档案论文关于档案信息化管理工作探析论文范文参考资料

档案论文关于档案信息化管理工作探析论文范文参考资料 耿怀明 （江苏省淮安市档案局，江苏淮安223001） 摘要： 随着档案信息化管理工作全面展开，推进了档案自动化管理，并已经成为现代化管理中的重要内容。国家档案行政管理部门针对档案管理实施统筹规划，要求取缔传统的人工档案管理，通过提高档案管理的信息水平以推进档案管理服务化。但是，随着档案信息化管理工作的展开，面对新的档案管理要求以及创新管理模式的运用，使档案信息管理工作中存在一些问题亟待解决。本论文针对档案信息化管理工作中所存在的问题进行分析，并具有针对性地提出有效的管理对策。 关键词：档案管理信息化问题对策 ：G270 ：A ：1003-9082 （xx） 06-0022-01 信息技术环境下，档案管理模式也发生了变化。特别是计算机网络的普及，并注入融入到档案管理工作中，使数字化信息技术成为档案管理工作的重要基础。现行的档案管理逐步服务化方向发展，改变了传统的收集资料、资料和存储资料这些单一性的工作模式，而是多种形式、多层次地展开，使档案管理工作已经成为单位日常管理工作中的关键环节。档案管理工作内容日益复杂化，且工作强度也有所提高。如果依然采用传统的手工管理，或者单纯的电子化管理，不仅档案工作质量难以提升，而且各项操作也难以提高效率，难以满足档案工作的服务化需求。实施档案信息化管理，就是要将 _络充分地利用起来，使档案管理程序优化，还可以根据档案工作实际创新档案管理模式，以更好地发挥档案工作的管理价值。 1.档案信息化管理中需要遵循的规范性原则 档案信息化管理要将相应的档案管理工作标准制定出来，按照归愤怒实施各项管理工作，才能够提高档案管理工作质量。档案信息化管理是对原有的档案电子化管理的进一步完善，档案信息的收集、电子档案的接受等等，都要在网络信息平台上完成1。这就需要针对信息化档案管理模式实施规范化管理，包括电子版档案文件的归档、纸质档案文件的数字化处理，数字档案的管理、档案信息的传递以及档案信息的有效利用等等，都要按照规定的程序完成，以提高档案信息化管理的工作效率。 2.档案信息化管理中需要遵循的安全性原则 档案信息化管理是对档案管理实施数字化建设，运用信息技术展开档案管理的各项工作，以使档案管理得到优化且符合时代要求。但是， _路的开放性和共享性，决定了网络运行中存在着信息传输中的篡改和丢失的危险。因此，档案信息化管理要重视网络安全技术的深入研究，并针对可能存在的安全问题采取必要的安全策略，以确保档案信息完整而准确。 3.档案信息化管理中需要遵循的效益性原则 档案信息化管理已经被纳入到单位管理工作中，成为了一项系统工程。这就需要在档案信息化管理中，要投入大量的人财物，遵循效益性原则，并根据自身能力将档案管理转向信息化操作，以提高档案信息化工作效益。从档案服务化角度实施信息化管理，要对利用率较高的档案资料实施数字信息化管理，在此基础上逐步完善档案信息化管理内容，对所有的档案资料实施信息化管理。 1.档案信息化管理没有建立规范的管理制度 档案管理信息化，就是运用计算机数字化信息系统实施档案管理，使繁琐的档案工作简捷化。在提高了档案管理效率的同时，还使档案投资成本有所降低。但是，档案管理内容由于单位性质的不同而存在着差异，就要根据本单位的特殊需要而将档案信息化管理模式构建起来。档案信息化管理需要经历系统开发、数据库的建立、档案信息管理系统的应用等等几个环节，如果没有将统一而规范的管理制度制定出来，就会导致档案信息管理混乱而降低了工作效率。从技术的角度而言，档案信息化管理中，字符的差异就会导致字段信息出现变化，而数据的存储格式不同，就需要采用相应的存储方式。基于此而针对档案实施信息化管理就会面临很多的困难。 2.档案信息化管理没有建立数据共享接口 传统的档案信息化管理意识是将档案管理作为内容管理工作内容，并不会对外共享。随着档案服务化方向发展，外部用户可以获得内容档案信息资源，但是要通过绿色通道才能够获得。如果所输入的验证信息出现错误，就难以进入档案数据库查阅所需要的档案资料。档案信息化管理实现了档案信息的远程共享，要通过网络连接才能够实现2。但由于目前的档案管理系统的数据共享接口设计没有建立统一规格，导致档案信息共享平台上可以进行交流，但是不能信息交换。 3.档案信息化管理没有建立信息安全保障措施 档案信息化管理与档案资料的电子化管理有所不同。档案资料的电子化管理是将档案的基本信息由文本处理为电子文档，存储在计算机数据库中，可以随时调用。档案信息化是系统化管理体系，与档案管理相关的各项工作内容都通过网络以有效衔接。随着信息管理的多元化，档案服务业向便民化方向发展。为了避免档案信息化管理中存在安全隐患，就要采取必要的信息安全保障措施。但是，目前的很多单位虽然实现了档案信息化管理，却没有对安全保护措施以足够的重视，给档案信息管理带来安全隐患。 1.档案信息化建设中要实施标准化管理 档案管理从传统的管理转向信息化管理，并不仅仅是管理模式的转变，而更多的是管理标准化的转向。要确保档案信息化管理顺利展开，就要将信息化档案管理制度建立起来，以实现档案信息化建设的标准化管理3。在制定统一的档案信息化管理规范的同时，还要根据不同行业的需要将技术标准确定下来，以确保档案信息规范化。从单位的角度而言，档案信息化管理就意味着管理工作已经不再局限于档案管理部门本身，而是将相关的各项工作都要纳入到档案信息化管理服务系统中，这就需要将单位的各个职能部门以及有关管理部门之间都要建立其沟通，以快速而准确地获得档案信息。 2.应用云计算对档案信息资源服务以优化 云计算是对数字信息在“云”端存储的一种新型模式。运用云计算管理档案信息可以使档案信息资源服务更为完善。云计算的各项应用性功能都是运用应用软件来完成的，所有在云端建立的档案数据库都采用了网络连接的模式，实施了集成化管理。与其他的应用软件相比较，云计算所建立的是统一的入口。档案信息采用数字技术进行处理后，就服务性功能就被转移到云端，采用一站式检索界面就可以享受到相应的服务。云计算还支持各种移动设备，包括智能手机、平板等等，只要登入云端，就可以享受集成服务，档案信息管理质量也有所提高。 3.档案信息化管理要做好元数据管理工作 档案信息化管理是应用计算机档案信息管理平台执行各项操作，除了具备全文检索功能之外，还要注重元数据管理。所涉及到的数字化技术包括图像处理技术、XML 信息包等等，与这些技术相关的数字化技术包括数字水印技术、MD5 加密算法、条形码以及流媒体技术等等，都要在档案信息管理中发挥其技术优势4。档案信息化管理中，还要做好网页文件编制工作，将加密技术合理利用，以使档案管理工作安全