集团采购风险控制工作实施细

控股集团管理中心文件集团采购风险管理实施规则1目标和复盖范围1.1目的为了应对钢铁物流产业市场的变化，合理化和标准化集团采购流程，加强采购工作的风险监控，在从“事后及时检查”到“过程即时监控”、“主动有效预防”的监控效果中具体设定了本实施规则。1.2服务范围本实施规则适用于与集团采购风险管理相关的所有相关部门(包括下属机构)和集团其他相关部门。注：子公司当前没有设置采购部经理，相应的一揽子经理将行使相应的责任并负责。2采购风险管理体系结构2.1定义购买风险采购风险是采购活动中从合同协商到合同终止相关的条约风险、条约履行风险和结算(发票或剩馀金额)未按计划获得的风险。2.2风险管理部门职能2.2.1负责集团采购风险的控制、管理、监督和评估。包括采购流程的审批。监控、管理采购中心和各个子公司的采购风险，以确保采购计划的顺利完成；合同条款、采购成本管理、资金交换安全、商品执行、票据结算等方面的采购风险的主要责任。2.2.2负责完善集团采购风险管理机制，定期评估采购项目风险，提出风险管理和内部控制改善方案；根据需要制定、修改采购流程和各种规章制度。2.2.3负责对采购环节的业务运营进行检查，主要负责检查错误和效率低下的监督。同时，对在检查中发现的违反行为，也有根据本实施规则行使处罚的权利。2.3商务部职能2.3.1集团国内外采购业务的合同管理、执行和数据管理的主要职能有三个方面。2.3.1.1负责国内采购工作的合同管理执行，尤其是国内采购工作的纪录片、物流、结算等。2.3.1.2在国际采购中执行对进口项目的记录片、通关物流、发放付款、结算等负责的国际项目的合同管理。2.3.1.3负责国际工作中的文件运输，具体负责国际工作中的信用证、文件、收据、摊销、租船等工作。2.3.2采购业务交易检查的责任和检查错误和监督效率低下的责任，采购业务交易风险监控的主要责任。2.4结算部门功能商务部提交的结算书及其他相关结算书应在收到后24小时内确认答复。2.5运输部职能对于采购中心的现货运营，保管部必须在收到提单的5天内全部检查完毕，并到仓库5天以上接受确认。对于国内礼品和国际礼品，应在收到收货目录的5天内完成收货确认。2.6采购风险管理体系结构2.6.1集团购买想法将调整为“国内外期货以国内为主，长期期货以短期为主，期货现货以现货为主”。集团购买风险控制部将从目前的“事后立即监视”转变为“主动为主”。2.6.2风险管理部门成立后，有关部门负责监督采购工作。现在由副总裁主管，日常工作由部门经理负责。组中的所有采购员(包括子公司)必须创建一组人工流帐户、Excel表自动帐户。买方离开职务转让时，必须签署“上述账户是本人的一个记录，没有遗漏和验证”。确认买方的日常业务，手动水账户是必备项目。2.6.3调整购买风控制系统后，结算(会计)部直接与商务部接口，不再与买方个人对应。商务部要加强业务监控功能，与风险控制部一起承担内部控制责任。采购中心风险控制部商务部采购部监控后主动预防3重新配置采购业务流程3.1实物采购业务流程(见附件I)3.2国内期货采购业务流程(见附件ii)3.3国际期货采购业务流程(见附件iii)3.4采购合同审批流程和签署权限条款(见附件iv)4监测现货采购风险4.1主要监控点：可在即期采购业务流程中看到。主要监控点包括业务单元复查、支票审核、票据提单、提单和退货单的确认、更新跟踪表、审核发票和合同结算。