展会工作程序

展会工作流程1. 0 目 的：为合理、高效组织展会筹备、推广与接待工作，确保展会总体工作的顺畅及有效。20范 围：各系列产品参展活动的策划、组织实施、执行评估等全过程管理控制。30职 责：31 研发系统负责参展产品的设计、开发、打样及评审展会产品及饰品的确定、新产品的培训等。32 营销系统策划部负责展会活动策划方案制定、组织实施总体培训、执行跟进、评估总结；以及展会搭建陈列组织、展厅布置安排、物料准备等。33 营销系统品牌部、办事处、外贸部负责展会前客户邀请、组织接待、客户资料总结评估与开拓跟进等。34营销中心客户服务部负责展会期间客户接待、后勤保障、订单处理等工作。35制造中心负责展会样品的运输、安装、现场维护及样品撤展组织与实施。36生产计划部负责展会样品的跟进、发运、回收入库等。37财务部负责新产品的价格核定、展会策划费用的核算评估等。38行政中心负责公司内外部环境的迎展布置与氛围营造，安全保障与后勤。39董事长/总经理负责展会期间各部门工作的总协调、协助。40；规范与程序41参展计划411董事长/总经理根据公司的现状和经营状况提出参展计划 。 412依营销中心提供的相关展会信息结合市场情况进行分析，确定参展计划。412 参展计划主题：针对国内市场、针对外销市场、针对区域市场的当地终端推广。42参展策划421策划部在确认参展提案后拟定详细的参展策划方案，编制参展筹备计划表及展会活动方案等相关计划资料。422策划部在策划方案制作中视情况组织沟通协调会或头脑风暴会，集中公司骨干力量共同出谋献策。由策划部经理提议，营销总监负责召集。43策划方案审批431策划部完成策划方案后由营销总监审核调整，并上交董事长/总经理审批后安排组织实施.4.4执行实施:441备展组织：A 各部门具体依参展筹备计划表中的项目、时间、责任人完成时间执行。B在参展筹备过程中由展会专案负责人协调各方面工作,由稽核中心负责稽查筹备进度。442迎展组织：A 营销系统负责组织展会期间客户的接洽，洽谈沟通工作，由营销总监视情况召开信息交流会，并作会议记录。各部门按策划方案中的要求做好展会期间的协同工作。B各部门组织相关人员到展会学习，并在展会结束后五个工作日内交观展总结。443撤展组织：A 展会结束时由策划部与展会中心的联络人办理相关手续并告知撤展的具体时间，由生产部指定负责人按计划进行分类撤展组织，包括产品、饰品、形象宣传品等。B撤展物品回公司后由客服部协同仓库、品质、财务在三个工作日内清点数量，完成帐务处理。45总结分析与归档451营销总监在展会结束后一周内组织召开关于会务组织、接待、客户反馈、产品反馈等方面的总结分析会议，由策划部编制总结分析报告。452各中心在展会结束后五个工作日内撰写与本系统相关的参展总结报告，报告中也可对整个参展情况作出分析，提出建议。总结报告交策划部统一汇总、归档。453策划部参展总结分析报告编制完毕后，由营销总监审核，经营委员会审批，并在三个工作日内形成反馈决议；由各系统负责人安排内部反馈处置，实施跟进。46后续工作的跟进461客户拓展跟进：由品牌部、办事处、外贸部组织人员对到展的客户进行开拓跟进！ 462产品反馈与处置：根据客户反馈与开拓客户的进展情况，由客服部预测产品需求与清货保障，对部分需整改的产品款型由研发系统制定修改计划。463形象推广处置：根据客户反馈及客户开拓计划由策划部制定相应的推广活动及形象支持准备。464依展会总结的审批决议，各中心部门做好相应后续工作。50流程图60记录表单61展会策划方案62展会组织（迎展/参展）筹备计划表（见样稿1A+B）63参展宣传物料用品清单（届时制作，无统一定制版本）64参展产品清单（订货单+平面布置产品配置）65参展人员接待安排表（见样稿3）65展会搭建设计方案66展会搭建施工合同67客户邀请名单68展会培训资料69相关部门人员配合协作单（见样稿2）610展会总结分析报告（届时制作，无统一定制版本）70管理办法71 未按本流程要求作业者，处罚10元/次罚款；72未按本作业流程时间交接表单者，一律处以10元/天的罚款；73因个人原因给公司造成损失的，按品管条例要求追究责任人赔偿责任。