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文档简介
会计档案的整理方法,一、会计档案的种类和保管期限,按照财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法规定,会计档案是指:会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,一、会计档案的种类和保管期限,J1凭证15年J2账簿J2.1现金、银行账簿25年J2.2总账、明细账簿等15年J3报告(报表)J3.1年度报告(报表)永久J3.2季、月报告(报表)5年,一、会计档案的种类和保管期限,J4其他J4.1保管清册、销毁清册永久J4.2移交清册15年J4.3银行余额调节表、银行对帐单5年,二、会计档案的整理,(一)会计档案的整理要求:,会计凭证折叠整齐;原凭证封面各项目填写齐全,装订牢固,在凭证右上方盖上档号章,并按要求将各栏目填写清楚,凭证起止张数是指记账凭证数。,二、会计档案的整理,(一)会计档案的整理要求:,会计账簿会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷;固定账薄不能拆去原封面,如现金和银行存款帐;活页账薄应拆去原封面和空白页,用“三孔一线”的方法将活页账簿装订;,二、会计档案的整理,(一)会计档案的整理要求:,会计账簿在启用页右上方盖上档号章,并按要求将各栏目填写清楚;会计账簿不编写页号,已编有页号的,则保持原貌。,二、会计档案的整理,(一)会计档案的整理要求:,财务报告按年度组卷;注意保持财务报告的原貌,除去会生锈的金属物,整本折叠;编写页号,正面在右上角,背面在左上角,空白页不编页号。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,会计档案的分类方法:会计档案按种类年度保管期限进行分类排列。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,1、区分会计档案的种类。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,2、区分会计档案的年度。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,3、区分会计档案的保管期限。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,4、排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保管期限内,按会计档案形成时间的先后顺序排列案卷。,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,总账、明细账,现金、银行存款账,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,总账、明细账,现金、银行存款账,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,5、盖档号章并填写相关栏目的内容。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,全宗号:档案馆指定立档单位的编号。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,案卷号:案卷排列的顺序号,在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。,二、会计档案的整理,二、会计档案的整理,6、编制会计档案目录,会计档案目录,顺序号:即案卷号,案卷排列的顺序号,在同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。,会计档案目录,类别:会计档案的类型。,会计档案目录,标题:应简明扼要概括卷内材料的主要内容。,会计档案目录,起止时间:案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,会计档案目录,卷内张数:凭证类会计档案的“卷内张数”是指记账凭证的张数。,会计档案目录,备注:说明案卷中材料的变化情况(如销毁、移出等)和一些特殊情况(如残缺、破损、发霉、字迹褪色等)。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,7、打印会计档案目录,一式三份,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,8、会计档案入盒,会计账簿、会计报告可采用子母卷档案盒,把若干个会计账簿或会计报告装入盒内,填写子母盒封面的档号章和背脊即可。,二、会计档案的整理,(二)会计档案的整理步骤,会计账簿、会计报告封面:,会计档案封面的填制,会计档案封面统一使用国家标准的各级档案管理部门监制的封皮。,会计档案封面的填制,填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写,或用打印机打印腊纸,再油印。,会计档案封面的填制,封面的栏目有:全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、档号等。,会计档案封面的填制,全宗名称:立档单位的全称或规范化的简称。,会计档案封面的填制,卷内文件起止时间:案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,会计档案封面的填制,保管期限:根据立卷时划分的保管期限填写。,会计档案封面的填制,档号:档案的数字代号,由全宗号、目录号、案卷号组成。,会计档案封面的填制,全宗号:档案馆指定立档单位的编号。如企业没有全宗号的,可不填。,会计档案封面的填制,目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。,会计档案
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