4.2风险监控责任部门：部门监视点商务部监视风力控制部监视结算部监控存储监控复查业务单位第二种责任第一个责任第三种责任支票稽核第二种责任第三种责任第一个责任验证票据提单第一个责任第二种责任第三种责任关联责任确认提单和退货第一个责任更新跟踪表第一个责任第二种责任第三种责任关联责任复查商业发票第一个责任第三种责任第二种责任关联责任合同结算第二种责任第一个责任第三种责任关联责任4.3调整采购风控制系统后，结算部门直接与商务部接口，不再对买方个人作出响应。商务部要加强商务监控功能，保管部对发送提单，5天内全部检查完毕，5天以上到仓库确认。4.4实物采购风险监测表(见附件v)5国内期货采购风险监控5.1主要监控点：通过国内期货采购业务流程可以看出，主要监控点包括业务单位审查、合同审查、资金支付、合同变更、收货确认和合同结算。5.2风险监控责任部门：部门监视点商务部监视风力控制部监控结算部监控存储监控复查业务单位第二种责任第一个责任合同审核第二种责任第一个责任关联责任付钱第二种责任第三种责任第一个责任关联责任变更合约第二种责任第一个责任第三种责任关联责任入库确认第一个责任合同结算第一个责任第三种责任第二种责任关联责任5.3调整采购风控制系统后，结算部门直接与商务部接口，不再对买方个人作出响应。商务部通常要加强监视功能，与风控制部等一起承担内部控制责任。存货部在收到收货清单后5天内完成收货确认。5.4国内期货采购风险监测表(见附件VI)6国际期货采购风险监测6.1主要监控点：通过国际期货采购业务流程可以看出，主要监控点包括业务单位审核、合同审核、开立或修改信用证、单据审核、合同结算等。6.2风险监控责任部门：部门监视点商务部监视风力控制部监视结算部监控存储监控复查业务单位第二种责任采购部经理/副经理(子公司总经理)的首要责任第三种责任合同审核第二种责任第一个责任第三种责任关联责任开立或修改信用证第一个责任第三种责任(进口资金部)第二个责任审核文档第一个责任第三种责任(进口资金部)第二个责任关联责任合同结算第一个责任第三种责任第二种责任关联责任6.3国际期货采购风险监测表(见附件VII)7违反采购的处罚7.1调整处罚管辖权对于购买的内部处罚，根据对采购风险进行循环监视的需要，商务部和风管制部负责对内处罚，两个部门不能根据这些细节要求，金融中心可以处罚采购中心。对采购中心的处罚由财务结算部具体提出，由管理中心调查后处罚。7.2采购处罚期限目前对现货、国内期货、国际期货购买的处罚期限如下。序号采购类别特定时间限制(根据单个协议执行)一个国内现货签订合同支付货款后，10个工作日内验收收货，余款结算后返还，发货发票。第二个国内礼品期货经营：在支付货款(不包括首期付款)后45天内，返还或结转商品收购存款和15天余款，开具商品发票；三个国际礼物1、最后货款在20天内支付，货物收讫，余款退回，返还货物发票；2、在支付税金和费用的15天内，开具海关关税发票、码头通关和运费等发票。7.3采购处罚流程采购处罚分为业务流程类、交易结算类和部门违规三类。7.3.1业务流程类处罚(风控制部责任):风控制部编写买方确认采购中心审查并记录人力资源处罚。7.3.2交换结算类处罚(商务部责任):商务部填写买方确认采购中心审查并记录人力资源处罚。7.3.3部门违规处罚(结算部负责):结算部填写单个商务部和风力控制部确认采购中心审查并记录人力资源处罚。7.3.4对保管部的处罚(风控制部的责任):风控制部编写运输部当事人确认物流加工中心审查并记录人力资源处罚。7.3.5结算部的处罚(风控制部的责任):风控制部编写结算部当事人确认财务中心审查并记录人力资源处罚。