基层人民银行会计档案电子化管理的设想

.基层人民银行会计档案电子化管理的设想中国人民银行阳泉市支行 程 宇摘要：最新会计档案管理办法明确在一定条件下可以通过完善的信息系统来实现会计档案的保存。针对传统纸质档案管理保存的弊端，结合基层人民银行档案工作实际，本文从电子档案管理系统功能结构、业务流程、风险防范几方面提出建立基层人民银行电子化档案管理系统的设想。关键词：会计档案 电子化会计档案是记录经济活动的重要依据和史料。国家财政部、档案局于2015年12月发布了会计档案管理办法（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号），结合工作实际，人民银行总行修订并发布了新的中国人民银行会计档案管理办法（银办发2016255号），两则办法完善了会计档案的定义和范围，肯定了电子会计档案的法律效力，增加并明确了电子会计档案的管理要求，允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。随着基层人民银行业务量的增大，档案数量逐年增加，现有的纸质档案的保管、查阅制度已经显露出局限性，引入电子系统进行管理已势在必行。一、基层人民银行会计档案管理中存在的问题（一）纸质档案随时间延长保管难度加大。受保管条件所限，年久档案常常出现纸张发黄、发脆现象，部分凭证字迹如铅笔、圆珠笔、墨水笔等出现字迹扩散、褪变现象，部分档案由于查阅频繁，有污损和损毁现象。（二）档案管理工作随意性大。到期档案鉴定销毁不及时。会计档案管理既包括全面完整的收集，科学的整理保管，也包括后期的鉴定和销毁。2017年1月1日施行的中国人民银行会计档案管理办法第十九条规定“应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定时，综合考虑未结清事项、经济价值、社会价值等因素确定是否继续保存”，到期档案需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行登记造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由于基层单位都谨慎从事，为应对检查和查阅，抱着“多一事不如少一事”的思想，通常将档案不分轻重长期保管，导致档案库保管档案增加，对查阅造成了不便。另外，有些档案不能在会计财务年度结束后立即归档，而是分散在职能科室，容易造成档案归档的遗漏。（三）查阅分析费时费力。以往，在需要调阅档案文件时，借阅人员必须亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，并提供所需资料的主题和范围,管理人员则使用档案目录进行人工检索，最后将查询到的相关档案文件从资料库里搬出提供给借阅人。如果借阅人发现检索出的资料并不符合自己的要求，那么，档案管理人员要再次重复上述工作，直到找到借阅人实际需要的档案。这样的重复工作有时还要进行多次，极大地浪费了办公人员的时间和精力。此外，财务档案由各个分支行自行保存，无法实现异地查阅和数据分析。（四）档案管理意识有待提高。基层工作人员往往只注重日常的会计核算工作，对会计档案管理则容易忽视。相关人员对业务非常熟练，经常参加学习和培训，但对会计档案规范化管理方面的规定知之甚少，造成档案管理不能达到规范要求。二、会计档案电子化管理的特点会计电子档案系统以影像系统为支撑，以核算系统为基础，将内、外部形成的记账凭证生成电子档案数据，达到纸质凭证与电子凭证完全一致，可以实现会计凭证和电子影像自动匹配、分册、管理，实现多地域、多人员同时在线调阅，提高财务数据采集和审计的效率，避免纸质资料在频繁调阅中出现人为损坏。（一）会计档案电子管理的功能结构。从功能分解的角度，整个系统分为扫描加工、档案查询和档案管理三个子系统。1.扫描加工：会计档案包括凭证、账簿、报表、资料等重要数据，这些资料进行高清扫描后以电子档案方式存储在档案管理数据库中。2.文件检索：主要完成检索人权限授予、档案检索、调阅与打印输出。3.日常管理：主要实现对数字化后档案的应用与管理，包括文件管理、库房管理等功能模块。（二）业务流程。1.扫描加工。业务部门利用高拍仪等设备，对会计档案进行高清扫描，上传档案管理系统，并输入发票编号等凭证编号，形成对应的高清图像和文档等电子文档。系统同时对纸质档案生成编码，工作人员将纸质档案编码后移交档案管理部门保管。2.查询服务。各部门的办公人员可以登录内部互联网进入电子档案系统，查询和浏览自己所需的档案文件。系统根据不同人员的所属部门和职务设置了不同的电子档案查阅范围与权限。如果希望查看更多自己权限范围外的档案，系统还会自动提醒用户进行申请，在获得批准后，才能进行查阅，有效防止档案文件网上泄密。系统为查询人员提供了灵活多样的检索方式，包括精确检索、模糊检索、逼进检索等，对于经过文字识别的文书档案可以进行更为精确的全文检索。查询用户可根据档案的日期、分类、题名、主题词、责任者等目录信息在多种档案资源库中进行相关档案内容的检索。3.档案管理。档案管理业务流程包括文件管理、库房管理等。文件管理采用批量智能方式或人工操作方式将采集、接收到的非标准格式的电子文件转换为符合国家相关标准和电子文件格式，同时可根据采集时所带的目录信息，自动进行分类，在服务器端形成结构化有序存储的文件库。库房管理实现了对档案原件的管理。主要包括实体管理、档案移交、借阅管理和鉴定销毁等功能。三、防范会计档案电子化管理风险建议（一）加强系统安全管理。电子化的会计档案，其内容容易被篡改、清除和泄露，只有有效管理才能确保档案的安全和完整。要保证计算机机房的安全持续运行，通过设置防火墙和认证制度保证信息安全，定期、及时对数据进行物理备份。通过加密PDF文件，实现对上网发布的档案文件进行防打印、防下载和防删改等技术性保护处理，防止泄密、侵权或信息内容被删改的发生。（二）完善管理制度。要细化和明确中国人民银行会计档案管理办法中有关电子档案管理的制度和操作规定，如电子会计档案的收集、整理、流转、保管、查阅等制度，对操作人员不同的安全权限进行界定，保证授权人员规范操作。（三）做好实物档案保管工作。原始档案有着最强的真实性和说服力，由于利用科技手段修改计算机中保存的电子档案不易被察觉，因此保留纸质档案作为备查手段是有益且必需的，所以重要档案应在上传影像归档后，封存保管备查。（四）加强人员培训和检查力度。会计人员是会计档案整理的第一责任人，对会计档案管理的熟知程度，决定了会计档案管理的质量。因此，要对会计人员开展档案管理、计算机、网络安全等知识的培训，使相关人员在思想上提高档案整理工作的认识，熟练掌握档案系统的知识和操作技能。同时，将会计档案规范化管理纳入会计工作检查范围，切实提高档案管理工作的重要性。会计档案电子化不仅仅是对纸张笔墨的简单节约，更是对会计信息采集和披露成本的节约，电子档案管理系统可以很好地解决纸质档案异地采集、传递、借阅、管理等问题。目前，人民银行电子文件档案系统已成功运行，节约了大量的办公