论秘书与上级的沟通技巧

论秘书与上级的沟通技巧 前言：沟通，古义指开沟使两水相通。如左传哀公九年中：“秋，吴城祁，沟通淮河。”后指两方能相通连。在现代，原指个体与个体、个体与群体、群体与群体之间的信息传递。信息交流和信息共享的过程。现在被用来泛指“人们共享信息，感情和思想的任何过程。”根据沟通主体的不同，沟通可以分为自我沟通，人际沟通，组织沟通，大众沟通。其中秘书与上级的沟通也属于中间的一种形式。然而任何沟通都是需要一定的技巧。特别是秘书与上级的沟通更是更为敏感，所以就需要掌握一定的沟通技巧。摘要： 秘书与领导的良好沟通对秘书的工作具有重要意义，如有利于领导更好的完成日常工作事务。提高工作效率，便于收集各方面的情报，形成正确的得认识，使彼此的关系更加和谐融洽。对于秘书与上级沟通中的关系、特征、以及类型，并且如何处理好之间的关系，以及如何和领导沟通。它的含义和沟通要领做出了详细的分析。并且根据日常工作中存在地问题进行纠正，以便于顺利的开展日常工作。关键词：领导、秘书、协调沟通秘书是一个古老而又年轻的职业，说古老就是因为古代就又了秘书，只是称呼不同而已。说年轻时因为时代变迁对秘书提出了更高的要求，对秘书赋予了更深的含义，秘书也随着这些变迁而变化，然而秘书这个职位也就越来越被社会所需要所认可。当然也就存在一些问题，比如说与领导沟通一方面的事情，下面就具体来谈谈秘书与领导沟通存在哪些问题。秘书与上级的关系对于秘书，尽管每一个体的职务有高有低，但就其职业整体而言，在组织中总是处于中层管理层地位。即上有决策层、经营层，上有领导者和上司，下有直接的或非直接的下属。秘书的职业特征又是助手，其辅助对象通常有几种情况：一种是“群体对群体”的辅助，如我国党政机关和国有大中型企业中都设有秘书部门，部门中有若干或企业的主管人员身边配备的专职秘书人员，这些秘书人员是“一对一”地为主管上司服务，这在外资企业、合资企业中更为多见：还有一种情况是某几位秘书或秘书或一个秘书班子为某个总裁、总理或总理或总统服务。前者，每一位秘书虽然面对几位上级，但其中往往有一位是秘书的直接主管上级。秘书与上级关系的特征目标的一致性秘书和领导的工作目标是一致的，在实现目标的过程中，应尽可能保持步调一致。秘书需要了解领导的决策意图和工作打算，甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯。领导则不能简单地支使秘书工作，应该主动地把自己的意图、步骤告知秘书，以达到配合默契、相互促进工作的主动性秘书室上级尤其是主管上级直接的、全面的工作助手。在工作上，上级为主，秘书为辅、为从。秘书应以上级的目标（往往代表着组织的目标）为目标，以上司的工作任务为己任。秘书应尽力在工作目标、任务、进度、方式方法配合好上司，与上级保持一致。知识、思维的补充性秘书的知识结构与专长、思维的方向与方法等。即与上级有共同的成分（这是为了完成同一专业目标）：又应与上司有部同，才能作为上司的补充，更好地辅助上司做好各项工作。譬如，年长的上司更有工作经验，年轻的秘书更富于现代科技知识和外语能力：上司着重于宏观的决策与计划，秘书侧重于围观的执行与具体的操作：上司如果是正向思维，秘书就应该多向思维或者逆向思维，正因为如此，国外有人把高级秘书称为领导或主管的“外脑”.如果秘书样样都不如上司秘书也就失去了存在的必要。人际关系的首属性秘书对上司尤其是主管上司的关系，毫无疑问应该是首属关系。建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。这就要求秘书对上司尤其是主管上司辅助与服务的内容与时间上步能局限于工作需要。比如，秘书还应该关心上司的健康或情绪，给予生活上必要的帮助与照顾，有共同的业余爱好，陪同上司参加一些业余的社会活动等等。当然，这些都应该以不影响双方的家庭生活，不违背国家法律和社会道德为原则。人格的平等性不管秘书与上司在职务、地位或财富上多么悬殊，也不管秘书与上司的首属关系发展到什么程度，秘书与上司在人格上永远是平等的。秘书与上司的关系是主从关系，而不是“主奴关系”。 与上级沟通中的自主性和适应自主性既是在上级交往中要主动去接近上级，了解上级，主动去争取与上级合作关系，并且处理好上级与同事之间的关系。又是指在与上级的关系中要独立自主，这种自主性一方面是相对他人而言，人应该有自己独立的目的，态度和独特的仪表和言行方式，不受权威者的偏执或者社会陈旧意识与习惯势力的消极影响。另一方面当领导交待的事触犯到法律时，我们此刻必须坚定自己的立场。 