会议筹备流程跟进表

会会议议筹筹备备工工作作安安排排 会会议议 阶阶段段 任任务务分分工工主主要要工工作作要要求求及及内内容容说说明明负负责责人人完完成成时时间间备备注注 会前 参会专家领导沟通确定出席的专家领导，并沟通确定会议日期、演讲时长。 讲者及议题 确定讲者及演讲议题； 确定讲者简介及演讲PPT 邀请函的编制 纸质信函 手机电子版 邀请函发放 汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位） 各自区域负责人负责自己区域的邀请函发放工作。 邀请函跟踪 跟进并确定邀请函发放的进度及完成情况。 对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户的参会情况，针对参会人数多少 及时提出增加参会人数计划。 会议主持及领导发言 主持人确定，主持稿 领导发言稿 串场PPT 会场音乐 会议用表 制作会议签到表 制作会议流程表 制作会议反馈表 会议资料准备及装袋 会议流程表 数量 。 产品彩页 品种 数量 。 礼品 礼品内容 数量 。 产品目录 数量 。 纸袋 数量 。 会场租赁 确定会场地址 容纳人数 使用时间 。 场地费用 停车券 。 是否 有投影仪及投影幕布 是否 有音响话筒，话筒 个 是否 有主持台； 是否 主持台有挡板 是否 长的签约台及红桌布 签约桌牌 内容 。 告知指示牌内容 并安排打印 是否 是否需要餐券 是否 需要就餐（就餐时间 地址 ） 会会议议筹筹备备工工作作安安排排 会会议议 阶阶段段 任任务务分分工工主主要要工工作作要要求求及及内内容容说说明明负负责责人人完完成成时时间间备备注注 桌数 及临时加桌的处理 。 确定宣传内容，并进 行制作 横幅 长 宽 数量 内容 。 海报 长 宽 数量 内容 。 是否 有电子显示屏 产品宣传展板 公司简介易拉宝 确定相关产品的宣传展板，制作易拉宝 会场物资 准备好激光笔（检查电池） 水牌 内容 。 欢迎牌 内容 。 工作牌 数量 。 备用插座 便利贴 透明胶（或双面胶） 桌上水、笔、纸 酒店提供 自备 数量 。 茶歇 酒店提供 自备 。 就餐用酒水 酒店提供 自备 。 会议桌花 互动环节礼品 礼品内容 数量 。 会场检查（会议若在 上午提前一天，若在 下午，可会议当天上 午准备） 摆放横幅、展板。会前一天摆放好 调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。 会中 工作人员 会议当天提前2小时到达会场，检查会场事项（工作人员了解卫生间位置 、餐厅位置，做好指引） 电脑、投影 提前打开，并把所需要的课件打开，观看效果并调整。电脑准备一些音乐 ，作为暖场。 茶歇准备提前跟酒店工作人员沟通茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等 签到台入场处设置签到台，两人负责签到和发放资料袋 会场引导 引导讲者及领导根据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满的，迅速 将后面几排的观众调整至前面，保证活动现场。 主持人做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手 。 现场话筒传递互动环节需要观众发言时，需要事先安排人负责传递以及小礼品的发放。 拍摄 提前准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹备。会前，会中讲者讲 课，观众听课情况，会议现场情况等进行拍照。 会议结束 是否参会人员与讲者领导合影或公司人员讲者领导合影留念。 若提供调查问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼品发放。 会前 会场租赁 会会议议筹筹备备工工作作安安排排 会会议议 阶阶段段 任任务务分分工工主主要要工工作作要要求求及及内内容容说说明明负负责责人人完完成成时时间间备备注注 会后 整理会场和物料 整理会场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、横幅、展板、资料 、礼品、水等） 资料整理签到表、（调查问卷）、相片。 总结会后进行总结，分析好与不足。 会后宣传工