设计单位 根据 项目需要可以酌情增加设计单位 工程部再依照公司有关设计意图发出书面邀 请函 邀请确定的意向设计单位参与开发项目规划设计方案的设计 1 2 通过对开发项目规划设计方案的比选 由总经理最终确定开发项目的设计单位 1 3 根据公司 合同管理制度 的有关规定 由工程部代表公司与最终确定的设计单位 办理 项目设计合同 事宜 2 施工 施工单单位和材料位和材料设备设备供供应应商的确定商的确定 2 1 参照政府建设主管部门关于对工程项目施工实行招投标的规定 结合公司 招投 标管理制度 的有关规定和施工投标单位对项目方案优化情况 同时根据项目公 司有关管理权限界定之规定先由项目公司评标小组比选 土建总包单位由董事长 最终确定 分包施工单位由总经理最终确定即可 2 2 根据公司 合同管理制度 的有关规定 由工程部代表公司与最终确定的施工单位 办理 项目建设工程施工 材料 合同 事宜 3 监监理理单单位的确定位的确定 3 1 根据政府建设主管部门关于对工程项目建设监理实行招投标的规定 结合公司 招 投标管理制度 的规定 同时根据项目公司有关管理权限界定之规定由项目公司 评标小组比选 再由董事长最终确定项目工程监理单位 3 2 根据公司 合同管理制度 的有关规定和经董事长最终确定审定的项目工程监理委 托方式 工程部代表公司与最终确定的项目工程监理单位办理 项目工程建设监 理合同 事宜 4 在 在办办理与理与设计单设计单位 施工 材料位 施工 材料设备设备 单单位 位 监监理理单单位等外位等外协协服服务单务单位位签订签订合同合同过过程中 程中 12 106 工程部工程部须须根据公司根据公司对项对项目工程开工目工程开工时时机的把握和相关机的把握和相关单单位交位交换换意意见见的反的反馈馈情况 提前情况 提前 做好沟通与做好沟通与协调协调工作 工作 5 其他 其他规规定定 5 1 本管理办法仅适用于本公司的工程施工和材料 监理 造价咨询招标 而当地政 府招标办规定的招标则按当地政府招标办的规定办理 5 2 投标结束后 材料管理部应做好项目招标资料 招标文件 投标文件 承包商考察 结果审批表 答疑记录 开标和评标的记录 评定标评审表 相关会议纪要等 的 收集 整理 归档 保管工作以及公司内部审批报告的编写 5 3 招标工作小组人员及其他相关人员应严格遵守公司员工守则和职业道德 不得 与投标单位私下接触 不得接受投标单位的财物或其他好处 不得泄露标底 不得透露有关评标的任何情况 否则 按公司有关制度进行处罚 触犯国家法 律的移送检察机关 材料采购流程材料采购流程 说明 采购表的内容应清晰列明采购的 数量 要求 技术指标 使用时 间并提供样板 由相关专业人员填写并签名 部 门经理把关 申请人提交采购申请 表 申请人只能是部门正 副经理 各部门制定年度 月度采购招标计划 1 建立材料信息库 2 8 人小组每次抽 签方式取 2 4 人询价 3 整理价目表及谈 判情况报告 4 初步议定采购对 象 指定采购小 组成员询价 及谈价 进入采购合同程 序 招标采购小组组织初 审 5 万以下 此环节应确定采购要求数量 效 果 不合 格 小 额 大 额 直接确定 的 未直接确定的 另指 定小组成员询价及谈 价 付款程序 入库单由出纳及仓管员 共同填写 由申请人 仓管员及监 理公司另行指派之验收 员共同检查 登记 入库登记 存放 重走采购流程 财务审核 合 同审查 厘定 责任 退货 采购品验收 采购进行 报财务总 监 财务部审查 备 案 招标采购小组长 财务部备 查 招标采购小组接收 备 案 5 万以上 项目总监 副总经理 总经理审批申请 合 格 13 106 提货程序 14 106 工程招标流程工程招标流程 5000 元以下工程采元以下工程采购购流程流程 采购组长确定 招标采购任务 部门经理申请采 购 项目副总 总经理 审批 采购组备案 投标终审 采购部 执行合同合同签订及审核程 序 组长签批 指定供货 商 议标结束 小部分投标方 小范围小组成 员 部分小组成 员 部分投标方 投标二审 总结指定复标单位 组长指定下次复标小组成 员 组长指定下次复标小组成 员 总结复标单位 招标小组成 员 全部投标方 投标初审 收取首次投标 书 