第9篇--印章管理办法(试行)

第9篇 印章管理办法印章管理办法（试 行）第一章 总 则第一条 为了规范*公司印章的刻制、领取、使用、移交、变更、注销等相关工作，根据*公司相关制度和规定，制定本办法。第二条 本办法所称“公司”指*公司。第三条 公司印章的管理遵循“明确责任，严格审批，合理使用，妥善保管”原则。第四条 公司印章的分类 （一）党、团、工会印章：1党委及所属部门印章；2团委印章；3工会印章。 （二）行政印章： 1行政印章；2公司所属各部、室、分支机构行政印章。 （三）专用印章：1财务类印章；2业务类印章；3合同类印章；4其它印章。第二章 印章的刻制第五条 公司党、政印章由总公司统一刻制并颁发。第六条 公司所属各部、室、分支机构行政印章、财务类、业务类、合同类及其它印章均由公司总经理工作部统一刻制并颁发，并将印鉴报总公司备案。任何部门或个人不得私自刻制印章。第七条 党群系统（党委部门、工会、团委等）的印章须按上级主管部门的批文要求和制式，由公司总经理工作部统一印制并颁发，并将印鉴报上级主管部门备案。第八条 公司类印章是以公司名义刻制或颁发的党、团、工会印章、行政印章、各类专用印章等。 第九条 因工作需要等原因需要刻制印章的部门，须填写印章制作申请表（见附件1），经部门签署意见后，凡属公司所属各部、室行政印章及其它印章须报总经理工作部签署意见及报主管总经理批准；凡属公司财务类印章，须报财务会计部签署意见及报主管总经理批准；凡属公司业务类、合同类印章须报业务管理部签署意见及报主管总经理批准，由总经理工作部刻制并颁发。 第十条 各类印章同一内容、同一序号不得刻制多枚。 第十一条 印章刻制后，总经理工作部须将印章制作申请表留存备查，并通知申请刻制印章的部门领取印章。第十二条 各类印章名称应以上级主管部门批准确定的名称为准，并使用全称和法定名称，不得使用简称。严格按照相应规定，确定印章规格尺寸及字体。第十三条 印章损毁需重新刻制时，由印章管理员将旧印章移交总经理工作部，按印章注销的程序办理旧印章的销毁。重新刻制印章须重新填写印章制作申请表，经部门签署意见后，分别报印章审批部门签署意见及报主管总经理批准后，由总经理工作部刻制并颁发。 第三章 印章的领取与移交 第十四条 申请印章刻制的部门在领取印章时须填写印章领用及登记表（见附件2）。总经理工作部审核无误后，将印章交付印章管理员，并将印章领用及登记表存档备案。 第十五条 由上级单位刻制的印章，在使用前须到总经理工作部填写印章领用及登记表，以此备案并办理领取手续。 第十六条 印章管理员因工作调动或离职时，须将印章全部移交总经理工作部，根据印章领用及登记表登记的情况进行清点、核对并办理印章移交手续。第十七条 任何部门在未与办公室办理印章移交、领取手续情况下，不得进行部门内移交。第四章 印章的使用及批准权限第十八条 使用各类印章，均应办理批准手续，严格进行登记。 （一）凡对外使用各类党、团、工会印章、行政印章、合同类印章，严格按照审批权限及印章使用审批程序办理。由经办人填写印章使用登记表（见附件3），经部门负责人签署意见后，交总经理工作部负责人审核，最后交公司总经理签字批准。待手续齐全，使用部门、使用人在印章使用范围确认书（见附件8）签字确认后，方可使用印章。 （二）使用名章应严格按照其授权范围及名章使用审批程序使用。 （三）严禁为空白信函、合同、表格等加盖公司类印章。 （四）各类公司印章由印章管理员使用保管，不得一章多人使用保管。 （五）严禁将公司类印章携带外出使用。特殊情况，使用部门或个人须提出书面申请，经部门负责人及主管总经理严格审批后，到所需印章的管理部门办理相关手续后，方可携带印章外出使用。使用后应立即归还印章，不得贻误。（六）月末，公司类印章管理部门须将印章使用登记表按顺序装订成册，存档备案。第五章 印章的启用、变更和注销第十九条 印章启用前，印章使用部门应提前通知有关单位及部门，发出正式启用印章的通知，注明启用印章依据、名称、时间及印模等，同时宣布旧印章作废。 