公司财务管理制度.doc

公司财务管理制度 第一节 资金领取制度一、现金借款（一）制度1. 备用金l 公司正式职工可向财务部门借取人民币叁佰元的备用金;l 部门经理可向财务部门借取人民币壹仟元的备用金;l 总经理及销售经理可向财务部门借取人民币贰仟元的备用金;2. 差旅费l 差旅借款凭往返机票日期按每日壹仟元借取，特殊情况应作说明；l 国外差旅需填写“国外差旅申请表”，由董事长及总经理批准，按每日USD110.00借取；3. 个人差旅借款需在出差回来后一周内报销；每次借款需将上一次借款报销后方可借取，特殊情况应作说明；（二）步骤程序1. 借款时，借款人填写一式二联(或三联)借款单，注明借款日期、事由（备用金、差旅费借款等），本人、部门经理及总经理签字后，交财务部签字认可，然后到出纳处领款。2. 借款单正、副联交出纳处，借款人还款或报销后，会计将副联还给借款人，出纳根据还款金额开具收据。二、支票领用1. 一次性费用300元以上者，需领用支票。收款单位必须与发票开具单位相符；若无法事先取得发票，请款人应付款后及时取得发票交予财务。2. 领用支票, 员工须填写“支票领用表”，列明用途、数量、单价、金额（如确实事先无法预知使用金额,应列明限额）、是否属于预算，由部门经理签字。3. 财务部审核认可后交总经理批准，交到出纳处开具支票。4. 出纳登记“支票登记簿”，由支票领用人同时在“登记簿”及支票根上签字，并及时取回发票即清即结。支票交付对方，应当面填好小写金额并将发票带回。三、 支票领用须注意事项1. 不准将空白支票交付对方作结算抵押。2. 支票丢失，领用人员负全部经济责任。3. 发票金额以大写为准（在大小写不一致时），不得涂抹更改。4. 支票领取后，必须在半个月内报销，财务部随时检查违反者财务部门书面报总经理，由总经理作出处理。5. 支票领用一次最多不超过三张，且未报销支票累计不超过三张。6. 所有发票背面左上角须有经手人签名。第二节资金报销制度一、报销时间：每周二、四, 13:30-17:00二、报销金额起点：人民币300.00以上。三、报销制度：(一) 预算内和各部门预算外1000.00以内的费用的报销制度(1) 员工报销：员工须在“每周费用报告单”填写事由并在报销人和支出证明单经手处签字，部门经理审核在“每周费用报告单”批准人和支出证明单验收处签字，然后交会计审核签字，总经理批准在支出证明单主管处签字，最后到出纳处领款。(2) 部门经理报销：部门经理经手签字，交会计审核签字，总经理批准在主管处签字，然后到出纳处领款。(3) 总经理报销：总经理经手签字，交会计审核签字，综合业务部经理核准签字，后到出纳处领款。(4) 报告单内容及大小写金额全部填写完毕，由财务审核签字（财务不应对不完整的报销单签字），财务部审核签字，误差在10.00元以内的可予以修改；误差在10.00元以上，则应重新填写表格并重新批准。 （5）所有报销单据，财务部门均有权核实与审查。 (二) 预算外费用的报销制度员工预算外费用的使用及报销由部门经理、总经理核准签字，然后交会 计审核签字，到出纳处领款。报销凭证、“每周费用报告单”、“支出证明单”必须由员工本人填写。四、 市内办公报销1. 交通费用报销范围l 公事外出，规定范围内实报实销（部门经理以上500元/月，部门经理以下300元/月）。一般应乘坐2.2元/公里以下车辆（含2.2元/公里，特殊情况需说明），报销时需票据背面注明起止地点、时间、使用人。l 在晚上加班（仅指由部门经理安排的加班）至21:30以后，可以报销（需注明加班内容）。l 法定节假日加班，报销往返车票（需注明加班内容）。2. 其它费用l 所有办公用品，应由行政部门统一购买。l 交际应酬费应在报销单上逐笔列明并写清理由，RMB300元以上应领用支票。五、 国内差旅标准1. 外埠出差：往返于300公里以外距离的两城市之间可以乘坐飞机、火车和轮船，不可乘坐出租汽车。机票由行政部统一订购，差旅返回后将机票交给订票人，凭机票复印件及其它单据到财务部报销。2. 住宿标准：短期出差（每次在一周以内）住宿一般应在RMB200元天间以内，部门经理在RMB300元天间以内。长期封闭开发住宿费为RMB100元天间以内。住宿费报销应有住宿清单或住宿清单复印件与发票相配套。多人同行应尽量共享房间。3. 外出出差市内办公可乘坐出租车，出租汽车的发票，应与本市的出租一样，内容详实，清楚。4. 出差补助按往返机票时间计算，外埠差旅应于返回后一周内报销。六、 广州和讯差旅费补助实施细则第一条 鉴于出差人员随业务量发展逐渐增多，各驻外办事机构建设逐步完善，为落实好差旅费开支管理办法，特制定本实施细则。第二条 国内出差定义：一、 出差人员：本规定中出差人员系指以下人员：1. 和讯公司正式聘用的员工2. 经本部门领导签字批准的，可执行出差任务的沿未转正的试用人员3. 经和讯领导签字批准，可执行出差任务的且由和讯公司承担有关费用的非正式聘用人员二、 出差内容：办理公司有关公务。