[企业管理]20100827档案管理与保密知识讲座-正式稿

1,企业档案管理与保密知识讲座,主讲：人力资源总监兼办公室主任曹敦华指导：广州市档案局 2010年8月27日 广州,档案综合管理,实物档案管理,档案室编研,基建档案管理,文书档案管理,设备仪器档案,声像档案管理,公司目标,规范化:（原始）、真实、完整、有效、便于保管和使用,电子文件档案,企业档案管理模块,2/42,3,档案综合管理,4,一、档案综合管理,中华人民共和国档案法 中华人民共和国保密法 广东省档案条例 广州市档案管理规定 广州市企业档案工作业务建设规范 广州市企业档案综合管理分类方案广州市科研档案管理暂行规定 电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002 照片档案管理规范GB/T 11821-2002 关于加强广州市声像档案管理工作的通知 ISO9001：2000，建立文件体系、文件控制要求 利建集团档案管理规定 各层次档案管理制度、管理目录、标识、档案 管理实物、贮藏处所,5,档案定义及档案管理的意义,档案：档案管理的意义：,6,规范化档案管理的要素,7,档案室/管理员的主要职责,参加信息工作整体建设，编制档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源,负责收集、整理、分类、鉴定、保管、利用和统计本单位各类档案信息资源,制定本单位档案管理制度、监督、指导、检查执行情况,贯彻执行各类档案法规，规划本单位档案管理工作,TEXT,TEXT,培训指导有关各部门兼职档案管理工作人员,TEXT,8,档案整理之一：全宗档案总分类,一、全宗单位档案的分类 一个立档单位形成的全部档案为一个全宗单位，全宗即一个立档单位。全宗号即档案管理总部门划分给这个立档单位的编号。全宗内的档案按其性质、类别通常分为十一大类，大类采用阿拉伯数字作类目号，每大类根据本单位形成的档案材料的数量和内容决定使用类目级数。属类用阿拉伯数字作类目号，从左至右称一级类目、二级类目、三级类目，一般分类使用到二级类目，个别选用到三级类目。,9,规范化档案的十一个大类,10,第一类档案：产品档案（类别号：0）,11,产品档案（类别号：0）,12,第二类档案：设备仪器档案（类别号：1）,13,第三类档案：基建档案（类别号：2）,14,第四类档案：科研档案（类别号：3）,15,第五类档案：文书档案（类别号：4）,16,第六类档案：审计档案（类别号：5）,5、审计档案,17,第七类档案：业务档案（类别号：6）,6、业务档案,18,第八类档案：声像档案（类别号：7）,19,第九类档案：已故人物档案（类别号：8）,8、已故人员档案,20,第十类档案：会计档案（类别号：9）,21,第十一类：实物档案（类别号：10）,22,档案整理之二：建立全宗卷,每个单位应建立全宗卷 全宗卷是单位在管理本全宗过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成。全宗卷排放在第一类档案架位置的首位。,全宗卷的主要内容,23,档案整理之三：档案检索工具的编制,24,档案的保管,25,档案的鉴定和统计,26,档案的开发利用,档案员要熟悉库藏，主动为领导提供利用服务。要充分发挥档案信息的综合开发利用功能，加强档案编研工作。档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便服务。珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。,27,建立档案综合管理制度,1、制定档案综合管理实施办法。2、制定各种门类档案材料归档范围和保管期限表3、制定档案综合管理分类编号方案4、制定文件材料归档制度5、制定档案库房管理制度6、制定档案借阅制度7、制定档案统计制度8、制定档案鉴定销毁制度9、制定档案保密制度10、制定档案保管制度11、制定档案室工作制度12、制定档案员岗位职责13、制定档案管理“三纳入”四参加“”制度14、制定图更改和晒制管理制度15、制定底图档案管理制度16、制定档案复制制度,28,文书档案管理,29,文书档案的定义,文书档案：是企业管理活动中形成的，由命令、指示、决定、请示、批复、通知、通告、计划、总结、会议记录等通用文书转化而来的档案，称为文书档案。,30,文件、文书、公文-与文书档案的关系,31,文书档案的分类及编号（大类号：4）,32,文书档案整理流程,收集零散材料,排列,进行分类编号,装订,装订,归档文件目录,编号,装盒,档案盒封面及脊背标识,入库上架,33,文书档案归档方法,34,文书档案技术处理,35,文书档案目录,36,基建档案管理,37,基建档案管理（大类号：2）,基建档案? 指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、监理、使用、维修活动中直接形成并整理归档的科学技术材料。具体到一个项目，是指整个建设项目的酝酿、决策到建成投产使用的全部过程中形成的、应当归档保存的文件材料。,38,基建档案归档范围一,39,基建档案归档范围二,（二）房屋产权类房屋产权类档案的归档范围是：,40,基建档案归档时间,41,基建档案分类及编号,2 .5 .1001,案卷顺序号（第1册） 二级类目号（公有产权） 一级类目号（房屋产权） 大类类目号（基建档案）,42,基建档案归档范围和保管期限表,基建档案归档范围和 保管期限表,43,基建档案整理方法之一,组卷,卷内文件排列,编制卷内材料页号或件号,组卷图一,组卷图二,44,基建档案整理方法之二,编制卷内文件目录,编制卷内备考表,编制案卷封面,图一,图二,图三,45,基建档案图纸折叠,图纸的折叠方式：不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），竖向按顺时针方向内折，图标栏露在外面。横向按手风琴式折叠。（技术制图复制图的折叠方法）将整理好的案卷或图纸装入厚度适当的档案盒，填写盒上项目。相邻的若干案卷可以置于同一盒内，直到盒满为止。,46,基建档案标签,47,基建档案目录封面和脊背标签,编制全宗内基建档案目录并装订成册。,48,设备仪器档案,49,设备仪器档案管理（大类号：1）,设备仪器档案是指科研、生产、建设、办公等工作 中所用的各种设备仪器及随之而来的安装、高度、使用、维修过程中所形成的图纸、技术文件、电子文件、照片、录像等。