物业管理规章制度.doc

昊 宇 物 业 管 理 制 度第一章 总则物业管理部是公司开发项目设备保障、设备正常运行、公司后勤保障的职能部门。物业部的管理具有严密的科学性和较高的技术性，是为顾客及公司产品创造安全、文明、舒适、方便的经营及消费环境的基本保证和坚强后盾，是反映公司服务水准、良好形象和声誉的重要标志部门。适用范围：昊宇物业管理有限公司全体成员。第二章 部门职责主要岗位及标准一、主要岗位职责总经理职责1、决定公司的发展规划、年度经营计划和投资方案；2、决定公司的经营方针和管理机构设置；3、确认公司年度财务预、决算等方案；4、主持公司的经营管理工作，分管人事部、安保部、工程部、保洁部、财务部；5、拟订公司年度经营计划草案，并组织实施；6、拟订公司基本管理制度和内部管理机构设置方案；7、拟订公司规章制度方案；8、全面负责公司对外联系部门和行业管理部门的沟通及关系；9、全面考核物业员工的日常工作内容和状态。总经理助理职责1、拟草物业管理月度和年度计划，报总经理审批执行；2、协助总经理处理公司日常工作，协调物业各部门工作；3、协助总经理制定公司年度财务预、决算等方案；4、负责公司质量管理工作，工程、保洁、保安各部门工作落实情况；5、负责物业人事管理及工资核算工作；6、协助总经理制定基本管理制度和内部管理方案；7、管理租户合同到期的续租及善后事宜；8、协助总经理与外联管理部门、行业管理部门的有关工作；9、执行总经理交办的工作。客服文员职责1、各部门的周检和月检抽查工作，建立物业资料档案；2、负责核收租户的收费，及时发现收费中的问题并帮助解决；3、负责处理租户上报的重要投诉；4、负责协调处理各部门上报的与人事、维修、安防、保洁等有关事务并作记录；5、负责制定质量管理计划和创建计划并指导实施；6、文件收发，送阅、存档。文件资料的打印、复印；7、档案管理，公司财产管理和办公室的管理；8、会议组织，整理会议纪要；9、负责接待和有关内务工作；10、处理业主的投诉，并做好跟踪和回访工作；11、分管领导交办的工作。保安部岗位职责1、按规定着装，整齐干净，注意仪容仪表；2、严格交接班手续，认真完成交接班记录；3、做好车辆停放及管理交接手续；4、按时巡楼，填写防火巡查表；5、管理好大厦物品出入楼登记工作；6、按时到正装修租户施工现场进行巡逻管理；7、礼貌待人，文明执勤，不得与租户发生争吵；8、工作时间不得玩手机、脱岗、睡觉，一经发现，一律惩处；9、爱护工作设备，妥善保管使用，熟练操作消防设施设备；10、认真完成上下班签到制度，不得无故迟到早退；11、完成上级交办的其他临时工作任务。工程部岗位职责1、严格遵守公司各项规章制度，服从领导安排，除完成日常维修任务外，有计划地承担其它工作任务；2、 努力学习技术，熟练掌握大厦强弱电设备，工作原理及实操作与维修保养；3、执行所管辖设备检修计划，按时按量完成，并填好记录表；4、积极配合管理部门工作，出现上下水故障时能够迅速排除故障；5、严格执行设备管理制度，做好交接班工作；6、交班时发生故障，上班必须协同下班工作，排除故障后才能离去；7、维修人员外出巡查或维修，必须随身携带对讲机，随时随地与部门人员保持联系； 8、在巡查过程中，发现不正常现象，应及时进行处理，处理不了的应做好记录，不得隐瞒故障现象；9、做好办公室清洁工作；10、当天因为配件不全的原因无法修复的作好记录，隔天修复；11、配电房是大厦供电系统的关键部位，未经主管人员以上许可，非工作人员不准入内； 12、值班是必须持证上岗，熟悉配电设备状况，操作方法和安全注意事项；13、值班员必须密切注意电压表、电流表、功率因数表的指示情况，严禁变压器、空气开关超载运行；14、配电房设备的倒闸操作由值班员单独进行，其他在场人员只作监护，不得插手，严禁两人同时进行，以免发生错误；15、因故停电，应提前一天向使用用户发生停电通知，对突发性停电事故，应通过电话、口头通知或广播向用户作出解释；16、保持配电房消防设备完好齐备，保证应急灯在停电状态下能正常启用；17、严禁在配电房内私拉乱接，随意改变供电运行方式；18、配电房内严禁堆放其它杂物；19、完成领导交办的其它工作。