采购管理审计

采购管理审计 采购管理审计审计内容风险分析审查要点审计程序审计发现/结论应获取资料资料应编制的工作底稿采购制度完善性缺乏制度管控缺乏可控的操作流程采购管理制度体系的完整性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、是否有实际控制力度一、对公司采购制度完善性检查、评价审计准备-1、制度与流程：（1）收集公司采购管理制度，评价相关的采购管理控制措施是否完备，采购活动各阶段是否都有相关的管理规范。采购管理制度（2）对供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管理制度进行分析，判断其与公司政策是否存在差异以及差异的合理性，判别其对实际工作能否起到管理控制作用。现场审计-对准备阶段的问题、初步判断进行核实，并与采购部门的员工充分沟通，对现有的采购制度作出客观评价。【要求】通过以上检查，对采购管理制度体系的完整性、预算管理体系的健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、是否有实际控制力度等问题做出客观评价，提出合理建议。二、采购管理主要业务工作的内控情况检查供应商管理产品质量问题；材料数量与供货时间无法得到保证；价格偏高；售后服务压力增加；潜在的舞弊可能；生产停顿。供货商/承包商不再符合公司要求供货商的更新符合企业的规章制度。供货商的选择符合公司的经营目标和最大利益。供应商的评估供应商的档案管理1、供应商管理阶段审计准备-收集供应商管理制度，了解供应商管理系统。供应商管理制度现场审计-（1）从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单，查看供应商引进、淘汰标准（如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等）；查核10家供应商的引进是否按制度执行；是否建立合格供货方目录。供应商清单（2）取得公司选择供货商的书面政策，查看是否经管理层审批，并与以上了解到的程序比较是否有出入。（3）抽查10家公司主要供应商资质文件，从工商局的官方网站调查了解该法人的真实合理性。供应商的资质文件（4）采用判断抽样的方法从供货商清单中抽取_10_家供货商，查看评价资料、手续是否齐全；查看相应的评价报告，从评价报告中寻找不合格的供货商，查看是否还在最新的经管理层批准的合格供货商名单中。评价手续供应商评价记录（5）有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理。供货商审批是否流于形式；是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单；是否根据供货商和本组织的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式确定供货商；供货商评价标准及评价形式采购计划存货资金占用过大或缺货；影响生产及销售不能满足生产需要；影响生产及销售。造成公司资产损失；产生舞弊的可能。采购计划符合生产经营与销售需要。采购是否有计划、采购计划编制依据的可靠性、采购计划审批程序的合规性、采购计划所列价格的合理性、采购方式选择的合理性、。2、采购计划制定审计准备：收集审计计划制定的依据与计划编制流程现场审计：（1）对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划制订的依据和程序等；确定采购计划制订的依据经管理层批准，采购计划应包括以下内容：采购品种、数量、价格、质量要求、采购方式以及批量进度安排，察看年度采购计划的内容是否完整。采购计划编制流程（2）对生产部门、销售部门、财务部相关人员进行访谈，了解他们对于采购计划的参与程度；检查是否有备案的采购计划。检查是否与采购部门的计划一致采购计划、销售计划、生产计划（3）定期调整采购计划，与当期生产计划，销售计划相符合，采购计划的变更需要有依据，并且由相关部门复核后，报送销售、生产部门备案，审阅审计期间更新的采购计划，查看是否有相应的变更依据以及管理层的审批签字。采购计划调整记录（4）查看采购计划是否在预算内。计划外或者预算外的采购，必须由相关部门复核后，由管理层批准。费用资金预算表，超计划采购审批表（5）采购部定期编制实际采购与计划的差异报告，详细说明存在的重大差异，由适当的管理层审阅，获得采购部每月编制的采购差异报告，察看是否有管理层的审阅记录；对采购部相关人员进行访谈，了解差异产生的原因及其对于销售的影响采购计划差异报告采购申请公司资源浪费。公司采购了不需用的材料；占用公司资金；资产利用效率低。采购的申请审批手续是否符合制度要求，采购活动是否规范3、采购申请审批审计准备：收集采购审批制度现场审计：（1）采购需求需经使用部门及相关部门的管理层批准。从请购单中用判断抽样抽取_20_个样本，检查是否有需用部门负责人审核签字，是否经其它管理层人员批准签字。检查请购单的审计是否合理？采购申请单（2）制作采购订单情况汇总表，并定期进行跟进采购情况，跟进采购效率，跟进长期未完成订单，分析原因。（3)是否建立价格标准，价格标准的核准手续是否齐备；价格审批;采购部门应在比质比价的基础上，初步确定物资采购意向，经采购部门负责人签章后，送交价格信息部门进行价格核定。价格申报单采购实施造成公司资产损失；购买不符合要求的物资，影响经营与生产产生舞弊的可能。采购定价是合理的，并且符合公司政策。采购产品的质量控制方法、招标采购与非招标采购的流程，紧急采购处理办法4、采购实施审计准备-了解采购部门程招标方式、评标和中标标准，收集非招投标采购制度，收集紧急采购管理制度招投标管理制度现场审计（1）、招标采购从财务明细账抽查10笔（工程设备、办公设备、仪器设备等）需招投标的大金额采购，检查招标过程资料的完整性、主要控制环节的完备性和合理性。