行政管理统筹艺术PPT课件

行政助理素质提升系列课程之行政统筹管理艺术主讲：钟吉亮（Derek）日期：2014.07.15,1,.,行政统筹管理艺术,注：行政统筹除以上内容外，还包括行政礼仪、时间管理、沟通技巧、压力与情绪管理等内容，这些将在后续课程中呈现,2,.,行政统筹管理艺术,8.不懂得日常行政工作礼仪（注：后续课程必修）9.不懂得如何沟通协调（注：后续课程必修）10.不懂得时间管理，分不清轻重缓急（注：后续课程必修）11.不懂得处理人际关系12.不懂现行国家劳动法律（劳动合同法、社保等）12.喜欢推诿和推卸责任13.不能独立思考分析，不能独立解决问题14.工作被动，仅作部门的“传话筒”15.依赖或藐视人力资源及行政部（厂务部）,1.知识广度和深度不够学历普遍偏低2.口头表达和写作能力弱个别还不会讲普通话3.思想殭化不愿意接受新事物不学习不上进4.越权，擅作主张5.爱打小报告：唯恐天下不乱6.越级上报：鸡毛蒜皮的小事直接捅到公司高层7.不清楚自己的角色定位不清楚自己工作职掌,部门行政工作的十五条“罪状,3,.,行政统筹管理艺术,行政的定义,广义的行政：指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织的计划、组织、控制、协调、监督等活动的总称狭义的行政：以国家而言，是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。如工商局、物价局、税务局等部门。这些行政管理部门依法行使国家权力，叫做依法行政以企业单位或机关组织而言，就是指一般的行政事务的职能管理，包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理，具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理、总务采购管理、生活福利、车辆管理、安全卫生、访客接待、活动组织等以嘉辉各部门行政助理而言，就是集行政、人事、秘书工作于一身,4,.,行政统筹管理艺术,仪表形象：整洁端庄大方礼貌性格特质：责任心亲和力感染力情绪稳定创新意识能力特质：执行力表达能力（口头与书面）组织协调能力领悟应变能力工作特质：细心耐心合作大局观成本意识技能要求：办公软件（PPT/Excel/Word）操作熟练文笔良好具有一定统计分析能力熟悉公文写作和档案管理,行政人员的素质要求,5,.,行政统筹管理艺术,行政工作的主要内容,6,.,行政统筹管理艺术,具体日常行政事务,1.文书档案管理2.会议管理3.办公管理4.车辆管理5.考勤管理6.奖惩管理7.接待招待8.活动组织9.信件管理10.印章管理11.通讯管理12.安全保卫13.财务报销14.应急事件的指挥与安排,7,.,行政统筹管理艺术,文书档案管理,1.文书管理：公文：报告、请示（申请）、通知、通告、备忘、联络、介绍等收文管理；登记、分发、拟办、催办、归档发文管理：拟稿（起草）、审稿、校对、用印、签发、归档2.档案管理：对档案文件的收集、整理、鉴定、登记、保密、检索、利用等，包括外收文、内发文、会议记录、报告总结、图表、影像资料、个人档案等等要求：1.每位行政助理能够按照公司统一格式独立撰写各式公文2.每位行政助理应该有能力进行本部门的档案管理，方便保存、检索、利用,附件：嘉辉公司常见的一些公文,8,.,行政统筹管理艺术,如何归档,归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的三、是对企业具有长远的历史查考价值的,归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷,归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后二、来文和复文，复文在前，来文在后三、正文和附件，正文在前，附件在后四、正本和原稿，正文在前，原稿在后五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后,9,.,行政统筹管理艺术,会议管理,1.