广东工程建设监理有限公司综合档案资料管理规定

广东工程建设监理有限公司文件粤建监司200657号关于印发公司综合档案资料管理规定的通知公司各部（室）、监理处、项目监理部、项目管理组织:公司综合档案资料管理规定已经公司党、政、工联席会议讨论通过，现印发给你们，自印发之日起施行，请认真抓好落实。执行中如有问题，请直接向公司办公室反映。附件：1、公司综合档案资料管理规定 2、公司各类档案资料归档范围及保管期限表 广东工程建设监理有限公司 二00六年九月十一日附件一：广东工程建设监理有限公司综合档案资料管理规定第一章 总 则第一条 为加强公司综合档案资料的科学管理，使公司档案资料管理规范化、制度化，充分发挥档案资料的作用，更好地为经济建设服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办法、电子公文归档管理暂行办法、广东省档案管理规定，以及广东省档案局的有关规定，结合广东工程建设监理有限公司（下称公司）的实际情况，制定本规定。第二条 综合档案资料是指公司在日常工作和在开展经营业务、监理管理等各项工作中所形成的具有价值的文字材料、图纸、图表、技术资料、报表、凭证、帐册、照片、录音、录像、电子数据、光盘等。第三条 公司的档案是公司的历史记录，是公司宝贵财富的一部分。为维护档案资料的完整和安全，并便于利用，公司综合档案资料由公司办公室统一管理。第四条 综合档案资料管理工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各级领导必须高度重视，并切实加强对综合档案资料管理工作的领导。第二章 档案管理机构和职责 第五条 成立公司档案资料综合管理领导小组，由公司分管办公室工作的领导分管，并任组长；公司各部门负责人为领导小组成员。公司档案资料综合管理领导小组下设办公室，公司办公室分管文秘工作的副主任为办公室主任，成员由各部（室）资料（档案）员组成。其主要职责是：1、贯彻执行党和国家的档案工作方针、政策、规定、标准、制度和办法。2、对公司的综合档案资料工作进行指导、协调、监督和检查。3、组织交流档案工作经验和档案工作人员（含资料员）的培训。第六条 公司办公室下设档案资料室，配备兼职档案员。其主要职责是：1、认真贯彻执行中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办法、电子公文归档管理暂行办法、广东省档案管理规定，以及广东省档案局的有关规定和公司有关档案资料管理制度。2、对各部门档案资料的收集、整理、立卷归档工作进行指导和监督。3、组织对档案资料进行鉴定，按规定的程序及时对到期的档案资料进行销毁或处理。4、办理档案资料的借阅、阅览，及对公司的档案资料进行汇总统计。5、对查档人员热情服务，按章办事。6、贯彻执行党和国家保密、保卫制度，确保档案和机密的安全。7、组织档案（资料）人员参加各种形式的档案专业培训，不断提高档案人员的业务素质和工作能力。8、做好档案库房的清洁和安全保卫工作，做到恒温、恒湿、防火、防盗、防虫、防尘、防霉变。9、按规定定期向有关部门移交公司永久性档案。第七条 公司各部（室）、监理处、项目监理部、项目管理组均应根据实际情况指定1名以上人员兼任本部门资料（档案）员，负责本部门档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管和移交等工作。为保证档案资料管理工作的正常开展，各部门应保持档案（资料）员的相对稳定。第八条 公司信息中心协助档案室做好电子公文的归档工作以及档案资料的电子化管理工作。第九条 资料（档案）员的工作职责：1、认真贯彻执行党和国家的有关档案工作的方针、政策和规章制度。2、热爱资料（档案）工作，努力钻研业务，掌握档案专业知识，不断提高工作水平。3、制订本部门档案工作计划、管理制度和实施细则。4、负责对本部门的各种门类和载体的档案资料的收集、整理、立卷和归档工作；负责保管本部门的档案资料，并积极提供档案利用的便利条件。5、经常向公司档案室反映档案资料管理中存在的问题，按规定定期向公司档案室报送档案资料统计（目录）表，或向公司档案室移交已按要求整理的档案资料。6、档案管理要规范化、科学化、标准化、系统化，要积极利用现代科学技术手段提高档案资料管理的质量和效率。