报组长确认招标小组成员及开标会时间 投标人报名及资格预 审 公开邀请招标单位并收取招标 意向 相关部门制作标 书 采购 组 财务部备 案 清点 发放招标文件 组织考 察 15 106 招招标标作作业业流程流程 确定招标项目 编制工作计划 工程 核算 采购 呈报公司审核 推荐考核施工 材料 承包商 资质考察能力考察信誉考察 财务部备案 由项目总经理指 定 2 人以下询价 确定价格 部门经理 副总 财务经 理 总经理汇签 报财务部门存 档 进行采购 财务总监 以下程序与大采购框架 相同 16 106 沈 阳 万 盈 置 业 有 限 公 司 SHENYANGWANYING REALTY CO LTD 采采 购购 申申 请请 计计 划划 表表 申请部门 日期 序号商品名称规格型号单位数量预计金额预计到场时间预计采购周期备注 1 2 3 4 企 业 资 质 营 业 执 照 注 册 情 况 备 案 情 况 技 术 能 力 管 理 能 力 设备 加工 生产 能力 财 务 状 况 各 类 证 书 合 同 信 誉 级 别 顾 客 用 户 意 见 与本 公司 有无 投拆 签订合同 确定标准 公开 邀请 招投标 确定中标单位 呈报总经理 董事长批示 17 106 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 专业工程师 日 期 部门经理 日 期 副总经理 日 期 总经理 日 期 备注 附表 承包商推荐表承包商推荐表 项目名称 年 月 日 18 106 沈阳万盈置业有限公司 承包商考察承包商考察结结果果审审批表批表 编号 版本 A 0 表格生效日期 年 月 日 序号 日期 年 月 日 考察单位名称 基本情况 成立日期 注册资金 企业性质 资质等级 营业执照等有关证书 技术经济情况 人员组成 施工机械设备 固定 资产 净资产 负债 流动资金 近年 在建 工程一览 施工质量 获奖等 考 察 内 容 其他情况 信誉 与业主配合等 参与考察 人员签名 材料采购部工程管理部成本核算部公司 招标 小组 意 见 其他部门及公司领导 沈阳万盈置业有限公司 工程开工程开标记录标记录 企业名称地址电话 企业营业执照营业范围企业代码 资质等级 外地进沈 手续 税务登记 证 产品说明书产品备案证信誉等级 各类获奖证明 企业典型业绩案例 调查人姓名部 门意 见 部门领导 意见 19 106 编号 版本 A 0 表格生效日期 年 月 日 序号 招标项目 开标时间 编号投标单位名称投标价 元 标价名次备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 公司领导及其他部门材料采购部工程部成本核算部招标 小组 会签 栏 沈阳万盈置业有限公司 工程工程评标评标 定 定标评审标评审表表 编号 表格生效日期 年 月 日 序号 20 106 第 次评标会 日 期 年 月 日 沈阳万盈置业有限公司 SHENYANGWANYING REALTY CO LTD 工程 材料 价格确认单工程 材料 价格确认单 项目名称 承包 供货 单位 工程 材料 名称型号规格数量单位报价合同价格供货期备 注 招标工作小组确认会签 日期 副总经理 总经理 总 裁 投投标标承承诺诺函函 致 我方已经详细阅读了贵公司关于 工程的招标文件 标准合同 施工图 等附件 完全理解了其中的内容 现参加此项工程投标 所作承诺如下 招标项目 目标成本 标底 招标内容 建设地点 建筑面积 结构类型 承包方式 投标单位 报价 费率 付款方式 优惠条件 工期 质量 投 标 文 件 评 审 结 果 企业实力 信誉 项目经理资质 施工经验 评标概要及定标结论 招标工作小组定标会签 采购部 工程管理部成本管理部 21 106 一 工程造价 一 工程造价 1 我方完全接受招标书 标准合同 施工图等附件中有关计价方式 付款方式 工期 质量 奖罚措施等全部要求 则 投标总价合计为 元 我方愿意在上述投标总价基础上下浮 实价为 元 实价 人民币大写 元 2 如贵方接受我方对贵方招标书 标准合同中的条款进行以下修改 我方完全接受招标书 标准合同 施工图等附件中的其他所有内容 则 投标总价合计为 元 在上述投标总价基础上下浮 