采购计划和流程.doc

采购作业管里制度1 目的为了有效控制采购管理，使采购作业能有序的进行，做到有据可依，有章可循，制定本制度；2 适用范围适用于公司所有物料及办公生活用品（如机器设备，工具，原材料，辅料，委外加工料，电器，笔纸等）等采购作业；3.4. 权责4.1物流中心采购部负责采购计划单量的原物料请购申请，采购料品质和交期的控制；4.2采购员负责材料采购，采购计划编制，采购材料的进度跟催；4.3物流中心仓储部负责原材料，辅料，外协加工件，设备，工具，生活，办公用品等数量验收；4.4品保中心品管部负责所有来料的检验，品管来料检验物料区分，按4.3分类区分存放检验；4.5物流中心采购部负责本制度编制，修订，执行；4.6计划部，仓储部及相关单位负责对本制度的确认，执行；4.7物流中心总监负责本制度的审核；4.8 董事长总经理对本制度的审批；5.0流程图：见附页6.0 工作内容6.1.物料需求分析与请观：6.1.1生产中心计划部物控员接到计划员的（生产指令单）或着（周月生产计划排程表）制定（物料需求分析表），呈计划部经理总监审批，交采购部，填写内容具体祥见（物料需求分析表）；6.1.2生产特殊辅料由相关使用单位填写（请购申请单）经本单位经理或副总审核，总监审批后交物流中心采购部填写内容具体祥见请购申请单6.1.3本公司内部生产的自制件或外采购回来的配件，如需发外供应商加工等半成品需经检验入库后，由物流中心仓储部仓管员开出委外加工单交于采购部填写内容具体祥见委外加工单； 6.2采购计划：6.2.1采购部接到计划部物控员物料需求分析表或者相关单位提出的请购单的物需物料，制定采购计划，呈采购经理副总审核，提交总经理审批，若审批金额超出总经理审批权限或重大物料采购呈总经理审核后，转呈老板审批；6.2.2 若物料是因情况紧急采购时：采购部需作紧急采购物料分类作出紧急采购计划，并在备注栏中说明原因，同时加注紧急采购字样，呈采购经理审核，副总审批；6.2.3若物料是因仓库安全库存采购时：采购部视其分类作出安全库存料采购计划，并注明安全库存字样呈物流中心总监或副总审批；6.2.4 若是自制件和需要发外加工料件等发出供应商加工的物料，采购部视其分类分供应商作出委加工计划，并注明委外加工字样，采购经理审核，副总审批； 6.3采购作业：（采购单，委外加工单）6.3.1采购部采购员按照物料正常，紧急，安全库存，委外加工料的采购计划，根据品名规格查寻以前搜集到的供应商资料，从中找出35家供应商，进行比较后确定采购合同和供应商；6.3.2采购部采购员根据计划部制定的物料采购周期和时间，根据物料采购物料需用日期（含原材料，产品用料辅料，生活用品，办公用品，特殊辅料如：设备，工具，配件，研发）等物料，结合相同物料属同一供应商应统一采购，下达采购单或委外加工单经本部经理，物流中心副总审批后，分发或传真给供应商，并电话确认或回传交货日期以便与供应商达成采购任务，生成有效单据可输入ERP系统管制6.3.3如交期与要求交货期有异，采购部采购员应及时与生产中心计划部物控员进行协调并同时与供应商沟通确定日期和交货时间采购员将调好的交货期填入采购计划进度控制表，一式二联：一联：采购部留存白二联：计划部物控员黄 6.4采购计划跟催表6.4.1采购单委外加工单请购申请单跟催，按采购，委外加工，请购日期顺序排好，统计成报表，提前一定的时间进行跟催6.4.2采购员定期跟催，于每周固定的时间将要跟催的采购单委外加工单请购申请单整理好，制定报表定期统一跟催；6.4.3采购部采购员将供应商回传交货日期进行跟踪，如有异常情况影响生产计划，制造与交货的，应及时与计划部协调处理（准时交货或物料延期交货）6.5送货收货入库：6.5.1 供库应商或本公司司机或采购员自拉回物料存放在仓库的来料待检区，同时将供应商开具的送货单交于仓库仓管，由仓管员清点数量和对物料加以标识挂上原物料标签，将送货单，采购单交于品管员进行物料检验， 6.5.2若检验员检验为合格物料，由检验员通知仓管员办理入库手续6.5.3若检验员检验为不合格物料，检验员通知仓管员开出退货单，通知采购员联系供应商安排退货，换货或着补货7.0 相关表单7.1采购单； 7.2委外加工单； 7.3请购申请单； 7.4采购计划进度控制表；8.0相关支持文件8.1 物料需求分析与请购作业管理制度； 8.2仓储规划管理制度； 8.3原物料，外购件入作业管理制度；采购部各岗位的工作职责采购经理的工作职责：1. 主持采购部全面的工作，提出物料的采购计划，报总经理审批后开始组织实施，确保各项采购任务的完成；2. 审核各部门呈报的年度采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应；3. 要熟悉和撑握公司所有各物料的名称，型号，规格，单价，用途和产地，检查购进物料是否符合质量要求，对公司的物料采购和质量要求负有领导作用；4. 监督并参与大宗物料的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；5. 按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支；6. 认真监督各采购员的采购进程和价格控制；7. 在部门经理的例会上，定期汇报采购落实结果；8. 每月初将上月的全部的采购任务完成与未完成情况逐项列出报表，呈送总经理或着财务经理，以便于上级领导撑握全公司的采购项目；9. 督导采购员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，与供应单位保持良好的关系，在平等互利的原则下开展业务来往采购员的职责：1. 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划；2. 