会展策划流程范文

会展策划流程范文 校园商品展会策划书 学生姓名：艾 蒙 学 号：1241256101 所在学院：文化与新闻传播学院 专业班级：12级广告学一班 指导教师：刘 凯 目录 一、办展背景： . 3 二、展会目的和宗旨 . 3 三、展会的基本情况：. 3 四、展位收费标准： . 4 五、组织机构： . 4 六、展会人员分工计划. 5 七、 赞助方案 . 5 八、 现场活动与管理 . 5 九、宣传推广计划 . 6 十、筹备工作进度计划 . 7 十一、成本与收入预测. 8 十二、效果评估方案 . 8 十三、 风险预测及应急预案. 9 序言 为了行之有效的锻炼学生的能力，为了让你对本次的活动有深刻的了解，更为了我们合作愉快和取得圆满成功；我们在总结以往策划活动经验的同时，对此次非比寻常的校园展销会进行了细致的研讨，多角度的考虑，最终要有确保万无一失的把握，胸有成竹的自信，撰写出了本次模拟商品展销策划书。 一、办展背景： 努力造就德、智、体、美、劳全面发展的社会主义现代化建设人才，已是成为大学教育改革的重要内容，更重要在于培养实践技能与学历文凭相符合的人才，但从目前实际情况而言，我国大学生在校期间普遍缺乏实际操作能力与合作精神，导致许多用人企业单位在招聘的时候极少考虑应届毕业生,所以为了让我们大学生能够获得更多的实践机会、实训的平台，提高我们的实践操作能力，特此，由我们文化与新闻传播学院学院学生举办此次活动。 二、展会目的和宗旨 此次活动主要面向全校师生，旨在扩展同学们的会展方面的知识，提高会展专业知识及实践能力，同时更为了让我们校园展会成为合肥市各大高校具有特色化、品牌化、专业化的展会，进而提高我校的知名度、美誉度。 三、展会的基本情况： 1. 展会名称：安徽新华学院第一届校园商品展会 2. 展会主题：校园展会，让华园更多彩！ 3. 展会时间：xx年10月15日-10月20日 4. 举办场地：翰林广场 5. 活动对象：主要面向全校师生和周边学校学生 6.展会规模：3*3标准展位60个 7.展品范围 四、展位收费标准： 1、3M*3M标准展位： 配两张桌子，两张凳子、帐篷 （如需其他展会配备另议） 2、收费标准：（预定） A、秋季服装类180元/2天 B、通讯类 250元/2天 C、食品饮料类200元/2天 D、电子产品类200元/2天 E、饰品类 200元/2天 F、生活用品 180元/2天 G、学习用品 180元/2天 五、组织机构： 1、主办方：安徽新华学院 2、承办方：文化与新闻传播学院 3、组织结构： 总指挥：待定（负责总体指导校园展会的各项事务）。 第一项目组：组长、副组长（待定）成员有xx级新闻、广告专业部分同学，主要的工作小组有：招展组、宣传组、赞助组。 第二项目组：组长、副组长（待定），组员有xx级播音主持专业部分同学，主要工作小组有：开幕式组、现场活动组、现场管理组、物资申请组、财务组、仓管组。 六、展会人员分工计划 主要由xx级全体成员和xx级部分同学参与进行。为展会能够顺利开展，特将展会工作人员分成以下几组： 赞助组：主要负责活动赞助工作，与赞助商联系活动等问题。 招商组：主要负责活动招商招展活动。 宣传组：主要负责活动 _。 财务组：主要负责统计与计划展会收入与支出问题。 物资申请组：主要负责校内物资申请。 现场管理组：主要负责展会现场管理工作。 机动组：主要负责展会展前展后等协调与后勤工作。 开幕式组：主要负责开幕式相关活动 现场活动组：主要负责活跃展会现场气氛及举办展会相关活动 仓管组：主要负责参展商的展品及其他物品管理 七、赞助方案 展会赞助分为现金赞助和实物赞助两大类： （1）现金赞助： 分为两种：冠名赞助和独家赞助 （2）实物赞助： 提供帐篷、饮料、水及其他展会所需的物品 八、 现场活动与管理 (一)开幕式： 1主持人开场 2介绍嘉宾 3领导致开幕词 4文艺表演 5领导宣布开幕及揭幕 （二）、服务管理 1在校门口设置接待点。接待点具体工作包括：展商签到、咨询。 大型展会策划方案 一、确定举办目的 举办一场展览会，首先要确定其目标。活动项目能准确达到目标的展览会才是成功的。通常我们的目标为：宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。 二、选择适合场地 选择合适的场地是参展计划中重要的一部分，首先须考虑的是人群流动的方式，了解人潮在整个展览会场移动的方向，再依此挑选摊位。 是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论，厂商可将这样的摊位有效利用，积极展示自己产品优于竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖，则须选择有足够高度的地点，避免挡住可见度。 三、参展背景分析 例如：专业性、性、权威性、国际性 四、参展安排 （一）、展前准备： 1.参展主题的确定； 2.展位的确定； 3. 展台与搭建； 明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗？