第4章 Access 2010数据库设计实例

.,第4章Access2010数据库设计实例,.,本章学习重点,Access数据库应用系统规划、设计的基本知识Access数据表的设计和管理根据Access数据表进行查询的设计和管理Access窗体的设计和管理Access报表的设计和管理Access宏的设计,.,41工资管理系统功能说明,工资管理系统的基本功能有数据录入功能，包括基本工资、工资扣款、病事假、奖金4项数据的录入基本工资信息包括职工代号、日期、基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴、保津贴、误餐费、教护等项。工资扣款信息包括职工代号、日期、公积金、房租、水费、电费、医疗、会费、子保、煤气、网视、税收、违纪扣款。病事假记录职工的请假情况，包括职工代号、时间、性质、天数。奖金记录职工的本月工作量，作为计算奖金的依据。包括职工代号、日期、事项、工作量。,.,数据查询与打印功能，包括汇总查询与打印工资条查询与打印,.,42数据表设计,数据表设计工资管理系统数据库中共包括5个表，即“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”、“请假情况”和“奖金”，它们之间的关联字段为“职工代号”。,.,职工表,.,基本工资表,.,工资扣款表,.,请假情况表和奖金表,.,创建数据库和数据表,在【文件】选项卡中，依次选择【新建】【可用模板】【空数据库】,.,在窗口右下角的【文件名】文本框中输入数据库的文件名“GZ.accdb”，单击文件名右边的【打开文件夹】按钮，弹出【文件新建数据库】窗口（如图）。在该窗口的【保存位置】下拉列表框中选择“工资管理信息系统”数据库文件的保存位置单击【确定】按钮。,.,“基本工资”表创建过程,打开“GZ”数据库，单击【创建】选项卡的【表格】组中的【表设计】按钮，Access会自动创建一个名为“表1”的空表，并打开它的设计视图。,.,在该设计视图中，创建“基本工资”表所需的字段，将“职工代号”字段设置为该表的主键。,.,单击窗口最顶端的【保存】按钮，弹出【另存为】窗口。在该窗口的【表名称】文本框中输入“基本工资”，单击【确定】按钮，完成表名的修改和表结构的保存。,.,打开“基本工资”表的数据表视图，在其中输入具体的数据记录。,.,“职工表”的设计,.,“工资扣款”表的设计,.,“请假情况”表的设计,.,“奖金”表的设计,.,422建立各表间的关系,在“GZ”数据库中，单击【数据库工具】选项卡的【关系】组中的【关系】按钮，进入【关系】视图，在弹出的【显示表】窗口中选择需要建立关系的所有表，单击【添加】按钮，将这些表添加到【关系】视图中。,.,关闭【显示表】窗口，在【关系】视图中通过鼠标拖动关联字段“职工代号”，创建各表间的关系。,.,单击【关系工具-设计】选项卡的【关系】组中的【关闭】按钮，关闭【关系】视图。保存数据库。,.,43查询设计,“病事假汇总查询”设计“病事假汇总查询”按职工代号统计每个职工请假的总天数。,.,在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源“请假情况”表，单击【添加】按钮，把该表添加到查询设计视图中。,.,关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如下图所示设计该汇总查询。,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“病事假汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。查询运行结果如下。,.,“奖金汇总查询”设计,“奖金汇总查询”是要按职工代号统计每个职工的总的工作量和总的奖金数。这里，总奖金数按总工作量*50来计算。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源“奖金”表，单击【添加】按钮，把该表添加到查询设计视图中。,.,关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如图所示设计该汇总查询。,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“奖金汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。查询运行结果如下。,.,432“工资条查询”的设计,“工资条查询”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”为基础的，显示职工代号、姓名、所有实际发放的工资和津贴情况、应该发放的总工资数、所有扣款情况和实际发放的总工资数。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源，即“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”及“奖金汇总查询”。单击【添加】按钮，将其添加到查询设计视图中。,.,关闭【显示表】窗口，如下图所示设计该查询。