招标资料：招标书、评标记录、定标记录采购业务招标书是否详细具体，涉及到所采购物资的具体规格、数量、技术要求。评标过程记录是否完整，评标成员是否合理；技术标、商务标评定方法是否合理，是否有技术部提供技术指标。定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理由（质量最优、价格最低、送货时间最短）是否充足。对于参与报价的供应商是否设置了供应商准入机制，如设置年营业额、公司规模、行业信誉、预付款额度等。合同标的额大于50万元的合同，是否对供应商进行实地考察，并形成考察报告供应商准入政策供应商实地考察记录对于参与招标的单位，邀标应该高于5家，如果实际应标数低于3家，是否废标，未废标的是否提报公司高层审批。审查招标采购的价格是否合理。是否超过预算，是否符合公司规定最高价格，是否进行询价。对（1）中抽取的采购合同进行询价，分析采购价格是否合理？价格信息库，预算（2）非招投标采购对于重复购置的物资，抽取5个重复购买的物资，检查价格一年趋势，如价格明显高出前次购买所确定标准的计划价，应将其作为重点审计对象，检查是否有价格调整有书面记录，分析合理性。重复物资采购记录从明细账中抽取10份非招标采购合同，查阅询价、议价、比价记录。询价、比价、调整记录从明细账中抽取5份非招标采购合同进行询价，对于价格不合理的，则通过印制假名片或者虚构单位，对材料价格进行单独询价，分析采购价格是否合理？检查实际采购是否遵循采购建议，供应商是否为采购询价比较后指定的供应商？（4）紧急采购紧急采购有审批和申报流程，并由专人定期复核，分析频度等。紧急采购流程采购合同管理潜在的法律纠纷；或有的不应承担的约束。潜在的利益损失；不符合管理层的意图；未经授权的合同。采购合同/订单的丢失或损坏；敏感信息的泄漏。所有签订的采购合同/订单得到妥善的保管。 采购合同/订单的制定符合公司的各项政策及规定和管理层的审批。公司使用合法、完整的采购合同/订单。合同与招标的一致性。5、合同管理制定审计准备-（1）了解公司合同管理（包括审批、存档、台帐管理等）的制度、流程要求，实际操作管理模式，判断其与集团制度规范是否一致，差异合理性，内部控制环节是否健全。合同管理制度现场审计-（1）根据程序4中抽取的样本，检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。检查格式合同的版本、内容与集团示范合同要求是否相符。通过检查法务审核记录，检查非格式合同是否经法务人员审核。合同审核记录（2）检查所抽取合同内容的合理性：确认合同关键条款（数量、质量、颜色等）是否与招标书内容一致。如存在差异，差异是否合理；检查合同价格与定标价格是否一致。检查合同标的；数量和质量；价格和结算方式；运输方式；履约期限、地点和方式；违约责任等。（3）检查合同的实际执行情况：根据业务实际进展情况，检查合同中关于采购、付款、验收付款、服务是否得到执行。检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行。检查合同付款台帐是否清晰、及时，并做到与起草部门、档案保管部门及时核对，有无超出合同约定的款项支付，是否有未经法务人员审核的合同。合同是否编号，档案保管是否符合要求。（法务）【要求】通过对以上检查，对公司合同签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况做出客观评价，总结经验，揭示风险，提出建议。验收入库管理接受了不需要的产品；接受了质量不佳的产品；占用公司资金；公司资产损失。收货、退货记录不准确、不及时；信息不正确造成采购决策失误。接受的货物与经批准的订单相符。不符合采购订单的供货商送货，按公司政策及时处理。已收产品的退回经过合理的手续。6、验收入库审计准备-了解公司仓库管理（验收入库、出库）的制度收集出入库单和台帐现场审计-（1）固定资产是否有技术人员协同资产管理部门验收，软件服务是否有软件工程相关人员参与验收。验收记录（2）验收时，是否按照合同核对具体的数量，重量，品相等，对于出现瑕疵的物品是否要求对方退货，或者减免相应的应付款项，或者对供应商进行处罚，是否有验收手续如验收单.。（3）验收时检查货物的发出是否是合同签订的供应商？（4）通过对使用部门的员工使用评价，了解采购的质量是否真实合理。使用评价（5）通过员工访谈等方式，锁定需要抽验质量的物资，审计部和质检部门对物品进行再次审计抽查，以确保采购物资的质量。质量评价，固定资产台帐（费用台帐）财务付款不恰当的承担了债务；舞弊的可能；公司资产的损失。货款支付不符合公司政策；财务付款是否符合公司制度7、财务支付款阶段审计准备-了解公司财务支付款制度，应付、预付款的明细账财务支付款制度应付、预付款明细账现场审计-（1）根据程序4中抽查的合同，检查是否按合同要求支付款，是否存在提前付款的情况，检查收款方与合同单位是否一致。（2）抽查10笔预付款明细账，查阅预付款是否存在预付款长期挂账的情况，而相应的服务和商品并未获得。返利公司资金损失存在舞弊的可能公司有明确的、严格的返利政策所有合同关于返利的条款都符合公司的要求，无重大异常情况发生所有系统计算的返利金额均正确的使用了有关条款，并进行了正确的计算所有应收返利均被正确的收到，所有未收到的应收返利都存在合理的原因，并在监督之下8、返利费用审计准备取得并阅读关于返利的现行政策、规定、制度，检查出自不同部门的有关文件或者涉及返利的不同文件之间是否存在相矛盾的规定。返利政策了解返利的操作流程及操作模式返利操作流程现场审计-取得返利条款明细数据和审计期间收货数据，抽取一定样本，根据返利条款计算审计期间返利收入，与同期系统数据核对。审计期间返利明细根据系统数据，抽取当期收货、返厂笔数较多或金额较高的供货商，根据合同的返利条款和当期收货量，检查系统计算的应收返利额是