实价为 元 实价 人民币大写 元 我方对贵方招标书 标准合同中的全部要求中仅提出修改意见如下 二 主材承二 主材承诺报诺报价 价 三 工程付款方式 三 工程付款方式 我方同意贵方标书 合同中的以下条款 1 工程预付款 签定合同 日内 业主支付合同价的 为预 付款 2 工程进度款 支付 3 工程结算款 按总价的 结算 4 工程保修金 按总价的 扣留 四 工程四 工程质质量等量等级级 我方承诺 五 工期 五 工期 我方承诺 六 工程保修期 六 工程保修期 我方承诺 特此承诺 投标单位 签章 年 月 日 22 106 C 第三章 工程合同管理 一 合同的一 合同的签订签订 1 签订合同 必须贯彻 平等互利 协商一致 等价有偿 的原则 2 签约人在签订合同之前 必须依法正确履行审查义务 认真了解对方当事人的情况 包 括 对方单位是否具有法人资格 是否有经营权 是否有履约能力及其资信情况 对方签约人 是否法定代表人或其委托人及其相应代理权限等 做到既要考虑本方的权益 又要考虑对方 的条件和实际能力 确保所签合同有效 有利 3 合同当事人权利 义务的规定必须明确 合同内容必须规范 准确 详实 4 在我方所在地签订 履行合同 合同应由我方所在地人民法院管辖 二 合同的二 合同的编编制制审审核批准核批准 1 职职能划分能划分 1 1 工程部负责编审合同综合条款 1 2 预算部负责编审单价款 总价款 结算办法 1 3 分管副总负责监控合同签订的全部过程 2 编审编审程序程序 2 1 材料采购部将招投标的有关资料移交工程部 并审核合同是否符合招投标文件内容 2 2 工程部由相关专业工程师根据招投标文件内容和公司标准合同范本起草合同 并审 核合同中的质量标准 合同应附产品 国家颁布质量标准 验收规范等 工程部审核 完毕后移交核算部 2 3 核算部审核合同价款 付款方式 结算办法 如果是零星工程 应编制预算 并与施 工单位双方核对 确定合同价 核算部审核完毕后移交律师 2 4 律师审核合同中条款的合法性 严密性 可行性 合同内容应在法律法规允许范围 之内 3 整改 整改 任一评审环节中若出现不合格项 应退回主办人员整改 或重新编制合同 或补齐 材料等 直至符合本程序要求 4 4 会 会签签 工程合同由相关专业工程师草拟后 经相关部门 律师审核会签后 由工程部根据 23 106 合同会签意见与行政部共同修改定稿经总经理审核同意后正式签订 三 合同的履行三 合同的履行 合同依法成立 即具有法律约束力 与合同有关的单位 人员都必须本着 重合同 守信誉 的原则 严格执行合同所规定的义务 确保合同的实际履行和全面履行 工程部各专业工程师 签约人 应对合同执行实行动态监督 对合同履行过程中的各个环 节包括签约 交货 验收到结算及时跟踪 管理 工程经理应随时了解 掌握本单位合同的履 行情况 发现问题及时处理 核算部对合同履行过程中付款方式和结算环节负责 严格合同约定的条款履行 物业公 司对合同中质保金的拨付有决定权 合同在履行过程中各部门要加强配合协作 共同为履行合同所规定的义务负责 如有推 诿扯皮 造成合同不能履行 不能完全履行的 应追究有关人员的责任 合同履行完毕的标准 应以合同条款或法律规定为准 没有合同条款或法律规定的 一般 应以物资交清 工程竣工并验收合格 价款结清 无遗留交涉手续为准 四 合同的四 合同的变变更 解除更 解除 1 在合同履行过程中碰到确有不可克服的困难 如遇不可抗力影响 而需要变更 解除合 同时 应在法律规定或合理期限内 从维护公司合法权益出发 与对方当事人进行协商 2 变更 解除合同的手续 应按规定的审批权限和程序执行 经鉴证的合同 在达成变更 解除协议后 应报原机构备案 经公证的合同 在达成变更 解除协议后 必须报公证机构重 新公证 才具有法律效力 3 变更 解除合同 一律必须采用书面形式 包括当事人双方的信件 函电 电传等 口 头形式一律无效 4 变更 解除合同的协议在未达成或未批准之前 原合同仍有效 仍应履行 5 因变更 解除合同而使当事人的利益遭受损失的 除法律允许免负责任的以外 均应承 担相应的责任 并在变更 解除合同的协议书中明确规定 五 合同五 合同纠纷纠纷的的处处理理 