7、严格执行档案借阅制度和保密制度，做到不失密，不泄密。8、对查档人员热情服务，按章办事。9、做好档案库房的清洁和安全保卫工作，做到恒温、恒湿、防火、防盗、防虫、防尘、防霉变。第三章 综合档案资料的内容第十条 文书档案资料，是公司日常工作（除经营管理、生产技术管理工作）中形成的有保存价值的全部文件材料、声像材料。具体包括党群工作、行政管理工作等档案资料。第十一条 经营管理档案资料，是公司在开展经营管理工作中形成的有保存价值的全部文件材料。具体包括监理和招标代理、项目管理、工程咨询、项目代建等与公司业务和经营管理工作有关的文件材料。第十二条 生产技术管理档案资料，是公司在开展业务管理工作中形成的有保存价值的文件材料。具体包括监理管理、项目管理、设计监理、项目代建等具体业务工作中形成的文件材料，以及开展质量等认证、培训工作和解决重大技术问题形成的文件材料。第十三条 会计档案资料，包括报表、帐簿、凭证、财务审计报告书等文件材料。第十四条 劳动人事档案资料，包括正式调入公司的员工的人事干部档案、员工个人（工作）档案。第十五条 物资档案，是公司形成的有保存价值的房产资料，和公司购置的单价较高的（属固定资产类）的设备仪器文件材料,包括采购合同、采购发票（可存复印件）、技术图纸、说明书、保修卡等。第十六条 其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。第四章 档案资料的立卷与归档第十七条 根据国家档案法第十条规定，对应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向公司档案室或本部门资料（档案）员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第十八条 公司各类档案资料的立卷与归档的范围、保管期限参见公司各类档案资料归档范围及保管期限表（附后）。第十九条 公司各部门在工作活动中办理完毕且有保存价值的文书材料等都应整理立卷、归档。第二十条 归档材料质量要求1、归档文书材料的正本、附件和定稿不分离，收进与发出的文件属归档范围的应完整、齐全。2、文书材料立卷一般应按照年度机构问题为主要特征进行立卷，保持文件之间的自然联系，符合整理立卷的原则。、归档的文件材料必须准确地反映公司或本部门工作活动的真实历史面貌。、归档的文件材料应准确地划分保存价值，分类立卷整理。卷内文件页号、卷内目录、案卷封面、封底备考表应填写清楚；用词准确、简练；案卷装订结实，外表美观。、归档的文件材料必须做到线条、字迹、图象清楚，纸质优良，格式统一，书写工整，签发、批阅文件材料要求使用碳素、蓝黑墨水。第二十一条 档案资料立卷归档时间1、文书档案资料：各类文书档案资料应于次年4月底前完成立卷归档工作。其中，声像档案要求自形成后1个月内由相应部门整理立卷，并移交公司档案室归档，凡归档的照片、底片、录音带、光盘等必须配备文字说明活动内容、时间、地点、人物（职务）、摄录者姓名等。2、经营管理档案资料：按类别分别进行整理立卷,在次年4月份前完成立卷归档工作。其中，对于已经履行完毕的经济合同，应将属于归档范围的合同文件资料收集齐全，按要求整理立卷，确定保管期限，经部门负责人审查后，于次年4月底前编造合同档案全年目录。3、生产技术管理档案资料：在工程项目完工验收（或项目管理、设计监理、项目代建等业务结束）后在3个月内整理归档（以工程项目为单位）；对年度上交给公司的整个监理管理、项目管理、设计监理、项目代建等档案资料（指某年度完成的所有监理项目、项目管理项目、设计监理项目、项目代建项目资料）在次年4月份前完成整理归档工作。4、会计档案资料：按会计档案管理制度，由财务部门整理立卷，装订成册，编制档案目录一式三份。5、劳动人事档案资料。对正式调入公司的员工，在其调入后的3个月内完成其人事干部档案的整理工作；在日常工作中形成的应归入其干部档案中的材料，应在材料形成后的15天内放入其干部人事档案中。对公司全体员工，均应对其建立员工个人（工作）档案，一般在其来公司工作后的10天内完成个人（工作）档案的建立（具体应归档的资料名称，参照公司人事（劳动）管理规定和员工档案（资料）管理规定执行）；在日常工作中形成的应归入其工作档案中的材料，应在材料形成后的10天内放入其个人（工作）档案中。