保洁部岗位职责1、在岗工作时工装整洁，按规定上下班；2、做好日常工作的同时，发现灯具、洁具有破损现象及时报告；3、爱护工具，妥善保管；4、消防物品、标示牌、灭火箱要经常清洁；5、收集垃圾及时处理。避免过多外溢，产生异味，影响环境卫生；6、卫生间每小时巡查一次，做到地面干净无异味；7、电梯间随时进行巡查，保持按键无污渍，地面无烟头、纸屑、水渍等杂物，电梯门沟无异物；8、服从公司领导统一安排的其他工作。二、员工行为规范及安全管理规范员工行为规范为了实现公司目标、维护公司利益、履行公司职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。员工的一言一行，一举一动，是公司形象的再现。不断提高员工的自身素质，规范员工行为是公司文化建设的切入点。1、遵纪守法，遵守国家法律法规、遵守公司规章制度，做到令行禁止。2、端正仪容仪表、讲究个人卫生、礼貌待人、使用文明用语。3、维护企业形象、确立大局意识、建立诚信观念，严格要求自己。4、树立良好的服务意识、提高工作效率。5、发扬团队精神，密切配合，同事之间相互尊重，团结协作。6、上班时间以工作为中心，不做与工作无关的事情。7、服从领导，听从指挥，努力工作，讲求效率，按时完成各项任务。8、维护公司信誉，保守公司商业秘密。安全管理规范1、执行“谁主管谁负责，谁在岗谁负责，谁操作谁负责”的安全岗位责任制。2、严禁在“禁止吸烟”的公司区域内吸烟。3、严禁私自安装各种电器设备，乱架电线。4、不准擅自动用、拆卸消防设备和消防工具；定期学习和使用灭火器材和消防设备。5、未得到工程部门认可，任何人不得在电缆井内施工。6、发现火情，立即拨打公司和消防报警电话，报警时讲清火灾具体地点、燃烧物品、火势大小、报警人姓名和岗位；关闭着火现场的所有门窗，切断电源；如火势较大，积极协助指挥人员疏导现场人员从安全通道撤离，严禁使用电梯，服从指挥。第三章 管理制度第一节 劳动人事管理制度员工招聘制度一、招聘条件：1、年龄在18周岁以上，50周岁以下2、管理岗位人员要求大专以上学历（含大专）3.其他岗位人员要求初中以上学历，同时具备其岗位所需的技能；保安保洁等岗位根据情况年龄可放宽至55周岁。二、员工聘用程序与审批1、应聘人员应如实填写登记表、并备有关证件复印件，经资格审查、公司领导审批后办理录用手续。2、员工到职两个月为试用期，工作表现特别优秀者，可缩短试用期。保安保洁员工试用期为一个月。试用期中的员工，如发现不符合岗位任职条件或违反公司管理规定者，公司有权随时停止试用并办理解聘手续。3、员工服务工龄，自试用之日起计算。4、员工试用期满合格者办理转正手续，并签订劳动合同。员工考勤管理制度一、工作（作息）时间每周五天工作制，作息时间为：周一至周五 （上午8:30-12：00 下午13:30-17:30）。根据行业实际情况需求，一线岗位人员须安排每周工作6天的，公司将按规定发放加班工资，根据工作性质安排工作时间。 二、迟到或早退1、10分钟以内者，每次处罚20元10-30分钟者，每次处罚50元30分钟以上且不足2小时，扣除日工资的50%2小时以上且不足4小时，按旷工半天处理超过4小时，按旷工1天处理2、月累计迟到或早退在4次以上者，另予以100元处罚3、未经部门负责人同意，未办理任何人事手续，擅自离岗或逾期不归，又无正当理由办补假手续者为旷工。旷工一天者，扣罚三天工资，全月累计旷工三天或全年累计旷工十天者予以辞退。三、打卡（签到）1、除公司领导外，全体员工上、下班应亲自打卡。2、上、下班忘打卡者须填报员工未打卡证明由各部门负责人证实签核。否则均以旷工论处。3、每次打卡的考勤记录累计不能超过2次，即当天员工考勤卡数据累计不能超过4次，在考勤机提示“谢谢”时即表示打卡成功。