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的 由签约人负责协调处理 签约人对纠纷 的处理必须负责到底 涉及其他部门的 应在内部协调好 做好配合工作 统一意见 可成立 一个由各单位代表组成的纠纷处理小组 由主签约人牵头负责处理合同纠纷 需要法律帮助 24 106 的合同纠纷 可提请律师协助解决 有关单位必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合 1 提 提请处请处理合同理合同纠纷纠纷的程序是 的程序是 1 1 承办人填写 合同纠纷处理申报表 一式二份 根据合同审批权限报批 1 2 对各部门上报的有关合同纠纷 副总经理和法律顾问可依据情况 提出意见 由总经 理批示出意见 负责处理纠纷的部门 人员 处理意见等 1 3 对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷 经公司总经理同 意 然后提交仲裁部门或人民法院依法处理 2 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的 应签订书面协议 由双方代表签字并加盖双 方公章或合同专用章 3 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书 有关主管机关或仲裁机关的调解书 仲裁书 在正式生效后 各部门应由专人负责该文书执行的跟踪或履行 4 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书 仲裁决定书或判决书的 承办人应 及时向主管负责人汇报 经协商无效者 由公司法律顾问配合各部门向人民法院申请执行 5 合同纠纷处理或执行完毕的 应及时通知有关部门 并将有关资料汇总 归档 六 合同的管理六 合同的管理 1 公司对合同实行二级管理 专业归口制度 总经理委托制度 合同专用章制度及基础管理 制度 2 公司合同的二级管理具体是 一级 公司由总经理总负责 凡分管副总经理 总经理助理 具体负责分管领域 归口管理 部门为行政部 二级 公司下属相关部门负责各专业的合同管理 3 各部门负责人及其委托人具体负责各自授权范围的合同签订 履行 监督工作 4 公司行政部及法律顾问在合同管理方面的主要职责是 4 1 负责管理公司的各类合同 4 2 负责检查各类合同的合法性 严密性和可行性 实行法律监督 对公司审批或签订的 合同负责审核 对公司各部门签订的合同负责监督 提供法律帮助 4 3 负责对委托人和有关人员进行法律培训 考试 提高其法律素质 4 4 负责考评公司各部门的合同管理工作 总结交流经验教训 提高合同管理水平 4 5 配合办理合同的报批 见证 鉴证和公证等事项 配合处理合同纠纷 4 6 参与有关合同的谈判 签约 履行等工作 25 106 5 公司各部门合同管理的主要职责是 5 1 负责管理本部门签订的合同 5 2 负责审查本部门签订的合同的合法性 严密性和可行性 对须报请公司或有关机关审 批 鉴证或公证的合同 办理申报手续 提出初步意见 5 3 根据实际情况 制定本部门合同管理实施细则 采取切实措施 搞好合同管理工作 5 4 负责处理本部门合同纠纷 6 公司实行总经理委托制度 公司总经理可以委托有关人员代为签订合同 委托人的主要 职责是 6 1 在授权范围内负责谈判 签订合同 既不能违章越权 也不能消极推诿 6 2 对所签订合同的合法性 严密性和可行性负责 6 3 对须报请上级部门审批的合同 办理申报手续 提出本人意见并对本人意见负责 6 4 对所签合同的全面履行具体负责 履行中发现问题应立即上报 并积极想办法解决 对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好 6 5 负责保管好本人所签合同的一切资料 合同履行完毕后应立即将资料归档 7 实行合同专用章制度 合同专用章由公司行政部统一刻制 编号和颁发 合同专用章应 妥善保管 公司各部门对外签订合同所加盖的印章 除本单位的公章外 一律使用合同专用 章 其他印章一律不准代替使用 否则 由此所引起的责任由有关责任人承担 造成严重损 