样稿220056月展会布置配合事宜制表郭慧页码共1页，第1页日期2005617送：制造、物控、研发、财务、行政等相关人员一、 公司展厅：（25日前全部到位）展厅设计师出货时间完成时间负责人备 注雅风王金德OK622孟超A合设计师主要负责展厅图纸的修改，协同摆场陈列；B负责人负责各展厅样品的确认、摆场调整、饰品与形象宣传用品陈列等全面展到位；C孙晓红负责各展厅的调货、人员调度、清洁等综合协调。D马明青负责摆场中新雅风、百信、唐风的巡场指导。心缘刘靖OK622唐风汤脱生23/24624树缘汤脱生25623胡亮新雅风王金德23/24624百信刘靖622二、 展会现场：（26-27日）区域负责人指导备 注唐风孟超刘江1 范晓光负责展会现场货品调度；贺萍协助；2 马明青负责展会现场装修进度控制，朱峰协助；3 郭慧负责摆场布置进度等总体组织协调，各负责人安排好销售人员现场跟进，配合布置；验收合格后方能离场。新雅风范晓光何董百信胡亮马明青前台白晶郭慧三、 宣传布置（27日前全部到位）区域项目负责人备 注公司地贴、走道吊旗隆小彬1 王耀武综合协调公司全面清洁在25日完成，26日全面布置宣传用品（27日可能有许多客户到公司及主力人员在展会现场）；2 26日组织主要人员巡场检查；全面陈列布置到位。路向指引一楼大厅电脑姜东山道路及大环境刘知友点心茶水刘我展会现场礼品、资料、点心茶水等白晶负责，同时协助公司展厅的点心购置四、 培训（序1、2在大会议室；序3在展厅）序时间内容讲解参加人员召集1624-15：00礼仪保安白晶展会现场保安、后勤保洁、电工、安装工王耀武郭慧2625-16：00展会分工安排郭慧营销系统、公司展厅保安、后勤、马明青3626-10：00产品知识刘江营销系统郭慧注：培训时间如有更改，具体见届时通知。五、 出货时间安排序项 目时间负责人备 注1装修搭建用品发运623下午朱峰现场协调，有事及时打白晶或郭慧电话2产品发运625-15：00范晓光1 范晓光具体落实发运时间调度，各负责人核实清单，范统一协调出货时间，贺萍负责协调疏漏补发；2 制造与物控做好全力配合协调。饰品发运/部分装修品626-15：00关淑凤礼品形象宣传用品发运627-8：00白晶 深圳市嘉豪何室实业有限公司 营销系统审 批：样稿1A2005年3月迎展筹备计划表部门：企划部时间：2004.1231制表：郭慧页码：共2页，第1页序项目工作内容时限责任部门负责人备注一、产品开发完成雅风延续产品开发，通过评审228研发刘江确定有关项目组负责人完成树缘延续产品开发，通过评审224研发刘江确定有关项目组负责人完成心缘延续产品调色，通过评审220研发刘江确定有关项目组负责人完成新追风产品改型，通过评审225研发刘江确定有关项目组负责人完成新雅风产品改型，通过评审310研发刘江确定有关项目组负责人完成新产品开发，通过评审（新简爱）310研发刘江确定有关项目组负责人二、试生产雅风延续品完成结构设计及首批生产310制造彭波树缘延续品完成结构设计及首批生产310制造彭波心缘延续品完成结构设计及首批生产310制造彭波追风产品完成结构设计及首批生产310制造彭波新雅风产品完成结构设计及首批生产326制造彭波新简爱产品完成结构设计及首批生产326制造彭波三、价格核算雅风新品核定价格312财务张光彬树缘新品核定价格312财务张光彬心缘新品核定价格312财务张光彬新品初步核定价格（新雅风、新简爱）315财务张光彬价格政策制定315营销吕福强四、展厅雅风一厅产品加入新品、调整及摆场310市场、企划胡亮、范晓光220前完成调整设计树缘二厅产品补充加入新品、调整及摆场312市场、企划孟超、宋雪峰220前完成调整设计新品三厅、四厅展厅清理后待装修新品125企划孙晓红、朱峰用于新简近、新雅风三厅展厅装修、摆场陈列（新简爱）312企划、市场孟超、宋雪峰装修由朱峰在3。