公文写作及管理格式

公司公文写作格式及管理规定一、公文的含义及重要意义：公文是公务文书的简称，是指公司及其部门处理公务用的、具有某种特定格式的文书。公文是公司日常运营的重要管理手段之一，对内具有指挥、协调、控制部门乃至整个公司工作的作用，对外具有联系和沟通、树立公司形象的功能。它也是评判公司管理水平高低的一个基本尺度。作为管理者，必须了解公文的格式及要求，会撰写公文、会批阅公文，逐步掌握运用公文进行管理的能力。二、公文写作的基本要求：1、 公文的语言表述要准确精炼、概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑，避免牵强武断、语言模糊。用词要准确，语义要清晰、简明、直接，避免绕弯子。2、 表现形式要符合：提出问题分析问题解决问题的思维规律。3、 要符合公文格式的要求。三、公文的基本格式及构成：一份正式公文一般由以下几个部分构成：标题；主送部门；正文；发文部门；发文日期；印章；抄报（送）部门；附件；公文编号等。一） 基本格式：一律使用A4纸，竖向使用，正常边距。（标题） （公文编号） （主送部门）： （正文）（退后两字距起书写）（附件）： 1、 2、（发文部门）（印章）（发文日期） （抄报）：（抄送）：二）构成：1、标题。要准确、简要的概括公文的主要内容。组成：完整式标题由发文单位、发文事由、公文类型三部分组成。也可仅由发文事由、公文类型两部分构成，或仅注明公文类型也可。例如：行政部关于十一放假的通知 发文单位 发文事由 公文类型 书写：用“黑体”，“二号”或“小二号”字，居中放在文件的最上排书写。 2、主送部门。即受文部门（单位），也就是该公文是写给谁的。要写明受文部门的名称。书写：一般写在正文之前，标题之下，顶行写，末尾加“：”引起正文，用“ 黑体”，“四号” 或“小四”字书写。上级部门的下行公文，如需要所属各部门均了解和执行的，属普发公文，此时可以有几个主送部门或不写；下级部门的上行公文，如报告、请示等，主送部门只能写一个。3、正文。是公文的主题内容，一般包括开头（引叙）、主段及结尾三部分。开头（引叙）说明为什么要发此文，一般要简短，并以“特通知如下”等固定用语转入下文；主段是正文的主要部分，它要把“开头”部分提出的问题加以延伸和进一步的说明，申述自己的观点、要求；结尾正文结束后，一般要用一句话对全文作归结性的回顾，归纳全文的意图和要求一般用固定句，如“为盼”、“特此通知”、“特此报告”、“请批示”等。正文在写法上有上行、下行、平行的区别，其中，上行叙述事实，提出结论性意见和措施；下行提出处理问题的具体办法，并就重要问题做出详尽的指导，明确表态；平行根据事实提出本部门的处理意见和方法。书写：另起一行，自左边起退二字的位置、用“宋体”或“仿宋体”字，“四号”字或“小四” 号字书写。4、发文部门（单位）落款。书写要求：1） 要用发文部门正式名称；如以公司领导人名义行文的，则其姓名前需冠以职务。2） 公司内部行文只需按：“公司部”的格式书写，对外行文时方为“北京建筑装饰工程有限公司”。书写：与正文上下拉开一定的距离、偏右位置且较靠近公文纸右下角处。用“黑体”，“小四” 或“四号”字书写（字号与正文相同）。5、发文日期。用“阿拉伯数字”书写，且年、月、日三字要齐全，年份数字要齐全，字号与“小四”或“四号”字相对应。书写位置：发文部门（落款）的下行（上下对均匀）。6、印章。对需加盖公司各类印章的公文，印章名称要与发文部门名称一致，否则无效力。加盖位置：盖在发文部门和发文日期的正中，且需方向端正、字体对称。7、抄报（送）除了公文的主送部门外，若公文内容还需告知其它相关部门和领导时，应在文件中增加“抄报（抄送）”的内容。如需告知另一个或几个上级部门和领导时，应使用“抄报”字样及部门名称或领导职务；如需告知另一个或几个平级或下级部门和领导时，应使用“抄送”字样及部门名称或领导职务。