OA使用管理规定

办公自动化使用管理系统一.一般规定1.公司办公自动化系统(以下简称办公自动化系统)是基于A8-m协同管理软件和服务器/客户端/浏览器结构的覆盖全国控制系统的办公信息管理系统，实现在线办公、无纸化办公和信息资源共享。办公自动化系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公室整体管理水平的重要手段。2.为了加强公司办公自动化系统的管理，提高公司的工作效率，有效地降低和节约成本，加快办公自动化建设，保证文件和各种信息的快速、顺畅传输，最终解决各部门之间协同工作的效率问题，从而系统地促进管理向制度化、规范化、标准化方向发展，结合公司实际情况，特制定本制度。二。组织责任在办公自动化系统的运行中，公司各部门各司其职，相互配合。职责如下：1.公司行政人事部是公司办公自动化系统的归口管理部门。主要职责是：(1)负责制定办公自动化系统的规章制度；(2)负责设计和修改办公自动化系统的核心工作流程；(3)负责审核办公自动化系统各职能部门和办公室的工作流程设计；(4)负责确定和监督办公自动化系统核心工作流程中参与者的权利；(5)负责监控、检查和监督核心工作流程的工作流程；(6)、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；(7)负责监督办公自动化系统各主要功能模块信息内容的更新；(8)、负责系统安全设置的定期检查；2.办公自动化系统管理员负责办公自动化系统的建设、维护和服务支持，并负责服务器的管理、维护和日常运行。主要职责是：(1)负责办公自动化系统软件的配置和升级管理；(2)、负责办公自动化系统数据备份；(3)、负责制定办公自动化系统应急预案和系统技术管理规章制度；(4)负责公司领导和各部门人员的培训和技术指导；(5)、负责办公自动化服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器的安全运行；(6)、负责系统用户注册、注销等管理；(7)、负责办公自动化平台功能模块各部门书写权限的设置。3.人事人员负责提供办公自动化系统的当前组织设置，并提供办公自动化系统中用户的移动信息。主要职责是：(1)负责现有用户和新用户的审核；(2)、负责向办公自动化系统管理员提供用户(变更或取消)信息。Iii .基本管理1.使用办公自动化系统的各级用户应保证处理各类文件的响应时间。系统所有用户在每个工作日的上午和中午下班后至少一小时，中午上班前一小时，下午上班前一小时进入系统进行浏览，以保证文件系统的正常流通和信息的及时传递，最好长时间登录办公自动化办公室。2.收到待办事项后，参与协同固定表单工作处理流程的人员的正常处理时间不得超过8个工作小时(即一个工作日内)。如因长期缺勤、休假、休息等特殊原因不能使用办公自动化系统，必须将全部或部分权限授权给相关人员，以保证各种业务的正常流通。3.每个OA用户的登录名和密码应严格保密，密码应定期更新，以防他人盗用账户。用户名所有者应对密码泄露造成的损失负责。同时，为了保证系统的安全，每个用户不允许使用网吧等公共场所的公共计算机登录办公自动化系统，而应该使用家中或公司的计算机登录。4.每个办公自动化用户应确保准确性、完整性和标准5.办公自动化系统中的每个分类公告和新闻应由授权人员发布和更新。具体内容由单位负责人确定。新闻内容不得涉及相关商业秘密。人事公告或日常行政公告由行政人事部统一发布和管理，主要涉及各级人员的任免、调动、重大奖惩(包括通报表彰、重大表彰和严重警告)以及员工招聘、解聘等人事信息。公司和总部发布的日常行政公告主要涉及本单位的制度发布、管理规范等重大问题。6.各级办公自动化用户应认真遵守本系统的相关规定，进行规范使用和操作。违反本制度规定操作或使用的，上级主管或总部系统管理人员应视情节轻重给予轻至中度的过失处罚。四.应用管理1.过程模块的使用(1)流程模块是办公自动化平台的精髓，它包括三种类型：日常工作、公司公文和行政事务。用户只需根据实际需要填写相应授权范围内的表格，如休假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作分配等。