8日前完成；刘江、郭慧协助摆场四厅展厅装修、摆场陈列（新雅风）312企划、市场胡亮、范晓光心缘五厅产品补充开发新品、调整及摆场312市场、企划孟超、宋雪峰220前完成调整设计追风依产品定型提出形象整改意见125市场、企划刘江、郭慧展厅整改228企划彭先志、朱峰产品调整开发新品、调整及摆场312企划汪从军、白晶范晓光与销售代表协助五、新品包装新简爱、新雅风新品命名、相关大品牌的相关VI设计130企划、研发郭慧、刘江新品的饰品选型、确定310研发、企划刘江、郭慧关淑凤协助新品的销售资料：图片、说明312企划、研发白晶、隆小彬新品展示设计方案、商定218研发、企划刘江、郭慧新品展厅装修、验收、上货、陈列协调38企划、制造郭慧、彭波孙晓红配合六、活动策划三月新品推广活动方案125企划郭慧、刘江白晶协助新品推广活动的筹备计划（详列表）128企划白晶大品牌的系列整合VI、宣传配套220企划隆小彬七、宣传物料准备各展厅使用的喷绘、终端布置等用品220企划白晶、隆小彬请柬、品牌宣传刊物的设计制作131企划白晶、隆小彬公司环境布置所需的喷绘等宣传用品225企划白晶、隆小彬八、公司环境公司整体清洁、美化的布置313行政陈警坤接待与保安的协调配合展会期间行政陈警坤用餐的安排与保证（客户餐与内部）行政陈警坤2005年3月迎展筹备计划表部门：企划部时间：2004.1231制表：郭慧页码：共2页，第2页序项目工作内容时限责任部门负责人备注样稿1A九、客户准备大范围目标意向客户列定，发邀请函220市场、销售大区经理区域主管、销售配合参加新品发布的VIP客户列单邀请38市场、销售大区经理区域主管、销售配合外贸客户请柬联络，落实到达35市场张天瑞、金春芳十、接待人员分工接待安排（列详表）310企划郭慧各就各位接待客户与协调关系展会期间市场、销售大区经理及时反馈客户信息客户住宿、吃、车辆接送安排与调度展会期间市场、销售宋雪峰228日完成计划安排十一、培训新产品的产品说明以及形象包装313研发、企划刘江、郭慧大品牌的宣传推广（统一口径）313企划郭慧、白晶展会接待工作的安排313企划郭慧十二、参观展会作内部人员参观各展会的要求与问卷35企划白晶参观人员的时间安排表38企划郭慧十三、市场推广各系列专卖店模式确定并培训325企划郭慧如有必要重新修正组织首批图纸设计与饰品配置328企划、市场彭先志、关淑凤组织首批产品配置以及发运4月市场、销售大区经理十四业务日常销售业务的处理展会期间销售宋雪峰十五、总结展会期间情况每日碰头分析会议展会期间营销系统吕福强展会综合总结328营销系统吕福强说明： 1.各部门工作中可能脱节，工作时限内无法完成或延时，必须向总经理及时汇报； 2.各部门以大局为重，一切围绕实现新品发布与迎展工作，主动协同配合； 3.未列明事项，按部门职责惯例实施； 4.展会前后管理人员不得调休（3。123。25），非特殊批准不准请假；抄报：何董抄送（发）：俞总、刘江、彭波、张光彬、吕福强、宋雪峰、孟超、胡亮及有关人员 深圳嘉豪何室实业有限公司 审 批： 日 期： 样稿320056月展会接待人员安排表制表白晶审核郭慧页码共2页，第1页日期2005611为合理、高效组织展会客户接待工作，确保本次迎展总体工作顺畅，特将接待及支持人员作安排如下：项目时间工作人员负责人备注深圳展场搭建布置（综合协调：马明清）22前参展产品准备、备货彭波范晓光负责列定产品清单、汇总饰品清单，协同办理相关出货手续。参展饰品、清洁用品、应用品准备、备货关书凤展场用形象宣传用品、礼品准备白晶隆小彬协助24-28现场搭建监理、进度控制、综合协调马明清朱峰协助26-27产品安装、现场清洁、家具清洁彭波26-27现场布置唐风展区：产品、饰品布置孟超市场一部区域人员协助百信展区：产品、饰品布置胡亮市场二部区域人员协助新雅风展区：产品、饰品布置范晓光企划部展示设计人员协助前台、公共区域：宣传布置白晶企划部平面设计人员协助深圳展场接待分布28-7.1（后二天请市场经理合调拔人员回公司接待）A区孟超、卜子敬、石华、徐敏军、周伟、保安孟超A、 总体负责：郭慧B、 原则上区域人员负责展场现场的接待任务，销售代表负责公司的接待工作，请市场部经理根据客户来访情况安排调节。