2003年8月秘书四级试卷工作实务考题内容

2003年8月秘书四级试卷工作实务考题内容（第一、二、三题，第一、二题各20分，第三题10分，共50分）背景说明：您是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要您完成的几项任务。考题一（20分）电子邮件：寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2004.8.12主题：关于工作日志内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要真写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。谢谢行政经理 苏明考题二（20分） 便条请你根据工作实践，从以下3个方面对承办周期制度进行具体说明，我将在下周部门全会上重申相关制度。1、 何为承办周期制度？2、 根据你的工作实践，至少提出5个方面工作的承办周期的具体要求，用表格开式展现。3、 公司在制定承办周期制度时，在内容和期限上需要考虑什么？谢谢行政经理 苏明2004.8.12考题三(10分)便条市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。谢谢行政经理 苏明2004.8.21答案及评分标准考题一（20分）评分说明1、 本题满分为20分。2、 备忘录格式正确，2分。3、 秘书协助填写上司工作日志的内容，10分。每答出下面中一点的主要内容给1分，进一步说明加1分。 上司在单位内部参加的会议，活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 上司在单位内部接待的采访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。 上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡和礼物。4、 秘书自己的日时局内容，8分，其中：答中“秘书日志内容要包括和记清上司的5项日志内容”，给3分；秘书自己的日志内容为以下降点，每答出1点的主要内容给1分，进一点说明加1分，但3点给分最高不超过5分。 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、拟订会议日程、草拟合同、订机票、订餐等。 上司交办的工作，例如为答字仪式联系地点、媒体报道等事宜。 自己职责范围内的工作，例如撰写半年工作总结、参加值班等。5、 若考生的问答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分。参考答案备忘录发给：行政经理苏明发自：钟苗日期：2004年8月24日主题：工作日志的内容内容：秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：1、 上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。2、 上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。3、 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。4、 上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。5、 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：1、 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。2、 上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。3、 自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。考题二（20分）评分说明1、 题满分为20分2、 承办周期制度的理解，5分。其中：答出承办周期制度是“针对时效性制度的规则”的含义给3分，进一步说明再酌情加分，但总的加分不超过2分。3、 5方面工作承办周期的具体要求，11分。其中：表格格式正确，给1分答出1方面工作行的1项具体时限要求，给2分。时限要求的时间数可以不同于答案，只要合理即可给分。若考生回答的工作行为在答案中没有出现，只要明确其具体时限要求，且规定得合理，每项工作行为也可给2分。4、 订承办周期制度时需要考虑的4要点共4分，每要点1分。参考答案1、 承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。2、 承办周期的具体要求：工作行为承办周期接外线电话应在4次铃声以内接起打电话回答、告知对方信息按对方指定的回应电话时回答所要求的信息回复信件收到信件后2个工作日内发出紧急信件应该在收到信件后当天发出回复电子邮件收到电子邮件后12个小时内发出紧急电子邮件应立即发出处理投诉接到后立即处理投诉信应收到24小时内发出回函归档当日完成，周末进行清理，保证没有积压复印紧急归档应在2小时内完成日常文件应在24小时内提交紧急文件应在收到3小时内提交订购收到订单当天发贷紧急订购立即处理，并使用快递服务发贷考题三（15分）评分说明1、 本题满分为15分。2、 确定本次信息发布会的主题，1分。本次信息发布会的主题解释性主题，1分。3、 选择本次信息发布会举行的时机，1分。应选择第一时间，及时澄清事实，使组织形象的损失越小越好，1分。4、 确定信息发布会举行的地点，1分。可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅进行，1分。还要注意交通是否方便，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全，座位是否够和等，1分。5、 确定邀请对象，1分。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。根据拟订邀请名单，提前发出邀请，1分。6、 选择信息发布会的主持人和发言人，1分。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理或副总经理担任发言人，1分。7、 准备会议资料，1分。包括：发言稿：回答提纲：报道提纲：其他辅助材料，如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示；有关鉴定机构的质量合格鉴定报告等，1分。8、 预算会议所需费用，1分。应至少列举出3项具体说明，如：场租、交通费用、印刷费、音像设备租用费用、人员劳务费、茶点、礼品等，1分。9、 其他准备工作，1分。如会场布置，音响设备的调试、礼品的准备、工作人员胸卡的制作、服务人员的仪态举止训练等，1分。10、 以上第6、7、8点中答出任意两点即可。11、 如考生的回答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分，但总给分不超过2分。参考答案1、 确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。2、 选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。3、 确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。4、 确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。5、 选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。6、