第二十条 印章启用后，原有相应印章的管理部门应及时与总经理工作部办理旧印章移交手续，经印章审批部门审核，报主管总经理批准，将旧印章上缴或销毁。 第二十一条 印章需要变更、注销时，印章保管员须将变更或注销的印章全部移交总经理工作部，并填写印章领用及登记表（见附件2）。总经理工作部根据印章领用及登记表进行清点、核对，经合规管理人员审核、主管总经理审批后，由总经理工作部办理印章的变更或及时销毁，销毁时由印章管理员监销。第六章 印章的管理 第二十二条 总经理工作部负责公司各类印章的监督管理工作，并随时检查印章使用及管理情况。各部门须设专人，负责部门行政及专用印章的管理。总经理工作部每年进行一次印章的核查,并编制在用章目录表，列明当年用章目录。第二十三条 印章必须由责任心强、能坚持原则、秉公办事、作风正派的人员负责保管。印章管理员必须履行印章管理员职责（详见附件7），并分级签署印章管理员岗位责任书（详见附件9）。第二十四条 各类印章必须存放在装有锁的铁制柜中保管（财务类印章必须按财务规定存放保管）。 第二十五条 公司类印章如有丢失或误用，应立即书面详细写清丢失或误用情况，逐级上报，并迅速采取措施追查。责任人应当承担其应该承担的责任。第二十六条 总经理工作部及时将印章制作、颁发、移交、变更、注销等情况备案。 第七章 附 则第二十七条 凡违反英大泰和人寿保险股份有限公司福建分公司印章管理办法（试行），造成经济损失或不良影响的，经核实后，视情节轻重除给予其批评教育、经济处罚或行政纪律处分外，并责令其承担应该承担的责任。若有违法行为，将依法追究其刑事责任，同时追究相关负责人责任。第二十八条 本办法由总经理工作部负责解释和修订。第二十九条 本办法自下发之日起施行。 附件：1印章制作申请表2印章领用及登记表3印章使用登记表4印章刻制管理内部控制流程图5印章使用管理内部控制流程图6印章管理流程中各环节的控制点和控制要求7印章管理员职责8印章使用范围确认书9印章管理员岗位责任书 附件1：印章制作申请表申请部门申请人申请日期要求完成日期印章全名称申请原因及使用范围印章式样及要求部门意见印章审批部门意见主管总经理意见备 注附件2：印章领用及登记表印章名称编号规格质料领用日期领用人使用部门印章管理员印章使用范围印模：变更变 更 原 因印章管理员部门负责人注销注销原因：年 月 日印章管理员部门负责人总经理工作部负责人备注附件3：印章使用登记表使用部门使用人使用原因： 年 月 日部门意见： 年 月 日审核部门意见： 年 月 日 备注：附件4：印章刻制管理内部控制流程图附件5：印章使用管理内部控制流程图附件6：印章管理流程中各环节的控制点和控制要求流程中的环节控制点控制要求责任人检查者用印申请控制不准用印的函件、合同进入用印申请范围应在确认用印件确实符合用印范围的基础上填写用印申请单用印申请人负责审批的领导领导审批控制不准用印的函件、合同进入审批范围在确认用印确实符合用印范围的基础上再签批审批者印章管理员用印检查控制不准用印的函件、合同和不符合审批规定的用印检查用印件是否符合用印范围和审批规定印章管理员1印章管理员所在部门领导经常检查；2上级机构的主管部门不定期地进行检查；3总经理工作合规人员在常规稽核时，应把印章的使用管理情况作为一项重要内容进行检查。用印登记控制未经登记就用印在做好用印检查的基础上再做用印登记用印1控制不检查、不登记即用印；2控制在不符合用印范围和用印审批规定的用印件上用印在做好用印检查和用印登记的基础上再用印留存用印申请单控制不按规定留存用印申请单在用印申请单上注明用印登记号，并按号顺序存放汇总印章使用管理情况，定期向总经理工作部汇报控制违规用印而又不如实反映1、每个季度汇总汇报一次2、汇报中必须明确讲明有没有发生过违规用印的情况附件7：印章管理员职责印章管理员分为三级，即：一级为分公司管理级；二级为部门管理级；三级为岗位管理级。