XX电气设备公司费用报销管理制度

XX电气设备公司费用报销管理制度第一章 总则第一条 为加强公司的财务管理，规范会计核算工作，特制定本制度。第二条 公司所有部门的差旅费、招待费、通讯费、公务车费用和其他费用的报销均按此制度要求执行。第二章 差旅费报销第三条 公司员工因公出差办理公务者，依据本规定给予报销差旅费。第四条 出差人员应办理出差有关手续，填写出差申请表，普通员工出差由部门经理审批，部门经理出差由分管领导审批。出差人员应按出差规定的时间路线往返，本着节约、合理、必须的原则，严格遵守本制度规定的出差费用标准。第五条 员工出差前可按实际需要预借差旅费。出差人应填制借款单并经部门经理、分管领导、总经理批准后向公司财务部借款。操作流程详见附件一。第六条 出差人员返回公司后五个工作日内填写出差费用报销单，报请部门经理审核、分管领导审批、财务总监签字后到财务部报销。第七条 出差人员出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。第八条 短途出差：以公交车为主，交通费可按实报销，特殊情况经分管领导批准乘坐出租车的，可报销出租车费，公交车票和出租车票报销时应在上面注明时间、来往路线。出差在本市内按10元/餐补贴，市外的每人每天补贴误餐费30元。第九条 国内出差地点及出差人员分类：（一）国内出差地点分类一类指北京市、天津市、上海市、重庆市及广州市；二类指其他省会城市及沿海、经济发达城市（东莞、珠海、佛山、中山、湛江、汕头、三亚、厦门、泉州、大连、青岛、烟台、威海、唐山、秦皇岛、宁波、温州、苏州、无锡、南通、连云港、桂林）；三类指除一、二类区以外的地区。（二）出差人员分类A类指高层管理人员；B类指中层管理人员（部门经理）及高级职称人员；C类指部门主管、项目经理、销售区域经理及中级职称人员；D类指其他人员。第十条 乘座交通工具规定：1、A类人员可以乘坐飞机经济舱、火车软卧（含动车）、轮船2等舱； 2、B类人员可以乘坐飞机5折经济舱、火车硬卧、动车硬座、轮船3等舱，超过规定须经过总经理批准；3、C类、D类人员可以乘坐火车硬卧、轮船4等舱，乘坐火车动车、飞机3折经济舱需报请分管领导批准，超过规定须经过总经理批准；4、未经批准自行选择交通工具超过标准部分费用自理。第十一条 公司将针对国内长途出差地不同，按出差人员分类制定相应的出差住宿标准及出差津贴标准，此标准将根据物价水平按第三十三条规定修订发布。2012年上半年报销标准见下表。交通工具住宿标准出差津贴公交车票飞机火车轮船其他一类二类三类一类二类三类A类经济舱软卧2等舱实报实销实报实销8060实报实销B类5折票动座3等舱1801601405040C类3折票（申请）硬卧4等舱1501301104030D类12010080第十二条 报销规定（一）乘火车夜间连续6小时以上，未购卧铺票的按火车硬坐票票价的60%补贴。（二）乘坐交通工具应出具购票凭据方予报销。如因故未能取得购票凭据的或购票凭据遗失的，由出差当事人出具书面申请报告和替代凭据交部门经理核实签字，并报请分管领导批准后，以火车硬坐、轮船统舱等级报销，且不享受本条（一）的补贴。（三）非A类人员出差外地，2个同性别人员同行时只能开一间房，可按同行人员中报销标准高的凭票报销住宿费。由出差地单位提供住宿条件或提供住宿费的，不报销住宿费；由会议统一安排的住宿费，据实报销；主办单位统一支付的住宿费，不再报销。（五）住宿票据遗失的，不得报销住宿费。（六）参加各种会议，集体统一安排用膳，不再享有其他津贴。（七）出差天数计算首尾按一天计算，不重复计算。第十三条其他事项：（一）出差人员发生的订票费、行李费、机场建设费、传真费、邮递费以及合理的手续费等应该凭正式发票据实报销。（二）出差使用公司车辆或自带交通工具者，汽油费、路桥费、停车费据实报销，不再报销其它交通费。（三）出差参加会议的会务费、资料费以及上述未提及的其他费用，经总经理批准后方可报销。（四）派驻在外分支机构常驻人员在常住地工作期间的报销参见第八条；互往工作和调动工作时，交通费、住宿费按实报销，另补助30元/天。到外单位实（见）习、支援工作、接受培训的，参照此标准执行。（五）出差人员趁出差之便，事先经领导批准就近回家探亲的，其绕道车船费，扣除出差直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。如果绕道车船费少于直线单程车船费时，据实报销。绕道在家期间的住宿费、市内交通费自理，无出差津贴。（六）出差人员出差期间，因游览或非工作需要参观的一切费用，均由个人自理。第三章 招待费报销第十四条业务招待费是指公司领导成员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、食品费及其他相关的应酬费。