为避免打卡时连续记录数据造成设备的损耗，对打卡成功后仍然连续打卡的员工，一经查出则每次扣罚50元。四、加班1、员工因公务需延长工作时间，或节假日加班，需事先填写加班申请单，经批准后方可加班。特殊情况应在事后及时补办有关手续。2、员工加班时间以调休作为补偿。员工加班累计满8小时的，以补休一天作为补偿，法定假日上班的按照国家规定执行。五、假期1、法定假日：元旦（1月1日）、春节（农历除夕、正月初一、正月初二）、五一劳动节（5月1日）、国庆节（10月1日、2日、3日）、清明节（1天）、端午节（1天）和中秋节（1天）为有薪假日。2、婚假：凡在本公司连续服务满一年（含试用期）的在职员工，符合国家有关规定者可享受3天有薪婚假，凡属初婚且晚婚年龄的（男满25周岁，女满23周岁）增加婚假10天。3、丧假：员工的直系亲属（指父母、配偶、岳父母、公婆、子女）不幸逝世，可申请3天有薪假期。4、产假：在公司服务满一年，不违反计划生育有关规定，年龄在23周岁以上的已婚女性员工生育，必须持有医院证明及准生证，产前、产后可享受有薪假期90天，如遇难产增加产假15天，多胞胎生育的，每多生育一个婴儿另增加产假15天发给基本工资。六、请假1、员工申请事假、病假、婚假、产假、丧假等，原则上应事前亲自填写请假单并递交相关证明。事前无法请假的，应及时电讯核准，并于到岗后二小时内补办手续，逾时或遗忘，均以旷工论处。2、请假审批权限部门主管以下员工请各种假由公司领导批准。部门主管以下基层员工请各种假的，一天由部门主管批准，二天以上由公司领导批准。3、凡请病假，均应附县级以上医院证明（指病历、医疗费收据、建休单等）。4、若请工伤假，应由当事人或发生部门在事故发生后二十四小时内上报，三日内出示职业伤害报告证明书及医院诊断书报批办理病休手续(工伤治疗期间基本工资照发)。员工解聘制度1、员工辞职须提书面亲笔辞职申请书。2、试用期人员辞职应提前3天提交申请书，正式员工须提前一个月，经批准后方可办理工作交接手续。负有经济责任的管理人员离职需进行离职审计。3、管理人员（含副职）离职，需报集团综合部呈总经理批准生效。4、人员在离职申请未批准、离职移交未清或审计未结束前，无故不到岗者以旷工处理，并不予办理工资结算等手续。因此给公司造成损失者，将依法追究其经济责任。员工奖惩条例一、奖励如下行为书面表扬1、品行端正、技术超群、工作认真、恪尽职守者2、具体业务开展相当有成效者3、遵守规章制度，服从上级领导，为全员楷模者4、在恶劣工作环境下，仍能尽力职守者5、对于舞弊或有危害公司权益的事情，能实现揭发、制止者6、保护公司财产、维护企业利益、树立良好企业形象有功者如下视具体情况给予500-1000的经济奖励1、对主办业务有重大革新，提出具体方案，经实行确有成效者2、办理重要业务成绩优秀或有特殊贡献者3、适时消灭意外事件或重大变故，使公司免遭严重损害者4、节省物料有方，有显著成绩者5、书面表扬2次二、处罚如下行为给予警告1、在工作场所内发生大声喧哗、口角之争、肢体冲突等情况，不服管教者。2、工作时间内偷闲躲懒、扎堆聊天、消极怠工者，第二次被发现。3、违反合理节约原则，浪费物料者。4、办公时间不在岗，私自外出者。5、当月内迟到、早退次数累计5次（含5次）。6、不服指挥调遣，故意违抗上级合理工作指命，态度恶劣。7、旷工2日以上（含2日）。如下行为给予经济处罚1、工作时间不按规定穿着工装的，处以一次10元的罚款2、上班时间有空岗、串岗、聊天、吃东西、看与工作无关、与岗位无关的书报、看视频、玩游戏、听音乐、睡觉、玩手机、等于工作无关行为者，处以一次20元的罚款。3、参会（会议、培训等）人员违反会场纪律（缺席、迟到、早退、手机响铃等），处以一次20元的罚款。4、未能及时传达、执行公司下发文件者，处以50元的罚款。5、部门发生重大事情（如物品丢失等），未能及时上报有关部门或主管领导者，处以100元的罚款。6、私自移动消防设施者，处以100元的罚款。7、因操作不当，造成仪器、设备损坏者，处以100元的罚款。