位置：在文件的最下列写明“抄报”或“抄送”加“：”后书写部门名称或领导人的职务；同时有“抄报”及“抄送”情况时，两者应分开上下排列，“抄报”在上，“抄送”在下，均顶行书写。可加通长水平线将其与正文及落款分开。书写：用“宋体”或“仿宋体”字，“小五”字或“五号”字书写。如果公文是发给全体员工的，则可免去此项。8、附件。并非所有公文都有附件。附件一般分为两类：一类，正文只是一个提示性的指示、命令或通知，需要受文部门了解的内容都在附件中，此时的附件是整个文件必不可少的。另一类，则是补充性的附件，它是说明正文中某一方面内容的，若这部分内容在正文中提及较为繁琐，因而正文只提一个要点，详细的内容展示在附件中，标题上也不反映这类附件的名称。书写：在正文之下，与正文拉开一定的间距另起一行以“另附”引出附件的名称及件数，用“黑体”书写，字号同正文。9、公文编号。一般公文可不编号，对于公文量较大的部门，其公文需予以编号。格式：部门简称 +“发” +“字” +年份+ 顺序号 + “号”如： 行 发 字 2001 023 号 部门简称 “发” “字” （年份） 顺序号 “号”书写位置：分两种情况，第一种：在标题之下，文件的右上侧；第二种：在标题之下的第一行，居中书写。书写要求：对第一种情况，先在标题之下空两行画一通长细线，然后在细线右端上侧按上述格式书写；对第二种情况，可按上述格式书写在标题之下，并用圆括号扩上。书写：用“宋体”、“仿宋体”，“小五”或“六号” 字书写。注：公司内部发文部门简称：市场部市；物业部物；工程部工；质检部质；财务部财；企划部企；客服部客；培训部培；贷款部贷；行政部行；人力资源部人。 四、 常用公文形式及格式要求：一）公司常用公文形式有：1.决定；2.通知；3.通报；4.请示；5.报告；6. 批复；7.函（公函、便函）；8.会议纪要；9.会议记录等九种。二）格式要求：1、决定。对重要事项或重大行为做出安排和部署时使用决定形式，它具有法规性和指令性，它的使用较通知和通告显得更严肃和郑重。对上级的决定，下级必须贯彻执行。决定一般由标题、日期、正文、发文部门四部分构成。标题：一般要完整的写出发文部门、发文事由和文种三部分，也可只写出发文部门和文种两部分。日期：是公布此项决定的时间，有两种写法，一种为写在标题之下与正文之间的圆括号内，并居中书写出“年，月，日”。如果是某次会议通过的决定，则还需要写明时间，会议通过。 如通过的日期与发布的日期不一致时，还要写上何时发布。若需要给执行决定留有一段准备时间的，需写上决定的生效日期；第二种为放在发文部门的下行，并与之上下对均匀，只写明年，月，日即可。正文：一般由决定缘由和决定内容两部分组成。发文部门：正文之下，文件右下侧书写发文部门的名称。 “决定”范文： 公司董事会关于批准为北京分公司总经理的决定（2000年8月18日公司董事会第三次会议通过，2000年8月26日发布，2000年8月28日生效） 行发字2000003号 公司董事会第三次会议审议了总经理关于提名为北京分公司总经理的报告，会议认为：的知识水平较高，有在本行业从业的管理经历和经验，能力较强。由其负责该公司的经营有利于企业管理的正规化，为企业注入新的活力，促进企业的进一步发展。为此，会议决定批准为北京分公司总经理。公司董事会2000年8月28日2、通知。可分为指示类通知、批转类通知、任免类通知、事项类通知、会议类通知五类。其特点是：下行性即一般是上级向下级发布的公文，下级向上级行文不得使用；实效性即超过了规定的时间，通知即自动失效。通知一般由标题、主送部门、正文、发文部门和日期五部分组成。标题：一般由发文部门、发文事由和文种三部分构成，也可只写出发文部门和文种或发文事由和文种两部分非正式文件的一般性通知，可仅写出文种（“通知”）。主送部门：即受文部门，在标题下、正文前顶格写出部门或个人。正文：一般包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分组成。