业务招待费原则上每月不得超过3次，超过3次后无论发生多少金额，均应经过总经理批准。第十五条部门经理因工作需要发生招待费，应事先经分管领导同意，经同意后采取实报实销的办法，但每次参加人均招待费不超过120元且总额不超过800元。若需超过的，应事先征得总经理的同意，如无法及时取得联系的，应在事后向审批领导作合理说明。第十六条其他业务人员因工作需要招待客户的，应事先向部门经理提出书面申请报告，经同意后可采取实报实销的办法，但每次参加人均招待费不超过100元且总额不超过800元。若需超过的，应事先征得部门经理、分管领导和总经理的同意，如无法及时取得联系的，应在事后向审批领导作合理说明。第十七条报销人报销招待费时，应由本人填制费用报销单（本公司陪同人员至少有一人在此单上签字），并将符合规定的原始发票粘贴附后，由部门经理、分管领导审核或审批，财务总监签字后到财务部报销（超过规定限额须经总经理审批签字）。第四章 通讯费报销第十八条通讯费是指公司领导层和各职能部门办公用座机发生的电话费及按规定给予报销通讯费的人员的手机费。另外，公司目前应支付给通信公司的宽网费也包含在通讯费中进行核算。第十九条公司领导层和各职能部门办公用座机发生的电话费，据实报销。第二十条公司高级管理人员手机费每月据实报销；其他员工手机费报销标准，由行政部会同有关职能部门共同根据员工职务、岗位拟定，将手机费报销的员工名册报分管领导审批、总经理批准，批准后的报销名单交公司财务部备案。第二十一条手机由使用人员自行购买，不能报销，维修费用自理。第二十二条报销手机费的员工应将手机号码报行政部登记备案并配备短号，同时在规定的范围内公开，手机换号应到行政部备案。第二十三条公司领导层和各职能部门办公用座机发生的电话费由所属行政部门根据电话费帐单统一填制费用报销单，由部门经理审核、财务总监签字后到公司财务部报销。固定电话中发生的“声讯费”由使用人自理。第二十四条手机费的报销：由报销人填制费用报销单，并将符合规定的原始发票粘贴附后，由部门经理审核、分管领导审批、财务总监签字后到财务部报销。第五章 公务车费用报销第二十五条公务车费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等。第二十六条公务车费用的管理实行单车核定费用的办法。由行政部负责核定单车费用标准，经总经理批准后交公司财务部备案。第二十七条车辆报销所附原始单据必须是车辆专用的各种票据方可报销。特殊情况需用替代票据的，应经批准后方可报销。第二十八条公务车费用的报销：由报销人填制费用报销单及汽车费用报销明细表（见公务车管理办法附件二），并将原始单据附后，由行政部经理、分管领导审核或审批，财务总监签字后到公司财务部报销（超过标准应经总经理审批）。第六章 其他费用报销第二十九条其他费用（附件二）是指公司因工作需要而发生的，并且上述条款不包括的费用。第三十条对于国家或当地政府有专门规定的应报销的费用，按规定给予报销。第三十一条财务总监负责对报销单据的审核，对不符合规定的票据有权不予报销。第三十二条借款人或报销人如有较大金额（5000元以上）的需以现金支付的借款或费用报销单，需提前一天通知财务部，以便财务部门做好资金准备工作。除出差借款有第六条规定外，其他借款的借款人在借款之日起五个工作日内还款，无理由延期还款的，财务部门有权在其当月的工资中按同等金额扣除。旧帐未清者不能再借款。第七章 责任处理及其他第三十三条本制度规定的相关费用项目使用报销标准（限额）及领导审批权限为现行规定，原则上每半年或不定期根据总经理指示作相应的调整，调整后的具体标准由总经办向各生产经营管理职能部门公布。第三十四条同一项目的经济业务发生的费用，费用报销人要填写在同一张费用报销单上，不能“化整为零”，即不能分拆为二张或二张以上的费用报销单来填写。费用报销人若相关费用项目报销超过规定的标准（限额），其超过部分费用自行负担，即实际申请报销费用额-标准（限额）不能报销。第三十五条对不知情的假发票财务部门拒绝报销；对故意利用假发票报销以及包括出差人报销与出差路线、时间等不相符的费用报销情况，均视为虚报欺骗行为，公司将按有关规章制度予以处理。第三十六条部门经理及分管领导在审核和审批的过程中：（一）因知情审核和审批过失或违反法律及公司管理规定，给公司带来1000元以上损失的，相应承担损失的50；（二）因不知情审核和审批过失或违反法律及公司管理规定，给公司带来5000元以上损失的，相应承担损失的30%;（三）因知情审核和审批过失或违反法律及公司的管理规定，给公司带来1万元以上的损失、不知情审批给公司带来10万元以上损失的，除按规定相应承担损失外，另予降职处分或辞退，情节严重者送司法机关处理。