,.,职工实际获得的基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴等都按照实际工作天数的比例来计算（用实际工作的天数除以30），因此工资的发放率是1-病事假汇总查询!天数/30。基本工资是基本工资!基本工资*(1-病事假汇总查询!天数/30)职工应发工资按基本工资+浮动工资+特教贴+岗贴+保津贴+误餐费+教护+奖金数计算，其中奖金数来自于奖金汇总查询。职工实发工资按应发工资-公积金-房租-水费-电费-医疗-会费-子保-煤气-网视-税收-违纪扣款计算。,.,可以使用表达式生成器设计计算字段。,.,其他字段的表达式,浮动工资:基本工资!浮动工资*(1-病事假汇总查询!天数/30)特教贴:基本工资!特教贴*(1-病事假汇总查询!天数/30)岗贴:基本工资!岗贴*(30-病事假汇总查询!天数)/30保津贴:基本工资!保津贴*(1-病事假汇总查询!天数/30)误餐费:基本工资!误餐费*(1-病事假汇总查询!天数/30)教护:基本工资!教护*(1-病事假汇总查询!天数/30)应发工资:基本工资+浮动工资+特教贴+岗贴+保津贴+误餐费+教护+奖金数实发工资:应发工资-公积金-房租-水费-电费-医疗-会费-子保-煤气-网视-税收-违纪扣款,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“工资条查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。,.,433“按单位汇总查询”的设计,“按单位汇总查询”是根据“单位”字段对“工资条查询”进行汇总而成，以满足用户单位的统计和会计工作上的需要。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【查询】组中的【查询设计】按钮，在弹出的【显示表】窗口中选择该查询的数据源，即“职工表”和“工资条查询”。单击【添加】按钮，把它们添加到查询设计视图中。,.,关闭【显示表】窗口，单击【查询工具-设计】选项卡的【显示/隐藏】组中的【汇总】按钮，并如下图所示设计该汇总查询。这里，以“单位”和“日期”字段分组，其余字段都选择“合计”。,.,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入查询名称为“按单位汇总查询”。单击【确定】按钮，完成该查询的创建。,.,44窗体设计,本系统中设计了两类窗体，即数据录入类窗体和查询类窗体。数据录入类窗体使用户能在窗体中增加、删除、修改表中的数据；查询类窗体使用户能方便地浏览查询结果。,.,441数据录入窗体的设计,1“基本数据”窗体“基本数据”窗体用来向“基本工资”表录入数据。创建该窗体的步骤如下：,.,在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【窗体】组中的【窗体向导】按钮，弹出【窗体向导】对话框，如下图所示。,.,在【表/查询】下拉列表框中选择该窗体的数据源“基本工资”表，将【可用字段】列表中的所有字段添加到右边的【选定字段】列表中。单击【下一步】按钮，选择窗体布局为【表格】。单击【下一步】按钮，指定窗体标题为“基本数据”。,.,单击【完成】按钮，Access根据上述设置自动创建一个名为“基本数据”的表格式窗体，如图所示。,.,自动创建的窗体中可能存在某些字段宽度不合理的问题，比如上图中“职工代号”和“日期”字段文本框宽度过小导致实际内容无法正常显示，因此有必要进行调整。调整方法如下：切换至窗体的设计视图或布局视图：可以单击【开始】选项卡的【视图】组中的【视图】按钮，在弹出的子菜单中选择【设计视图】或【布局视图】，如后图所示。,.,.,在设计视图或布局视图中，将各字段调整到合适宽度后保存窗体。,.,切换到窗体视图，显示“基本数据”窗体的运行结果如下图所示。,.,“工资扣款”窗体,.,“病事假”窗体,.,“奖金”窗体,.,442查询窗体的设计,查询窗体是指用于展示查询结果的窗体。在本章的例子中，查询类窗体有2个，即“按单位汇总”窗体和“工资条”窗体。1“按单位汇总”窗体“按单位汇总”窗体的数据源是“按单位汇总查询”。创建该窗体的方法与4.4.1节介绍的创建“基本数据”窗体的方法相同。,.,2“工资条”窗体设计,在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【窗体】组中的【窗体向导】按钮，弹出【窗体向导】对话框。在该对话框的【表/查询】下拉列表框中选择该窗体的数据源“工资条查询”，将【可用字段】列表中的所有字段添加到右边的【选定字段】列表中；单击【下一步】按钮，选择窗体布局为【表格】；单击【下一步】按钮，指定窗体标题为“工资条”；单击【完成】按钮，Access根据上述设置自动创建一个名为“工资条”的表格式窗体。,.,切换到窗体的设计视图，如下图1所示。由于工资条用于通知每个职工当月的工资情况，每一条数据上方都应有字段说明，因此需要在窗体的设计视图中，将所有字段的标题标签从【窗体页眉】节移动到【主体】节中，如下图2所示。,.,保存该窗体。,.,45报表设计,“工资管理信息系统”提供对两种报表的打印输出功能，即“工资报表”和“按单位汇总报表”。,.,451“工资报表”的设计,“工资报表”的数据来源于“工资条查询”。