对不同种类的通知正文，其写法也需有所不同。 对指示性通知，其正文包括开头和内容二部分。开头部分写明通知的缘由，可以写当前存在的问题，发本通知的意义，也可以写发本通知的依据和任务。这部分文字应简短概括。然后由“特作如下通知”或“特通知如下”等固定句式转入通知的内容。通知内容较少时可一段列明，内容较多时采用分条列项方，具体的提出要求和措施、办法。指示性通知一般不需另行单独结尾，以正文的完成而结束。对批示性通知，其正文包括发文缘由，对批转、转发文件的评价，执行要求等部分。不仅要表明本部门的态度，还要结合实际做出具体的指示性意见。对执行要求的通常用语为“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等不同提法，要根据情况提出恰当的要求。对会议通知，其正文要全面具体。包括召开会议的部门、会议名称、会议时间、地点、内容和任务，参加会议的人员范围、报到时间与地点、需携带的文件资料及其他要求事项等内容。对任免通知，其正文比较简单，只需写清楚任免的时间、部门、会议或依据文件，以及任免人员及具体职务即可。如果通知的事项重大，时间紧迫，可发“紧急通知”。发文部门和日期：在正文后，文件的右下侧标注发文部门和日期。如在标题中已注明发文部门的，则只注发文日期。日期也可置于标题之下居中书写。范文：（见下页）“任免通知”范文： 关于同志任职的通知 人发字2000025号 部：经研究决定：任命同志为总公司部的部长，免去其部主管的职务，并自本通知发布之日起执行。公司人事部2000年8月28日 报送：抄送：、“会议通知”范文：公司市场部经理会议通知 市发字2001026号 各部门经理：定于2001年8月28日上午9:00在公司会议室召开市场部所属部门经理季度总结工作会议，届时由市场总监主持会议，对上一季度的工作进行总结，并安排下一季度的工作重点。请各部门经理携带上一季度的季度工作总结，准时参加，无特殊理由不得缺席（需事先向市场部请假，应批准方可）。特此通知 公司市场部2001年8月25日 抄送：行政部、培训部3、通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况时使用通报。根据其作用，通报可分为三种：1） 表彰通报。用以表彰先进的人和事，以及典型经验等。2） 批评通报。用来批评处分错误，目前这类的通报用的较多。3） 情况通报。用来传达工作中的重要情况，出现的新问题、新动向等。通报由标题、主送部门、正文、落款（发文部门）和日期五部分组成。标题：一般为完整式标题，即由发文部门、事由和文种（“通报”）三部分构成。也可略去发文部门或事由，或者直接标出文种（“通报”）。主送部门：仅对指定下发部门的通报，方注明主送部门，作为普发性的，或公开张贴的通报，不写主送部门。正文：由三部分构成，即主要事实、分析事例、提出要求或处理意见。开头要按一定的顺序把事实写清楚，要求抓住重点问题、简明扼要、事实准确，可按人物、时间、地点、情节或过程、结果和影响的顺序写。接着对事实进行分析、评论，揭示其实质，阐述意义，指出应该学习或吸取教训之点。最后是发文部门对时间或人物做出的决定、要求和采取的措施、规定。落款和日期：在正文以下，右下方标注落款和日期，且两者需上下排列，对称均匀。如在标题中已注明发文部门的，则只注发文日期。日期也可单独置于标题之下居中书写。范文：（见下页）“通报”范文：关于工地违反公司制度情况的通报（质发字2001010号）各施工队：2001年月日，公司质检部在对工地进行检查时，发现工地现场有吸烟行为，严重违反了公司的有关管理制度。经调查，该工地系由工长负责，其本人对此负有不可推卸的管理责任，经公司研究，决定对当事人工人、及工长予以严重警告处分，并对每人处以1000元的罚款。当前正值装修高峰，为确保施工工地和施工人员的人身安全，特再次重申，严禁任何人在现场吸烟，否则一经发现将予严肃处理。