合同管理文件12_secret.doc

合同管理办法第一章总则第一条 为规范公司合同的规范化管理，保护公司的合法权益，维护公司正常的经营秩序，减少合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及公司的现行规章制度，结合公司的具体情况，制订本办法。第二条 本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖合同等。第三条 经济合同一经生效即具有法律效力，公司有关部门及人员必须全面履行合同规定的义务，未经原审批机构批准，不得擅自变更或解除合同。第四条 订立经济合同必须采用书面形式。双方协商同意的经济合同的补充、修订也必须采用书面形式，并纳入本办法管理范围。第五条 公司实行合同评审制度，所有经济合同均须经过评审方可签订。公司严禁先履行后签约、先签约后评审的行为。第六条 公司实行合同专用章制度（详见第三章）。第七条 公司实行法定代表人授权委托制度（详见第四章）。第八条 公司总经理负责建设工程施工合同、施工内部承包合同、劳务分包合同及材料设备买卖合同的批准签订；工程部为合同履约管理机构，项目经理部为工程总承包合同、劳务分包合同、施工内部经济合同的履约执行机构。第二章 经济合同的签约管理第九条 合同谈判应以各主管部门为主进行，各相关部门应当参与合同谈判。第十条 经济合同谈判人员，要审查签约对方是否具备法人资格、合同内容是否超出对方经营范围、对方的资信状况、对方有无相应的履约能力。第十一条 未经总经理授权，合同谈判人员不得擅自就合同涉及的重大经济事项向对方做出承诺，更不能私自与对方达成协议，损害公司利益。第十二条 经济合同要具备以下主要条款：一、当事人的名称或者姓名和住所；二、标的；三、数量四、质量；五、价款或者报酬；六、履行的期限、地点和方式；七、违约责任；八、解决争议的方法。第十四条 对外签订经济合同，公司要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。如果政府部门要求使用合同格式文本的，必须使用政府颁发的格式文本，并根据实际情况对合同具体条款进行必要的修改和补充。第十五条 各部门及项目部不得擅自对外提供担保，公司对下属各部门及项目部对外提供担保不予承认。第十六条 经济合同评审必须在合同双方经谈判达成初步意见时进行。对于评审意见应研究采纳，对于确实无法采纳的评审意见要在评审表上做出书面解释，并经总经济师同意。第三章 合同专用章管理制度第十七条 公司对外签订经济合同，必须统一使用“ -”名义，并加盖公司合同专用章，不得加盖公司行政公章、财务专用章，更不得加盖技术资料章及财务专用章。第十八条 对有特殊要求需加盖公司行政公章的合同，各单位应向主管领导提出书面申请，经批准同意后持经批准的书面申请到公司经理办公室加盖公司行政公章，同时应向所属合同管理机构办理登记备案手续。第十九条 公司设四枚合同专用章，各单位不得刻制合同专用章，合同专用章（1）、合同专用章（2）、合同专用章（4）由投标报价部保管，合同专用章（3）由物资部保管。合同专用章（1）为京内工程的工程总承包合同、分包合同使用；合同专用章（2）为京外地区工程总承包合同、分包合同使用；合同专用章（3）为物资采购、设备租赁合同使用；合同专用章（4）为备用章，当合同专用章（1）、合同专用章（2）因特殊情况不在时，方可启用合同专用章（4）。第二十条 合同专用章管理部门必须设专人管理合同专用章，合同专用章不准外借，原则上不得带离公司使用，如确有特殊情况，应由主管领导书面批示，并由合同专用章管理人员亲自带章外出使用，不得交与其他人，使用完毕后立即带回公司。第二十一条 合同专用章管理部门执行合同专用章使用申请程序，申请单由合同管理人员根据申请单上所需填写的内容如实认真填写并签字确认，经单位负责人和主管领导签字确认后方可盖章，除使用合同专用章使用申请的合同外，如出现其他加盖合同专用章的合同、文件，由合同管理人员承担一切责任。第二十二条 若合同对方尚未签字盖章可暂不留存，待对方签章后及时将合同交到合同管理部门。第二十三条 对我公司签字盖章而对方未签字盖章的合同，合同经办人员负有全面保管责任；经办人员必须督促对方尽快签字盖章，并尽量保证合同不离手，防止合同内容被篡改。第四章 授权委托书制度第二十四条 除法定代表人外的公司所有员工对外签订工程总承包合同、工程分包合同及其它各类合同，代表公司签署投标书、结算书等文件资料，代表公司参加开标会、代表公司参加诉讼或仲裁、代表公司参加其它活动，均须持法定代表人书面授权委托书，并须在委托期限及委托权限内行使委托代理权。第二十五条 公司对未经授权而以公司名义做出的一切行为不予承认，对该行为产生的一切后果不予承担。第二十六条 授权委托书由公司法定代表人签发，被授权人一律不得转委托。第二十七条 公司对授权委托书实行统一管理。管理授权委托书的部门是经营技术部和工程部。经营技术部负责办理参加开标会、签署投标书、办理工程结算及代表公司参加其它活动的授权委托书；工程部负责办理项目管理、项目经理以及办理以上范围以外的所有授权委托书。 第二十八条 授权委托书由办公室根据管理授权委托书的部门提供经主管领导签字确认的申请单进行办理。授权委托书分一式二份。一份交被授权人持有，另一份由授权委托书管理部门存档备查。第二十九条 授权委托书管理部门办理授权委托书必须经主管领导在申请单上签字批准。