费用报销系统操作手册

-中国石化销售华北分公司济南输油管理处费用报销系统操作手册2015年5月25日 根据公司关于总部报销系统正式上线的通知要求，所有现金报销业务要在“中国石化财务共享费用报销系统”建单，网址，用户名和密码与中国石化合同系统相同。 有错误审批人退回报销单据后，拟稿人修改后重新提交重新走审批流程。现将报销建单事项和注意事项制作了操作手册，请员工按照操作手册的步骤创建报销单据，拟稿完成后与操作手册业务截图认真进行核对，避免错误发生，提高费用报销效率。 感谢大家的支持！目 录一、 发票真伪查询第4-6页二、 发票粘贴要求第6-7页三、 创建报销申请 第8-71页1、出租车票 第8-9页 2、公务出差 第9-14页 3、办公费 第14-20页4、管道安全防范费. 第21-35页5、修理费. 第36-40页6、警卫消防费 第40-42页7、通讯费 第43-44页8、化验计量费 第 45 页9、水费 第 46 页10、电费 第 47 页11、图书资料费 第 48 页12、车船使用税 第 49 页13、劳动保护费 第 50 页14、补充医疗保险费. 第 51 页15、劳务费 第 52 页16、物业管理费 第 53 页17、环境保护费 第 54 页18、业务招待费 第55-56页19、主办会议费 第57-60 页20、参加会议 第61-63 页21、低值易耗品 第63-66 页22、印刷费 第66-68 页23、职工教育经费（培训费） 第68-70 页四、影像扫描 第70-77页五、财务审核 第77-78页六、审批结束后打印整理 第78-80页一、发票真伪查询在网页上搜索“360”登录后搜索“发票真伪查询”点击“进入应用”录入发票代码、发票号码、验证码，得到查验结果。 对通用机打发票、定额发票、增值税普通发票、建筑业发票、税务机关代开发票几类发票，经办人员在报销前参照发票真伪鉴别途径对发票进行真伪鉴别查询，并填写发票专项整治信息采集表，在费用报销系统财务审核时，将发票专项整治信息采集表 传递到综合部财务。将发票真伪鉴别结果截图，编辑费用报销系统“单据附件”中。 如果网络查询不到，或对网络查询结果有疑问，可拨打开票地区的12366电话查询，对电话咨询结果简要说明，加盖场站或部门印章。如果该单据需到公司审批的，电话查询的发票校验说明需加盖处公章。二、 发票粘贴要求发票展平粘贴在整理粘单上，填写张数和金额。三、创建报销申请1、 报销出租车票：路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报交通费（月 日到*地点办理*事项）。 费用项目选择“近途交通费”一张出租车票录入一行信息2、 公务出差：路径：报销申请-新建报销申请-境内差旅报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本；出差目的：公务出差； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：只发生交通费填写：济南处*部*员工报交通费（具体事由）；只发生住宿费填写：济南处*部*员工报交通费（具体事由）；发生交通费和住宿费等填写：济南处*部*员工报差旅费（具体事由）人员信息：选择出差人员姓名行程信息：乘坐动车等交通工具自带车住宿信息：一至两人能分辨住宿费金额未超标准的情况，将住宿发票号码信息填写在费用信息栏费用信息出点击“汇总”填写发票号码、发票日期。一至两人能分辨住宿费金额超出标准的情况，要写明超标原因多人出差住宿费金额无法分辨的情况，住宿信息将金额录入到一人，写明超标原因住宿发票为增值税普通发票、通用机打发票、定额发票，需将发票真伪校验截图编辑到“单据附件”，如果网络查询不到，可打电话12366查询校验，简要说明场站或部门盖章。如果该单据需到公司审批的，电话查询的发票校验说明需盖处公章。补助信息非华北公司所属单位乘坐公共交通工具出差，享有出差补助50元/天，补助类型“其他补贴”，要求报销人在“单据附件”编辑出差“通知”或截图。非华北公司所属单位自带车出差，享有出差补助35元/天，补助类型“交通补贴”，要求报销人在“单据附件”编辑出差“通知”或截图。其他信息发生订票费在“其他信息”填写注意事项：1)超标准乘坐交通工具，需在OA办公平台创建“升舱申请”，将审批通过后的“升舱申请”审批截图编辑到“单据附件”中,并“超标原因”处写明“升舱申请审批通过”。2）非华北公司所属单位公务出差享有补助的，报销人在“单据附件”编辑出差“通知”或通知截图。3）单人单笔差旅费金额超5000元的，特殊流程标识选择分管副总。4）只发生交通费，录入人员信息和行程信息。 只发生住宿费，录入人员信息、行程信息和住宿信息。 发生交通费和住宿费的，录入人员信息、行程信息、住宿信息。 未发生的项目，如补助信息、其他信息不录入。如果未发生的项目，误填写或填写不全，报销单会无法保存，需选择，点击“删除”。3、 办公费1）购办公用品，如，如：笔、笔记本、钉书机、回形针、胶水、橡皮筋、印泥、印章、办公用刀尺、文件夹、标签等。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报办公费。费用项目选择“办公费-办公用品”点击单据附件，编辑发票真伪截图。2）邮寄费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报办公费。费用项目选择“办公费-邮费”3）购买纸张，如购买打印纸、A4张等。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报办公费。费用项目选择“办公费-纸张费”如果发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图。4）购买办公设备耗材，如硒鼓、硒鼓充粉、鼠标、键盘等。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报办公费。费用项目选择“办公费-设备耗材”如果发票为通用机打发票、增设税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图。5）购买其他各类办公费用，包括有关证件的办证费、工本费（但不包括企业有关证件的办证费、工本费、年检费）、电池、照片洗印费、封塑费、镜框、台板、台历、年历、贺卡、信纸、信封等其他办公费。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*员工报办公费。费用项目选择“办公费-其他”如果发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图。6）注意事项如果一张发票包含办公用品、办公耗材、办公其他、纸张等多项内容，费用项目增加多行，分别填写各行内容金额、发票号码。4、 管道安全防范费1） 巡线车辆费巡线车过桥费（包含停车费）、洗车费、车辆装具费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报巡线车过桥费（洗车费、装具费）（车牌号）。