如果没有专业细致的展位布置，怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性？ 大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度，宣传与推介新产品或服务的好机会，而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分，如何有效地充分利用展览会，让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具，实现企业的长期经营目标，则是许多企业关注的核心问题。 在展台设计与搭建时就要围绕这个中心，如下： 展台的设计要突出主题、强调个性，同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。充分利用各种可能的要素，例如，展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品，不断给观众以新鲜感，刺激其好奇心，使他们对展台产生兴趣，进而产生与展览者谈话的愿望。通常，“展位布置”我们会外包给专业的AV设备租赁公司，选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减少很多工作量。我们公司通常外包给光点（北京）传媒以咨询一下。 4如何有效的邀请准客户： 尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加，便也对方安排日程。会展开始前一天进行提醒。 准备一些可以一分为二的礼品，并印有公司标志（等于许多流动的广告牌在为公司作宣传），把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。 （二）、展中促销 1产品促销活动： 当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品，促使有意向（犹豫）的客户当场签单，毕竟夜长梦多。 2展中的注意事项 细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节。 参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外，需特别注重自己的形象。给客户不好的印象。只要能到你展位驻足一下，起码他还是有一定的兴趣，你就应主动表示欢迎。 主动拜访一下这些同行，这里指的同行，并非指同一种产品的企业，而是指同一类产品的企业。向他们推荐你的产品，将样本留给他们几份，也向他们索取样本，起到资源互补共享的效果。 展会上经常会碰到同行中的探子，他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料，所以要保持警惕。 每天参展结束后，要对当天的客户进行归类，并将谈话要点记录下来。另外，根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流 行趋势，展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。 3每日工作流程 7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质 8:30：准时到达布展地点 9:00-11:30：招商工作进展 11:30-13:00：负责人安排轮值午餐 13:00-17：00：招商工作进展 17:00：清理物资及时递交日总结，填写报表 18:30：自由活动，或根据公司安排其他工作 4展示会中的接待步骤 1、登记（客户的姓名、单位部门、 _、落实责任人等） 2、现场演示 3、介绍公司及产品背景 4、展示其他样机 5、将意向客户请至洽谈区促成成交 6、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高潮 7、发放资料、礼品 8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间 9、到签到处记下客户意向及责任人 5媒体报导： 公司网站进行同步报道。 深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。 各大行业网站论坛/BBS/博客的宣传。 6调动展位现场人气的活动策划： 展会上人流量大，加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯，好的现场造势能吸引人群进入展厅，增加展厅人气，有人气才有财气。例如烤面包、抽奖、发放小礼品、样品检测、有奖知识问答、成交锣、文艺表演、LED广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。因展会是众多品