三、 出差旅程：自公司或分支机构所在城市出发，前往需办理公务的国内目的地。四、 出差天数：按出发及返回出发地票据为准，计算天数。第三条 国内短期出差：一、 界定：自出发地至出差目的地再返回出发地的期限在30天以内者。二、 计提补助办法：1.出差目的地没有本公司分支机构，只能自理解决食宿问题的出差人员；根据地区不同，按每天65-70元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据；2.出差目的地有本公司分支机构，并可解决一餐（办公餐）的出差人员；根据地区不同，按每天45-50元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据；3.出差目的地有本公司分支机构，并可解决两餐及两餐以上的出差人员；根据地区不同，并按每天35-40元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据。4.如因业务工作特殊，不能在当地分支机构完全就餐，需当地分支机构负责人签署证明，据实处理。第四条 国内长期出差一、 界定：自出发地至出差目的地再返回出发地垢期限在30天以上者。二、 计提补助办法：1.出差目的地没有本公司分支机构，只能自理解决住宿问题的出差人员；根据地区不同，按每天45-50元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据；2.出差目的地有本公司分支机构，并可解决一餐（办公餐）的出差人员，根据地区不同，按每天35-40元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据；3.出差目的地有本公司分支机构，并可解决两餐及两餐以上的出差人员；根据地区不同，按每天25-30元标准计提差旅补助，不再报销餐费单据；4.如因业务工作特殊，不能在当地分支机构完全就餐，需当地分支机构负责人签署证明，据实处理。第五条 关于公司外派驻外人员；一、 外派驻外人员的界定：自公司总部直接调动，派往异地办公且工作期限超过三个月的人员，视为公司外派驻外人员。由驻外分支机构就地招聘的工作人员不视为外派驻外人员，不得计提任何差旅餐费补助。二、 驻外人员差旅补助计提办法：1.外派办公地点没有本公司分支机构，只能自理解决住宿问题的外派人员；根据地区不同，其标准为按每天35-40元，其他有关餐费单据视同业务招待费，实行预决算管理；2.外派办公地点有本公司分支机构，并可解决一餐（办公餐）的出差人员，根据地区不同，其标准为按每天25-30元，其他有关餐费单据视同业务招待费，实行预决算管理；3.外派办公地点有本公司分支机构，并可解决两餐及两餐以上的出差人员；根据地区不同，其标准为按每天15-20元，其他有关餐费单据视同业务招待费，实行预决算管理；4.如因业务工作特殊，不能在当地分支机构完全就餐，需当地分支机构负责人签署证明，据实处理。第六条 此规定的解释权在财务部。第七条 此细则自公布之日起执行。附一：目前公司各分支机构情况简介一、 可解决两餐及两餐以上的地区沈阳：联系人 王宏雷 电话山：联系人 沈健 电话、 可解决一餐的地区： 北京：联系人 崔燕宁 电话626上海：联系人 沈健 电话圳：联系人 余翔 电话都：联系人 许琦 电话：020-5534215555天津：联系人 刘薇 电话二：地区的划分一类地区：主要为沿海地区：包括上海、深圳、北海、海口、三亚、厦门、珠海、广州、宁波、大连、青岛、烟台、威海等。二类地区：内地，即一类地区以外地区。差旅费补助明细表：一类地区二类地区完全自理可供一餐可供二餐完全自理可供一餐可供二餐短差705040654535长差504030453525外派403020352515七、附国内差旅费报销单、国外差旅费报销单、支票领用表、支出凭单。第三节 预算制度一、 公司各部门应在每年的十二月以前，向财务部报送下一年度的预算报表。销售部门应报送收入、成本、费用、利润预算表；由财务部门汇总后上报总经理，经总经理审批调整后，于十二月底下达到各个部门。二、 各部门经理应在每月二十五日前将下一月预算表报送总经理，然后将经总经理审核批准的预算表送交财务部。预算表内容应详细、清晰、明确。三、 财务部根据企业资金情况，合理安排调度资金。四、 各部门预算当月未使用部分，不作次月预算处理。五、 各部门如需购买办公用品，需提前通知行政部，由行政部在月预算中写明，统一购买。六、 项目预算应有整体计划，从开发日到结束日共月，每月基本预算为元。第四节 合同管理制度一、为规范企业经营行为，以下经营业务均需附合同书。1、非现货交易。2、提供或接受劳务。3、大额资金往来。4、有保修要求的业务。二、 合同书由业务部门签订，财务部门审核，总经理或其授权代表人签字后生效，正本交财务部、行政部，合同复印件报送总经理及合同执行人各一份。三、 财务部建立合同管理档案，正本粘贴印花税票。