公司印章管理办法试行

公司印鉴管理办法 第一章 总则 第一条 印鉴是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保各分公司经营管理活动正常有序的开展，规避不必要的经营风险，特制定本办法。 第二条 本办法适用于各分公司的印鉴管理，本办法中所指的印鉴包括分公司的行政公章、财务专用章和负责人私章等。 第三条 公司董事会授权由公司行政部全面负责分公司各类印鉴刻制、发放、回收、缴销等方面的管理工作，以及分公司印鉴的保管和使用等方面的监督检查。 第二章 印鉴刻制 第四条 因工作需要刻制印章，由分公司负责人提出申请，逐级报送至公司行政部、管理总监、副总经理审核，由公司总经理批准后方可刻制。 第五条 经过批准后的印鉴刻制，统一由公司行政部或在其指导下由分公司综合管理人员根据国家有关规定到指定的印鉴刻制部门办理，所刻制的各类印鉴应为防伪章。 第三章 印鉴领取和保管 第六条 本着不相容职责分开的原则，各分公司的行政公章由分公司的综合主管负责保管，没有综合主管的分公司由综合人员保管。各分公司的财务专用章由分公司会计人员负责保管，分公司负责人私章由各分公司负责人自行保管。刻制好的印鉴须在办理好相关书面移交手续并签订印鉴管理承诺书以后（见附件一），方可交由相关人员保管。 第七条 印鉴保管人不得转借他人，确有特殊情况，应当由保管人书面报经公司总经理批准后方可书面委托给公司其他人保管。印鉴受托保管人在保管期间须遵照本办法行使印鉴的使用、保管及监督等相应权责。兼有银行结算票据保管和使用的人员不得受托保管在银行预留模印的印鉴。 1 第八条 各分公司必须建立印鉴启用及变动情况表（附件二），详细记录印鉴的领取、移交、销毁等具体情况。 第九条 持有公司印鉴的员工离职时，须进行印鉴管理专项审计并办理归还印鉴手续后方可办理离职手续。 第四章 印鉴使用 第十条 所需盖印的文件在经过印鉴保管人员检查复核，确认符合公司文件审批程序后，由印鉴保管人员填写分公司印鉴使用登记表（见附件三），方可在相关文件上加盖印鉴。 第十一条 印鉴保管人在加盖印鉴前，应按如下要素进行详细审核： 1、经济契约类文件的盖章审核： 经济契约包括工程承包合同、代维考核结果表、代维月度费用结算表、代维增减确认书、外协施工合同（协议）、各种有偿租赁合同、产品销售合同以及物资（原材料、固定资产、仪器仪表）采购合同等。 五万元（含）以上的工程承包合同、产品销售合同和外协施工合同（协议）应由公司总经理批准后方可盖章，五万元以下的工程承包合同和外协施工合同（协议）应由分公司经理批准后方可盖章 ； 壹万元（含）以上的物资（原材料、固定资产、仪器仪表）采购合同应由公司总经理批准后方可盖章，壹万元以下的物资（原材料、固定资产、仪器仪表）采购合同由分公司经理批准后方可盖章 ； 房屋租赁、汽车租赁合同（协议）由公司分管副总批准后方可盖章 ； 代维考核结果表、代维月度费用结算表及代维增减确认书由分公司会计审核和分公司经理签字后即可盖章。 2、行政公文类文件的盖章审核： 行政公文类文件包括分公司各种新颁布的内部管理制度或办法、通知、通报、介绍信、函告、证明和劳动合同等。 内部管理制度或办法、通知、通报、介绍信、函告和证明由分公司经理批准后方可盖章； 使用公司统一的劳动合同模板与员工签订的劳动合同的，应由分公司经理批准后方可盖章；不能使用公司统一的劳动合同模板与员工 2 签订的劳动合同的，应由公司人力资源部经理以及公司分管副总批准后方可盖章；所有劳动合同在盖章后应及时上报公司人力资源部备案。 3、财务票证类的盖章审核： 财务票证类包括银行结算票据（转账支票、现金支票、银行本票、银行承兑汇票等）、发票、纳税申报表和社保申报表等。 向外提交的发票、纳税申报表和社保申报表，应由分公司会计审核和分公司经理批准后方可盖章； 分公司对外开出银行结算票据在加盖印鉴之前，应认真检查结算项目及金额是否严格按照公司审核程序得到批准，并与经确认的合同、发票、工程验收单或物资验收单以及入库单等必要的附件进行核对，严禁在未获得批准前在银行结算票据或空白的银行结算票据上加盖印鉴。 第十二条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回，不予盖章。 第十三条 公司总经理对公司及分公司所有印鉴的使用拥有终审否决权。 第十四条 涉及法律等重要事项需使用印鉴的，须按有关规定经公司法律顾问审核签字后方可使用。 第十五条 用印后该印鉴使用记录由印鉴保管人留存，定期（每月）将记录复印件传财务部检查后交由公司行政部归档。 第十六条 印鉴原则上不许带出分公司办公驻地，严禁在空白纸面上加盖任何印鉴。确因工作需要将印鉴带出使用，应事先填写印鉴借出使用登记表（见附件四），注明事项，经分公司经理批准后方可由分公司会计及印鉴保管人陪同携带使用。如会计及印鉴保管人为同一人，则需另行指派部门副主管及以上人员陪同携带使用。 第五章 印鉴作废和销毁 第十七条 印鉴的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。 