（本集团未作具体规定）归档范围：,操作规程和履历表,设备食品安装高度运行记录和检测报告,设备仪器的随机资料,购置引进设备仪器的相关材料,设备仪器在中修记录故障分析处理的文件,设备仪器的报废、鉴定、批复或处理结果材料,50,设备仪器档案归档时间和保管期限,51,设备仪器档案的分类及编号,生产企业、科研单位的设备仪器档案分类方法：编号方法：,52,设备仪器档案卷内目录及封面,卷内目录：卷内备考表：案卷封面：,53,设备仪器档案的装订及分类目录,案卷装订编制分类目录,54,设备仪器档案装盒,设备仪器档案案卷装盒填写盒脊项目,55,设备仪器档案入库上架,已整理好的档案盒入库上架档案目录装订好的目录,56,底图柜档案库房,底图柜库房,57,声像档案管理,58,声像档案管理规范（大类号：7）,照片档案管理规范GB/T 11821-2002 关于加强广州市声像档案管理工作的通知利建集团档案管理规定第四条第（一）款：具有重要价值的或重大活动的照片、录音、录像、光盘等。第六条第（五）款：与公司有关的、具有保存价值的重要声像资料在归档时必须附有文字说明。声像资料的后期制作资料，原则上应实行季度归档。 第六条第(四)款：集团各级单位在生产、经营活动中产生的相关文件，由本级档案管理部门负责收集、整理，并定期连同电子文档及台帐向档案室归档（可根据需要实行季度、半年度或年度归档）。,59,声像档案：单位及个人在各种活动中直接形成的有保存价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案归档范围：,声像档案归档范围,本单位开展项目鉴定或峻工验收、重要设备的开箱验收等记录,本单位组织或者参加重要会议的记录,重要人物参加本单位重大业务活动的记录,本单位主要职能活动和重要工作成果的记录,本单位生产、建设面貌、新闻发布的记录,其他工作方面形成有查考价值的记录,60,声像档案的归档责任和时间,声像档案的归档责任和归档时间：原则：谁主办，谁负责收集整理。 利建集团档案管理规定：一般在形成后一个月内整理，归档。（向档案管理部门移交和借出）第六条第（二）款：凡属归档范围的重要文件，如证照类、资信类档案，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件向相应的档案室归档，个人不得私自留存原件，如因工作需要，可留复印件备查。第六条第（五）款：声像资料的后期制作资料，原则上应实行季度归档。,61,声像档案的归档要求,62,声像档案的分类及编号,63,声像档案整理流程,整理方法：,64,编制照片/录音/录像说明,例：编制“照片分说明” 编制“某一组活动的总说明”,65,声像档案册的内容和外观,例：底片档案册的内容和脊背外观,66,声像档案的封面和脊背标签,例：底片档案的封面和脊背标签,67,声像档案刻录光盘的标签,声像档案（脱机保存）光盘标签,68,照片档案目录,69,声像档案目录,70,电子文件档案,71,电子文档管理,电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2002 CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求GB/T 17678.1-1999,72,电子文档概念及归档原则,概念：电子文件是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称之为电子文档。归档原则：“双轨制”：,不能制成纸质的电子文件正本须同步制作脱机备份,须永久保存的文本或图型电子文件须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档,电子文件应与纸质或者其他载体文件一并归档,只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸须文件上加盖具有法律效力的非电子签章,73,电子文档的分类编号,电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。例： 4 .2 .T.20101（1） 4 .2 . T.20101（1） 文档顺序号（第1件） 案卷顺序号（第1册） 三级类目号（形成年度） 二级类目号（图像文件和文本文件） 一级类目号（房屋产权） 大类类目号（基建档案）,74,电子文档的归档范围、时间、要求,75,电子文档的通用格式,文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式,扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式,对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据,视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式,音频电子文件以WAV、MP3为通用格式,对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等,76,电子文档的保管,77,电子文档脱机保管标签,脱机归档的电子文件载体应贴有标签，注明载体序号、全宗号、编号、类目代号、套别、名称、密级、保管期限、软硬件平台等。,78,脱机电子文档的维护,档案管理员归档时即建立机读目录，负责对电子档案定期检查。转换成纸质后，则按纸质档案管理要求进行管理。,79,电子文档的升级和迁移,档案管理员对所有物理脱机归档的电子文件须定期备份一式三套。磁性载体每2年，光盘每满4年进行一次机读检验，发现问题即时采取修复措施，制作新的光盘。随系统更新升级，应对电子文档进行迁移操作。,80,电子文档的保密管理,电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限（文书/基建档案）的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。,81,电子文档的统计管理,82,实物档案管理,83,实物档案的管理（大类号：10）,84,实物档案的分类及编号,实物档案的分类及编号：实物档案的大类编号是10。