四、 与合同有关的收益或成本费用由财务统一核算。五、 业务部门应与财务部门保持联系，以便财务部门了解合同执行情况，进行合理的收支核算，及时支付或催收款项。第五节 资产管理制度一、办公用品及低值易耗品（一）入库、报销1 .低值易耗品：单位价值在RMB100.002000.00的机器设备、办公物品等。l 经办人持原始发票、物品及清单到库管处办理入库；l 库管填制入库单，并注明资产编号（每件一号），将物品验收入库；l 入库单（记帐联）交手经办人，经办人凭附有入库单的发票及清单到财务部报销，无入库单不予报销（特殊用途物品除外）2. 购入单位价值在RMB100.00以下的零星物品l 经办人持原始发票、物品及清单到库管处登记（不用填写入库单）；l 库管根据清单登记单价数量，并在发票上签字，将物品入库；l 经办人凭签字后的发票到财务部报销，无库管签字不予报销；（二）出库、领用1低值易耗品：单位价值在RMB100.002000.00的机器设备、办公物品等。l .由领用人在库管处填写物品领用登记表，领用人在出库单签字，大额物品需经部门经理签字批准；l 物品领用后即由领用人保管，领用人如离开公司须依照登记表，归还物品。2. 单位价值在RMB100.00以下的零星物品l 在库管处直接办理领用手续，并在登记本上签字；l 领用物品遵循节约原则，按需领取。各部门对于物品的需求，应及时告之行政部，以便行政部统一报算，统一购买。二、固定资产管理（一） 固定资产定义：固定资产指单价在2000元以上的物品，使用期限在一年以上的各种设备（包括汽车、电子电器设备、办公家具等）、办公用品等。（二）、固定资产办理手续入库：固定资产购入后，由经手人在原始发票上签字，同时到库房管理员处办理资产入库登记手续，并开具“固定资产入库单”，当时不领用的物品应将固定资产交库房管理员保管，不得以任何借口私自借出。出库：员工领用固定资产时，应办理以下手续： 应持你部门经理同意你领用此固定资产的批示；（见附表一） 到库房管理员处办理固定资产出库手续； 登记个人资产管理单，库房管理员应将你部门负责人的批示同你本个的“个人资产管理单”同放；转交： 本部门员工之间调换固定资产需经本部门负责人同意方可调换； 部门与部门之间的员工调换固定资产需经二个部门的负责人同意，并填妥调换资产明细表，方可调换；部门负责人有权将本部门员工的个人资产调换，事后必须通知库房管理员，将被调换的固定资产认真填充到个人资产表中，同部门负责人签字的资产调换明细表一并交库房管理员备案；在调换过程中出现任何经济损失、物品流失及一切责任，由部门负责人承担。（见附表二）退还： 在职员工退还固定资产时，请到行政部交库管验明，注销你个人资产登记表后方可入库保管。 离职员工在退还固定资产时，需持你部门负责人的批示到行政部办理退还固定资产手续。(见附表三)（三） 出入库单存根联由库房管理员留存，入帐联交财务入帐，回执交经办人。（四）固定资产领用人对固定资产行使使用权、保养权；事业部负责人与使用人有对固定资产行使管理权。在使用中，若有资产损坏、遗失，请使用人及时报你事业部负责人，责任由事业部负责人及使用人共同承担（照价赔偿），并报库房管理员。（五）、库房管理员有对固定资产的监督权；原始发票上没有库房管理员的签字，财务部不予报销。附表一:固定资产领用表领用人签字： 部门批准人签字：日期固定资产名称数量规格资产编号备注库房管理员签字：附表二:部门调换资产明细表部门经理签字:日期调换物品名称调换人签字数量规格被调换人签字库房管理员签字：附表三固定资产退还明细表部门负责人签字：日期固定资产名称数量规格在职退还（离职退还）备注库房管理员签字：第六节 库存商品购销管理制度一、入库1. 购入商品时，经办人到财务部确认购货发票的真实性；2. 库房保管员凭购货发票核对商品，无误后开具一式四联入库单（商品名称、规格、数量、单价、金额、入库时间、入库编号及购货方式现金或支票）；3. 经办人确认入库单（商品名称、规格、单位、数量、经办人等）无误后签字；4. 保管员清点商品入库，并在购货发票上签字或盖章证明已入库；5. 保管员填制入库单，其（存根）联留保管员入帐，入库单（回执）联交经办人，将入库单（记帐凭单）联由经办人交给财务部；6. 保管员凭入库单（存根）联登记商品名卡，同时登记库存商品明细帐（入库商品的时间、名称、规格、单位、数量、经办人、类别编号等）。二、报销、帐务处理1. 经办人凭入库单（记帐凭单）联及购货发票到财务部门办理报销手续，无入库单财务不予报销。2. 会计凭购货发票及入库单（记帐凭单）联登记库存商品数量明细帐（商品的名称、规格、单位、数量、单价、金额），月末以先进先出法或加权平均法，结出库存商品金额。三、出库1. 领用人需填写库存商品领用申请单，注明数量、用途，由部门经理签字认可；2. 保管员凭库存商品领用申请单，方可办理商品出库手续，并填写一式四联出库单（出库商品名称、规格、单位、数量、用途，使用部门及批准人）；3. 领用人确认出库单与领用商品