档案管理学考试复习

档案的定义P6档案是国家机关、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义的基本含义内容：P7（一） 档案来源的广泛性。档案形成者的三种类型：（1）官方性质的各种机关；（2）半官方或非官方的各种社会组织（社会团体、宗教、公司等）（3）一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）（二） 档案是由文件材料有条件转化而来的。第一， 办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。【三种情况：一、文件中所说的事情需要近期办理的；二、文件中所指的事情需要较长时间才能办完或者需要长期执行的，只要将文件经过签收、传阅，研究讨论和贯彻之后，也算办理完毕；三、不需要具体承办的文件，只要经过收发、圈阅等文件处理手续结束，也算办理完毕。】第二， 对日后实际工作和科学研究活动有一定考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。第三， 按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。（三） 档案的形式是多种多样的【三种划分种类：1、载体材料；2、信息记录在载体上的方法；3、表达方式】（四） 档案的本质属性【原始记录性是最本质的属性】国家档案全宗P23国家档案全宗是指归国家管理、监督和控制的一切档案财富的总和。中华人民共和国国家档案全宗的构成，根据当和国家的有关文件，按历史时期划分为量两大部分：第一、中华人民共和国建国后档案；第二、中华人民共和国建国以前的档案：革命政权档案和旧政权档案。档案工作的性质P27（一） 档案工作是一项管理性的工作（二） 档案工作是一项服务性的工作（三） 档案工作是一项政治性的工作档案工作的基本原则P34一、 统一领导、分级管理档案工作（一） 国家全部档案由各级、各类档案保管机构分别集中（二） 全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机关统一地、分级分专业负责地进行指导和监督。（三） 实行党政档案和党政档案工作统一管理二、 维护档案的完整和安全1、 维护档案的完整，有两方面含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散。2、 维护档案的安全，有两方面的含义：一方面，从物质撒花功能力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。另一方面要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。三、 便于社会根方面对档案的利用【档案工作的根本目的】档案收集工作的基本要求（4个要求）P49（一） 及时、全面地把档案收集进馆（室）【衡量工作档案工作的标志：馆藏是否丰富，档案是否完整】（二） 加强馆（室）档案来源的调查研究【保证入馆和归档档案的齐全和完整】（三） 推行入馆（室）档案的标准化（四） 保持全宗的不可分散性【保持全宗群的相对完整性】档案馆（室）藏建设的标准P52（一） 数量充分，质量优化；（二）门类齐全，结构合理馆藏结构的基本成分P55【主要成分：现代档案】（一） 以档案形成的历史时期划分，可分为：古代档案（1840年以前）、近代档案（18401949）、现代档案（1949以后）（二） 以档案内容划分馆藏结构按照档案内容可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。正确处理改善馆藏结构的诸种关系P58（一） 处理好综合与特色的关系，地方档案应突出地方的特色。（二） 处理好深度与广度的关系。（三） 处理好档案与资料的关系，重视、收集与保存和档案有关的资料。归档制度的内容P60（一） 归档范围：具有保存价值的机关正式收文、发文和收电、发电。除公文的正件外，还应包括它的附件，如图标、登记表和名单。机关内部产生的各种文件材料（又称内部文件）。【除上述文件外，重份文件、事务性文件、临时性文件、参考性文件和无用抄件，都不应归档。】（二） 归档时间：办理完毕的文件材料，应该在第二年（上半年）内向档案室归档。对于某些专门文件，或者驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了方便于日常工作，归档时间可以根据实际情况适当延长。（三） 归档要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四） 归档手续：明立案验，依例交割。现行机关档案的接收P65（一） 接收档案的要求：1、完整性；2、真实性；3、地方性；4、坚持质量验收。【老师讲解：1、应按照全宗整理，保持全宗的完整性；2、进馆档案必须经过鉴定，具有长久保存价值的档案；3、与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交；4、核对】（二） 接收档案的时间期限：现行机关档案在本机关保管的期限，机关档案工作条例档案馆工作通则规定为：省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，向档案馆移交。