秘书与领导沟通的类型1、 直接沟通，即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。2、 间接沟通，即通过第三方中介或媒介转达的问题，这种沟通相对来讲比较缓慢，不够清晰，甚至可能造成曲解，但它适应于初次沟通，或无法找到沟通对象，或存在着其他种种障碍的对象之间的沟通。3、 明示沟通，即以尽可能明白、清楚、准确地语言、文字、图像来表达沟通信息沟通意图，这是常用的基本方法。4、 暗示沟通，即当沟通存在某种障碍时，秘书只能采用暗示沟通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等、。 人的交往中，有时处于顺境，有时处于逆境，要冷静，理智，不要突然萌发出超出或违背原先行为和目的意念。以致得意忘形、弄巧成拙，处于逆境时，要坚定自信，不要轻易做出放弃目的的行为，轻易退却。而应及时调整自己的行为方式去继续争取，所以与领导相处时，也不然。当碰到麻烦的时候，应及时调整与领导进行良好的沟通，并报以谦虚谨慎的态度也是很重要的。 与上级关系中的适应性 适应性和自主性并不相矛盾，自主性是强调行为目的的，基本态度和独立自主以及在不违反社会制约的条件下有自己独立的行为方式和独特的魅力，这也就是说我们要对不同类型的领导，采取不相对应的沟通方式。不同类型的领导应该怎样配合呢有的上级是事务性，遇事考虑周到，秘书只能照章办事不出差错就行，有的上级属于开明型，对事只是简单的布置任务，事成之后检查结果，秘书应全盘考虑，步步为营，不能辜负上级的信任，有的上级是放任型,一般的事就交给秘书去做而不加过问，这样秘书更应该加强责任感，对整个组织负责。不同类型的上级对秘书的锻炼，培养有不同的影响和作用，秘书应有正确的认识和态度，既不因上级是事务性，自己工作轻松而庆幸，也不应上级是放任型，自己责任重大、繁重而埋怨，而要适应上级的特点努力去做好工作，进一步以上级之长补己之短，使自己在各方面都能更快的成长，认真观察，细心体会。例如：王经理在我们公司是出了名的 恶领导，她领导的部门跳槽率很高，在公司里有一说法：领导看不惯，不用付违约金即可以让那个人离开，秘诀就是把他调到王经理的部门，我不幸成了这个倒霉蛋。我成为了她的助理，于是我暗自制定了一套战术，努力工作，任劳任怨，凡事王经理吩咐的事情，我都往好的一面去想，比如王经理让我加班，就当为家里省电费，伙食费，还为我自己节约开销，王经理有时当众责骂我，我就当时锻炼我的厚脸皮吧!时间久了，王经理也有她的不幸，离婚后，一个人带着个小孩，全靠自己打拼才换到现在的位置，然后，我不禁同情起她来，她胃不好，于是常常替她去卖胃药，有一天她去见客户，突然她幼儿园的 儿子生病了，于是我擅自带她儿子去看病。王经理生日，我偷偷买了百合花，标上所有成员的名字。祝王经理生日快乐。年终吃完年夜饭，回家的路上我故意和她不期而遇，和她用心地聊了聊工作和生活中的一些事，她听了后，很久没说话，只祝我新年快乐。我忐忑不安的过了一个新年假期。新年后，我们意外的发现王经理的脸上多了笑容，渐渐的部门也有了笑容，开始和睦团结，王经理开始和我们一起去跳舞，去购物，一起带她的儿子去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢。我终于战胜了这个挑战，每当同事问我与王经理和睦相处的秘诀时我神秘的指指自己的心不做回答。 提高沟通效率的客观条件1、提高技术能力，改善技术条件秘书沟通工具人员必须注重提高技术能力，如语言、文字表达能力，熟练和正确使用的能力，增强人际关系处理能力。秘书部门必须尽可能配置各种先进。高效的文字处理、数据处理。语言处理和电子网络通信设备，注重大幅度提高沟通效率，使秘书的人际交往和沟通在质和量上有更大的发展空间。2、加快改革体制 政治和经济体制改革是关系到全局性的问题，非某个组织所能解决。但自改革开放以来，国家行政机关已大大加快了机构精简、体制改革的步伐。各级各类组织应积极配合，尽快形成精简、高效的网络，畅通上下左右的沟通渠道，大幅度提高沟通效率，使秘书的人际交往和沟通在质和量上有更大的发展空间。3、大力提高信息工作的质量 各级各类组织，尤其是基层租住和企事业单位，应大力开发、加快办工自动化的进程，加快电子商务的建设。大力培养和提高秘书人员掌握电脑技术、网络通信技术和综合处理信息的能力。秘书人员在网上交流时应有良好的职业道德，自觉维护网络安全和网络道德。每一个秘书工作者都应加倍努力，赶上现代信息技术发展的步伐，适应快节奏的现代化社会生活步伐。