协同办公系统项目方案

协同办公系统项目解决方案第一部分协作办公项目总体规划与设计一.系统规划协作办公(OA)系统构建是一项技术水平高、功能强、部署周期长的系统工程，必须统一规划协作办公(OA)系统的构建，以确保办公自动化系统的构建健康有序，从而引导信息和员工信息技术的提高，满足政府法规的改善要求。组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的瓶颈，需要进行实质性的经营创新才能取得突破性的发展。经营创新的信息化，就是在信息空间中重建传统的管理功能，解决各种传统管理模式中难以解决的问题。1.信息协作在日常办公管理过程中，重点放在使用软件功能上，但本质上，更要注意及时确保政府领导、中坚干部、普通工人的相关信息，以辅助日常工作，从而为不同员工提供更丰富的资料，以做出适当的工作决策。(一)信息来源统一、准确的多层次信息发布平台；(二)提供个人信息收集平台；(3)提供多维信息交换讨论平台。2.实施单据审批流程(1)自定义内容表格、流程流程流程、流程中每个节点的任务权限和设置操作员的文件批准流程。(2)支持多附件和WORD文档的在线编辑，在线编辑可以保留修改痕迹。(3)批准、反馈、电子签名、电子印章支持。(4)可以随时监控进程的进度。3.知识文档共享管理(资源上报)(1)根据工作需要随时添加管理上报项目。(2)设置升级期间。(3)各单位可以修改各自的上报材料，其他单位的上报材料不能变更。(4)方便监控上报进度，汇总上报材料。4.新闻，公布通知(1)分类发布和阅读新闻。(2)设置通知的读取对象(权限)。(3)监视通知的阅读。(4)支持对新闻的消息评价。5.在线调查通过在线调查收集各学校的数据(1)可以自定义调查表单项目。(2)设定调查范围(权限)。6.内部邮件(在OA用户之间传输文件)(1)支持同时传输多个附件(多个文件)。(2)支持批量发送。也就是说，它同时传送给多个用户。7.其他内部通信功能(1)内部聊天室、论坛、合作区等。(2)内部短信(3)集成手机短信(4)集成外部邮件8.可扩展性(1)屏蔽不需要的功能模块。(2)可以添加其他外部程序模块二、整体设计基于上述协作办公(OA)系统项目的需求分析，在设计整个系统之前，结合XX政府的信息经验，将系统设计原则的四个主要类型的要求用作协作办公(OA)系统的设计原则：总体安全性、易用性、可维护性和效率。1.安全策略安全机密是信息建设的关键。协作办公(OA)系统包含企业和机构的重要机密信息，因此安全性是首要考虑事项。该系统必须与完整、端到端的安全系统(包括物理、传输、网络、应用程序和多层安全措施)以及信息安全支持平台紧密协作。项目从分析到设计，安全原则始终适用。2.易用性原则信息化类似于internet，它要求政府在联合办公(OA)系统运行中尽可能直观和简洁，操作过程不能太复杂，允许政府的广泛用户通过普通浏览器访问联合办公(OA)系统。3.可服务性原则具有大量用户的系统(例如协作办公(OA)系统)非常需要可维护性。因此，系统是针对系统部署和配置、性能管理等多种需求而设计的，提供灵活、易用的流程设计、文档格式设计、配置管理和详细的日志功能。努力确保管理和维护人员易于管理和维护，能够执行部门层管理，并且能够以最低的人力资源和技术要求在没有代码的情况下进行维护和运行。4.效率原则构建协作办公(OA)系统的基本含义是提高生产效率，因此系统本身的性能和效率必须非常高效和可靠。第二部分建立协同办公系统的效益分析一起部署OA系统将带来显着的好处，包括：一.标准正式文件分发机制公文管理是有助于政府建立机关间、部门间公文交换、立即监督、公文移动情况查询、处理、业务提醒等，苏州市商务局收发、签名处理标准化、制度化、科学化的公文流通机制的广泛协作事务政府系统的重要组成部分。二.广泛的通信渠道除了通过电子工作流程连接政府下属机构的领导和普通员工外，它还与电子邮件、网络视频会议、互联网即时消息、网络传真、手机短信等现代许多通信手段协同工作，使政府全体员工在物理上分散的情况下也能在一个信息空间实现“天地”。