一级属类分可折叠类 10.1和不可折叠类10.2. 实物档案较多的单位可以继续细分二级属类。属类之后用横线加序号表示实物。如（10.1-001 10.2-002） 例： 10.1.1-002 案卷号（序列号） 二级类项目号（经营类证、照） 一级类项目号（可折叠类） 大类类目号（实物档案）,85,实物档案的排列和标识,86,实物档案目录及保管,87,档案室编研,88,档案室编研,档案室编研是以档案信息为主要编纂对象,通过对其进行加工、编排、出版，以满足各方面需求。,89,档案编研：文件汇编,90,档案编研：大事记,91,档案编研：基础数字汇集,历年数据汇集基础数据汇集文字、图、表,92,保密管理知识,93,保密管理知识保密法,中华人民共和国保守国家秘密法 第十条 国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。 绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。第十一条 国家秘密及其密级的具体范围，由国家保密行政管理部门分别会同外交、公安、国家安全和其他中央有关机关规定。军事方面的国家秘密及其密级的具体范围，由中央军事委员会规定。 第十二条 机关、单位负责人及其指定的人员为定密责任人，负责本机关、本单位的国家秘密确定、变更和解除工作。机关、单位确定、变更和解除本机关、本单位的国家秘密，应当由承办人提出具体意见，经定密责任人审核批准。,94,保密管理知识保密法,第十三条 确定国家秘密的密级，应当遵守定密权限。 中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密；设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。具体的定密权限、授权范围由国家保密行政管理部门规定。 机关、单位执行上级确定的国家秘密事项，需要定密的，根据所执行的国家秘密事项的密级确定。下级机关、单位认为本机关、本单位产生的有关定密事项属于上级机关、单位的定密权限，应当先行采取保密措施，并立即报请上级机关、单位确定；没有上级机关、单位的，应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定。 公安、国家安全机关在其工作范围内按照规定的权限确定国家秘密的密级。 第十五条 国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。 机关、单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。 机关、单位对在决定和处理有关事项工作过程中确定需要保密的事项，根据工作需要决定公开的，正式公布时即视为解密。,95,利建集团保密管理办法,第三条集团秘密是关系集团权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。集团秘密包括下列秘密事项： （一）集团重大决策中的秘密事项； （二）集团尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； （三）集团内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录； （四）集团财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； （五）集团所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； （六）集团员工人事档案，工资性、劳务性收入等资料； （七）其他经集团确定应当保密的事项。第四条集团密级的确定 （一）集团的秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级； （二）在集团经营发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级； （三）集团的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、集团经营状况为机密级； （四）集团人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级； （五）属于集团秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。,96,利建集团保密管理办法,第五条集团保密管理措施 （一）属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由分管领导或总裁委托专人执行； （二）对于密级的文件、资料和其他物品，非经分管领导或总裁批准，不得复制和摘抄； （三）对于密级的文件、资料和其他物品，在收发、传递和外出携带时，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； （四）在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准； （五）具有属于集团秘密内容的会议和其他活动， 应选择具备保密条件的会议场所，并根据保密需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员应予以指定，控制、确定会议内容是否传达及传达范围； （六）不准在私人交往和通信中泄露集团秘密，不准在公共场所谈论集团秘密，不准通过任何其他方式传递集团秘密； （七）集团员工发现集团秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告集团办公室及分管领导；集团办公室及分管领导接到报告，应立即作出处理。,97,利建集团档案管理规定,第八条（二）档案保管期限 档案保管期限的确定，是根据该份档案对集团的重要性和具有的科学历史价值大小来确定。 1.永久保存：公司章程、公司成立、变更的重要资料；股东名册、股东会、董事会的重要文件；与外单位的重要往来文件；不动产所有权及其他债权凭证；执照、代码证；人事档案；其他经核定须永久保存的文书。 2.十年保存：预决算表；月结算表；重要商业帐簿（资产目录、日记帐）；其他经核定须保存10年的文书。