化妆品105项-09-留样管理制度

二十四、样品管理系统1.目的为保证产品质量，确定适合产品特点的保质期，规范生产样品的保存要求，确保检验的参考性和产品的可追溯性，特制定本文件。2.范围本规定适用于原材料、包装材料、成品标准模板和成品生产样品的控制。3.责任3.1质量控制部负责样品保存管理体系的制定以及样品的管理和合理使用。4.2各相关部门应予以配合。4.内容4.1原材料样品4.1.1原材料检验员应保存公司每批原材料的样品。原材料检验员负责原材料样品的管理。样品保存室应保持在12-30，特殊要求的原材料应按要求存放。4.1.2样品保留期：限于当前批次原料生产的产品有效期后一年。以便在必要时进行检查。4.1.3样品保留程序1)原材料检验员抽样检验原材料时，应复印3份，1份用于检验，2份用于留样。2)原材料检验员应填写样品保存记录。待保留的原材料应注明名称、代码、到货日期、制造商和供应商、批号、数量、取样人、取样时间等信息。3)样品数量：指定30g/批原料。(原料超过2000元/公斤，5g/批)4)保留的样品应储存在聚酯瓶中。香精等易受光线影响的原料应采用特殊的深色瓶装。4.2半成品样品4.2.1半成品检验员应保存每批半成品的样品。半成品检验员应每天为生产和检验的每批半成品保存一瓶半成品，两瓶产品用于混色。半成品应整齐摆放在相应的指定区域，并及时在留样样品台账登记。4.2.2样品保留期：限于当前批次原料生产的产品有效期后一年。为了在必要时进行检查，每两个月检查一次。在样品保留期间，观察保留的样品。留样观察的项目包括：气味、颜色、外观、状态、涂抹手感等。是否有任何异常。如果所有项目都符合要求，请在表格的相应位置打“”。如果在观察过程中发现保留的样品产品由于某种原因变质或变色感觉异常，应对其进行分析，并对成品进行微生物测试。如有不符合要求的检查项目，在表格中相应位置标注不符合项，并提交异常报告给上级处理。并在记录笔记上注明。4.2.3半成品的观察和管理1)半成品的留样是产品质量管理中不可缺少的工作。它为发现质量问题和分清责任提供了有效的依据，也是法律法规要求的内容。2)半成品检验员负责每两个月根据样品保留时间取出半成品生产样品，检测状态、颜色、香气等。以便跟踪和确认是否有任何异常恶化。4.2.4半成品的样品保留程序1)质量管理部半成品检验员对半成品进行取样，并按照产品检验标准进行检验。取样时，取3份，1份用于测试，2份用于半成品的标准保留。2)半成品检验员应填写样品保存记录，包括顾客、样品保存代码、产品名称(或代码)、半成品代码、生产日期、生产批号、生产罐号、产品香味类型、样品保存人和样品保存日期。分拣和放置应整洁、标记清晰、易于找到。3)留样量：如果对应成品的包装量为100克，即取半成品200克，分成两瓶，每瓶100克。4.3样品回收4.3.4.2每批产品可以每半年检验一次，也可以根据产品特点分别在1月、3月、6月、6个月、1年、2年、3年进行复检。4.3.4.3观察了保留的样本。要观察的项目包括香味、颜色、外观、状态、涂抹的手感以及内包装材料是否有异常，如：分离、发黄或发臭、变薄等。如果所有项目都符合要求，请在表格的相应位置打勾。如果4.3.4.4在观察过程中发现留样成品因某种原因变质或变色感官异常，也应进行微生物检测。如有不符合要求的检查项目，在表格中相应位置标注不符合项，并提交异常报告给上级处理。并在记录笔记上注明。如果收到顾客投诉的产品在贮存期内已经过调查，也应记录在记录笔记中。4.4样品保留管理的注意事项4.4.1留样观察的重要性留样观察是产品质量管理中不可缺少的工作，为稳定和提高产品质量、确保安全使用提供了有效的依据。样品保留管理人员应负责在样品保留测试账户上登记之前样品保留测试的结果。4.4.2留样观察登记表应提供规定项目和定期观察分析记录，并每月向质量管理部经理汇报一次。重大异常情况应及时向质量管理部经理汇报，跟踪观察发现的不符合项按留样观察记录执行，不符合项样本应移交给不符合项样本管理。质量经理、质量管理部门和业务部门应根据具体情况及时采取应急措施，研究解决问题。4.5留存样品的储存管理4.5.1留存的样品应完整并妥善保管，不得丢失或无故丢失。留存的样品应按照规定有序存放，并易于识别和查找。4.5.2样品保存室应根据产品的储存要求设置，并保持清洁和避光。它通常储存在阴凉的地方。房间里有一个温湿度计。样品管理员每天检查样品室的温度和湿度，并做好记录。除了周末和假日。样品储存室应保持在12-32，所有样品应贴上标签。对于特殊要求，原材料样品的储存环境应与仓库或原材料说明书中描述的环境一致。4.6样本借阅管理：4.6.1保留的样品都是重要的物理文件。未经质量管理部经理或负责保管人同意，任何人不得销毁或盗用保留的样品。4.6.2借用样品应进行登记，借用人应保存样品，不得污染样品，不得擅自取出样品，不得丢失样品，不得将样品借给非技术人员。4.6.3外部人员因工作需要需要借用和保存样品进行比较时，必须填写留样样品台账。借款人需要签字。借款人保证样品的完整性。处理员负责跟踪样品的回收。借款人应对样品的丢失负责。使用完所有样本后，必须将它们放回原位，并且必须及时更新借阅记录以避免混淆。4.7留存样品