8、对上级指示或有期限命令，无故未能如期完成导致影响公司权益者，处以200元的罚款。9、不服从上级领导工作安排及工作调动者，处以200元的罚款。10、工作时间酗酒、聚众赌博者，处以300元的罚款。11、伪造病假单证明或无病说谎开病假证明者，处以300元的罚款。12、对同事恶意攻击或诬害、伪证、制造事端者、殴打同事或相互殴打者，处以300元的罚款。13、故意浪费公司财务或办事疏忽使公司受损者，视情节严重处以100-500元罚款。14、滥用职权，玩忽职守，致使公司蒙受10000元（含）以上经济损失者，视情节严重处以500-1000元经济罚款并承担赔偿损失责任。15、发出书面警告二次，可视情节严重处以100-500元罚款。如下行为劝退、解除合同1、破坏公司内部团结者，在公司内煽动怠工或罢工者。2、在执行公务和对外交往中索贿、受贿，收取回扣者。3、伪造或变造或盗用公司印章或信物严重损害公司权益者。（同时移交司法机关处理）。4、偷盗、侵占同事或公司财物者，情节严重，经查属实者。5、在工作场所聚赌或斗殴者，严重触犯国家法律法规。6、泄露公司机密，捏造谣言或酿成意外伤害，致使公司蒙受巨大损失者。7、连续旷工3天。8、严重违反公司管理制度和相关规定，不服管教者。第二节 财务制度一、本公司执行物业管理企业财务管理规定。 二、本公司会计核算程序。 根据公司业务的特点，物业公司财务的会计核算程序为科目汇总表帐务处理程序。其操作步骤如下（见下图）现金日记帐银行存款 会 计 报 表 科 目 汇 总 表记 帐 凭 证原 始 凭 证总分类帐 明细分类帐1、根据原始凭证，按经济业务的不同性质分别编制记帐凭证。2、根据原始凭证、记帐凭证逐笔序时地登记现金和银行存款日记帐。3、根据记帐凭证和有关的原始凭证逐笔登记各明细分类帐。4、根据记帐凭证编制科目汇总表。5、根据科目汇总表登记总分类帐。6、月末将现金日记帐、银行存款日记帐各种明细分类帐的余额与总分类帐户的余额核对相符。7、月末根据总分类帐和明细分类帐的记录编制会计报表。二、资产管理制度1、现金管理现金管理按照现金管理暂行条例及现金管理暂行条例实施细节的规定执行。严肃现金的使用范围和库存现金限额，建立现金收支的内部控制手续和出纳员、结算员、收银员的岗位责任制，规定出纳备用金的周转、报销和补充制度。出纳员、收银员收入现金必须当日送存或上缴。现金明细账要逐笔登记，日清月结，对账款不符要及时查明原因，并逐级上报处理。2、银行存款管理应以银行的账号分别设立明细账序时登账，如实反映银行存款的收付、余额情况。严格按照票据法、支付结算办法、国内信用证结算办法和违反银行结算制度处罚规定使用票据、办理结算、不得签发空头支票、严防接受空头票据或无效票据、接受外来票据应认真检查，必要时通过银行查询，以确保票据的有效性和可靠性。银行存款的账户不准出租或出借，银行存款应定期查询核对余额、发现未达账的要逐笔查明原因、按月编制余额调节表，使会计、出纳、银行之间帐帐相等、帐实相符。3、应收和预付款项管理企业应按业务及结算方式的不同，分别进行往来款的明细核算，设立明细账户。对应收账款，其他应收款，预付款项按照“谁经办，谁负责，谁记账，谁清理”的原则进行管理。往来款项按月或定期与客户核对，并将应收和预付款项的明细单位和余额通知有关部门或经办人，以便责任人及时催讨和清欠。按照生效的经济合同、协议、其他经济文件等的规定超过半年的预付或应收款项，应上报企业领导及上级有关部门，以便及时采取措施，杜绝呆账、坏账的发生。因失职或其他原因造成坏账损失的应追究有关人员责任，并根据情况处以10%以上的罚款赔偿，同时企业财务按应收账款金额提取35%的坏账准备。三、印章保管人职责1、财务专用章、发票专用章(票务专用章)统一管理，指定使用人、保管人。2、应将所保管印章放在保险柜内，不能将保险柜的密码泄露给他人3、应经印章使用人批准并在印章使用登记表上签字后，方可在填写完整的票据上盖章，不能在尚未使用的空白票据上盖章。