项目经理物资培训文档 定稿档(2).doc

项目经理培训一、工程物资管理的重要性：1、工程建设最大的成本支出是物资的支出，几乎占工程总造价的60-70%；2、工程物资的质量的好坏，直接关系到工程的质量的好坏；3、物资从设计、采购到施工、安装等方面的管理是极其重要的！作为一个工程管理的项目经理，如何管理和使用好工程各类物资、设备是关系到能否保质保量、按时完成公司的建设任务的大事，同时也是企业资产管理的核心任务之一。4、学习物资从采购进入项目工地、施工安装的流程制度，是每一名项目经理的必修课。每个工程项目经理的千万不要认为物资、设备的采购工作，只是物资采购管理中心的事，必须真正地认识到：要成为一名优秀的项目经理就必须了解物资。二、物资的分类： 主要物资是指工程中所需的物资，基本上分为：土建物资、安装物资、大型设备，内装物资、特殊材料、其他辅材等几大类1、土建物资是指：混凝土、钢材、水泥、砌体材料、防水材料、保温材料等2、安装物资是指：安装物资中主要是：水、电、风、弱电材料物资设备，如阀门、闸阀、管材、铜管等，电线电缆材料、桥架、母线槽等3、大型设备是指：电梯、锅炉、冷却塔、配电系统的设备，如配电柜，变压器、补偿柜、泵房中的大型水泵等4、内装材料是指：1）硬装：基础的内装材料与土建物资基本相似，轻质隔墙的龙骨、 石膏板、水泥压力板、涂料、木工板、夹板等。2） 面层装饰材料主要是：大理石、饰面板、蒙皮、装饰玻璃、拉丝不锈钢制品、装饰墙纸等 5、特殊物资是指：新型化学材料、易燃、易爆、危险化学品等6、其他辅材是指：对工程最终质量影响较小、需求量较小的物资三、工程物资管理需要注意的方面：物资的质量与工程质量是唇齿相依的关系，项目经理在接任初期就必须重点关注整个工程所需的各类物资、设备的需求：1、 物资的质量要求： 满足合同、设计要求、产品质量标准、规范、相关法规的要求。 2、物资的环境要求: 同种物资，优先选择使用后对环境无污染的环保型物资。 3、职业健康安全要求：同种物资，优先选择对人体无害、安全性能好、各项指标比同类产品优的物资。 4、从物资采购物资在途物资进场物资使用结果检查等环节应一跟到底。 5、每个项目经理必须了解公司的物资制度和流程，只有了解公司的物资采购制度，按计划执行，才能保证物资、设备及时到场，物资质量和工程质量是。四、项目经理必须加强物资需求用量的计划性管理意识：为了加强的工程物资采购管理，就必须规范工程物资采购工作的程序和标准，防范和降低工程物资采购中的风险，在保证物资质量的前提下，降低物资成本，保障工程质量。 项目经理要做到按工程进度，施工图纸等工程资料，编制公司采购的材料和设备计划。包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备等需求计划。制定工程物资到工地的具体供货时间的详细需求计划，做到：1、 有工程项目物资需用量的总计划、按月制定物资需求的月计划、按周制定物资需求的周计划。2、 必须保证计划的及时性、准确性。编制好的计划要报工程管理中心审核、要报成本管理中心审核需求量，并及时派人跟踪，采购需求计划是否以及时提交物资采购管理中心。3、 要派人跟进物资需求计划在物资管理中心动态情况，跟踪物资需求计划是否到达在物资管理中心，物资管理中心是否派人按计划采购，什么时间能完成计划的要求等4、 根据公司“全民参与成本控制”的要求，加之公司实行项目经理负责制，成本的合理高低是与每个在场的管理人员的工资和经济效益挂钩的。 五：职责分工：各司其职：1、工程管理部门项目经理负责工程项目的开发、建设和后期管理的部门；是工程物资的需求部门的责任人。具体负责：1） 审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划；2） 审核近期需求申请，协助物资采购部门审核供应商，参与与供应商技术交流；3） 物资到场的验收工作和物资到场未安装前的管理和使用安装后的成品保护等工作。2、 采购管理中心物资执行部门1） 置业集团采购管理中心是工程材料采购的核心部门，负责物资采购招标、比价采购的价格的核心部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息，对采购的物资设备的价格进行审核认价和采购。