失或纠纷的应对相关人员予以处罚 8 公司各部门都必须认真落实合同基础管理工作 具体如下 8 1 指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作 对于合同管理人员应定期培训 并 不定期检查其工作情况 8 2 建立合同档案 8 3 建立合同管理台帐 各部门应根据合同的不同种类 建立合同的分类台帐和总台帐 台帐的主要内容包括 序号 合同号 经手人 签约日期 合同标的 标的额 对方单 位 履行过程 交接情况 验收及备注等 台帐应逐日填写 做到准确 及时 完整 8 4 合同原件由指定部门统一保管 除需要使用合同原件的部门外 其它部门均使用由指 定部门的提供复印件 复印件必须加改 内部文件 经办人姓名以及年月日 等信息 以便复印件与原件不符时备查 26 106 合同合同审审批程序流程批程序流程 附表 附表 沈沈 阳阳 万万 盈盈 置置 业业 有有 限限 公公 司司 工程部起草 相关部门会签 法律顾问审核 副 总 经 理 审 核 总经总经理理审审核核 董事长审核 执 行 27 106 L I A O N I N G R H I N E R E A L T Y C O L T D 合同合同纠纷处纠纷处理申理申报报表表 申报日期 年 月 日 编号 乙乙 方方法定代表人法定代表人 甲甲 方方法定代表人法定代表人 合同内容合同内容 合同合同编编号号签订签订日期日期 事事 由由 经办经办人人 签签字字 部部门经门经理理 签签字字 相关部相关部门门会会签签 法律法律顾问顾问意意见见 签签名名 日期日期 副副总经总经理意理意见见 签签名名 日期日期 总经总经理意理意见见 签签名名 日期日期 沈沈 阳阳 万万 盈盈 置置 业业 有有 限限 公公 司司 28 106 LIAONINGLIAONING RHINERHINE REALTYREALTY CO LTD CO LTD 合合 同同 会会 审审 会会 签签 表表 项项目名称 目名称 文件文件编编号 号 合同名称 合同名称 合同合同标标号 号 日期日期 部部门门合同内容合同内容存在存在问题问题解决建解决建议议评审评审人及部人及部门经门经理理签签字字 工程部工程部 核算部核算部 采采购购部部 法律法律顾问顾问 行政部行政部 副副总经总经理理 总经总经理理 其他部其他部门门 D 第四章 工程项目档案管理 一 目目的的 为了完整 系统地保存本公司在工程管理活动中形成的公文 图纸 合同 资料 簿 册 图表 书信 日记 录音 录像 盘片 传真等各种门类和各种载体档案 提高归档文 件材料的质量 以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要 为公司积累门类齐 全 结构合理的档案史料 特拟订档案管理办法 二 档案的分二 档案的分级负责级负责与与归归口管理口管理 1 本公司的档案管理为 两级分工管理制 即公司为 一级管理 由行政部负责 各职能部 门为 二级管理 由各部门自行负责 2 鉴于本公司的归档文件资料面广 量大 因此必须分工归口管理 具体分工管理如下 2 1 公司一级管理归档范围 1 部门 含部门 以上的各种计划 方案 规划 2 部门 含部门 以上的各种总结 报告 3 部门 含部门 以上的各种重要通知 通报 4 部门 含部门 以上的各种文件 纪要 大事记 5 各种协议书 合同书 6 各种工程图纸底图 7 各种设备档案及说明书 8 各类工程检测 鉴定报告 29 106 9 公司财务部 公司年初财务预算报告及年终财务报告 10 公司各种审计报告 资产评估报告 11 公司各种管理规章制度 12 公司各种注册 登记证件 政府批文 13 公司各种法律 公证文件 14 公司各部门经理人事档案 其余员工的人事档案由人事主任保管 15 有董事会成员总经理参加的重大奠基 庆典 新闻发布会等仪式和社会 活动的图片资料及电视资料片 16 公司发展大事记 17 公司总经理亲自起草或修改的重要文稿 18 公司通讯 2 2 部门二级档案管理归档范围 1 公司 部门及职员的各种计划 方案 规划 2 公司 部门及职员的各种总结 报告 3 公司 部门及职员的各种重要通知 通报 4 公司 部门及职员的各种文件 