【年度计划】【11届计算机学院学生会办公室年度计划书.doc

东莞理工学院计算机学院11届办公室年度计划书一、 办公室的职能1. 办会室为团总支、学生会的联合办事机构，行政归属学生会，收集工作总结，整理并保存文件等。2. 协助团总支、主席团对学生会干部实行量化考核。3. 负责负责团总支、学生会成员的档案、各部的工作计划、总结等文件的存档、管理、团总支、学生会工作证、通讯录的办理。4. 组织并协助各项会议顺利举行，做好信息通知发布，会议的记录，物资的管理，各种活动场地的申请。5. 团总支、学生会各种奖状、荣誉证书、聘书等证书的制作，通讯录办理，审核活动登记表。记录工作并担任学生代表大会的筹备工作，管理好团总支、学生会办公室的使用。6. 作为学生与老师沟通的桥梁，各部门沟通的纽带，及时收集同学意见并及时处理或向有关部门反映情况。二、 办公室的内部分工：1. 办公室主任 (韦柱峰)：负责向上接受学生会传递的任务，向下分派任务给办公室的各成员。教导办公室的新成员处理各种工作，以及跟进各成员的工作进度。收集和整理各种活动的资料。管理办公室 会议室（8A307,8B301）的使用.2. 办公室副主任（李嘉伟）：管理办公室物资出借与归还，协助办公室主任整理资料。与新干事进行交流，构建办公室内部气氛。3. 办公室副主任（杨军福）:管理办公室打印机，负责学院内各组织的打印工作。带领新干事初步熟悉办公室的工作。4. 干事分工：通信员2人 物资管理2人 制造邀请函/嘉宾牌1人派发邀请函1人 三、 办公室的建设(一) 内部：1. 礼仪培训：办公室作为想师生间沟通纽带，以部门的沟通桥梁，待人接物等方面都需要得体。届时会由部长团以及邀请上届成员对本届进行培训，新干事也可以通过阅读书籍自主学习。2. 办公室工作培训：1) 公文写作培训：结合学院的公文写作培训，并以学生会的公文写作格式为基础，逐步要求干事对会议记录，策划书，以及平时的电子版资料都需按要求写。2) 场地申请：整理好各种场地的申请流程，初期由部长团带领干事一起申请（期间对干事情况进行了解，为他们生活或工作上问题给予帮助），中期由各干事分工完成。3) 物资的管理：初期由部长团带领干事定时更新办公室的物资清单，及时补充缺少的物资以及做好物资的损坏登记，跟踪好各项物资的归还情况。后期由各干事主动定期或非定期对办公室物资进行清算，将物资清单交由部长过目。4) 其它培训：根据干事们的喜好安排让其参加新闻部和网络技术部的技术培训当中。3. 奖罚制度：对于工作积极认真的干事在例会上得以鼓励和认同。而每当干事犯错，首先让他们从原因上一步一步去分析了解自己犯错的原因，以及日后如何去避免。对于多次犯同错者在例会上公开批评，要求检讨。4. 活动收尾小组：成立活动收尾小组。对每个活动进行收尾工作，负责收拾好活动所需的物资并归还到办公室。该小组主要由办公室组成，其他部门可能需要协助（视活动所需物资多少和活动类型）5. 例会制度：根据活动的安排，内部建设情况，以及对部员们的状况了解，一般3个星期左右或不定时举办部门例会（初定）例会主要以了解新干事对当前工作的满意度和干事工作分享为主。6. 团结部门营造良好氛围:通过各种形式的聚会，通过团队游戏，让干事们感悟其中的道理，举办部门内部活动或以部门成员组队参加各项比赛。及时了解干事的状况（新的生活，学习环境难免会有所不适应，我们应给关心与引导）让干事为其同事策划生日会，既在培养之间的感情，又能提高他们的策划能力，表现自己的想法。7. 日常工作规范：I) 干事要主动向部长汇报工作进度，当遇到问题时应先自行设想解决方案，然后再问部长II) 干事由其他部门接收到任务应向部长汇报，避免工作上安排出现混乱，导致工作效率低下。III) 干事每次参加到一个活动中，写下自己的工作心得或是想法体验。严格要求自己写工作总结，部长不定期检验工作心得。IV) 办公室主任在每项活动后主动收集各项活动的策划书，以及图片等其他资料，以备日后需要查询和整理。在委员例会时收集各人对活动的优劣评价（安排会议记录人记录），尽可能提高以后活动的质量。(二) 外部：1. 与各大组织、部门进行联谊：在学生工作之余，通过开展联谊以及交流会等形式，让部员们放松一下，增进彼此间的友谊，同时也加强了与各部门间的交流，增加他们对其它部门的了解.2. 在一些活动的举办当中，给予部员们更多与其它部门交流的平台，同时也让他们对其它部门有更多的了解。3. 部长主动联系其他院系的部门部长，进行跨院系联谊。从中了解其他学院部门的运作情况，在娱乐之余交流工作心得。四、 办公室年度计划（初定）招新工作：本届招新人数预计10-12人，男女比例预计6：4招新时间：待定招新地点：待定招新宣传：1. 利用计算机学院办公室的专属微博，对办公室的招新工作进行宣传。微博上不单是对办公室的工作任务进行宣传，更要结合办公室的历来发展发布微博。例如办公室历届以来所组织的各项院级活动，以及办公室的内部活动。微博以图片为主，吸引新生目光。在招新群积极解答新生问题，提高新生对办公室乃至学生会的形象2. 新学期开始，迎接新生，部长到宿舍派发宣传单张，讲解办公室的运作和活动，引起学生的注意和兴趣。招新要求：1. 要积极热心于工作，有全心全意为学生服务的意识2. 有责任心，做事认真，能积极与其他成员沟通，和睦相处3. 有一定的应变能力，实践能力，组织能力4. 能够妥善处理好学习，工作的关系招新形式：招新面试初定两轮，面试官主要由10届办公室成员组成，届时邀请09届的部长参与。初试: 1、应试人作1分钟自我简介。 2、面试官对应试人提问问题。根据应试人员所个人填写的表格以及面试人员对面试官提出的问题的回答以及态度为准则，招聘符合要求且有热诚的人员进行复试复试：1. 应试人作一分钟自我介绍2. 面试官对应试人提出问题3. 情景模拟 根据应试人员的临场表现以及热诚程度，招聘符合要求的干事。五、 办公室工作安排11年7月：整理上届的资料（会议记录，完善办公室制度）11年8月：准备迎新工作，完善部门招新工作。11年9月：利用微博和到宿舍为办公室进行宣传，吸引新生。申请招新需要使用的课室，组织人员进行招新工作。举办招新见面会，让各成员有之间有初步认识。收集班级学生名单，制定签到表。制作及派发通讯录。11年10月：组织第一次全体会议。对新干事进行各种培训。明确个人工作任务，指导新干事完成各种办公室工作。由部长主动组织各种活动，如糖水会，唱K，与其他部门联谊，增进彼此间的感情，以便构建和谐的工作氛围。11年11月：协助各部门进行各项工作，如运动月。鼓动部员主动组织各项活动11年12月：组织策划第二次全体会议，干事提交学期工作心得。12年寒假：根据一学期的工作，评价各部员的表现。物色下届主任的人选，并给予适当培训和思想指导。组织部门外出游玩。12年3月：多举办例会或交流会，了解干事心态，调节心情12年5月：准备策划学代会的事宜12年6月：组织第九