2）置业集团采购管理中心下设五个业务部门：土建（负责人：陆家跃）、设备（负责人：柴总（兼）、严维国）、装饰（负责人：徐秀清）、安装（负责人：周名）、景观（负责人：徐秀清（兼）等部门。这五个部门是工程物资采购的工程物资采购业务部门。3） 以上五个部门负责按照需求部门的各种物资计划，组织招标、编制采购合同管理、监督供应商执行状况、建立供应商档案库、物资采购信息分类和历史价格信息和价格信息沉淀等工作。4） 工程物资采购部还负责和各部门的信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、采购付款申请等工作。3、成本管理中心负责审核工程部提交的物资采购计划和采购量、参与物资采购招标工作，参与控制物资储备等工作4、财务管理中心负责对采购付款情况进行监督。5、监察审计是物资的采购监督部门负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。六：采购程序与工作标准1、月度采购计划1）需求部门每月根据工程设计和施工进度编制月度物资需求计划，每月按时将计划提交给物资部。2）物资采购管理中心各物资部门根据上报审核好的计划，进行汇总，形成月度采购计划，报公司计划会议审阅。审阅通过后，物资部根据月度物资采购计划套用计划或定额价格提出资金支付计划，提交资金管理部落实采购资金，并统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。2、需求申请1）需求部门根据月度物资需求计划按照统一格式编制物资需求申请表。物资需求申请应分类填写，按照施工单位和类别连续编号，要求内容准确、明晰、完整，需求部门对申请的正确性和合理性负责。2）需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。材料类别提前申报天数（相对于拟进场时间） 每月申报日期钢材10天月预估计划提前20天报，每天需求量提前一天报管材、电气、电缆等其他材料15天提前30天报计划零星设备根据设备生产周期和项目进展情况提前申报一般国产的设备提前30-90天以上报计划，进口设备提前90-300天以上计划小型设备中型设备大型设备备注提醒各位：这是到物资部门的计划净时间，因此，当计划发出时，必须要跟进物资采购计划，防止在工程管理中心、成本管理中心滞留。5） 物资需求申请提交物资中心总监办公室前：（1）应由施工单位、监理公司、需求部门的工程人员和项目经理审核签字。（2）各施工单位、各部门必须按日期申报物资需求申请；（3）定价询价工作单位、各部门必须以工作联系单的形式，并注明材料的名称、规格型号、数量。6） 下列情况必须经过特殊审批后方可提交给物资部：（1）提前申报天数少于规定时间的，应经工程管理中心管领导审批；（2）未能在规定的申报日期申报的，应经工程管理中心管领导审批；（3）没有列入月度物资需求计划的大、中型设备，应经总部工程管理中心、物资管理中心审批；（4）没有列入月度物资需求计划的其他物资，应经分管领导审批；3、采购申请：公司采取三种采购方式：招标、比价、零星采购1）招标采购1）物资部收到需求部门上报的物资需求申请表后，进行审核并汇总，编制采购申请表。采购申请表应分类填写，每类连续编号，并注明拟采取的采购方式。2）公司招标采购方式：单类产品采购金额在30万元以上进入招标流程，将采购申请表提交给合同部进行招标，需求部门（工程部）、物资部、造价部、按照集团公司的有关规定共同完成采购工作，3）具体采购程序详见公司招投标管理制度。2）比价采购方式：（1） 单类产品采购金额在30万元以上，但根据实际情况本次无法进行招标采购的，物资部将采购申请表提交公司分管领导、集团审核并批准后，执行比价采购程序。（2）单类产品采购金额在30万元以下，物资部根据集团公司的有关规定进行采购采购。4、供应商选择：1）物资部、各部门应寻找的供应商不少于3-5家 (采购金额在10万元以下的不少于3 家)。供应商少于规定数量的，物资中心应向置业集团相关部门书面报告原因，审核批准后才能进行采购。2) 需求部门应向物资部推荐供应商。特别是首次购买和技术复杂的项目，推荐的供应商应不少于3家。3）寻找供应商应遵循以下原则：（1）应根据成本效益原则，尽量多寻找供应商参与洽谈；（2）重复采购的，应在公司的合格供应商数据库中优先选择供应商；（3）同类产品采购中，应不断更新采购供应商，不得长期保持不变。