会前准备明确参会人数选择开会地点选择会议时间拟运议事日程申请会议经费预约会议发布会议通知会场布置材料/设备准备,2.会中事务管理会议签到会议注意事项会场服务会议记录会场应急处理,3.会后工作管理会议现场清理编写会议简报开展会务总结撰写会议纪要会后检查督办,4.会议控制会议数量控制会议时间控制会场环境控制会议质量控制,10,.,行政统筹管理艺术,办公管理,1.办公室布局（Layout）2.办公用品管理3.办公5S管理4.办公保密管理5.安全消防管理6.办公室搬迁,11,.,行政统筹管理艺术,办公室布局,舒适美观,和谐便利,实用、方便,环保健康,气派个性,良好办公环境五大标准,办公室布置的环境要求,12,.,行政统筹管理艺术,四项原则,1.采光足(自然光/灯光),2.常用设备应放在靠近使用者位置,3.同一办公室员工应朝同一方向办公,4.领导座位尽量在后排,办公室室内布置原则,附件：某家居公司新厂办公室布局图,13,.,行政统筹管理艺术,办公室搬迁管理,附件：某家居公司的搬迁安排表,搬家公司选定各部门搬迁时间安排公司总协调人和搬家公司现场总协调人确定部门负责人与行政部负责人确定具体工作项目的责任人所有责任人联络电话打包用具准备：纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明物品装车和卸车先后顺序安排贵重物品封车、跟车安排甲地启运通知，乙地接应人员就位新办公地点布局图张贴解说,14,.,行政统筹管理艺术,练习（15分钟）,马上就是中秋节了，请以嘉辉公司人力资源部的名义给全厂发一个中秋节放假通知。要求：按照嘉辉公司现有的通知格式提示：今年的中秋节是9月8日，星期一,15,.,骂声怨声指责声声声入耳急事难事窝囊事事事缠身,行政统筹管理艺术,行政工作特点,行政管理工作具以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强,做得好没人看得见，一点瑕疵谁都盯着你,16,.,行政统筹管理艺术,行政职责,17,.,行政统筹管理艺术,行政工作的监测指标,血压心率失血呼吸麻醉,部门满意度客户满意度员工投诉率人员流失率领导美誉度新标准新手段专业同行水平,18,.,行政统筹管理艺术,行政工作注意事项,十个注意：1想人所想急人所急2承担责任绝不推脱3多言好事化解矛盾4了解领导善解人意5点到为止互留余地6大事谨慎小事认真7谨言慎行保守秘密8甘当人后不耍聪明9热情随和周到细致10联系内外畅通渠道,十个杜绝：1忽略上下级关系2只与领导搞好关系3炫耀与领导的关系4蔑视领导5只服从自己钦佩或认为对的领导6随便在领导面前和外界发牢骚7自夸8耍小聪明9越权10不按自身能力应承事物,19,.,行政统筹管理艺术,成为企业最有价值的行政助理与公司一起成长-忠诚度全身心投入-敬业精神担当时要挺身而出-承担责任你在为自己工作-自发主动工作中无小事-注重细节与同事相互配合-团队合作一分钟也不拖延-轻重缓急赢在有效执行-狠抓落实展示个人魅力-人际关系面对问题和难题-寻求方法超越他人，你准备好了吗-不断学习快乐工作，工作快乐-身心健康,20,.,行政统筹管理艺术,行政工作常用的一些分析方法,5W2HPDCA头脑风暴（Brain-Storming)鱼骨图（见附件）甘特图（见附件）(注：SMART/SWOT/USED等）,Analysis,21,.,行政统筹管理艺术,5W2H,（1）WHAT是什么？目的是什么？做什么事情？（2）HOW怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？（3）WHY为什么？理由何在？原因是什么？结果为什么？（4）WHEN何时？什么时间开始和完成？什么时机最适宜？（5）WHERE-何处？在哪里做？从哪里入手？（6）WHO-谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？（7）HOWMUCH多少？数量如何？费用成本如何？