【老师讲解：省级以上20年，省辖市（州盟）和县级以下10年】撤销机关档案的接收P67要求：1、严禁丢失、毁弃；2、如有尚未办理完毕的文件，应进行鉴定，移交；3、机关合并；4、业务分别划归几个机关；5、其中一部分业务或者其中的一个部划给另外一个机关代为保管。历史档案的征集P67（一） 历史档案：是指在中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名任务在社会活动中形成的档案。其中包括革命政权档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。【这些档案长期分散在各处，甚至在个人手中】（二） 档案征集的途径：1、发布通告，调查研究，广泛宣传；2、向兄弟档案馆征集；3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集；4、向古旧书店、废品收购部门征集；5、向寺庙、古迹保管部门征集；6、向个人征集。（三） 在征集档案的过程中，要正确处理好几种关系：1、 个人收藏与档案馆集中保管的关系；2、征集档案与利用档案的关系；3、征集档案与留作纪念的关系；4、征集原件与征集复制件的关系第四章 档案的管理P74档案的整理按整理工作内容的范围，可以分为三种类型：1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理。档案整理工作的原则：（一） 充分利用原有的整理基础：1、基本维持原有秩序状态不变；2、可在原有基础框架内进行调整；3、原有基础很混乱，可重新整理，但重新整理时，应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处。（二） 保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等几个方面。1、 来源方面的联系。形成档案的社会主体组织或个人2、 时间方面的联系，指的是档案形成的时间，具有一定的阶段性。3、 内容方面的联系，档案文件内容所涉及的具体问题或事物。【如果来自不同机关关于同一内容的文件，首先遵照来源、时间、内容、形式的顺序来排序，如果档案数量足够多，则可重开一个卷宗，形成一个全新的卷宗，但是不具机关名，仅以“时间+内容+形式”的标题出现。】4、 文件在形式方面的联系，档案文件与表达形态方式等因素。保持文件之间的历史联系，应从一下两个方面去辩证地看待和处理：一方面，要善于找出和保持文件之间最亲密的联系，并尽量从多方面全面保持联系；另一方面，不能离开实际整理的文件材料，简单地确定某种整理方法和评说优劣。（三） 便于保管和利用【简洁、便利、有效】第二节 全宗 P80全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。全宗的基本含义包括如下三个方面：（一） 全宗是有机联系的文件整体。【同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。】（二） 全宗是一定的历史活动中形成的。（三） 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。档案为什么必须以全宗为单位整理呢？P81【简答】第一， 按全宗整理档案，符合档案的形成规律和特点。第二， 全宗是档案管理的基本单位。第三， 区分全宗是整理工作的第一步。第四， 全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。第五， 全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。立档单位及其构成条件P82立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目组织者。构成立档单位的具体条件是：【不以级别大小判定机关】第一、 可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文、【主要条件】第二、 是一个会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。第三、 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。【可以根据印鉴印章判定一个机关，是否是独立机关】构成立档单位的条件是互有联系的，在一般情况下，三者往往是一致的、统一的。但是也有不统一的地方。所以在分析时主要是看该机关、单位能否独立行使职权并对外行文。在档案整理时，怎样去确定一个单位是否具备立档单位的条件？P82通常是从两个方面去考虑：一方面应该依据法规性文件去分析；另一方面从机关单位的实际情况去分析研究。【实际工作中，具有比较健全的文书工作单位的，通常是一个立档单位。此外，名称、机关印信等也可以分析构成立档单位的参考】此外，还有一种情况要注意：确定一个单位是不是立档单位，不能以这个单位人员的多少、权限大小和形成档案数量的多少来确定。