希望全体员工以此为戒，认真遵守公司规章制度。公司质检部2001年月日 抄送：市场部、客服部4、请示。请示是向上级部门请求批示、批准时所使用的公文。请示的使用，有以下几种情况：涉及方针、政策等方面的重大问题，请求上级给予明确的批示；本单位、部门工作职权范围内不能解决的问题，请求上级批准；工作中发生的重大问题或原无规定难以处理的问题，请求上级给予指示；因本单位、部门情况特殊，执行统一规定需要变通处理的问题，请求上级批准；工作中遇到了困难，请求上级帮助解决；本单位、部门意见分歧，无法执行的问题，请求上级裁决等。请示的类型：按照请求的内容和目的，请示可分为请求批复性请示和请求批转性请示两大类。1、 请求批复性请示。所请示的事项大多比较单一、具体，需上级部门批示或批准后才能部署和实施。这类请示又可分为申述性请示和安排性请示。申述性请示是下级部门就工作中遇到的而自己又无法解决问题的问题，向上级部门或业务主管部门所写的请示。请示的内容侧重于申述理由，以求得上级部门的批准。安排性指示，是下级部门为解决某一问题或开展某项工作提出意见，请求上级批复所写的请示。请示的内容侧重于事项的计划安排，以便进行具体的部署和实施。2、 请求批转性请示。这类请示的内容大都是带有普遍性和全局性的问题，或者是比较重大、紧急的事项，涉及的范围较广，需要通过上级部门的批转，发至有关部门、单位贯彻执行。请示的特点：请示与报告都有反映情况、提出建议的共同性。但两者比较，请示具有与报告不同的特点：1、 请求性。从行文的目的看，请示写带有迫切性的、并需要上级部门批示、批准的事项，要求上级部门批复；报告只着眼于汇报工作、反映情况，以达到下情上达的目的，一般不要求批复。只有呈转性报告才要求上级部门“批转”有关部门执行。2、 单一性。从行文的内容看，请示必须一文一事，行文简短，着重写问题，以便上级部门尽快答复；报告的内容涉及面可以很广泛，行文可以较长，着重于写情况和意见。3、 预先性。从行文的时间看，请示必须在事前行文，不允许“先斩后奏”；报告则在事前、工作进程中和事后均可行文。请示由标题、主送部门、正文、落款和日期五部分构成。标题：请示的标题要写明请示的问题，即由事由和文种两部分组成。也可以由发文部门、事由和文种三部分组成。主送部门：请示的主送部门只有一个。如需同时送其它部门，应用抄报形式。正文：请示的正文包括请示缘由、请示事项和结尾三部分。开头写明请示的原因、目的和依据。要写清请示的事项：请示什么问题，要求批准什么事项，帮助解决什么困难等。反映问题要实事求是，提出意见和建议要具体明确。结尾部分提出请求，一般用“以上请示妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关部门执行”等习惯用语作结束语。落款和日期：在正文后写上发文部门，如果几个部门联合请示，将主要部门写在前面，并写上发文日期。请示的写作要求：1、 要一文一事。在一份公文中，不能请示两个或几个互不相关的问题，也不能请示不是同时由一个上级部门批复的几个问题。如果这样，不利于请示事项的及时解决，会贻误工作。2、 不要多头请示。属于受双重领导的单位，所请示的问题，哪个部门负主要责任，就主送哪个上级部门，同时抄报另一上级部门。多头请示，会造成互相推诿或上级部门批复意见不一，下级部门难以执行的现象。3、 不能越级请示。下级单位需要请示的事项。应按隶属关系向直接的主管上级请示。若直接主管部门决定不了，再由其逐级向上请示。如因特殊情况而又事项重大，必须越级行文时，应抄报越过的部门。4、 不宜将请示抄送同级或下级部门。5、 行文的语言既要具体，又要简明扼要，并要注意用语谦敬，分寸得当。请示与报告的区别：请示与报告的区别在前文谈请示的特点时已作了论述。在此着重说明一下请求批转性请示与呈转性报告的区别。其区别主要在于批转的重点不同。请求批转性请示要求批转的重点是下级在现行政策和职权范围内不能解决的普遍性的问题或涉及全局性的工作，在上级部门未批复前，行文的下级部门无权处理和实施。