C、 公司接待人员安排于7.1上午参观，下午2时前到公司B区徐明阳、高勇、杨平章、陈映霞、保安徐明阳C区刘运晖、王鸿、付琴、林凤南、张龙、保安刘运晖D区胡亮、张天瑞、刘存宝、谢钦、保安胡亮 前台关书凤、隆小彬、汤脱生、杨梅香、方芳、刘靖、黄晓红、王金德、保安4人白晶注：以上划线名字为负责人助理，协同现场管理现场管理28-7.1展场礼仪保安外18人、内6人（负责引导客户到接送车辆停车位，协助客户提运行李）白晶A、 总体负责：白晶B、 前台保安负责维护发放礼品的秩序和安全C、 工作人员用餐至展场外指定地点，轮流用餐；接待人员现场发餐卷，各区域轮流用餐，用餐时间30分内全场清洁卫生：安装工、电工、保安、清洁2人关书凤安装工负责现场展品完好：2人电工负责现场照明安全：2人汇总上车人数：关书凤 展场外务：白晶白晶现场车辆调度及工作人员午餐 人+司机周生智现场摄影、拍照：马明清、隆小彬马明清公司接待人员安排一厅雅风27-7.1接待：李春秀、刘清玉李春秀A 总体负责：范晓光，协助：贺萍（以协调展厅接待为主）；B 展厅一般安排二人接待，上午客户不多时可留一人值班，；下午必保证二人（鉴于往届情况，对人员在展厅出勤情况予以考核、空岗展厅处罚负责人）C 各展厅早晨8：30需开放，保安全天在岗维护，直到晚上客户走完才关闭；一般约22：00D 吴勇负责公司拍照(客户多时及重要客户来访时)E 在公司展厅客户中午一般由公司提供午餐（二楼会议室），晚上统一安排（范晓光负责订餐）。保安：张新情 后勤： 张在英二厅树缘27-7.1接待：邓娣华、王红霞邓娣华保安：张日明 后勤：周丽三厅百信27-7.1接待：罗丹、李韩英罗丹保安：廖其 后勤：谭奇亚四厅唐风27-7.1接待：罗惠萍、李婷罗惠萍保安：谭银光 后勤：孔丽五厅心缘27-7.1接待：曾海兰、高翔曾海兰保安：曹勇 后勤：郭三女六厅新雅风27-7.1接待：余敏、曾丽峰曾丽峰保安：江桂强 后勤：谢秋娴办公室27-7.1业务：任祥华、张金琳、（销售代表协同）任祥华酒店住宿安排：续红兵范晓光车辆调度及后勤保障（含午餐）：李刚后勤-保安主要负责展厅安全、禁止拍照、清洁维护孙晓红行政部周恩全派人巡查，发现保安坐躺沙发等给予严处巡查协调主要负责展厅整体形象维护、监督协调一楼大厅前台：负责寄存客户行李并登记，将所有客户业务电话转至销售人员任祥华处。行政 主管行政系统事前培训，信息中心负责一楼大厅的宣传布置样稿3 20056月展会接待安排-相关注意事宜制表白晶审核郭慧页码共2页，第2页日期2005611一、 接待前的准备工作1 准备并保管好自己的文具用品，检查能方便使用；接待人员的销售资料（价目书、图片等）须妥善保管，不管何种原因丢失每套罚款500元。2 开展前夕熟识产品（装修、饰品）及销售政策，融会贯通，把握要点，避免误导。3 对老客户及目标客户的联络与跟进工作做好衔接，安排与交待好日常工作；展会期间日常工作、订单处理及发货由任祥华、张金琳负责，但区域销售代表晚上接待好客户后须主动接手处理当天未了之事务。4 确保展会期间按规定统一着装与外形修饰，确保展会期间手机24小时开通。5 随时联系并落实开展前需要接机或使用车辆的客户，及时传达。二、 接待原则与注意事项1、 一般客户接待先谈意向合作，填合作意向书，重点目标客户锁定及时与部门经理联系，以安排重点接待。主要原则：一般以谈合作意向与专卖店场地为主，争取获得平面图纸。2、 特别注意报价与政策：对客户的询价一般按成套报组合最低价，对重要客户的询问可适当透露我们新的价格政策（销售政策）。3、 不要超越能力权限接受客户要求，给工作留有余地，避免违约失信。4、 如需填写订单：字迹公正规范，对客户