5、供应商评定物资部收集寻找供应商的资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与需求部门、监管部、物资采购部门、分管领导、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。同时物资部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中。七：信息传递与沟通物资部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容：1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部根据需求部门的需求计划编制。2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部根据集团公司的采购政策编制。3、技术信息：包括产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由需要部门负责编制后交给物资部。八 技术交流和图纸会审：1、 项目经理必须重视技术交流的环节：物资部组织需求部门与供应商以合适的方式进行技术交流，物资部对技术交流的组织工作负责，设计部门需求部门对技术交流的效果负责。技术交流后形成技术交流记录，物资部、需求部门、供应商在记录上签字后交物资部存档。在技术交流过程中，需求部门应会同物资部对参与的供应商进行进一步的了解和审查，评估供应商的能力和水平，筛选出参与商务报价的供应商。2、项目经理必须重视图纸会审环节：图纸是施工的依据，在设计部门将图纸交给项目部和施工方时，一定要组织图纸会审，对图纸上的具体描述和参数进行逐一核对，发现问题及时报告设计部门，与设计院进行沟通，及时调整，防患于未然！九、招标、比价、零星采购、应急采购流程在供应商充分了解和明确采购信息的基础上，物资部组织供应商进行商务报价。物资部可以采取以下方式取得供应商的商务报价：1、招标：进入招标程序的主要是甲供材、甲指乙供材1）由公司相关部门共同组成招标实施小组，招标实施小组主要成员：（1）招标实施小组一般由物资部、需求部门、法务和监督部派员组成，由物资部牵头组织开展工作；即：项目部、物资部、成本造价部门、法务和监督等部门，涉及到设计和技术方面的亦要通知设计部门参加，总裁办跟进秘书列席参加。（2）由公司相关部门共同组成招标领导小组，招标领导小组主要成员：由以上实施小组组成部门的分管领导担任。2） 供应商来源：（1）从公司已沉淀的供应商库中选择和各部门推荐的新供应商，对供应商库资料库的供应商已超过两年的要进行回访，确认现阶段其的经营情况，是否仍然合格；对新增供应商摇摇进行考察，考察小组由招标参与部门组成，主要考察新供应商单位的规模、资质、项目经理、样板工程等内容。（2）经实施小组集体确认合格的供应商后，向领导小组汇报并据报告走报批流程。报批流程：物资管理中心-成本管理中心-工程管理中心-总裁办等中心签批，（3）物资管理中心负责编制招标文件，招标文件分技术标和商务标，后附合同范本，范本中的条款也是投标方投标的要求和报价依据。（4）由物资管理中心负责发出招标邀请书，邀请已审核符合要求的供应商参加投标，取得供应商的书面报价文件。2、招标过程如下：1）由物资部牵头组织招标实施小组需求部门、监督部派员组成开展工作；2）发布招标信息通知、确定招标的时间、地点、人员安排后，通知供应商领取参与技术、商务洽商的标书，规定回标时间；3）回标：供应商按照要求回标后，招标实施小组负责组织技术标评定和商务标审核工作。4）评标：技术标、资信和商务标洽商（1）项目部、物资部及设计部门对投标方提供的技术标进行分析，确认投标方的产品信息：如产品技术要求、产品参数、产品质量、后期能耗等方面进行评定；（2）物资部、成本、监督部门对商务标进行分析，一、主要关注：投标单位是否合法（关注营业执照。税务登记证、法人代码证、银行执行）？二、商务条款：供货期、维保、质量保证、成本价格组成造价明细表、付款方式等方面进行洽商。（3）招标洽商：一般会经过一至两次的洽商，特殊情况也会有三轮以上的洽商。洽商工作由实施小组进行，重大项目和涉及金额较大的采购项目，必须请领导小组成员参加。