呈转性报告要求批转的重点是下级部门根据现行政策在职权范围内提出的工作建议和意见等，在上级部门批转前。行文的下级部门也可以作出部署和安排。范文：（见下页）“请示”范文： 关于举行新产品推广会的请示 公发字2000020号 公司领导：为了扩大公司新研制的保健品在市场上的知名度，使该产品顺利推向市场。经我部研究策划，拟于2000年8月18日在中华大酒店举行一个新产品推广会，会期三天，会议期间拟邀请各新闻单位及客户代表参加，预计费用30万元。以上请示妥否，请予批复 公司公关部2000年7月8日5、报告。报告是向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议时所用的公文。利用报告及时向上级反映工作情况，可以取得上级部门的指导帮助；同时，上级部门也可以通过报告，指导下级的工作，制定方针政策，实行科学领导。在实际工作中，报告的使用范围广泛。按照内容，报告可分为综合报告、专题报告两大类。1、综合报告。它是一个部门反映一定时期内全面工作情况或提出今后工作意见，以便上级部门全面指导工作的报告。综合报告大多数是定期性的工作总结报告，如1991年工作情况综合报告。2、专题报告。它是一个部门就某一项工作或某一个问题、某一事情向上级所写的报告。部门日常工作中专题报告使用的频率较高，包括汇报某项工作的进程、经验、问题、建议的工作报告，反映工作中某一具体问题的处理或上级交办工作办理结果的情况报告，回答上级部门查询有关问题的答复报告，向上级部门报送文件或物件的报送报告；检讨工作错误的检查报告等。按照性质，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告以汇报工作，反映情况为主要内容，不要求上级部门转发。呈转性报告除了汇报工作，反映情况外，侧重提出建议和意见，请求上级部门批转有关部门参考或执行。报告的特点：1、 汇报性。报告是上行公文，它是下级部门向上级部门或业务主管部门汇报工作以取得上级对自己工作指导的重要途径之一。下级部门应当经常、及时地利用报告的形式向上级部 门和主管部门汇报工作。2、 陈述性。报告一般在事后或事情进行的阶段中行文，使用叙述手法，直陈其事，以便上级部门或主管部门了解，一般不需上级答复。只有呈转性报告在结尾提出“如无不当，请批转有关部门执行”的要求。报告由标题、主送部门、正文、落款和日期等部分构成。标题：报告的标题，通常只写事由和文种，如农业部门1991年1月4日向国务院要求转发的关于加强群众渔港建设的报告。也有的标题包括发文部门、事由和文种三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。主送部门：在标题下正文前顶格书写受文对象，一般是上级部门或业务主管部门。正文：各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等，要根据不同种类的报告，有所侧重。结束语的写法，呈报性报告用“特此报告”、“以上报告当否，请指示”等，呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等。综合性报告如果是为了全面反映前一阶段工作情况和今后工作意见，则分为三部分。开头写前一段工作情况，包括取得的成绩和存在的问题，中间写基本经验和教训，最后写今后的工作打算。如果侧重报告前一阶段工作情况，可着重写工作进展情况，主要做法，取得的成效，不一定要总结经验和教训，今后打算要简要，以免喧宾夺主。如果专门报告今后工作意见，写前一阶段情况应概括简要，着重写今后做什么、如何做就可以了。专题报告的正文，如果是汇报工作的报告，要写清工作完成的情况、取得的经验、存在的问题和今后的意见。如果是反映某一事情的情况报告。要写清情况发生的经过、性质、初步看法和处理意见。