根据实际情况选择写巡线车过桥费（包含停车费）、洗车费、装具费。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用选择“巡线车其他”多张过桥、停车、洗车可以将金额合并填写，填写一张发票号。洗车费为通用机打发票的，将发票真伪截图编辑到“单据附件”中。2)、巡线车用油费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报巡线车用油费（车牌号）费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“巡线车用油费”一张用油费发票录入一行信息。用油费为通用机打发票的，将发票真伪截图编辑到“单据附件”中。3）、巡线车修理费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报巡线车修理费（车牌号）费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“巡线车修理费”修车费预算、修车费验收单在OA办公平台创建。将修车费预算、修车费验收单审批截图编辑到“单据附件”中。修车发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图。4）、巡线费内容：日常巡线费、加密巡线费、阀室看护费、警犬费、第三方施工监护费、警企联合巡线排查费。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报日常巡线费、加密巡线费、阀室看护费、警犬费、施工监护费、巡线排查费。根据实际内容填写。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“巡线费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图。5）管线恢复费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报管线恢复费费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“管线恢复费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图；如有验收单，编辑到“单据附件”中。6）污染赔偿费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报污染赔偿费费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“污染赔偿费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图；如有验收单、收条，编辑到“单据附件”中。7)、案件侦破费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报案件侦破费费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“案件侦破费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图；如有委托第三方代开票的说明书，编辑到“单据附件”中。8）、举报侦破奖励费内容：举报奖励费、侦破奖励费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数，如果没有发票，发票张数为0；申请事由：济南处*站*员工报举报奖励费、侦破奖励费，根据实际内容填写。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“举报侦破奖励费”。将奖励发放明细表编辑到“单据附件”中。9）、宣传材料费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报宣传材料费。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“宣传材料费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图；如涉及宣传实物，要有验收单，将验收单编辑“单据附件”中。10）、三位一体费用路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报三位一体费。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“三位一体”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击单据附件，编辑发票真伪截图；将签到表编辑“单据附件”中。11）、其他内容：公司管道安全防范费-其他预算批复的项目路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报其他。费用项目选择“管道安全防范费”，四级费用“其他”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击“单据附件“，编辑发票真伪截图。5、 修理费1）、办公设备维修内容：公司修理费预算中“办公设备设施维修”内容批复的项目。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203012-华北济南销售费用； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报办公设备维修。费用项目选择“修理费用-其他”，四级费用“办公设备维修”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击“单据附件”，编辑发票真伪截图；验收手续采用场站验收，将“场站验收单”编辑到“单据附件”中。2）、外管道维修内容：公司修理费预算中“外管道维修”内容批复的项目。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203012-华北济南销售费用； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报*，根据公司修理费批复的具体项目填写。费用项目选择“修理费用-其他”，四级费用“外管道维修”。例如公司外管道批复GPS设备维修3200元。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击“单据附件”，编辑发票真伪截图；将有关验收单等附件编辑到“单据附件”中。