4、不能将印章随意盖在空白纸张上，“发票专用章”（票务专用章）只能在本公司的发票上盖章，“财务专用章”只能在本公司的收款收据及支票上盖章。5、每次盖章应有监印人签字6、不能将印章携带外出（购买专用发票时税务部门有要求的应填写印章使用登记表经使用人批准并指定监印人一同前往监印）7、必需严格遵守以上职责，发现违反规定使用印章的轻者每次罚款100元人民币，重者追究相应的法律责任。四、票证管理制度1、发票和收据的主要内容包括：票头、字轨号码、联次及用途、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、金额，以及大小写累计金额、经手人、开票日期等。2、凡提供劳务服务以及从事其它业务活动的以及取得收入时，均应向付款方如实开具发票和收据，并加盖印章，任何部门不得拒开发票和收据。3、各企业的任何业务部门和个人不得涂改、撕毁、转让、销毁和拆本使用发票和收据；严禁仿造发票和收据。对填写错的发票，应完整保存其各联，也不得私自销毁。丢失发票和收据，应及时报告。第三节 采购制度采购原则一、严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。二、采购会审、合同会签制度 物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。三、职责分离采购人员不得参与货物和服务的验收，采购物品数量、质量、交货等问题的解决，应由商务部根据合同及有关标准与供应商协商完成。四、一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。五、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。2、加强学习，提高认识，增强法治观念。3、廉洁自律，不能向供应商伸手。4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。采购程序一、供应商的选择1、供应商必须证照齐全，具有相关资质。2、对于经常使用的商品或服务，商务部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。3、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。二、采购程序1、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报人力资源行政部统一申请。使用OA中固定资产采购申请流程，由各相关部门审批，对于一定数额的固定资产申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。2、外销物品的采购，需需求人员使用OA中的项目采购申请流程，由各相关部门审批，对于毛利率小于8%的采购申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。项目采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同风险条款的审查。商务部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。4、采购过程中发生变化时，销售部/需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交商务部执行。5、技术中心、人力资源行政部负责接收报告的出具。付款程序一、商务部根据付款计划提出申请，走OA付款申请流程，各主管签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。二、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。违约处理一、货物出现延期后，商务部及时通知销售、技术中心及相关部门。