如果是答复报告，根据所询问的内容，把事情交待清楚就可以了。如果是报送文件、物件的报送报告，则需写清报送缘由和报送的是什么。呈转性报告一般多用于业务主管部门，针对工作中存在的普遍性问题，或在一定范围内需要作出处理安排的事项，向上级部门汇报并提出意见，请求上级部门予以批示转发。这样的报告，工作情况的叙述要简要，重点是分析问题，提出工作要求、意见和办法，以便有关部门去做。这种报告一经上级部门批转，便带有指示的性质，受文部门须贯彻执行。落款和日期：在正文后写上发文部门和日期。报告的写作要求：1、情况要真实。写报告必须实事求是，不弄虚作假，这样，上级部门才能了解到准确的、真实的情况。2、报告的中心要明确。专题报告要一文一题；报告的内容要主次分明，详略得当。综合报告要注意突出重点，点面结合。3、写经验或教训，要注意分析材料，从中找出规律性的东西，使人受到教益和启发。4、不要在报告中夹带请示。需上级答复的用“请示”。范文：（见下页）“报告”范文：关于使用“绿色建材”的报告 市发2001第099字公司领导：鉴于消费者对居室装饰环保要求日益提高，越来越多的消费者将“绿色建材”作为自己的首选。为此，建议在今后采购建材时，须认真考查该产品的检验手续，符合绿色环保指标的材料方可选购和使用，以避免给公司带来不良影响。以上报告如无不当，请批转有关部门执行。公司市场部2001年月日6、批复。 批复是答复下级部门请示事项时所用的公文。它是上级向下级的指示性公文。它与请示相呼应，应下级部门的请示而发。批复的呈送部门就是请示的发文部门。如果所复的事项，具有莫种程度的规定及指导性质，则该批复也可抄送各有关的下级部门。批复由标题、主送部门、正文、落款及日期五部分构成。标题：一般使用完整式。在事由中一般将下级部门及请示的事由和问题写进去。也可只写事由和文种（“批复”）。主送部门：即写请示的发文部门。正文：批复的正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。开头的批复引语讲明批复的原因，引述来文的请示事项。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示。要明确态度，如果同意下级的意见，要给以肯定的答复。如果不同意下级意见，要在否定的答复后，说明理由。批复要求，是从上级部门的角度提出的一些补充性的意见，或是表明希望、提出号召。不是所有的批复都有这一内容。如确有必要，要写得简要。一般最后以“特此批复”、“此复”作为结束语，也有的批复不用。落款和日期：正文以下，右下侧签署发文部门和发文日期，且落款和日其应上下排列，对称均匀。批复的写作要求：批复的具体内容，要观点明确，并针对“请示”中所提出的事项逐一答复，不能答非所问，或只答复其中的一部分而对另一部分不予表态。此外，在公文处理时，要注意凡是下级部门的请示，必须答复，而且必须及早答复，不能久拖不复而贻误工作。范文：（见下页）“批复”范文： 关于公关部举行新产品推广会请示的批复公关部：你部关于公关部举行新产品推广会的请示已收到，内容悉知。经公司办公会议研究原则上同意你部的请示，但来函中未清楚列明邀请媒体单位及客户情况，故请您部于三日内将此内容上报，并最终确定该活动。此复。公司办公室2000年7月9日7、函。 函是相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求事宜时所用的一种公文形式。它具有多向性、多属性、商洽性和简便、灵活的特点。上下级之间、平级之间、不相隶属部门单位之间联系工作、交涉公务等均可使用。函没有统一的语气，如商洽问题用商量语气，请求对方回答用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要上级批准的用请示的语气等。按使用性质，函分为公函和便函两种。公函属正式公文，具有较完整的公文格式，一般对公司外使用。便函用于询问、答复、联系、介绍等一般性公务。