3）、房屋设备设施维修内容：公司修理费预算中除“办公设备维修”、“外管道维修”外其他批复的项目，包括公用维修材料、生产设施维修、机械设备维修、电气设备维修、自控仪表设备维修、通讯设备维修、设备设施防腐类维修等内容。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203012-华北济南销售费用； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报站场机物料、站场维修材料、抢维修队维修材料等，根据实际内容选择填写。费用项目选择“修理费用-其他”，四级费用“房屋设备设施维修”。例如：站场报销机物料2830元。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击“单据附件”，编辑发票真伪截图；将有关验收单等附件编辑到“单据附件”中。6、 警卫消防费内容：公司警卫消防费预算批复的项目。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报*项目（*月批复）。按照公司批复的项目填写。例：公司4月警卫消防费预算批复中同意青岛站购买压力表连接管30根。费用项目选择“警卫消防费”。发票为通用机打发票、增值税普通发票、定额发票，点击“单据附件”，编辑发票真伪截图；验收手续采用场站验收，将“场站验收单”编辑到“单据附件”中。7、 通讯费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报办公话费或网络费。例：通信部员工报办公话费100元，费用项目“固定电话费”，四级项目“经营性固话”例;通信部报网络费1000元，费用项目“网络通讯费”，四级项目“经营性网络”。8、 化验计量费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报*校验费，根据实际内容填写。费用项目“化（检）验计量费-其他”。9、 水费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报水费。10、 电费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报电费。费用项目“电费”11、 图书资料费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报图书资料费。费用项目“图书资料费”12、 车船使用税路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203011-华北济南输油管理费用； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报车船使用税（车牌号）。费用项目“车船使用税”13、 劳动保护费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报劳动保护费。例：报劳保用品。费用项目“劳保用品”14、 补充医疗保险费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报补充医疗保险费。费用项目“补充医疗保险费”15、 劳务费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报劳务费。费用项目“职工薪酬-劳务费”16、物业管理费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报物业管理费。费用项目“物业管理费”17、 环境保护费路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报环境保护费。费用项目“环境保护费”18、招待费须先创建“业务招待申请”。路径：事前申请-新建事前申请-业务招待申请；成本中心8265203011-华北济南输油管理费用； 招待方式：就餐（对外接待）；其他（对外接待以外的符合开支标准的公务工作用餐）申请事由：根据实际情况填写。单笔招待申请金额超5000元（含5000元）的，特殊流程标识为必选项，选择知情此招待内容的公司分管副总。费用项目“业务招待费”业务招待事前申请审批通过后，创建业务招待报销。选中审批通过的业务招待申请，点击“下一步”。路径：报销申请-新建报销申请-业务招待申请；成本中心8265203011-华北济南输油管理费用； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*站*员工报招待费。费用项目“业务招待费”19、主办会议费须先创建“主办会议申请”。路径：事前申请-新建事前申请-主办会议申请；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本；会议类型：系统外商业会议或系统内会议，根据实际情况选择； 会议级别：根据公司会议费管理办法选择。其中工作人员人数不能超过代表人数的10%。会议内容及日程：根据实际情况填写。单笔会议申请金额超8000元（含8000元）的，特殊流程标识为必选项，选择知情此会议内容的公司分管副总。费用项目“会议费-其他”主办会议事前申请审批通过后，创建主办会议报销申请。选中审批通过的主办会议申请，点击“下一步”。路径：报销申请-新建报销申请-主办会议申请；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；申请事由：济南处*部*报会议费。单笔会议申请金额超8000元（含8000元）的，特殊流程标识为必选项，选择知情此会议内容的公司分管副总。有“会议通知“的，上载通知。费用项目“会议费-其他”20、参加会议须先创建“其他费用申请”。路径：事前申请-新建事前申请-其他费用申请；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本；单笔会议申请金额超8000元（含8000元）的，特殊流程标识为必选项，选择知情此会议内容的公司分管副总。申请事由：根据实际情况填写。费用项目“参加会议”事前申请审批通过后，创建报销申请。选中审批通过的其他费用申请，点击“下一步”。路径：报销申请-新建报销申请-其他费用报销；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 对私支付方式：银企直联；附件张数为整理单张数+1；发票张数为实际发票张数；单笔会议申请金额超8000元（含8000元）的，特殊流程标识为必选项，选择知情此会议内容的公司分管副总。未超出不选择。申请事由：济南处*站*员工报会议费。费用项目“参加会议”21、低值易耗品须先创建“其他费用申请”。路径：事前申请-新建事前申请-其他费用申请；成本中心8265203013-华北济南输油输气成本； 申请事由：根据实际情况填写。费用项目“低值易耗品摊销-其他”事前申请审批通过后，创建报销申请。选中审批通过的其他费用申请，点击“下一步”。路径：报销申请-新建报销