纪要 大事记 5 公司的各种管理制度 6 其它各种职能业务性文件资料等 三 档案的保管工作三 档案的保管工作 1 档案的保管工作必须按规范进行科学管理 其程序如下 1 1 归档程序 1 2 保管程序 2 归档的文件资料 必须根据其性质区别密级 秘密 机密 绝密 和保管年限 短期 长期 永 久 进行分类立卷 3 必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法 资料收集分类立卷编号登记 检索目录归档管理 借阅 登记 归还 销号 日常保管经常维护 30 106 3 1 凡属公司一级管理的档案 1 借阅一般档案资料由行政部行政秘书批准 2 借阅秘密档案资料由行政部经理批准 3 借阅机密档案资料由副总经理批准 4 借阅绝密档案资料由总经理批准 3 2 凡属部门二级管理的档案 1 借阅一般档案资料由部门文员办理 2 借阅秘密档案资料由部门经理批准 3 借阅机密档案资料由副总经理批准 4 借阅绝密档案资料由总经理批准 4 凡借出或归还都必须健全登记和注销手续 5 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经行政部经理鉴定后 副总经理审核 总经理 批准 并进行登记后予以销毁 6 档案管理部门必须做好经常性的防潮 防晒 防虫 防鼠 防火 防盗等维护性工作 7 档案管理员应建立借 查 阅登记本 按文件名 借 查 阅日期 归还日期等内容填写 并 由借 查 阅人签名 8 档案管理员要随时检查档案 卷宗的内容 发现问题应及时上报人事行政部经理 重要问题 应及时上报总经理 9 要妥善保管档案 谨防丢失 不得随意转借 或替当事人涂改内容 10 档案柜钥匙不得随身携带 应妥善保管 11 对档案 文件的机密内容 保管人员要做到守口如瓶 严守职责 不得传播或泄露内容 12 档案管理员要经常清理档案柜卫生 要做到不堆放 不杂乱 整洁有序 醒目易找 四 档案的借四 档案的借阅阅及复印及复印 1 为确保档案机密程度 档案资料只供本公司员工借 查 用 一般档案借阅期为 2 天 较重要 档案为 1 天 重要档案不许拿走 在档案管理人员监督下查阅 外单位若工作需要借 查 阅 必须经总经理批准方可 2 借 查 阅人对所借 查 用一般性档案资料 须妥善保管 不得转借 拆散 抽出或在文件上 涂改 如要复印 需经部门经理批准并登记用途 3 借 查 阅人对所借 查 用重要性档案资料 须妥善保管 不得转借 拆散 抽出或在文件上 涂改 如要复印 需经总经理或副总经理批准并登记用途 31 106 E 第五章 工程设计管理 一 一 项项目目规规划划设计设计要点 要点 1 根据初步意向设计单位提交的开发项目规划设计方案 由开发部 核算部 销售部和工 程部分别于五个工作日内对其初审后报总经理审核最终确认 并于三个工作日内对此作出审 批意见 2 工程部将其中经审批同意的规划设计方案图报交由开发部送政府规划国土部门审查 二 二 项项目目设计设计委托委托书书 的的编编制与制与审审批 批 1 根据政府规划国土部门批准的 项目规划设计要点 和经总经理批准的 开发项目可行 性研究报告 由销售部编制 的内容 由工程部经理组织编写 项目设计委托书 初稿后分别 送销售部 开发部 核算部 和财务部分别初审 2 项目设计委托书 的内容应包括设计范围 设计内容和设计要求等 其中 设计要求须 明确项目限额 功能设置 平面布局 户型面积 户型比例 立面风格及其它要求等 3 销售部 开发部 核算部 和财务部分别于两个工作日内对 项目设计委托书 初稿提出 初审意见 核算部与工程部配合 提供开发项目投资的成本控制指标 考虑资金是否控制在建 安成本投资限额内 销售部通过前期的市场调研工作 配合工程部 提供开发项目的市场定位 及产品定位 返工程部于两个工作日内修订后报总经理审核最终确认 4 工程部根据审批意见于三个工作日内予以修正后提交给设计单位 三 三 设计审查设计审查 设计审查分为开发项目规划设计审查 方案设计审查 初步设计审查和施工图设计审查 设计审查由总经理最终确认 工程部为主要审核部门 监理单位 销售部 核算部和开发部为 参与审核部门 一 一 规规划划设计审查设计审查 