便函不属于正式公文，不编文号，不列标题。按其往来途径，可分为去函和复函。按其用途，可分为商洽性函、询问性函、答复性函、委托性函和告知性函等。函的内容（正文）：对去函和复函其写法略有不同。去函是主动地向有关部门单位商洽、询问事情。开头交待发函的原因、目的。中间写洽商或询问的内容，一般一事一函。结尾提出希望，用语要得体，常用“即请函复”，“请函复为盼”等习惯用语。复函的开头类似批复，先引述来函。然后用“经研究，函复如下”过渡到下文。中间针对来函中的事项，做出明确的答复。结尾常用“此复”、“特此函复”结束全文，或也可不用。落款和日期：正文后写上发函部门名称和发函日期。函宜用礼貌、商量的语气，对上级部门要尊重，对平级部门或不相隶属单位要注意以诚待人。行文要简短，事情写清楚即可。范文：（见下页）“函”（公函）范文：关于租用酒店大餐厅的询问函公发字2000100号中华大酒店经理阁下：我公司拟于8月18日举办为期三天的新产品推广会，欲租用贵酒店大餐厅三天，时间自8月18日上午8：008月20日下午4：00，可否，盼复。此致 敬礼！公司公关部（印章）2000年7月28日“函”（便函）范文：尊敬的负责人先生：上月我们向贵公司订购的400张大芯板已于昨日运达我处，但验收时发现其中有30张板已破损无法使用。来货的包装看来还不够良好，可能在运输过程中操作不当造成的破损，我们随函附上此次的收货单,并在其中做了记录。如贵公司将这30张板予以更换,将不胜感激。鉴于我方客户急用，请尽快运来为盼。敬颂秋祺公司总经理年月日8、会议纪要。会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的公文。它是根据会议的宗旨，按照会议记录、会议文件材料和会议的活动情况综合加工整理而成的反映会议基本情况和主要精神的纪实性文件。过去，会议纪要一直作为常用事务文书，1987年2月18日中国行政部门公文处理办法把它列为公务文书第十五种，其性质已发生变化，它的作用是“上呈下达”会议精神，交流情况，指导工作。会议纪要一般可分为决议性会议纪要、部署工作性会议纪要、反映情况性会议纪要等三种。决议性会议纪要。大都是各级党政部门的领导层集体开会以决定事项为主要内容的会议纪要。如市人民政府第次常务委员会纪要。部署工作性会议纪要。这是对某一范围较大或重要方面的工作会议所综合整理的会议纪要，内容包括对工作的具体部署和要求。反映情况性会议纪要。以学术讨论会和座谈会为多，一般不具有法定的行政权威。会议纪要的特点：1、 纪要性。会议纪要不同于会议记录，它要从会议中综合概括出与会者的意见，反映出会议的主要精神来。2、 约束性。会议纪要一经下发，便要求与会单位和有关人员遵守、执行。在这一点上，与决议基本一致，只不过比决议的规范性、严肃性程序低些。3、纪实性。有的会议纪要不要求贯彻执行，只是为了通报会议情况，便于有关范围周知。因此，不仅要反映会议中多数人的一致意见和思想，而且必须如实反映有代表性的少数人的观点和意见。存档后，有查考价值。会议纪要的结构和写法：1、标题：会议纪要的标题一般由会议名称和“纪要”组成。2、正文：会议纪要的正文包括会议的基本情况、会议的主要精神、结尾三部分。开头先介绍会议的基本情况，包括会议的名称，如开会议的目的，会议时间和地点，参加人员，主持人，主要议程和活动，会议的效果、意义等。中间部分是会议纪要的主体，要写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定，提出的任务，确定的措施等，这是与会后贯彻的依据。要依据会议记录，研究会议文件，了解会议内容，进行分析概括，加工整理。语言要简炼、准确，真实地反映会议的情况，传达出会议的精神。这一部分可以按会议研究的事项或问题的顺序逐一来写；也可以把会议的内容综合概括，归纳出几个问题，分别来写。结尾一般提出希望、号召，要求贯彻会议精神，完成会议提出的工作任务。