（4）经过几家投标单位的价格比较和在招标过程中询价等方面，最终确认合理的物资成本价格。应该提请注意的是：切记不可盲目定价，定高了公司受损失，对低于正常成本的采购价格更应该注意。这些单位以低价进入，后期就会出现两种结果：一、偷工减料、二、进来后再提供价格，影响工程进度。5） 定标报告：对物资采购招标的全过程进行汇总，报告具体内容如下：（1）启动招标的原因和目的（2）供应商选择情况总结（3）发标情况和回标情况（4）洽商情况（5）选择中标单位、被选单位的理由（6）合同总价、供应商签字盖章的承诺书文件（7）工期：与供应商洽商，确定合理的工期（8）付款方式（9）签批流程：定标报告编制完成后，需经物资管理中心-成本管理中心-工程管理中心-总裁办等中心领导签批，(10）签批流程由物资管理中心完成(11）签批完成后，由物资管理中心发中标通知书，与供应商签订正式合同，合同一式六份。6） 签订合同和合同审批（1）物资部根据采购审批结果，起草合同。需求部门负责提供合同的技术条款，商务条款应与招标洽商记录、公司的合同标准文本一致。（2）公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同，要经过法务部签批，其他签批流程与定标流程基本一样，。（3）合同管理详见公司的合同管理办法。3、比价、零星采购、应急采购1）比价采购的流程和招标的流程基本相似，不需要发放招标文件，但也要三家以上的供应商进行比价，具体的采购需求函，比价洽商，定报告报告、签订合同等流程。2）零星采购、应急采购均应经过工程管理中心批准，此部分采购不易经常发生，不能超过项目总采购量的千分之五。3）应急采购：一般都来不及办手续，项目部在物资采购进行后的一周内补齐相关手续。4、通知收货与供应商达成供应协议后，物资管理中心的五大对口部门根据项目部的计划需求，安排和通知供应商按照计划送货，项目经理、物资部要做好收货准备。5、验收与交接 物资部保管员、需求部门、施工单位、监管部门等相关部门负责物资的验收和交接，具体分工和程序详见工程物资管理制度。物资验收入库或交接后，接收人应当将收货信息及时反馈给物资部。十 挂账与付款1、供应商执行订单完毕后或安排分期送货、验收完成。按合同条款付款时要提供国家税务部门认可监制的销售发票，发票必须注明采购订单号码，并与合同和采购订单一一对应，不可将多份合同和采购订单的产品混在一起开一张发票。2、供应商将发票交给物资部采购员，采购员根据采购订单和报价汇总表进行审核后，按照公司的审批程序进行审批。3、审批完成后到财务部办理挂账。根据与供应商的约定需要付款时，采购员填写付款申请书，按照公司的付款审批程序进行审批，审批完成交财务部办理付款事宜。十一、 采购档案管理1、采购文档和物资部和现场项目经理应做好各自的物资采购文档的档案管理工作，采购工作中的以下文档应按照采购订单批次整理归档：招标全过程文件全部要整理成册归档保存。其他比价采购、零星采购和应急采购等如下文件：1）物资需求申请；2）采购申请；3）产品商务文件、技术文件，技术交流记录；4)报价表和报价汇总表；5)采购订单；6)采购合同；7)验收报告。2、 采购台账物资部应建立采购台账，采购员将各个采购阶段的信息记录于采购台账。物资部可以按照供应商、物资名称、订单号等不同索引进行查询，以加强对采购的管理和对采购信息的利用。采购阶段需要的记录信息需求计划阶段需求计划编号、需求单位、施工单位、联系人、负责人；产品品名、规格、型号、数量、进场开始时间、进场中止时间等。采购阶段供应商名称、联系方式；订单编号、合同编号、协议数量、协议价格、协议送货时间等。交货阶段交货日期、入库单号、送货数量、应付金额；延误原因、短缺原因、质量状况；收货人等信息。付款阶段发票号码、发票金额、付款日期、付款金额、应付余额等。各个阶段其他特殊事项等 采购台账应定期与供应商、材料保管员、材料会计、财务部等相关各方进行核对，核对不一致的应及时查找原因并进行处理。十二 廉政和其他1、忠诚敬业：物资采购实施人员在物资采购中必须备良好的职业道德：忠诚敬业；必须恪守职业道德准则，加强道德修养，保护企业资产安全、降低企业物资成本风险。2、公正客观：物资采购实施人员在履行采购职责时，坚决遏制营私舞弊、以次充好的的现象发生，在保证物资的质量为第一重要原则的前提下，确保物资采购成本的合理性。3、坚持原则：物资采购