学术部改进方案

我们三个人之间沟通的改善：1.每天在三人一组的QQ群或微信群中汇报当天收到的新任务、现有工作的进展情况和思维活动的注意事项，监督对方的工作进度，并比较他们的会议记录，以避免错误和缺陷。2.三个人每周抽出时间开一两次会或聚餐，面对面直接交流，整理和总结工作，从而培养协调、默契和友谊。3.三个人共同负责每一项活动，不管是前期还是现场。他们可能有一个焦点，但其他方面也应该知道进展和互相监督。在活动的前半个月、前一周和前一天，三人与活动负责人会面，面对面地安排、整理和总结工作进展，避免疏漏。在每项活动的准备阶段，我们三人和所有活动负责人共同组建一个小组来安排、监督和回答负责人的问题。通过小组领导之间的交流和对话，也便于我们了解他们的工作进展和问题。4.在活动现场，部长负责协调现场的内部工作，并在活动开始后在前院就座。另外两个人负责协调场外工作，一个坐在后排，一个在活动开始后不在场。在整个过程中，我们三人一直保持联系，并尽快联系上对方。确保内部和外部沟通顺畅这些是我们三人针对自己的沟通问题提出的改进计划。对于本次活动中与部门成员沟通中存在的问题，经过思考，我们认为没有完全告诉他们每项工作中应该注意的问题。部门员工的经验也不足，很难快速了解每项工作的具体要求。与此同时，该部成员之间仍然存在不正常的沟通现象。针对上述问题，我们决定系统梳理各部门人员的各项工作要求，包括总体要求、负责人要求、前期工作要求和现场工作要求。以下是详细的介绍：一般要求：1.安排必须使用飞信联系方式，保持正式；接到安排后，及时回复。2.在例会上随身携带一支笔和笔记本，记录例会的信息，并让两名部门成员组成的小组在会议结束后将例会记录上传到公共邮箱。定期会议不允许使用手机。3.除特殊情况外，对于工作中遇到的问题或汇报的工作情况，工作人员请直接与活动负责人联系，将负责人的工作落实到位，否则询问负责人或不知道不要绕过负责人，直接和部长联系。4.所有任务只能提前完成，不能落后于计划，现场人员应尽早到达。如有新情况，及时反馈。负责人要求：1.阅读活动计划和所有公共邮件中的红旗邮件，包括计划、预算模板、年鉴汇总、决算模板、活动前和现场人员分配模板等。这是举行活动的基础。2、活动前15-20天整理初步和现场工作分配excel上传到公众邮箱和QQ群文件，飞信(必须是飞信！)所有部门成员都选择工作(部门成员需要尽可能尝试所有不同的工作)。在同一天或最迟在第二天中午之前，有必要将已经完成人员分配的excel再次上传到公共邮件和组文件中。第二天，将根据工作任务的时间截止点和紧急程度来分配任务(不是说不急着分配，所有任务都将被分配！)，当天全部布置完毕，布置立即开始监控工作进度。不仅必须作出安排，而且必须不时进行监督。小部门成员还应在ddl前认真完成，有进展时向负责人汇报，全部完成后再向负责人汇报(关于传单印刷：如果没有路演，请确保在活动前四天举办路演，并在发布活动前1-2天打扫大楼；如果是需要路演的活动，必须在路演前印刷，因为路演当天需要直接分发。此外，传单是A4大小。)4、负责人要注意接触新传记，其中监督海报和KT板的制作进度为主，也是最重要的。在新宣布的部长中，部长负责照片网络平台(qq空间、微信、大家)的推广，熊倪勤部长负责海报KT，陆部长负责视频。注意他们的分工，不要选错号码。此外，与部长交流时要有礼貌！与部长沟通的主要目的是让部长安排一两个部门的新成员帮助我们制作海报、拍摄视频等。获得部门成员的联系信息后，他们将联系部门成员，而不是直接联系新任命的部长。男性的女性的女性的此外，微信、人人网和qq空间将在最终定稿后分别发送给新发布的张力伊和章昊部长。发送后，必须通知负责人，负责人必须通知部长。(张37i)注：翔安QQ:(您可以直接从QQ上传电子版，然后发给她。询问打印某物需要多长时间。给她一个DDL。时间到了，派一个小职员去取。你一拿到KT板就可以把它挂起来。)翔安手机号码：翔安地址：李政路800号，电话。从武川门出发最方便。具体路线可以在百度地图的翔安文胤找到。关于悬挂KT板：直接去绿叶步行街找一个有悬挂空间的地方，或者如果你看到KT板有其他活动过期了，(注意它们一定是过期了！)取下过期的KT板，放在树的后面。有人会回收的。然后使用那里的绳子，并参考其他人的KT是如何悬挂的。只要挂上我们的KT板。此外，费欣的口号将在活动结束后的前一周的星期五中午前通过公共邮件发送给生命部，活动结束后负责人将通知部长。5.活动的总体工作流程：部长将任务分配给负责人，负责人将具体任务分配给其他部门成员。最重要的是及时督促部门成员的工作进展，每天在讨论组向部长汇报，并反馈最新情况。部门成员必须注意与负责人的沟通，主动与负责人联系，如不理解，询问负责人，并告知负责人，完成自己的工作后反馈结果；负责人将再次联系部长，询问部门成员提出的问题，并在收到答复后反馈给部门成员。