各个机关、企业、事业单位共产党组织的档案，工会、共青团等组织的档案是立档单位档案的有机组成部分，应作为一个全宗看待。按照我过档案工作实际党政档案同意管理的原则，要求将一个机关、企业、事业单位内的党、政、工、团的档案构成一个全宗。区分全宗P83研究某一立档单位是否有根本性变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能等有关方面去考察。对于政府机关、团体和事业单位，主要应从政治性质分析它们的变化。在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要分析基本职能是否有根本变化。如：（一）新建（二）分开（三）合并（四）独立（五）从属（六）合署。【老师讲解】1、政权更迭及跨政权立档单位区分全宗；2、 立档单位所导致的区分全宗：（1） 立档单位被撤销，其基本只能也已停止，起档案应作为一个完整的全宗。（2） 有几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗、合并后形成的档案形成一个新的全宗。（3） 由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分，独立后形成的档案形成新的全宗。（4） 内部机构直接并入，划归其他立档单位（5） 合署办公的立档单位，起档案若能分开，一般分别构成全宗。（6） 立档单位名称的变更，根据职权范围的扩大或缩小，隶属关系的改变，内部组织结构的调整，组织规模的扩大或缩小，工作地点的变动等变化来看。3、 临时机构和派出机构档案区别全宗4、 立档单位中党、团、工会组织档案的全宗所属。5、 判定档案所属全宗【关键在于确定档案的形成者立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要从收文、发文和内部文件三个方面着手。实际办理文件的机关才是收件者。人物全宗P87历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案，在我国也属于人物全宗的类型。形成人物全宗的个人、家庭和家族，也是立档单位。【条件：（1）只有名人的档案才能称个人全宗；（2）其档案是否较为完整系统地保留下来，留存下来的档案材料是否较为全面地反映了其社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际管理。】全宗的补充形式P88【全宗补充形式的使用原则：不得已而为之】（一） 联合全宗【形成联合全宗的两个条件：1、两个或两个以上的立档单位职能相近，关系密切，且在时间上存在前后相继并有交叉，档案已经混在一起无法分开；2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切且合署办公档案文件混在一起无法分开】（二） 全宗汇集【若干个立档单位形成的，可以区分全宗但数量很少的具有某些共同特征和联系的档案构成的全宗】（三） 档案汇集【由若干全宗所属不明或所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式】，可以分为历史事实性档案汇集、逻辑问题性档案汇集、人物性档案汇集。使用全宗补充形式应该注意的几方面问题：P90第一、 上述的补充形式不应随便采用，只有在无法区分全宗，或确实不便于按全宗管理的不得已的情况下才可以采用。第二、 全宗的补充形式的组成有一定的灵活性。可以根据实际情况进行必要的调整补充。第三、 档案馆根据馆藏建设的整体规划，有选择得接收一些机关部分档案时，由于接收档案的数量较少，也可以采用“全宗汇集”的方式加以管理。档案分类的一般方法P92最常用的只有三种方法：即是年度分类法，组织机构分类法和问题分类法。方法特点适用范围需注意问题年度分类法1.保持文件在时间方面的联系2.与文书处理制度相吻合3.标准客观，便于归类大部分立档单位准确判定文件所属年度组织机构分类法1 保持文件在来源方面的联系2 与文书处理方式相吻合3 标准客观，便于分类立档单位内部机构比较健全、稳定，且分工明确1按机构设类并确定适当分类层次；2.对涉及若干机构的文件规定统一分类方法问题分类法1 保持文件内容方面的联系2 类目设置与文件归类难以掌握1.立档单位内部机构分工简单，或职能有交叉2.各内部机构之间，文件已混淆1.类目设置符合实际2类目体系符合逻辑3文件归类准确合理方法试用范围年度组织机构分类法立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件。多用于线性机关全宗组织机构年度分类法立档单位内部组织机构分工明确，基本确定，且具有一定数量的文件。多由于历史档案和撤销机关档案。年度问题分类法文档内部组织机构分工不明确，变动频繁，或文件已混淆。多勇于现行机关全宗。问题年度分类法多用于历史档案与撤销机关档案全宗立卷方法P115立卷方法主要有：按问题特征立卷；按作者特征立卷；按时间特征立卷；按文件名称特征立卷；按地区特征立卷；按通讯者特征立卷。档号P142档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号通常包括全宗号、分类号、案卷目录号、案卷号、件号、页号或其他号。