印章管理员的职责包括： 一、汇总需求、上报审批的职责 一级管理员汇总公司及所属机构、部门的印章需求，根据*公司印章管理办法（以下简称“印章管理办法”），经审核后，统一报总公司及有权批准印章刻制的负责人批准； 二级管理员汇总部门的印章需求，根据印章管理办法，经审核报部门负责人批准后，上报一级管理员批准。 二、刻制印章的职责 一级管理员接到批准刻制指令，及时与公司指定的印章刻制单位联系，并及时向需求部门回馈制章时间，保证在已约定的时间内交付用章部门。 三、验收印章的职责 一、二、三级管理员接到印章必须验收印章的规格是否完整、清晰符合印制需求，交接前发生印章问题由交方负责，交接后由接方负责。 四、登记台账的职责 一、二级管理员接到印章应及时准确地登记台账，要求项目齐全、内容完整、字迹清晰、数字准确，能够真实、准确、完整地记录印章的入库、领用、异动、回销等情况，以利于印章的严格而有效地管理。 五、发放印章的职责 一、二级管理员接到印章，登记后应及时发放给需使用印章岗的三级管理员，并履行监督且签发印章使用范围确认书（见附件8）和印章管理员岗位责任书（见附件9）。 六、印章保管的职责 一、二、三级管理员所管印章，必须存放在装有锁的铁制柜中保管（财务类印章必须按财务规定存放保管）。 七、遗失处理的职责 一、二级管理员对于未按公司印章管理规定造成印章遗失的情况，具有向上级主管领导申报后对其进行处罚的权利，处罚应按公司有关制度执行，应填写处罚处理单，并将处罚结果上报主管领导备案。 八、回销印章的职责 一、二级管理员对于公司或部门所辖管理的印章的损毁、作废的回销及未回销的追踪和管理负有重要责任。管理员要严格按有关印章管理办法对印章进行回销管理工作。 九、防范风险职责 一、二、三级管理员要对本岗位的风险因素及防范措施有清楚地了解，在加强主观防范风险的同时，注重客观风险的防范，并努力提高业务熟练程度以便减少或避免风险，重大的问题要及时逐级上报予以解决。附件8 印章使用范围确认书使用范围：公司发放人： 部门负责人： 印章管理员： 年 月 日 年 月 日 年 月 日附件9一级印章管理员岗位责任书 本人在担任公司印章管理员期间（从 年 月 日至 年 月 日止），自愿遵守公司依法规定的印章管理制度，忠于职守，勤奋工作，秉公办事，不谋私利，努力学习，不断提高专业技术水平，全心全意做好以下工作，并自愿承担因自己工作疏忽或责任心不强造成公司刑事、经济损失的责任。 一、汇总公司及所属机构、部门的印章需求，统一报总公司及有权批准印制印章的负责人批准后印制； 二、真实准确地记录印章的入库、领用、回销、异动台帐； 三、严格印章管理、使用印章的责任； 四、公司所属机构、部门印章管理工作的指导监督责任； 五、根据实际情况，采取有效措施综合防范风险的责任； 六、向公司提出修改或完善印章作业流程的责任。 授权人： 责任人： 年 月 日 年 月 日 附件10二级印章管理员岗位责任书 本人在担任部门印章管理员期间（从 年 月 日至 年 月 日止），自愿遵守公司依法规定的印章管理制度，忠于职守，勤奋工作，秉公办事，不谋私利，努力学习，不断提高专业技术水平，全心全意做好以下工作，并自愿承担因自己工作疏忽或责任心不强造成公司刑事、经济损失的责任。 一、汇总本部门的印章需求，统一报公司印章管理员印制； 二、印章的领用、验收、入库、发放、回销、异动按要求进行，并及时进行台帐登录、及上报异动情况； 三、严格印章管理、使用印章的责任； 四、对部门印章管理员工作的指导监督责任； 五、对部门印章管理员离岗的印章清理、回销； 六、根据实际情况，采取有效措施综合防范风险的责任； 七、向部门提出修改或完善印章作业流程的责任。 授权人： 责任人： 年 月 日 年 月 日附件11三级印章管理员岗位责任书 本人在担任 印章管理员期间（从 年 月 日至