各部门急用的物品要优质采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工；3. 采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，保证货源充足；4. 认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报经理或主管级，研究后方可实施；5. 努力学习业务知识，提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护公司的礼仪、利益和声誉，不谋私利；6. 严格遵守财务制度、遵纪守法、不索贿、受贿，在平等互利下开展业务活动。购进物资要尽量做到单据(发票)随货同行，交仓管员验收，报账手续要及时，不得随意拖账挂账；7. 严格遵守员工守则及各项规章制度，服从采购主管分工安排。5.0 采购流程流 程涉及表单相关主办人备 注任务受理前任务受理后采购前采购中材料入库采购任务受理查 库采购审批采 购材料入库单据处理订 单生管部/使用部门,仓库三部门原辅材料分析生管中心制样并进行分析生产任务通知单厂长拟订生产计划采购申请单资材部根据订单开采购申请单采购申请单采购员采购任务受理并签字根据采购要求进行查库，并将仓库现有数量填写在“现有量”栏内并由仓管员签字，采购员填写本次实际应采购量采购申请单采购员由总经理核准并签字后方可进行采购未有核准的，按总经理旨意进行复审采购申请单采购员根据材料要求到位时间及具体要求拟订采购计划材料询价表进行市场询价，要求3家以上的同质量材料价格，并填写表格材料比价核价表将询价表交于总经理由总经理进行比价并核价采购合同根据总经理核定的价格范围与可靠的供应商签定合同并随时跟催。送货单或提货单入库单采购员客户送货的，由仓管员验收签字并开入库单采购员提货的，由仓管员验收签字并开入库单送货单或提货单入库单采购员材料到位后及时将单据报帐流程图如下：审核采购合同核准供应商供货进料检验入库接收订单技术部确认首样报价NOYESNO联系供应商OK下单 入库工作流程相关表单责任人配合人NOOK检验入库NOOK特殊情况A确认通知报检暂收/退货送货单采购原材料外协加工件送货单来料退货单检验日报表物料验收入库单采购部供应商仓库仓管供应商仓管/品管员供应商/采购/送货人/财务仓管供应商来料入库流程供应商开发流程图填写初选合格存档(加入合格供方)制定开发计划寻找新供应商初步评估 通知 选样比价,议价后期跟踪开发报告所需物料清单调查,相关资料提供样品报价审核现场考查,生产,开发能力一：委外加工单委外加工单日期：委外加工单号：本公司电话：厂商名称：供应商编号：厂商地址：电话传真：序号订单编号产品名称规格型号单位数量颜色单价总价交货日期备注交货事项：1.交货日期：供应商必须按本委外加工日期交货，如没有按本公司要求交货应电话或书面通知交货日期的调整 2.不良品处理：检验后发现质量不良或有退换补货，供应商接到通知1日内或者经双方协商确定时间内，将退货部分取回，并尽快补回数量 3.供应商交货时请在送货单上注明本公司委外加工单号 4.其它要求：采购员：经理副总审核：总经理审批：供应商确认：此表一式四联：一联：采购白（可复印传真加工供应商）；二联：仓库绿；三联：财务红；四联：计划员黄； 二：购销合同购销合同供方名称： 需方名称: 地 址： 地 址： 联 络 人： 联 系 人： 联系方式： 联系方式： 传 真： 传 真： 订 单 号： 依据中华人民共和国合同法的有关规定，经供、需双方平等友好协商，达成如下协议，以供双方共同遵守。一、产品名称、规格、数量、金额品名材质规格数量单价（不含税）总金额交货日期共计二、质量要求：供方必须保证产品品质、外观、包装符合需方要求，具体以双方确认的样品为准。且无任何质量问题，否则要承担相应的违约费用即合同金额的20，并赔偿需方因此受到的其他损失。三、交货期限：供方保证于本合同协议的交货期限内，将需方采购的物品全部送达指定地_不能拖延，否则供方应从交货日的次日起，每日向需方支付延迟交货部分货款的百分之三的违约金，并赔偿因此给需方造成的其他损失，此项违约金额以逾期移交物品部分货款总值的百分之五十为限度。 四、结算方式及期限：供方交货经需方验收合格后 天付清尾款。五、供方应按需方认可的产品供货，未经需方事先书面同意，不得对产品本身和生产场地有任何改变。六、货品虽经需方抽样检验，但因货品瑕疵致客人索赔，供方不得以货品曾需方检验而免责，供方仍须负责产品本身不良瑕疵责任，认定标准以订单及产品实际本质为准。七、请收到合同的24小时内确认后加盖公章并签字签回。八、本合同一式贰份，经双方签定之日起生效。供、需双方各持一份，具同等法律效力。供 方：单位名称（章） 需 方：单位名称（章）日 期：日 期： 3.供应商资料表供应商资料表公 司 名 称TEL: FAX:公司地址工厂地址营业执照号码注册资金年营业额法人代表业务负责人联络方法厂房面积员工人数管理人员技术人员有何先进管理方法材料来源品管状况主要设备主要客户主要产品生产周期备注：表格编号：4.材料报价单 材料报价单偏号材料偏号规格说明单位数量说明1. 报价须知（1）交货期限： 需于 年 月 日以前交清； 订购后 天内交货；（2）交货地点： （3）付款方式： 2.报价期限（1）以上报价单请于 年 月 日前惠于报价以使洽购合同； （2）报价有效期务请保留至上到日期起 天以上；表格编号：5.物料采购计划表物料采购计划表编号： 填写日期： 年 月 日序号物料品名规格数量用途申请部门单价结算供应商备注费用预算总计审核（行政宗合部）审核（总经理）表格编号：6.物料采购申请单物料采购申请单部门： 日期：序物料品名数量规格用途备注部门负责人表格编号：7.订单更改