6、物资档案。房产档案自工程项目竣工验收后3个月内由相应部门整理立卷，并移交公司档案室归档。设备仪器档案资料，在安装使用后3个月内由相关部门将有关资料立卷归档。第二十二条 档案材料归档份数：凡属公司发出的文件，必须归档二份，一份立卷归档，一份汇集成册作为辅助档案以便利用；其他档案门类的材料归档一份。归档文件材料应为原件。第五章 档案资料的保管和利用第二十三条 公司的全部档案资料为一个全宗，全宗内各种档案按不同门类进行分类、编号统一管理。第二十四条 考虑到实际工作需要，公司档案资料实行“统一管理、分类保管”的原则进行管理，即公司的档案资料在业务上由办公室统一管理，但档案资料可以按类分开保管。各部门在日常工作中需要经常查阅或利用的档案资料由各部门自行保管，但必须在规定时间向公司档案室办理移交手续并办理借阅手续，公司档案室对各部门保管的档案资料不定期进行检查、指导。第二十五条 各部门形成的各门类档案应在次年4月份前向公司档案室移交，移交时应提交档案资料目录清单。公司档案室根据各部门移交的档案资料情况，每年5月份前汇总公司总的档案资料目录。第二十六条 各类档案须按规定的保管要求，专柜存放。存放方法要科学，便于查找。第二十七条 公司的档案资料将根据实际条件逐步推行电子化管理。第二十八条 公司员工查阅档案资料（保密资料另有规定的除外），必须办理登记审批手续，经批准后方可查阅。查阅人员对所供的档案应负安全、保密的责任，需要复印档案者应向档案室提出申请，经批准方可复印。第二十九条 档案资料的接收、移交、销毁、利用都应进行登记和统计。第三十条 库藏档案要做到帐、物相符，每年进行清理、核对，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。第三十一条 档案库房（存放档案资料的地方）要做到“八防”（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温、防污染），确保档案资料安全。定期检查档案保管质量，发现问题及时向部门领导或公司主管领导汇报，采取措施加以解决。第六章 档案资料的借阅与保密第三十二条 公司相关部门根据实际工作需要，可借阅相应门类的档案资料。公司员工因工作需要，可借阅档案资料。借阅档案资料必须履行借阅审批手续，填写借单。第三十三条 一般档案可以外借使用，时间不超过一个月（由部门整体借阅的除外），到期不归还者，由公司档案室责成本人迅速归还。第三十四条 保密档案资料一般不外借，经公司主管领导批准后，只限在档案室查阅。第三十五条 借阅档案资料者，不得随意将档案资料转借他人，未经批准不得复印档案内容，不准随意涂改、勾画、批注、拆卷、抽页、裁剪档案资料或损坏档案，如发现损坏或丢失档案资料的，应视其情节轻重追究责任。第三十六条 员工因工作调动离职时，必须归还所借档案资料，并要档案管理员签字后方可办理离职手续。第三十七条 档案管理人员必须认真贯彻执行国家保密法和档案法及公司的保密与回避规定，增强保密观念，克服“无密可保”的思想。对需要保密的档案资料，必须守口如瓶。严防发生失密、泄密事件。第三十八条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，不准将档案资料私自带出或借给他人，不得携带秘密档案、资料到商店或娱乐场所，做到不失密、泄密。第三十九条 丢失档案资料，必须立即向公司档案室或领导小组报告，并如实反映情况，积极查找。第七章 档案资料的鉴定与销毁第四十条 公司综合档案资料的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久为永远保存的档案，长期为16-50年，短期为15年以下。第四十一条 档案资料的鉴定工作，由各类档案的鉴定小组（根据档案资料的门类，鉴定小组成员由公司分管该业务的领导和部门领导、资料档案员组成）根据档案资料的保存价值、保管期限，按规定的程序进行鉴定。公司档案室定期检查档案资料的保管期限，对已超过保管期限的档案，提请各档案鉴定小组鉴定。第四十二条 对已失去保存价值的档案资料要进行销毁的，应登记造册，经档案鉴定小组鉴定，报公司分管领导批准，由鉴定小组成员两人以上签名和监销。