三.标准化行政建立各种行政工作管理功能、各种行政申请、资产管理和决策层、从管理层到执行层的规划工作管理等系统，使市管理人员和员工在线执行各种繁琐的行政工作，安排实施工作，“简化复杂的工作，标准化简单的工作”。四。全面的信息共享广泛共享各种通知、公告、纪念品、各种文件、社会新闻、产业新闻等，使各职能部门和下属机关立即发布行政工作信息，政府工作人员在最初时间取得所有信息，并“通过鼠标点击立即转发”。V.新单位文化信息化推进单位文化整合和改革，合作办公室(OA)系统可以利用信息化帮助企业事业单位统一单位文化，全体人员团结一致，具有认同感和归属感、集体自豪感和主人翁精神，实现“齐心”、“同甘共苦”。投票系统、意见咨询、单位论坛、统一系统主页宣传、理念政治活动的信息化等被证明是有效的协同效应。第3部分联合OA解决方案1)政府要求说明：需要公文处理系统，系统主要是苏州市政府内部公文文件收集处理、发文处理、文件起草及拜托、文件传阅、注释处理等各种公文处理，满足日常公文处理要求。2.根据需要提出的方案：利用协作办公(OA)系统工作流应用程序，您可以通过流程的自定义表单定义各种文档格式，如发行说明、收据和发票。涵盖水文管理、发文管理、公文统计、公文归档等多个部分，以各种日常公文格式为用户提供公文的收发、流通过程和文件归档、查询、统计等管理功能，同时还提供公文信息查询、监督等功能。使用Office控件自动生成文档正文和稿纸，控制每个流程步骤的适当修改权限和正文、不可编辑下载、自动归档等。公文：由公文表单、正文和相关附件组成，表单是记录公文主要属性信息(如发行大小、正文、发行主题、发行类型、发行机构等)的表单。本文是公文的主要内容，附件只是本文的一种补充或参考资料等。发行管理：发行源于起草、批准、发行、校对、红套、签名、存档等一系列工作。建立文件：支援使用者文件管理权限的自动识别、建立文件发行内容、自动执行文件、呼叫文件编号、设定文件文件文件基本资讯、加入多个附件，以及设定主管。文件处理：支持手写、印章、签名、红色套装；支持电子签名、手写注释、控制副本、版本保留等痕迹保留操作，以确保其严重性、安全性和效率。收据管理：登记公文收据、提出、处理、接收公文正文文件、进入各公文处理环节，进行相应的单位处理。公文的保管管理：公文的审批和批准完成后，会自动保存在公文保管室。系统的文档处理系统支持与文件管理系统的文档集成，因此用户只需按一个按钮即可执行批量文档存档。可以在保管的档案中看到原公文的文件内容。公文报告统计：可以按公文水文汇总，以图形形式显示，提供相应的查询，可以查看列表中信息项目的详细信息。2.工作流-为无纸化办公管理基于系统的工作流1) xx政府要求说明：处理各种行政审批问题的时间太长，效率下降了。个人的权力和责任不明确，职务的责任不明确。制度规定以外的事情不能及时有效地处理。领导外出，很多批准只能搁置.2.根据需要提出的方案：通过标准进程的执行和自由进程的组合，您可以标准化、可视化和可跟踪地控制繁琐的进程。系统运行：明确的流程分类，简化内部管理，加快问题的处理：流程图：文档提交审批流程自动进行，从而节省时间、提高效率、减少工作人员失误：流程查询：使您可以方便地查询流程运行以及有关流程责任人、相关文档等的信息表单自定义：与政府现有的纸质表单完全相似，具有高模拟的现有批准模式，有助于促进和应用系统流程报告：以图形方式分析经过统计计算的流程表单数据，使管理员可以快速分析流程数据自由流程：根据运行状态自动执行后续步骤，并确定任务执行者。3.知识管理-汇集集体智慧，构建学习机制，员工和组织共同成长1)苏州商业服务要求说明：工作进度和时间表、研究报告、文件、政策指导、法律和法规、文档、电子期刊、专家库、发票、合同、会议记录、电子贺卡库、新闻等内容复杂，分类收集和阅读非常困难。