第三十七条财务总监审核签字前应责成财务部相关人员对费用报销单所附单据（发票）的真实性、合法性、合规性进行审核，审核的原则见附件一借款办法及费用报销流程，对报销人虚报欺骗和其他违规行为不听劝阻的，要及时报告总经理。第三十八条 本制度执行情况由总经理指定内部审计人员不定期进行审计。第八章 附则第三十九条本制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后由公司结算中心对该制度进行补充及完善。第四十条本制度自2012年1月1日起实施，原相关制度、规定同时废止。第四十一条 本制度解释权属公司结算中心。附件一借款办法及费用报销流程一、 借款流程 借款人填写借据 审核/审批 审批 签字 付款部门经理分管领导总经理财务总监财务出纳1、借款人填写借据，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写需相符，且借据表面不得涂抹。2、借款人将填好的借据交由借款人部门经理签字，分管领导需问明借款事由，确认用途妥当后方可签字。借款在3000元的，分管领导为审批人；3000元以上的为审核人。3、借款人将分管领导签字审核后借据交由总经理签字审批（3000元以上）。4、借款人将分管领导或总经理审批的借据交至公司财务部，由财务总监签字。5、财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。二、费用报销流程报销人填写费用报销单 审核/审批 审核 审批 付款部门经理分管领导财务总监总经理财务出纳1、报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。费用报销单上写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹。2、填好的费用报销单需先交报销人部门经理、分管领导审核，分管领导确认各项费用为应该发生，方可签字（审核和审批权限见附件二）。3、分管领导审核签字后，报销人将报销单交至财务部审核，并由公司财务总监签字确认。财务部审核应本着以下原则：1）审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹；2）审核各项费用金额大小写是否与附原始单据金额相符；3）审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报（参照费用报销制度）；4）审核签批手续是否齐全。若以上三条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求重新填写。4、若超过分管领导审批权限，财务部将复核后的费用报销单交由总经理签字审批，总经理签字后视为同意财务部付款。5、出纳员看到审批手续齐全的费用报销单后通知报销人到出纳员处领款；同时，报销人在领款凭证上签字。7附件二费用报销审批权限列示表项 目费用报销依据审核人（）和审批人（）事业部经理部门经理分管领导财务总监总经理工资薪酬管理制度、标准工资等级、工资表、审核汇总表福利费医药费、发放职工福利待遇申请单、发票500元(含)以下500元(含)以下800元(含)以下800元以上工会经费工会经费专项交款单职工教育经费培训规定（申请单、成绩单、证书、付费单据）500元(含)以下500元以上劳动保险费公司为员工交纳的社会保险费（人力资源部）机器设备修理费设备、生产配套设施等所有生产部门发生的修理费用（预算申请表）1500元(含)以下3000元(含)以下3000元以上私车公用补贴私车公用补贴管理办法、发票（行政部）车辆修理费单车费用标准核定、发票1000元(含)以下1000元(含)以下3000元(含)以下3000元以上物料消耗申购单、入库验收、发票2000元(含)以下3000元(含)以下3000元以上低值易耗品申购单、入库验收、保管人签字、发票1000元(含)以下1000元(含)以下3000元(含)以下3000元以上劳动保护用品为生产或某项工作所必备的劳动保护品、发票2000元(含)以下2000元(含)以下3000元(含)以下3000元以上水电费水电气等动力费用（公用事业收费帐单）5000元(含)以下3000元(含)以下标准以上差旅费费用报销管理制度、差旅费报销单运输费公司托运单、运输公司货运单及专用发票（包括快递货物费用）3000元(含)以下3000元(含)以下3000元以上租赁费为租赁房屋、设备、其他工具等而发生的费用（租赁合同、发票）保险费车辆、运输等项目投保所发生的费用（合同、保单、发票）3000元(