简而言之，就是说，部和负责人保持经常的沟通，负责人和部长保持经常的沟通。紧急工作必须直接打电话或发短信。只有在有准备时间的时候，你才能和飞信或QQ联系。】6.新发布申请表：一旦负责人接受任务，被指派人员的第二项任务是立即发布新发布申请表。请仔细阅读第二页的说明。请填写活动介绍(内容、宣传语言等。)小心翼翼，因为它会直接印在海报KT板和各种宣传平台上。在发布时，网络平台和新闻稿的两栏可以留空。之后，负责撰写宣传文案的小部门成员将最终确定宣传语言，然后将其发送到新出版的张37i和生命部进行公开邮寄。但是，海报和KT板必须填写。尺寸都是245*90。与图片或标志一起发送的文字介绍应作为附件发送。视频取决于活动的具体情况。如果需要视频，请勾选；如果不需要，请取消勾选。该电子邮件名为“学术部门活动名称”8.在路演的前一天，负责人必须安排谁将第一个来看路演，谁将第四节课，谁将在11: 45来上课，并重申当天每个人的路演任务。 并确认所有需要带到路演的东西都将移交给先去路演的小部门成员(太多的东西可能会移交给几个人),并反复敦促不要忘记第二天去路演。9.学生会宣传平台、团委宣传平台和苏菲用品的使用：活动负责人应在活动开始前一周的周五准备包括活动名称、时间、地点和俯卧撑在内的简介和宣传语言，并发送给叶丹部长。10.负责人现场安排：确保主持人和项目总监能检查草稿。在现场前一天或本周例会上，所有突发事件和应急预案都应列出并告知每个人，以便做好准备，以防现场活动过于紧张。在活动开始的前一天，向每个人再次确认他们的现场工作，并让他们知道他们的工作要求。在现场，负责人协调每个人的任务，确认每个岗位的每个人都及时到场，并及时回答相应的问题；保持手机通讯畅通，随时准备接收部长的信息，如果遇到任何无法解决的问题，请直接联系部长。初步工作要求：1.宣传文案：2人A.微信朋友圈、QQ畅谈、人人共享：详尽全面的图文介绍，形式和内容不限，风格和感染力轻松活泼，鼓励大胆创新。一些重要的内容可以突出显示。学校学生会，SUFEGOODS，上蔡青年，100-200字。飞信，黑板，50-100字。d、其他、国家电子屏幕等。视活动情况，与部长的负责人具体沟通。活动开始前12天提交初稿，2天修改，10天完成。如有特殊情况，请与负责人联系。2.采购：2人A.客人的礼物和小礼物应根据预算和负责人的要求购买。具体数额应尽可能控制，但不得超过预算。超出部分应与负责人沟通确认。购买矿泉水，并在活动当天至少提前一小时将其带到现场。记住为所有礼物开具发票。那些不能开发票的人应该提前和负责人打招呼。其他，特殊安排的礼物，具体与部长的头沟通。DDL:现场礼品活动前3天收到，路演礼品活动前3天准备。如有特殊情况，请与负责人联系。注意：客人礼物应在与负责人确认后购买。3.传单制作：2一、根据活动计划和生产负责人的要求，鼓励创新思路，但生产前需要与董事会负责人沟通内容、嘉宾信息和时间地点。B.传单制作完成后，应提交负责人审核，负责人应对修改情况进行反馈。活动开始前12天提交初稿，2天修改，10天完成。如有特殊情况，请与负责人联系。4.科索沃信托公司，印制和获取传单：1人根据负责人的通知，去翔安印制传单、KT板和讲义，并按时领取，悬挂KT，并将传单和讲义交给负责人。请务必在现场活动前5天悬挂海报和海报，领取传单。如有特殊情况，请见负责人通知。如果有路演，你必须在路演前拿到KT和传单。注意：海报是新传记的责任，只需要确认它是否已经张贴。5.主持人：1人一、根据活动计划和负责人的要求写出主要稿件，及时与负责人沟通确认。活动必须在稿件之前进行。活动开始前12天提交初稿，2天修改，10天完成。一定要在活动前用PPT检查草稿。见中国保监会负责人根据客人的需要，可能有必要帮助他们玩PPT注：如在现场遇到任何设备问题，请立即联系凤凰大厦一楼的保安叔叔/行政楼的保安/拨打教室电话提供的设备经理号码。如果您有任何其他问题，请联系负责人。2.上门指导：4人一、至少提前一小时到达现场；b、活动楼入口处有两名人员(室外)负责引导；c、另外两个(内侧)在活动场馆入口处引导入口，并在进入场馆时发放一份班级考勤记录单(每人一份)；D.活动结束后，与负责人一起收集班级考勤记录表,筛选出数量少且不合格的记录，并将合格表格的记录员登记在列表中。3.现场控制：4一、至少提前45分钟到达现场；到达现场后，让电子设备负责人立即拿起无线话筒。前两个人把学生领到他们的座位上。场馆后门的另外两名工作人员提醒学生从前门拿到报名表。后门只允许员工进出。活动开始后维持现场秩序，如有必要，直接提醒说话太大声的学生；D.在询问会话中传输麦克风；e、离开时，两人一组负责收集前门和后门的考勤记录表，并注意每人交一份。4.记录：两个人，一个手写，一个电脑记录a至少提前半小时去现场，在前排找个好座位。记录讲座开始后的整个过程，尤其是PPT中没有的信息