也有的在主体部分之后不再单写结尾3、日期：日期可在正文之后，也可以在标题之下。会议纪要的写作要求：1、要真实的反映出会议的情况和与会者的观点。要做到这一点，要求撰写纪要者要参加（或列席）会议，做好会议记录（或搞好发言录音），搜集会议文件材料。2、要突出中心。抓住会议宗旨，分析概括与会者的意见，形成纪要的中心和重点，真正地写出会议的“要”来。3、要条理清晰，语言准确。使人一目了然，不产生歧义。要讨论修改。重要的会议纪要，会议进行到一定阶段，即着手准备。要点或提纲要提请会议讨论修改，起草成文后交会议定稿。9、会议记录。会议记录是一种会议文书。它是对会议的情况、内容和结果所作的书面实录。会议记录有六方面的要素：一是会议名称，二是会议时间和地点，三是出席人员，四是会议主持人和秘书人员，五是议案和议程，六是会议结果。会议记录要真实全面地记录会议的情况、会议的报告和讨论发言、会议作出的决定和决议，客观完整地反映会议的内容和进程。会议记录的作用：会议记录一般是不拿出来公开发表的，只是作为文书档案保存。但是会议记录的使用是不可忽视的。了解情况、研究问题、总结经验。会议记录真实地反映了下面的实际情况和新出现的问题，也反映了工作中出现的新鲜经验。会议领导，通过翻阅会议记录或根据会议记录整理的会议简报，可以了解下面的实际情况，分析研究工作中新出现的问题，总结先进经验，提出解决问题的办法，从而指导和推动各项工作有效地开展。会议记录是贯彻宣传会议精神的依据。一般说来，保密的会议只在规定的范围内贯彻，而公开的会议，则需要广泛宣传会议的精神。会议精神可以根据会议记录写出会议纪要或新闻公报，进行贯彻宣传，也可以把会议上领导的重要讲话、报告、会议中某些典型发言或典型经验，会议的决定和决议等分别印刷文件下发。会议记录也是检查贯彻执行会议决定和决议的依据。会议开过之后，会议的决定、决议要交给有关部门去贯彻执行，或是交给具体的人员去办理。工作进行到一定阶段，应该检查执行的情况，看事情落实的如何。检查工作的根据应是会议记录或文件。有时需要重新翻阅会议记录，重温会议精神。例如，某些具体事情在办理过程中发生分歧，对原因的决定或决议记不清楚时，必须查阅原来的会议记录。会议记录是编修公司史志的依据。凡是重要的会议记录，作为历史资料存档备查，可作为编修公司史志的依据。会议记录的种类和特点：1、会议记录的种类：会议记录的种类很多。会议记录的分类和会议的种类密切相关。例如，会议按其规模可以划分为大型会议、中型会议、小型会议，那么，会议记录也就有了大型会议记录、中型会议记录、小型会议记录之分。会议按其召开时期可以划分为例行会议（又称常会）和临时性会议，那么，会议记录也就有了例行会议记录和临时性会议记录之分。会议按其性质不同可以划分为代表大会、协商会议、咨询会议、工作会议、学术会议、报告会、座谈会、干部会、群众会等。会议记录自然也要有相应的种类。这里，仅介绍几种常见的会议记录。单位例会记录。例会，也叫常会。公司、部门为了解决本部门、本单位工作中的实际问题，要召开工作例会。这种会议，从规模上讲属于小型会议，从时期上讲属于例行会议，出席人员是比较稳定的，会议记录是由专人（秘书或办公室主任）担任的。议题提出之后，经过充分的民主讨论，最后归纳集中作出决议决定。记录要记出席情况，记议题，记讨论中的各种意见，记会议的最终结果，如果有反对或保留意见，也要如实记录。会议结束，记录要交会议主持人签字。这种会议记录必须用专门印刷的统一记录本，以便保存和日后存档。学术研讨会议记录。学术研讨会往往就是某一重大课题进行研讨。出席人员多系专家、学者、研究人员。会议发言或是宣读论文，或有书面材料。会议记录主要是如实记录发言内容。学术研讨会，其目的在于探讨真理，与常规会议所不同的是不进行表决。在科学上，要贯彻“百家争鸣”的方针，提倡自由探讨。学术研讨会不能以少数服从多数。座谈会会议记录。座谈会记录的内容比较广泛。一次座谈会往往是就某一方面的问题