第十八条 凡出现如下事项，分公司原有印鉴应当及时作废： 1、分公司（组织机构）名称变更，需作废原有行政公章和分公司财务专用章； 2、分公司负责人变更，需作废原有分公司负责人私章； 3 3、印鉴磨损严重、印迹模糊不清、难以辨认的，需要及时作废相应的印鉴； 4、印鉴被盗或遗失，需及时作废遗失或被盗的印鉴； 5、公司行政部或法律顾问认为有必要作废印章的其他情形。 印鉴的作废由使用单位（部门）提出申请，经分公司经理、公司行政部经理、管理总监、副总经理审核、总经理批准后，及时移交回公司行政部统一封存。并由公司行政管理部提交印鉴销毁审批登记表（见附件五），经公司管理总监、副总经理审核、总经理批准后集中销毁。使用单位无权销毁。 第十九条 分公司印鉴在销毁时，必须由公司行政部负责人、审监部负责人现场监督，并签字确认。销毁清册按档案管理办法的规定进行保管。 第二十条 印鉴保管人必须妥善保管印鉴，如有被盗或遗失，须及时书面向公司行政部经理报告，并从发现之时起的48小时内在省级以上报刊等媒体上刊载“遗失作废”通告。 第六章 责任 第二十一条 公司行政部对各分公司印鉴刻制及审核、发放、回收、缴销承担主要责任，对分公司印鉴保管和使用承担次要责任；分公司经理对本单位印鉴的使用和保管承担主要管理责任；各具体使用人对所使用的印鉴承担直接责任；具体保管人员对所保管印鉴承担保管直接责任及使用关联责任。 第二十二条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印鉴，未经本办法规定程序审批，不得擅自使用。如确需在空白纸面上加盖印鉴或在审核前加盖印鉴，应由印鉴保管人电话请示公司副总经理同意后，方能加盖印鉴，事后必须补办书面报告。 第二十三条 如因管理不善造成公司印鉴的被盗或遗失，保管人除承担相关费用（包括媒体通告费用、重新刻制费用以及国家规定其他手续费用）外，公司还将对保管人及所在单位处以通报批评的行政处分，并处保管人罚金50-100元，同时在年度考核中，计扣责任单位内部管理项目5分。 第二十四条 印鉴保管人必须严格复核加盖印鉴的文书、文件。若保管人把关不严造成公司印鉴的误用、盗用，但未对公司造成经济损失的， 4 每发现一次，对保管人罚款20-50元，对使用人罚款20-100元；未经批准，违反本办法规定，给公司造成损失的，每发现一次，对保管人罚款100-200元，对使用人罚款200-500元，并由公司对直接责任人及其他关联人予以记大过处分，同时在年度考核中，计扣相关单位内部管理项目10分。造成损失或情节严重的，移送公安机关处理。 第二十五条 对于胁迫、引诱以及故意利用保管人在非清醒状态下加盖公司印鉴的，一经查实，公司将对直接责任人罚款500-1000元，并处以开除的行政处罚，对关联责任人罚款100-500元，并处以记大过行政处罚，同时计扣主要管理责任人年度考核分15分。造成严重损失或情节严重的，移送公安机关处理。 第二十六条 印鉴保管人故意刁难、拖延办理，给公司造成损失的，一经查实，公司将对保管人处以记过行政处罚，并处罚金10-50元。情节严重或造成较大损失的，将加重处罚。 第二十七条 保管人未按规定委托他人保管，造成责任不清、管理混乱，但未对公司造成经济损失的，每发现一次，对委托人及受托人处以20-50元的罚款，并对双方予以警告处分；给公司造成损失的，每发现一次罚款200-1000元，并予记过处分；同时计扣主要管理责任人年度考核分15分。 第二十八条 保管人经正规程序委托公司他人保管的，则受托人必须承担在保管期间的直接责任。 第二十九条 保管人及委托保管人未及时登记印鉴使用登记簿或登记不实的，每发现一项公司将处罚当事人20-50元。 第三十条 未经公司批准，擅自刻制公司各类印鉴的，除按公司规定给予顶格处罚外，还将移交司法机关处理。 第七章 附则 第三十一条 本办法由公司总经理签审后颁布实施，自2008年5月1日起正式执行。 第三十二条 本办法由公司行政部解释并修订。 5 附件一 印鉴管理承诺书 根据公司工作安排，本人自 年 月 日起，负责以下印鉴的日常管理。本人承诺，将严格遵照印鉴管理办法的规定执行，妥善管理和规范使用所保管印鉴，并自觉接受上级领导和主管部门的监督检查。在保管期内若出现违规失职事件，本人愿承担相应责任。若因本人工作岗位变化（不再负责保管上述印鉴），则此承诺书所具法律效力自完成移交手续后自动终止，但公司具有追溯本人在原保管期内相关责任的权力。 专此承诺。 所在单位负责人（签字）： 管理承诺人（签名）： 年 月 日 附： 印模印模 注：该件一式两份，在填制好后，一份作为印鉴使用手册附件，一份交公司行政部归档保存。 6 印 鉴 使 用 登 记 簿 7 附件二 印鉴启用及变动情况表 印鉴启用日期年 月 日 印鉴销毁日期年 月 日 姓名 职务 经管起日 经管止日 接管签名 移交签名 监交签名 经 管 人 员 及 交 接 记 录 印模印模 8 附件三 分公司印鉴使用登记表 年月日 用印文件名 对方单位 涉及金额 用印部门 经办人 批准人 备注 9 附件四 印鉴借出使用登记表 借出印鉴名称 借出事由 拟借出日期 自从 年 月 日至 年 月 日 申请人签字 申请人所在部 签名： 门负责人意见 年 月 日 印鉴保管人意见 签名： 年 月 日 （必须指明陪同人员） 分公司经理意见 签名： 年 月