很多重要文件难以保存，纸质文件缺陷严重，文件资料不严格，泄漏丢失。2.根据需要提出的方案：建立统一、可共享的政府水平的知识基础，打破员工之间、单位之间持续的知识独立政府知识体系：知识的积累、共享、利用到创新全过程的综合管理；提供全面的政府知识文档管理体系，全面标准化知识，随时随地编辑、存储和创建任何类型的文档。工作簿数据库，管理方便；根据政府的实际情况制定相应的知识文件目录结构。您可以设置目录的相应管理权限，具有权限的人员编辑目录等。定义各种模板，包括文档编辑调用模板、显示模板等。您可以按顺序管理结构化和非结构化文档(如文档、表单、网页、扫描文件等)的管理。您可以设置文档的操作权限，如查看、编辑、共享、回复和管理。通过移动、复制、批量共享等操作更合理地排列文档。统计、监视和其他功能分析文档发布、阅读等。您可以通过公共文档、信息门户查看文档。个人知识管理：与政府知识管理相结合，充分整合个人知识管理和政府知识管理，为设定目标，竭尽全力共同发展。在政府统一管理的过程中，员工个人可以根据自己的工作和发展要求，自行创建属于个人的知识目录结构，并根据适当的情况与相应的同事共享。您可以定义自己的个人知识文档目录体系结构。您可以随时随地添加个人知识文档。您可以设置文档的查看权限。您可以将个人文件批次共用给其他同事。通过移动、复制个人文档等操作，更合理地排列文档。通过个人文档、信息门户查看文档。知识地图：动态的知识共享系统，使知识利用更加系统化、逻辑化创建知识共享环境，在此环境中，每个人都可以发表自己的经验、经验，并找到适当的列表，共享他人的知识。为了便于知识的分类、获取，可以设置专家指导、职务指导、政务信息指导等不同的知识地图。通过与文档回复、讨论区、工作流程、web会议、即时消息、邮件、短信等集成，加快知识文档的流动和共享。辅助评分机制、订阅机制、在线调查、在线编辑、收藏夹等功能可以提高知识文档的利用率知识报告分析中心：从不同角度统计和分析知识文件，营造积极活跃的学习氛围根据用户计算个人知识文档库的数量和比例。根据用户统计政府知识文库中的文档编写数量和百分比：根据目录结构统计政府知识文献库的数量和比例；4.协作通信-构建信息交换通信平台，实现部门员工之间的有效信息交换1)苏州商会政府需求说明：信息咨询共享不及时，劳动经常重复，效率低下。单位之间的信息，信息存取非常困难。单位之间的行政问题处理需要很多时间.2)根据需要推广拟议方案：特色协作平台、多种信息通信机制、通信过程的知识成果的新构建协作区域：高效的协作平台，自动启动以事件(目标任务)为主的关联应用程序定义协作区域渠道、协作区域渠道负责人等。任务接受者可以管理和监控整个协作区域的内容，参与者可以创建相关渠道的协作任务。根据需要协作的任务和负责人、参与者定义和协作的任务，快速建立跨组织、跨部门和跨区域协作的虚拟团队；协作工作可以是政府的行政工作、市场销售、项目管理、人力资源、渠道开发等任何事项。定义协作主题、工作内容、主要负责人和协作者，以共享协作领域内的各种信息并以多种方式进行交流。排定协同作业优先顺序并显示相关识别合作者可以及时响应交换。回复通信时，可以链接知识文档库中的文档内容。通过协作交换的信息的内容将累积并转换为知识文档库，以便完全管理隐藏的知识。新闻稿：公开政府官方信息，将政府或相关趋势信息及时发布给员工您可以新建、修改和删除新闻类别。您可以单独对新闻类别进行排序。您可以设置新闻的审计权限。可以快速发布和修改新闻内容，并提交审阅。发布、修改和提交审阅。您可以设置发布通告的审计权限。您可以直接结束发布公告。可以直接理解查询公告。内部和外部通信工具：为员工之间的通信提供快速方便的公共平台可以自由发送给内部员工的邮件、短信流程、日程表、邮件、通知公告等将自动触发内部短信根据电子邮件地址，可以自由发送到外部。正在讨论信息论坛；文本聊天室网络会议5.综合办公-丰富的办公组件，减少行政事物支出1)政府要求说明：日常事物很麻烦，如何使事情井然有序？政府车