在编制档号过程中应遵循一下基本原则：唯一性原则、合理性原则、稳定性原则。档案价值的特点P1541、档案价值的多维性；2、档案价值的潜在性；3、档案价值的相对性决定档案价值的因素P155（一）档案自身的特点和状况档案自身的特点和状况，是决定档案是否具有保存价值，以及有多大和怎样的保存价值的基础。它在以下几个方面影响和决定着档案的价值。1、看文件内容：【分析文件内容主要看三方面：一、文件内容的重要性；二、文件内容的独特性；三、文件内容的真实性】2、看文件形成者；3看文件的形成时间与时效；4、看文件的名称；5、看文件的外形特点；看相关档案的保存状况。（二）社会利用需求社会利用需求，一般具有以下两方面：1、社会需求的广泛性；2、社会需求的阶段性（三）保管条件和费用 鉴定档案价值的原则P161坚定档案价值的原则是：必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点、判定档案的价值。（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。（二）分析主体和主体本身的需要。（三）全面的观点。（四）历史的观点。（五）发展的观点。（六）效益的观点。档案保管期限表的类型P166（一）通用档案保管期限表（二）专门的档案保管期限表（三）同系统机关档案保管期限表（四）同类型机关档案保管期限表档案保管期限表的结构P167（一）顺序号（二）条款【条款是同一组类型相同的文件的名称或题名】（三）保管期限【1、永久；2、长期，长期保管的期限是指十六年至五十年左右；3、短期，短期保管的期限是指保存十五年以下（含十五年）】（四）附注（五）说明全宗卷P189全宗卷是档案馆（室）在管理某一个全宗过程形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。档案检索工作的基本职能：存贮、查找P195存贮和超找，两者是辩证统一。存贮是查找的基础和前提，查找是存贮的反馈和目的。常见的检索工具有：目录，索引，指南。P199档案著录P202档案著录是档案馆、室编制档案检索工具时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。【著录条目目录】检索著录的结果条目，是指按照一定的方法，将反映单件文件或案卷的内容和性质特诊通过的著录项目组合成一条记录。将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，便是目录。1987年出版了中国档案分类法P222第八章 档案的提供利用和编研工作档案提供利用工作的含义P254所谓档案提供利用工作，就是通过一定的方式和方法直接提供档案为社会主义事业服务的工作，又称“档案利用工作”。【“利用档案”和“档案提供利用”是密切联系而又不同的两个概念。】怎样做好档案的提供利用工作P257（一）明确服务方向，端正服务态度。（二）熟悉档案，了解和研究利用者的需要。（三）正确处理档案提供利用和保密的关系档案利用服务方式P259【档案原件、档案复制品、参考资料】从档案文献的服务方式分，一般有如下几种：第一、以档案原件提供利用。第二、以档案复制品提供利用。第三、根据档案内容综合编写参考资料提供利用。制发档案复制本：副本和摘录 P262制发档案复制本的方法大体可分为：手抄、打字、印刷以及摄影、静电复印等。档案证明：引述节录档案原文为主 P263档案证明是档案馆根据机关、团体或个人的询问和申请，为了证实某种事实在本馆（室）保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。档案宣传的方式P2641、档案展览（选题、选材、编展品和说明、陈列展出）2、利用电台、电视、报纸、刊物进行宣传。3、编辑出版档案史料和编写各种专题参考资料开放档案P268开放档案，就是将已满一定保密期限的和可以公开的档案，接触封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。中华人民共和国档案法第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多余三十年。档案编研的工作的主要内容：P271从我国现有实践和发展去世来看，可归纳为以下三个方面：（一）编写参考资料（二）汇编档案文集和编辑专题史料（三）参考历史研究和编史修志，撰写文章和著作参考资料的种类P274常用的种类有：1、大事记【大事记是一个机关、一个地区、一个时期、一项活动所发生的重大事件，按时间顺序的先后，用简明的文字记载下来的书面材料，其内容主要为大事记内容和时间两部分】2、组织沿革；3、会议基本情况简介；4、基础数字汇集；5、专题概要。第十章 专门档案P306专门档案，是指某一专业机关或部门在自身业务活动中形成的，反映本业务活动内容的，有一定价值的大量同类专用文件。 专门档案的构成条件和特点P310构成专门档案的条件：（主要有4点）1、形成于一定的专业部门。2、文件的内容、形式、功能、处理程序和管理方法有明显的特点。3、有一定的数量。4、具有可分性，即可操作性。专门档案的特点：P3121、特殊性：文件处理程序，文件形式2、单一性