7.4采购处罚标准7.4.1部门循环监测标准人员类别部门内部监控(发现员工犯规)部门间循环监控(该部门未发现犯规)对犯规员工的处罚根据个人处罚标准扣分根据个人处罚标准扣分惩罚部门经理不扣分数个人处罚扣除50%，监视部门3-5分对领导层的惩罚不扣分数按个人处以30%的减分7.4.2三类责任处罚标准标准类别第一个责任第二种责任第三种责任关联责任处罚分家个人处罚标准个人处罚50%个人处罚30%个人处罚10%7.4.3员工处罚标准为了便于风险监控处罚操作，个人处罚标准根据确定性，如数量金额相关的处罚参考附件VIII(采购中心的数量处罚标准)，分为附表5 7的“个人处罚标准”下的业务类别。如果让集团公司蒙受损失，应参考公司管理人员授权管理办法对负责人的规定，以这三者中较高的限度为最终依据。7.4.4对管理层的处罚标准为了明确各级管理人员的责任，除了严格执行本实施细则以外，集团公司遭受损失的情况，应参照公司管理人员授权管理办法的规定，根据管理人员应对职务承担连带责任，并以这三者中的较高限度为最终标准。7.4.5恢复部分损失豁免权对集团公司造成损害的情况，各有关人士应采取积极措施，恢复和减少损失，对可收回的部分，不包括在处罚的计算范围内。8其他实施集团采购系统调整后，采购中心要全面清理现行规章制度，制定三类工作各监视点的加强措施，全面监控采购工作的各种风险。本实施细则自公布之日起施行，说明权利集团管理中心。附件一：实物采购业务流程附件二：国内期货采购业务流程附件三：国际期货采购业务流程附件四：采购合同审批流程和签署权限附件五：实物采购风险监测表附件六：国内期货采购风险监测表附件七：国际期货采购风险监测表附件八：采购中心量化处罚标准附件九：采购中心实物采购实施规则附件x:采购中心期货采购实施规则发展：采购中心日期：2005年9月13日审查：日期：2005年9月13日2005-09-13发布2005-09-13实施-7-附件一：实物采购业务流程部门过程购买部(实物)结算(会计)部门商务部风向控制部签订合同确认票据提单(监控点)向商务部提交购买票据提单副本复查提单支票，确认业务发生写手工账簿excel饲料根据公司资金审查批准制度审批权限提交审批支票稽核(监视点)合同结算(监控点)修改数据(ERP历史记录)发票审核(监控点)ny申请支票剑品协商收集信息合同执行完成清除存档更新追踪表格(监督点)进入跟踪过程不到达联系储存和运输异议处理提单交给库房签订合同接受提单监视流程执行单位复查参与确认业务运行审查提单确认业务参与了解到达情况监督执行监视信息接收参与执行合同结算李归档附件二：国内期货采购业务流程部门过程采购部(礼物)商务部风向控制部签订合同签订合同合同审核合同协商根据公司资金审查批准制度审批权限提交审批结算部(监视点)yn根据合同签字权限处理费用结算合同结算整理发票(监控点)风控制部经理审查合同更改(监控点)业务谈判异议处理放弃付款(监控点)执行合同复查成本单位(送货预测取消合同、完成运行和清除存档追踪抵达状况(监控点)制定支付计划，填写申请文件内部协商业务单元审核，业务分析报表监视流程执行单位复查(监控点)合同审核(监控点)复查变更复查成本单位参与了解到达情况参加合同结算情况监视信息接收参与执行合同结算李归档附件三：国际期货采购业务流程部门过程采购部(进口)商务部风向控制部签订合同开立信用证(监视点)资金部审计ny审批业务报告合同，信用证修改申请书修改信用证要由商务部经理审核(监督点) (文件性修改除外)合同审核(监控点)资金部部署计划异议处理(请参阅异议处理流程)处理贸易争端结算部(监视点)根据合同签字权限处理代理保修处理、发放申请和保修处理签订合同合同协商业务单元审核，业务分析报表内部协商业务谈判放弃执行合同处理到达情况和通关程序提货问题费用结算合同结算取消合同、完成运行和