并根据系统绑定流程提交审批。固定表单绑定过程中的各级用户应按照公司的相关规定和要求操作和审批表单。(2)各流程节点负责人应及时批准和处理流程发起方需要处理的事项，以免延误发起方的处理。(3)用户创建新流程并提交后，他/她应点击“已完成的事项”以确保流程的准确性。上级审批人收到过程发起人的申请后，应及时予以批准。如果主办方的申请被拒绝，申请可能不会提交，但必须在签署反馈中说明拒绝原因，并保存反馈。过程发起人在收到退出指令后，应仔细检查退出的原因，以便重新调整和改变过程。(4)绑定过程的固定形式根据业务的实际需要授权发起方。每个用户可以启动和使用的固定表单可以直接在个人主页的“新模块”界面中检索和使用。固定形式的具体分类和使用对象见附件1：流程表单分类说明。2.文档归档、查询和共享(1)各级用户可以自行发起、审批或协调的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由最终的协同者或流程中的用户进行归档。(2)工作流归档是按文档类别进行的合理归档，普通人员可以在公共文档的工作流归档文件夹中查看与其相关的工作流文档。(3)在公共文档中设置部门文档文件夹。部门负责人可以设置自己的部门文档查询、编辑或下载权限，以确保文档仅由具有相应权限的人员使用或查阅。重要业务单据或财务报表等单据只能设置查询权限，不能打开编辑和下载权限，以保证重要数据的安全。(4)各级有权限的人员可以录入公共文档来访问和使用相关的业务文档，部门负责人有权录入公共文档来查询各种文档。公共文件的具体分类和使用对象见附件2: OA平台公共文档权限分配表。3.工作日志(1)公司人员应每天在“我的任务-我的日志”模块中创建日常工作日志记录，以便安排和审核日常工作进度。各级主管也可以在下级工作日志中查看本部门的工作日志记录。4.邮件和消息的应用(1)每个用户都在办公自动化系统中绑定了内部邮箱和邮件，每个用户都应该定期搜索自己的收件箱来检查和处理邮件。(2)内部邮件和信息主要用于与公司内部人员的沟通和沟通。内部部门之间的沟通和沟通应尽可能协调进行，以提高业务处理的效率。(3)、办公自动化平台人员1.根据公司公司网络管理制度的规定，为保证各单位的网络畅通，严禁使用占用网络带宽的软件，如英国电信、电驴、电驴、迅雷、pplive等，严禁观看与工作无关的网络视频。严禁非法操作网络软硬件。2.办公自动化系统的所有用户不得利用办公自动化系统从事危害国家、集体和他人利益的活动。不允许他们制作和传播有害公共安全和不健康的信息。他们不允许生产和输入计算机病毒和其他危及系统安全的数据。3.办公自动化系统中的所有用户都应按照规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不允许盗用其他用户账号、干扰其他用户或破坏系统服务。4.未经管理人员同意，任何人不得允许公司无关人员和外部人员随意查看办公自动化系统中的内容，也不得下载受控内容。六.网络维护为了保证网络的正常运行，所有员工都有义务维护办公自动化系统。1、公司办公自动化系统管理员是公司办公自动化系统栏目，版面变更只设专人；2.禁止在办公自动化系统中上传带有病毒的文件和图片。3.未经许可，不得更改办公自动化系统的桌面内容。4.不得人为限制网络的运行。七.评价为了加强办公自动化系统的健康运行，发挥其有效作用，实施评估管理。1.办公自动化系统自动跟踪合作工作，并记录每个同事的工作处理周期、处理件数和延迟。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。2、长期不使用办公自动化系统，不按统一要求进行标准化使用；如果网上办公数据不准确，对工作有不利影响，将根据交易的后果进行处理，并对考核周期中交易周期较短的相关奖惩规定进行奖励。3.对不符合规定，影响过程传递正常运行的部门和人员，要按照有关规定追究相关人员和领导的责任。4、泄露机密，造成不良后果的，按公司有关规定处理。八.紧急措施应急措施是确保文件和信息不丢失的有效措施。1.同时发布公司制度、报告、评估、文件等有价值的内容和信息。发布者还应该进行备份以避免信息丢失。2.对于公共文件