如何与领导沟通与领导交流，目的不外乎两个人：一是要提供你所掌握的信息，二是要寻求领导的重视或者反馈。既然如此，你一定要了解领导往往留意与其自身利益密切相关的信息，因此为领导对自己的角色、知趣、经验相关的信息就特别关注：领导容易接受具有权威性德信息，领导总是喜欢选取以肯定得形式出现的信息;领导希望获得新奇的信息，而不爱听老生常谈：领导对某些特殊的消息特别感兴趣，如果你具有以上的信息那么领导自然而然会感兴趣，你们交流的可能性就很大，而如果反之，则最好不要去打扰领导。除此之外，与领导交流的方式也要注意;首先，要注意语气适当，措辞委婉。因为说得过火或过于渲染，涉及领导尊严与权威，尺度掌握不准，搞的不好久会有嘲讽、犯上之嫌，被领导误以为心怀不满，另有所错。所以秘书一定要注意使自己的口气比较缓和，显示自己的诚恳和尊敬之情。特别是要使领导明确地认识到，你所作所为都是出于做好工作的动机，是为领导设身处地的着想，而不是对领导者本人有何不恭的看法。其次，尽量言词简短。俗话说：“言多必失”。因此秘书在劝解时，只要指明大意就足以，其中的推理不妨由领导自己来做，越是予以含蓄，就越能引起领导的深思，又不至于引起领导的猜忌。而且言辞简短不至于使你引用的领导的话淹没在解释辩证的海洋中，要知道，正是这些引用极大的满足了领导的成就感，当你的领导清楚地了解到，一句他本人也不曾在意的话却被秘书记在心上，或者他的十分重要的观点的确受到了秘书的重视，他一定会增加对你的好感，多几分欣赏和认同，少几分敌意和对立，从而能够仔细的倾听你的建议，对你的相反的看法郑重对待。因此，言简意骇，不失为引起领导重视和好感的一个好方法。第三要注意场合。用领导自己的话来批评他的某些观点，最好在私下场合中使用，而不宜在公开场合或是又他人在一旁的情况下运用。因此在私里下即使你对领导的尊严有所触动，但如果言之有理，领导也会采取比较宽容的态度。而在公共场合，这就会演化成领导的尊严和权威问题，他会为此而战，从而使情绪压过理智，面子高于道德，这队秘书无疑是自找麻烦，“好心难得有好报”。秘书与领导的沟通方法秘书必须经常向领导提供信息、反应信息、请求工作或提出参谋意见，这就需要与领导保持密切的信息沟通。这种密切的信息沟通，有利于领导了解下情，吸取群众的智慧，优化决策，也有利于秘书准确理解领导意图，取得领导的指导和帮助，提高工作效率。秘书应在工作中充分发挥自己的主观能动性，但又不能超越自己的权限，给领导的工作造成被动。如何把握好主观能动性的度的确是很微妙的。秘书室领导工作中队外交流沟通中的枢纽，遇到问题要与领导联系，不能自行其是。自作主张。秘书与领导信息沟通，根据不同的情况，可灵活选用许多具体的方法。其普遍适用性的方法，可以概括为：根据实际需要，确定沟通内容，根据领导工作节奏，确定沟通时机、沟通形式、沟通对象，以求有效的为领导工作服务。这一方法具体来说，一是在内容上，对新情况、新问题、新趋势、或难以把握的问题要及时汇报、反应：对有章可循的、例行事务，可主动按规矩办事，不必事事请示汇报：对常规工作，可定期地领导汇报，对突发事件和重大事件，要及时汇报、请示。比如说经常会有这样的情况，领导到外地出差时，客户来电话就某某问题征求意见，秘书凭自己的经验，给了客户一个肯定得答复，工作能力也得到了领导的赏识，能经常代替上司给他帮一个倒忙。再比如，秘书即使熟悉了工作，工作能力也得到了领导赏识，能经常代替上司处理一些重要工作，但在遇到新情况和新问题时，也最好听取领导的意见和指示，如果秘书把事办完了，各部门都知道了，而领导却一无所知，会使领导丢面子，这就说明秘书与领导的交流沟通存在着很大的问题。二是在时机上，当领导在集中处理或思考某一重要问题时，一般不要打扰，若有急事请示汇报，可做简单而准确地陈述，若领导需要了解详情，再做出全面具体地汇报：当领导稍有空闲主动了解某一方面情况时，秘书应做真实详细的汇报，并可提出自己的建议或看法：当领导由于情况了解不全面不充分，而可能作出或已经作出错误决定时，秘书应及时提供全面、准确、真实的情况，提出参谋建议。当领导在工作中遇到困难时，秘书的关心对领导客服困难没有必要过分的关心，问这问那。在这种情况下，秘书应多站在领导的立场替领导考虑问题。 三事在对象上，秘书要按领导班子的分工，将有关情况或问题，向对口分工负责的领导人汇报或请示，并按其指示和要求去办理：对涉及全局的综合性问题，应向主持全面工作的领导人请示、汇报、并按其指示精神办事。四是在场合和形式上，在会场或其他公共场合，若无其事，宜要简短沟通，让领导集中精力面对公众;在与