销毁目录须报送公司档案室。第八章 奖励与惩罚第四十三条 档案资料管理工作情况，纳入各部门和部门负责人年度考核（考评）内容。第四十四条 对档案资料管理工作不重视、工作不力，档案资料管理工作做得差的部门，追究该部门领导和资料（档案）员的责任，并给予相应的行政处分或经济处罚。第四十五条 公司档案室每年单独对各部门资料（档案）员考核一次，对在档案资料管理工作中做出贡献且成绩显著者，报经公司批准，给予相应的物质和精神奖励。第四十六条 凡损坏、擅自抄录、涂改、伪造、销毁档案资料的，必须根据有关规定，视其情节轻重给予行政处分或法律制裁。第九章 附 则第四十七条 公司各类档案资料的具体整理和归档办法，由公司另制定综合档案资料管理实施细则。第四十八条 本制度如与国家和省档案管理部门的规定有抵触的，以上级的规定为准。第四十九条 本制度由公司办公室负责解释。第五十条 本制度自下发之日起开始执行。14附件二：广东工程建设监理有限公司各类档案资料归档范围及保管期限表类别类目文件保管期限责任部门备注A文书档案1、党群工作党务综合性工作永久/短期/长期办公室党员代表大会或党组织其他有关会议长期/永久党组织建设长期/永久党员和党员干部管理长期党纪监察工作长期/永久宣传及思想政治工作长期工会工作永久/短期/长期共青团工作永久/短期/长期女工工作永久/短期/长期党员名册永久统战工作短期（3年）企业文化和精神文明建设永久/短期/长期2、行政管理工作股东会股东会报告、决议永久会议记录永久换届改选永久股东名册永久董事会董事会工作计划、总结长期/永久决议永久会议记录永久换届改选永久股东名册永久监事会工作计划、总结长期/永久会议记录永久决议永久换届改选永久成员名单永久办公室计划、总结长期/永久公司会议记录永久总经理办公会会议记录、纪要永久工商管理申照长期印章管理长期行政事务性工作短期(3年)/长期安全保卫工作安全保卫制度长期消防管理长期安全教育短期（3年）员工违反治安保卫工作条例的处理长期安全保卫工作总结长期/永久物业管理公司房屋管理长期/永久学会工作各专业学会、协会工作短期(3年)/长期信息中心工作软件开发、系统管理短期(3年)/长期3、声像档案照片、录音、录像短期/长期/永久B经营管理档案资料1经营管理综合性档案资料公司经营战略决策永久经营部经营管理会议纪要永久经营指标、责任制管理长期经营分析材料长期经营考核材料长期2监理业务监理服务合同长期经营部/招标管理部招标文件短期（3年）投标文件长期/短期(3年)中标的按长期,不中标的按短期中标通知书长期对外公涵短期（2年）外单位来文短期（2年）竣工验收报告长期监理业务手册长期另整本单独存放服务质量调查表长期监理业务法人授权委托书长期3招标代理业务招标代理合同长期已完成项目归档资料(含各项目全部招标过程资料)长期中标通知书长期招标代理项目评价长期招标代理人评价长期证明短期（5年）主要证明一项工程的招标代理服务技术总负责人及相关人员招标代理综合资料短期（5年）招标文件短期（5年）招标代理业务法人授权委托书长期4、工程咨询、项目管理、项目代建等业务工程咨询、代建、项目管理合同长期/永久项目管理部合作意向、协议书长期投资机会研究长期项目建议书长期可行性研究报告长期项目评估报告长期项目策划书长期C生产技术管理档案资料1监理管理档案部门文件项目监理部的请示、报告（采购，费用等）短期（5年）监理管理部现场监理人员的个人请示、申请短期（3年）工地巡查（整改通知和回复单）长期印章管理刻章申请长期印章领用记录长期印章使用授权书长期人员管理总监、总监代表任命（审批表及任职通知）长期人员调派单长期仪器管理仪器发票长期仪器合格证长期仪器保修卡短期（5年）检定证书短期（5年）工程监理监理项目归档资料长期2、项目管理、工程咨询、项目代建业务管理档案资料工程咨询、代建、项目管理组织架构审批表长期项目管理部工程咨询、代建、项目管理组织负责人任（免）审批表长期项目组的日常请示报告短期（5年）项目管理项目归档资料长期咨询成果及项目管理工作总结长期3、质量等认证档案资料内审文件短期（10年）总工室外审文件短期（10年）管理评审短期（10年）ISO质量管理体系文件、用表修改短期（5年）工作计划、审核计划、培训计划短期（10年）工作总结短期（10年）收