印章管理方法汇总(含有流程图)

印章使用管理办法第一章总则第一条 为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作。第二条 为建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。第二章公司印章的范围及保管部门第三条 江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司印章的范围包括：（一）公司公章；（二）法定代表人签章、总经理签章合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章；（三）合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章；（四）各部门及分支机构印章。第四条 印章保管的部门：（一）公司公章、合同章、法定代表人签章、总经理签章及部分专用章由总经理办公室（简称总经办）负责管理，按本办法使用印章；（二）财务专用章、发票专用章由财务部负责管理，并制定相应管理和用章审批办法，报总经办备案；（三）人事章等专用章等由人事部门分别制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。（四）各部门、各分支机构的印章由各部门、分支机构负责保管，并制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。第三章使用公司印章审批权限第五条 由董事长审批盖章的文件（一）公司重要发文（二）向董事长的请示、报告等（三）公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件（四）法定代表人授权委托书（总经办存一份）（五）公司对外签署合同或协议（六）公司员工人事劳动合同（七）公司重要报表（八）其他需董事长审批的文件第六条 按管理层分工，公司主管领导和董事长、总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司主要印章管理审批一览表（附件一）。第七条 专项业务用章按总经理授权执行。第八条 加强日常检查，要认真做好日常监督检查工作，防范违规。各单位负责人要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于违规使用印章并造成不良后果的，要按有关规定严肃处理。第四章印章的管理第九条 印章的刻制：（一）须填写印章制发申请表（附件二）报总经理批准，由总经办负责到公安机关指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。（二）各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第十条 印章档案的建立：公司各类印章须由总经办分别进行登记，填写印章登记卡（附件三），并建立印章台账（附件四），以便印章的存档和备查。第十一条 有下列情况印章须停用（废止）：1、印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的；2、公司名称变动，原印章废止的；3、印章遗失或被窃，声明作废的。 需更换印章的，须填写印章制发申请表报总经理批准后，交由总经办负责办理；印章停用（废止）时须填写印章停用（废止）申请单（见附件五）经总经理批准后及时将停用印章送交总经办封存或销毁，并在印章登记卡及印章台账作好相应登记。第十二条 公司印章的保管（一）公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。（二）公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放臵。（三）各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（四）印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写印章交接登记表（附件六），以免贻误工作。（五）印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的印章使用管理登记表（附件七）、服务合同专用印章登记表（附件八）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存档。第五章各类印章的使用规定第十三条 公司各类印章实行用印登记制度。印章使用前，用印经办人须认真填写印章使用管理登记表或服务合同专用印章登记表，写明时间、事由、盖章数，申请人签名及审核或批准人签名等。第十四条 印章使用申请登记完成并批准后，由印章管理员负责盖章。第十五条 印章管理员要严格按程序办事，按权限用印：用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。第十六条 禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。第十七条 使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须按以下步骤办理：（一）填写印章外出使用审批单（附件九）报部门负责人审核后，报总经理批准；（二）凭印章外出使用审批单（总经办留存）到总经办填写印章借用登记表（附件十），与印章管理员办理相关借用手续后方可带出（原则上需当天归还）。（三）提前向公司各部门及相关人员通知印章借用时间和归还时间，以便其他人员调整用印时间，避免延误工作。（四）携带公司公章、合同用章等重要印章外出时，原则上应由两人以上同行。（五）印章应在预计归还时间前归还，归还时应与印章管理员办理好归还手续、双方签字认可。第十八条 公司各部门及分支机构负责人须加强对各类印章使用的日常管理，要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为，确保用印安全。对于非法使用印章者，视情节轻重给予严肃处理。对于造成严重后果的，还要追究部门领导的责任。第十九条 本办法自发布之日起施行。印章管理规定1目的为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，加强公司印章的管理，特制定本办法。2适用范围公司及各部门公务使用之印章3定义印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，公司印章主要指：公章、合同章、财务章等各职能部门章。4职责4.1 行政人事部：4.1.1公章及合同专用章保管。4.1.2因业务需要新章刻制事务跟办。4.1.3改制、停用、废止的印章的封存或销毁。4.2各部门经理4.2.1部门因业务需要刻制部门级印章的审核。4.2.2部门级印章的保管、监督。4.3 厂长/总经理：4.3.1新章刻制及旧章废止的批准。4.3.2因特殊需要印章外带的批准。5内容5.1种类5.1.1正式印章：指公司章以及公司所属分支机构印章。5.1.2专用印章：指公司以及公司所属分支机构财务专用章、人事专用章、各部门章等用于指定用途的印章。5.1.3人名用章：指以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。5.2刻制、改制5.2.1印章的刻制由提请人或部门申请，部门经理审核厂长批准后交行政人事部办理。5.2.2提请刻制印章的申请中应将印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。5.3保管5.3.1专人保管：公司章由行政人事部经理保管；部门级印章应由部门经理指定可靠心细、原则性强的人妥善保管；个人印章由个人自己保管。5.3.2印章保管人因故临时请假，须更换印章保管并做好交接记录。5.3.3固定存放：印章必须存放在牢固的抽屉或箱柜内并加锁，保管人不得委托他人代为盖章。5.4使用5.4.1对于常规需盖公章的文件，各部门统一提交经厂长审批的常规需盖公章文件清单至行政人事部备案，清单里所列的文件可直接到行政人事部登记后盖章。常规需盖公章文件清单于每年9月份更新一次。5.4.2常规需盖公章文件清单罗列以外的文件，需盖公章的请填写公章使用审批表经部门经理审核，厂长审批后，由行政人事部执行并做相应的备案工作。5.4.3行政人事、财务及商务等部门印章管理者必须做好印章使用、审批等台账，并永久保存。5.4.4办理用章事宜应在上班时间内。5.4.5已有厂长/总经理署名之文件及合同，视同已获批准，直接于行政人事部登记盖章。5.4.6印章保管人对用印有监督权，对不合格手续或不合法的用印，有权拒绝。5.4.7公司之公章原则上不准带出公司使用，如因业务必须，须填写公章使用审批表向厂长申请特批。5.5停用5.5.1因印章内容变更或因业务需要停止使用的印章，由保管人写出印章停用说明，经部门经理审核厂长审批签字后交行政人事部备案。5.5.2印章散失、损毁、被盗时，各保管人应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政人事部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。5.5.3停用的印章于行政人事部封存三年后予以销毁。6流程图有需求部门 行政人事部 厂长/总经理 输出记录申请报告提交印章刻制、改刻、废止申请报告 审批实施办理 废止刻制、改制封存三年后销毁行政人事部领取按要求刻制、改制 公章、合同专用章行政人事部保管部门级章由部门保管，个人印章由个人保管公章、合同专用章使用申请常规需盖公章文件清单公章使用审批表常规需盖公章文件