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【报表】组中的【报表向导】按钮，弹出【报表向导】对话框。,.,在该对话框中，选择报表的数据源为“工资条查询”，并选定所有字段；单击【下一步】按钮，不添加分组级别；单击【下一步】按钮，无需选择排序字段；单击【下一步】按钮，指定报表布局方式，这里设置【布局】为【块】，【方向】为【横向】，如下图1所示；单击【下一步】按钮，指定报表标题为“工资报表”；单击【完成】按钮，Access根据上述设置自动创建一个报表，如下图2所示。,.,由上图可见，自动创建的报表中很多字段的宽度不尽合理，而且这个报表也不像实际工资条的样式，因此需要进行调整。调整方法如下：切换至报表的设计视图：可以单击【开始】选项卡的【视图】组中的【视图】按钮，在弹出的子菜单中选择【设计视图】。,.,在设计视图中，将各字段调整到合适宽度，并将所有字段的标题标签从【页面页眉】节移动到【主体】节中。,.,保存该报表。,.,452“按单位汇总报表”的设计,“按单位汇总报表”的数据源是“按单位汇总查询”。,.,46用宏完善系统功能,461设计“面板”窗体和相应的宏1.系统菜单设计“工资管理信息系统”主界面（即“面板”窗体）中菜单、菜单项及其相应的宏如表所示。,.,.,2“菜单1”宏的设计,“面板”窗体中的“数据录入”菜单是由“菜单1”宏来实现的。在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【宏与代码】组中的【宏】按钮，进入宏生成器，如图所示。,.,在宏生成器中创建一个子宏，将其命名为“基本数据”。为该子宏块添加一个“OpenForm”宏操作，并将该宏操作的【窗体名称】参数设置为“基本数据”窗体，其他参数保留缺省设置，如图所示。,.,类似地，在下面继续依次创建“工资扣款”子宏、“病事假”子宏和“奖金”子宏。在每个子宏中都添加一个“OpenForm”宏操作，只是由于打开的窗体不同，【窗体名称】参数要分别设置为“工资扣款”、“病事假”和“奖金”窗体，如下图所示。,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入宏名称为“菜单1”，单击【确定】按钮。,.,3“菜单2”、“菜单3”和“退出”宏的设计,“面板”窗体中的“查询”、“打印”和“退出”菜单分别是由“菜单2”、“菜单3”和“退出”这3个宏来实现的。“菜单2”宏的设计与“菜单1”基本一样，只是子宏的名称不同，以及选择打开的窗体不同（具体设置参见表4-6）。,.,“菜单3”宏的设计与“菜单1”很类似，只是子宏的名称不同，并且子宏块中选择添加的操作应是“OpenReport”，且相应的【报表名称】参数要设置为需要打开的报表名称，如图所示。,.,“退出”宏的设计如下图所示。,.,4“主菜单”宏的设计,由于Access中子宏不允许嵌套，因此需要再创建一个“主菜单”宏，用来将前面创建的“菜单1”、“菜单2”、“菜单3”和“退出”这4个宏组织在一起。创建“主菜单”宏的步骤如下：在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【宏与代码】组中的【宏】按钮，进入宏生成器。在【添加新操作】文本框中选择“AddMenu”宏操作，该操作可以为窗体或报表添加菜单。将“AddMenu”宏操作的参数【菜单名称】设置为“数据录入”，【菜单宏名称】设置为“菜单1”，【状态栏文字】设置为“录入数据”。,.,类似地，在后面继续添加3个“AddMenu”宏操作。各个“AddMenu”宏操作的具体参数设置参见右图所示。,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入宏名称为“主菜单”，单击【确定】按钮。,.,5“面板”窗体的设计,“面板”窗体是系统的控制中心，这种控制主要是通过主菜单调用相应窗体或报表来实现的。创建“面板”窗体的关键就是要在窗体中关联“主菜单”宏。,.,在“GZ”数据库中，单击【创建】选项卡的【窗体】组中的【窗体设计】按钮，打开一个新窗体的设计视图，如图所示。,.,拖动显示窗体至适当大小，在【窗体设计工具-设计】选项卡的【控件】组中选择【标签】控件，并在窗体中合适位置单击鼠标插入标签，并输入“学校工资管理信息系统”，如下图所示。选定该标签对象，通过【窗体设计工具-格式】选项卡的【字体】组中的工具设置标签文字的字体、字号等格式。,.,选中窗体，在窗体的【属性表】窗口的【其他】标签页中，找到【菜单栏】属性，并在该属性对应的文本框内输入宏名“主菜单”，这样就把“主菜单”宏作为菜单添加到窗体中了，如右图所示。,.,单击【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中设置【窗体名称】为“面板”，单击【确定】按钮。,.,462设计“登录”窗体,“登录”窗体是“工资管理信息系统”启动后显示的第一个窗体，该窗体要求用户输入正确的密码才能进入数据库。“登录”窗体中放置有一个“文本框”控件和一个“按钮”控件。“文本框”用来接收用户的输入。“按钮”的单击事件与一个验证密码正确性的宏相关联，当该按钮被单击时，将触发宏的执行，对文本框接收的字符串进行验证，如果与正确的密码相符，则启动系统“面板”窗体，如果不符，