会议活动策划流程.ppt

会议活动工作流程,中赢投资咨询内训文档之,目录,序言1、策划分析2、方案制定3、物料准备静态物料准备动态物料准备4、会场落实5、现场布置6、现场彩排7、现场监控实施8、后期跟踪,会议活动的开展是一个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源，安排好工作时间，是顺利开展工作的重要保证。工作流程的制定，系统、合理的安排工作程序使会议活动的运作更流畅。工作流程是广告公司内策划的一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。,一、序言,二、策划分析,三、方案制定,1.静态物料准备,1.1在设计之前应由客户部要求主办方提供相关物料文字资料；1.2设计部根据主办方提供的文字资料，进行物料设计工作；1.3设计完成后，由客户部将设计稿提交给主办方；1.4主办方提出反馈修改意见1.5设计部根据主办方意见进行方案修改工作1.6由客户部向主办方提交修改方案1.7主办方签字确定设计方案1.8客户部下单给制作商进行小样制作1.9客户部将小样提交给主办方1.10客户签字确认小样1.11成品制作（在成品制作期间，制作部派专人到制作公司跟进工作）,四、物料准备,人员组织,礼仪小姐,主持人,醒狮,相片提供,面试,人员确定,服装提供,服装确定,礼仪公司提供确定人员的相片及身份证号码，主办方签字确认,个人资料/相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,将主持人资料以及相片打印，提供给主办方签字确认,将军乐队资料以及相片打印，提供给主办方签字确认,将醒狮队资料以及相片打印，提供给主办方签字确认,军乐队,2.动态物料准备,四、物料准备,与主办方、会场召开三方会议,场馆相关事宜申报工作,水电报建,用电申请,工具租赁,图纸申报,广告位租赁（按客户要求）,四、会场落实,将空飘、拱门的使用数量，提供给场馆负责人，由场馆向广州市环卫局进行使用申报。如果超过审批数量，应通过其他途径解决该问题。,在使用场前一周，应将会议期间的用水、用电预计数量报到会场负责人处。,在使用场馆前一周，向会场提出用电申请，保障施工及会议用电。,应在施工前，根据物料清单所需要施工的项目，租赁相关工程用工具，如升降机、水泥柱等。由施工物料较多，可根据实际情况要求场馆提供物料储藏处。,根据客户需要，如果有广告发布要求，可提前向场馆租赁。,向场馆交纳施工押金办理进场手续（如车证、施工证等）,签到处搭建,空飘、拱门、刀旗安装固定,灯光、音响调试,礼炮调试（试一发）,广告牌安装,主办方验收,主席台搭建,报到处搭建,花篮摆放,国旗、会旗升降,现场安装调试,各大功能区划分,五、现场布置,主持人,主办方提供相关资料,主持人组织主持词,提交主办方审核,主办方提出修改意见,主持词修改,主持词确定,主持人熟悉场地,六、现场彩排,礼仪,主办方、礼仪、组织方三方到达现场,主办方挑选重点礼仪（目的：引领重要嘉宾）,确定重点区域（如重要嘉宾站位等）,礼仪现场走位,六、现场彩排,节目演出,与主办方沟通确定节目风格及演出时间,与演出方沟通确定节目风格及演出时间,向主办方提交节目单,主办方提出修改意见,节目单修改,主办方签字确定节目单,现场节目彩排,主办方、演出方、组织方三方主要负责人到场进行节目审查工作,演出方制订节目单,六、现场彩排,会议活动中包含许多动态的因素，是文字所不能完全禁锢的东西。会议现场很有可能会发生一些突发性事件，这是对一个团队机动性、组织协调性的一个考验，需要更多的是经验和团队协调性。,七、现场监控实施,在会议活动