1 根据本章第一条第一款的规定 工程部须分别于七个工作日内对意向设计单位提交的 开发项目规划设计方案进行审查 2 审查时 须重点审查建筑红线 退用地红线 建筑覆盖率 建筑指总面积和容积率等项 标是否满足开发项目规划设计要点的要求 整体方案是否符合公司设计委托意图 3 工程部根据批准的审查意见 通知设计单位进行项目方案设计 二 方案 二 方案设计审查设计审查 设计单位提交开发项目方案设计图后 由工程部 开发部 核算部 销售部 监理单位 于五个工作日内分别进行审查 工程部于两个工作日内将审查意见汇总形成 方案设计审查 32 106 意见书 如审查过程中出现反复 每次审查后均应形成 方案设计审查意见书 报总经理审 批 工程部将总经理审批同意 方案设计审查意见书 的意见于三个工作日内提交给设计 单位 工程部视审查意见情况 如与设计单位提交的设计方案图歧义较大时 必须要求设计 单位重出设计方案图 4 经总经理审批同意的方案设计图 由开发部报送政府规划国土部门 消防管理 民防管 理等部门审查 5 方案设计图待政府规划国土 消防管理 民防管理等职能部门分别审查后 由工程部将 经总经理审批同意的 方案设计审查意见书 和规划国土 消防管理 民防管理等部门的审查 意见一并提交给设计单位 并通知其进行项目工程初步设计 三 初步 三 初步设计审查设计审查 1 设计单位提交项目工程初步设计图后 由工程部 开发部 核算部 销售部 监理单位 分别于七个工作日内进行审查 审查要求为 1 各项经济技术指标是否符合政府主管部门的有关规定 2 是否符合政府规划国土部门 方案设计审查意见书 和消防管理部门 建筑方案消防设 计审查意见书 及民防管理部门 建筑方案民防设计审查意见书 的要求 3 设计范围是否与 项目设计委托书 一致 是否符合 方案设计审查意见书 要求 设计 深度是否符合国家有关规定 4 主要功能设置方案 结构方案 设备安装方案是否经过优化选择 5 是否满足物业管理功能设置的要求 6 设计图内容是否存在笔误 错误 疑义等 2 工程部根据各参与审查部门提供的书面反馈意见 于三个工作日内汇总整理成 初步 设计审查意见书 报总经理审批 3 工程部将总经理审批同意的 初步设计审查意见书 于三个工作日内提交给设计单位 4 经总经理审批同意的初步设计图 由开发部报送政府规划国土部门 消防管理 人防管 理部等部门分别审查 5 开发部将我司审批同意的 初步设计审查意见书 及规划国土部门审查意见 消防管理 部门审查意见 人防管理部门审查意见 如有 等职能部门的意见一并提交给设计单位 并通 知其进行项目工程施工图设计 33 106 四 施工 四 施工图设计审查图设计审查 1 设计单位提交项目工程施工图后 由工程部 开发部 核算部 销售部 监理单位于十 个工作日内分别进行审查 审查要求为 1 设计范围是否与 项目设计委托书 一致 设计深度是否符合国家 省 市有关设计与施 工规范 规程 规定的要求 是否满足施工要求 2 是否符合 初步设计审查意见书 和规划国土部门 消防管理部门 民防管理部门对初步 设计图审查意见的要求 3 其它方面 结构设计是否安全 合理 经济与可实施 设备选型是否具有良好的性能价格比 主要饰面材料是否满足公司设定的建筑风格及标准 设计图内容是否存在笔误 错误 疑义等 2 工程部于五个工作日内将审查意见汇总整理成 施工图设计审查意见书 报总经理审 批 3 工程部按批复意见办理 如批复意见要求重新出施工图时 必须尽快要求设计单位根 据 施工图设计审查意见书 重出施工图 4 在设计单位送交施工图予我司审查的同时 工程部须将施工图报送政府规划国土部门 消防管理部门 人防管理 专业审图机构等部门审查 5 在设计审查过程中 工程部须根据公司对项目工程开工时机的把握和设计审查中与设 计单位交换意见的反复情况 积极做好与设计单位的沟通协调工作 6 在各个设计审查阶段中 如果相关部门因审核图纸量大 问题较多 从而可能超出上述 规定的审核时间时 相关部门须提前知会总经理和其它相关图纸审查部门 以便工程部在不 影响整个开发项目总体计划的前提下 对图纸审核工作的时间安排作出相应的调整 五 五 设计设计交底和交底和图纸图纸会会审审 1 项目工程施工图经总经