,七何分析法，主要作用：发现线索、设计构思、思维导出、弥补疏漏,22,.,行政统筹管理艺术,PDCA,也叫戴明循环，是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，有效控制管理过程和工作质量的工具,P(计划PLAN)-设定目标及行动计划D(实施DO)-执行和实施计划C(检查CHECK)-过程检查和结果评估A(处理ACT)-行动改善或标准化推广,23,.,行政统筹管理艺术,定义：又称智力激励法,可以理解为一群人围绕一个特定的兴趣领域产生新观点，是一种集体研讨行为，集思广益，依靠团队创造力，最终通过评判分析，找到最佳解决问题的办法。操作：一般8-12人为组开会，委派一位主持人和一个记录员（秘书）。每位参会人员必须独创性的提出自己的方案，并陈述理由。方案数量越多越好，主持人或记录员收集到各种有创意的方案后，在会后进行评判处理要求：自由畅谈延迟评判禁止批评追求数量作用：集思广益提高工作效率激发灵感锻炼个人和团队创造力团队合作增强凝聚力PDCA头脑风鱼骨图（见附件）甘特图（见附件）(注：SMART/SWOT/USED等）,头脑风暴Brain-Storming,24,.,行政统筹管理艺术,鱼骨图,绘图方法：A、填写鱼头（主要问题点），画出主骨B、画出大骨，填写大要因C、画出中骨、小骨，填写中小要因D、用特殊符号标识重要因素要点：初学者绘图时，应保证大骨与主骨成60度夹角，中骨与主骨平行,也叫因果图、特征图、石川图，显示导致或影响给定情况从大到小的所有因素，即：导致一个特定结果的所有原因。从主刺到小刺的思维。先找出最主要的问题，分析导致此问题的因素，逐层递推，分析导致各个小问题的因素，对最小的问题提出解决方案，从而使主要的问题得到解决。从小刺到主刺的思维。与从主刺到小刺的思维相反，从各小问题推到主要的问题。,25,.,行政统筹管理艺术,鱼骨图,示例一,26,.,行政统筹管理艺术,鱼骨图,27,.,行政统筹管理艺术,甘特图,也叫条状图，或计划进度表。甘特图内在思想简单，即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。按反映的内容不同，实际可分为计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表等五种形式,28,.,行政统筹管理艺术,甘特图,示例一,示例二,李峰培训进度表（附件）,29,.,行政统筹管理艺术,案例模拟（15分钟）,一天，某厂生产车间A线组长大刘发现两个月前从仓库领的一小袋贵重金属小零件不翼而飞，现在产线又等着急用。于是他通过行政助理询问其他拉线的组长有没有拿。B线组长小王（注：女性）得知后，表示是她上周拿了这小袋零件，为了B生产线急用。但她同时表示，她从A线拿走这袋零件时，是得到A线组长大刘口头允许的。于是，小王拿着没有用完的小袋零件，直接还给A线组长大刘。大刘这时火冒三丈，大声嚷嚷道：“我什么时候允许你拿走的，你是不是想偷这个零件去卖钱”。小王觉得自己受到侮辱，十分气愤，随即将零件用力往地一摔，零件散落一地，便与大刘吵了起来。当时争吵异常激烈，后来，在大家的劝阻下，小王回到了自己拉线，但情绪仍然相当激动，难以平抚。两分钟后，小王突然倒地，口吐白沫，全身抽搐，意识模糊。部门行政助理赶紧将小王送到与公司合作的某医院抢救。还好，并无大碍，小王也逐渐恢复意识。经过各项检查，小王身体各项指标正常。医院考虑病因是疑似受到刺激或紧张过度所致。所有抢救和检查费用合计为1000元，暂为公司垫付。围绕这1000元医疗费由谁来承担的问题，人力资源部认为：员工之间吵架导致伤害产生的医疗费用不应该由公司支付，不仅如此，我们还应该考虑给双方当事人按厂规作相应理。A线组长大刘说：“这1000元医疗费不应该由我出，我又没有动手打她，晕倒是她自身身体问题。”B线组长小王说：“我都这样了，难道还要我自己出这1000块的医疗费？”假设你是该部门的行政助理，此事交由你负责，你该如何处理？费用如何清算？当事人该如何处分？请建议你的方案。,30,.,行政统筹管理艺术,目的：1）如何运用