申请单由办公室存档备查。如果主管领导外出，管理部门必须得到主管领导电话批准后方可办理授权委托书，并及时补办书面批准书。第三十条 公司办理签订承包合同授权委托书本着一事一办的原则，由董事长授权指定合同签订人。第三十一条 公司办理长效授权委托书本着一年一办的原则。具体授权对象、范围和内容由董事长批准的法定代表人授权委托书中明确。第三十三条 除长效委托书外，办理授权委托书由主办单位提出申请，经主管领导批准后，由授权委托书管理部门办理，具体如下：1 参加开标会、签署投标书、办理工程结算授权委托书由经营技术部提出申请，公司总经理批准，办公室办理，并在授权委托书上盖公章及法定代表人名章；2项目管理、项目经理授权委托书由工程部提出申请，公司主管生产的副总经理请示总经理后签字批准，办公室办理，并在授权委托书上盖公章及法定代表人名章； 第三十四条 签订经济合同，主办单位要审查对方签约人是否为对方的法定代表人，若不是法定代表人的，应索要授权委托书。我公司签约人员必须是公司法定代表人或其授权人，向对方提供授权委托书时，应要求对方在委托书复印件上签收，并将经签收的复印件交经营技术管、部门存档。第五章 经济合同的履约管理第三十五条 工程部为合同履约管理的牵头部门、项目经理部为工程总承包合同、工程分包合同、内部经济合同履约执行的主体，公司法律事务室负责监督总部其他对外合同、分公司、公司各部门对外合同的履约执行。第三十六条 由经营技术部提供工程总承包合同，工程部负责办理各种工程保险，财务办公室负责办理各种工程保函或担保。各部门不得擅自办理工程保险和工程保函或担保。第三十七条 各单位对合同履约过程中出现的重大情况，应及时向公司主管领导和合同履约管理机构书面汇报，由合同履约管理机构协助解决。第三十八条 经济合同变更和解除前，必须经公司原评审机构评审同意，并在公司合同签订管理机构登记备案。第六章 合同资料管理制度第三十九条 工程总承包合同、劳务分包合同、前期合作协议、物资采购合同、公司内部经济合同适用本章规定。第四十条 合同资料包括：招标文件、投标书、中标通知书、意向书、承诺书、前期协议、合同、合同评审表、双方合同签约人的授权委托书、担保书、保函、保险单、变更、终止合同的相关文件、结算书、有合同内容的往来函件、会议纪要、备忘录，合同履约中发生法律纠纷的还包括判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等法律文件。第四十一条 经营技术部是管理工程总承包合同资料的职能部门；工程部是管理工程分包合同、物资采购合同、公司内部经济合同资料的职能部门，并建立合同资料台账。第四十二条 合同资料管理部门必须妥善保管合同资料，防止丢失、毁损、泄密。其它有关单位应积极主动地配合合同资料管理部门的工作。第四十三条 签订合同后，有关合同资料由合同资料管理部门统一存档，合同资料管理部门应根据各分类合同管理程序的规定向有关单位分发。第四十四条 合同履约中发生诉讼、仲裁事项，有关人员在收到判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书后立即将上述文件及起诉状、仲裁申请书、上诉状、答辩状、调解协议等相关法律文件交法律事务室存档，在收到后三天内将判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书复印分发至相关部门。第四十五条 除合同备案、合同公证、诉讼仲裁、交纳印花税外，工程总承包合同正本原件不得外借，借阅人可在合同资料管理部门查阅、摘抄，确有必要时可以复印。第四十六条 其它合同资料一般不外借，确有必要时由借阅人在借阅登记表上明确所借合同资料的名称、份数、页数、借阅时间、拟归还时间并由借阅人签名，借阅人必须爱护并妥善保管合同资料，防止合同资料丢失、毁坏、缺损，借阅人要按时归还合同资料，资料保管员要认真核对合同资料。第四十七条 工程竣工后，由经营技术部同工程部办理合同档案资料移交，移交时应做移交记录，由双方工作人员签字，双方各留一份。移交记录应载明移交时间、资料名称、份数、页数、参加人员。第四十八条 对造成重要合同资料丢失、毁损、泄密并使公司遭受严重损失的资料保管员、借阅人及其它责任人员，公司将给予相应的行政处分。第七章 经济合同纠纷的处理第四十九条 各单位对超过正常履行期限一个月仍未履行完毕的合同，应及时向合同履约管理机构书面报告，并说明未履行完毕的原因，由合同履约管理机构根据情况处理。第五十条 各单位收到法院、仲裁机关的传票或通知后，必须及时向公司办公室报告，由公司办公司统一处理。各单位拟通过法律方式解决合同纠纷时，必须报办公室统一处理。各单位不得擅自处理法律纠纷。第八章罚则第五十一条 公司下属各部门及有关个人在经济合同管理中发生下列行为，情节恶劣、后果严重、对公司造成经济损失的，由公司给予相应的行政、经济处分。触犯国家法律的，将移交司法机关处理。一、未经公司法定代表人授权，或超出授权权限、授权期限擅自签订经济合同的； 二、签订经济合同未加盖公司合同专用章的；三、合同管理人员擅自加盖合同专用章或因玩忽职守造成合同专用章被其他人非法使用的；四、经办人员未妥善保管我方单独签字盖章的合同，致使合同遗失或篡改的；五、利用经济合同进行违法活动、与合同对方同谋损害公司利益的；六、躲避公司合同评审管理，擅自对外签订经济合同或擅自变更、解除经济合同的； 七、签订经济合同前对签约对方