第一讲---机关档案的收集

第一讲 机关档案的收集工作省档案局 黄志康 机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。 一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面： 第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。档案室接收本机关各个部门整理的档案，一般称为归档。这是档案室档案的主要来源。从这个意义上讲，收集与归档是同义词，从文秘部门和业务部门向档案室移交的角度称为“归档”：而从档案室接收的角度则称为“收集”。 第二，收集与档案有关的资料。如与本机关各项业务工作有关的业务刊物、重要的参考文件资料、规章制度文件汇编等，作为档案信息的补充，配合档案提供利用。 第三，接收撤销机关档案。有时撤销机关将其形成的档案暂时向主管机关或接管单位移交，由这些单位代为保管。因而，档案室有时也要接收撤销机关的档案。三、档案收集工作要求 （一）建立完善归档制度机关档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。什么叫归档?归档是指各单位在工作活动中产生的文件材料处理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存，这就是归档。在我国，归档是党和国家明文规定的一项制度，并且以法律的形式固定下来，即通常所说的归档制度。 归档制度是保证归档文件齐全、完整的基点，是档案室取得档案的必要手段，建立健全归档制度不仅能够确保档案室档案来源、的连续性，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。还是各部门做好文件整理（立卷）归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据。归档制度主要包括以下内容： （二）明确文件材料归档范围为了规范文件的归档范围，1983年4月28日中共中央办公厅 和国务院办公厅印发的机关档案工作条例(厅发198364号)第 11条规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门和业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”机关档案工作条例从总体上规定了文件的归档范围：“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。”为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的文件、电报、簿册、图表、书信、录音、录像、照片等各种门类和各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以适应机关各项工作的需要，为国家积累门 类齐全、结构合理的档案史料， 2006年12月18日国家档案局发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中，对机关文件材料归档范围作了原则如下规定：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。略为具体地列举，文件的归档范围是：1.上级机关的文件材料上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料;上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料; 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料。 2.本级机关的文件材料本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料； 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料； 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录; 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料与外机关联合召开会议的文件材料; 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料; 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件及中长期规划、纲要等文件材料;本机关的请示与上级机关的批复、批示及本机关的对同级和下级的复函、批复; 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿; 本机关与外机关联合行文的文件材料; 本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、工作信息等;本机关在行政管理、执法活动中形成的文件材料;本机关工作人员出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料; 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料；本机关事务管理文件材料。3.同级和下级机关的文件材料同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; 下级机关报送的重大问题的专题报告和年度及年度以上的计划、总结、统计材料。 归档时间 归档时间是指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。一般来说，文件归档时间是在文件形成后的第二年上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交。以一年为界限，一年一归档，文件年年清理完毕，比较符合文件的形成规律。 对于某些专门文件，如会计档案等可以另行规定合适的时间。特殊载体的文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件等，则可以根据实际需要，适当地延长归档时间。 （三）明确归档文件质量要求 归档案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档的文件要齐全完整，要系统条理。便于保管和利用。 （四）完善归档手续 文书部门或业务部门在向档案室移交档案时，应当根据案卷移交目录详细清点案卷。经过认真核对，交接双方才履行签字手续，交接双方各存一份目录。四、推行入室档案的标准化档案工作的标准化，应首先从档案收集工作开始推行，因为档案收集是确保室藏档案质量的首要环节。所谓档案工作标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。 从现有情况来看，目前首先应当注意几个方面的标准化工作，如，案卷的质量、案卷封面的规格、案卷的编目。档案的标准化应从文件的格式化开始，如，文件的规格和结构、载体、书写材料、书写规则等方面的规范化。实行人存档案的标准化，将会促进馆(室)藏档案整体质量的提高。 五、保持全宗的完整性 一个能够独立行使职权的机关所形成的全部档案，就是一个全宗。一个单位形成的档案是具有固有的内在联系的有机整体，因此在档案收集过程中，必须注意一个全宗内档案的不可分散性，保持完整。即，在接收档案时要做到：一个机关的档案，应集中保存在一个档案室内；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案不能混杂，也不允许对一个全宗的档案进行人为的分割。 六、搞好平时收集工作平时收集是指档案室在执行归档制度之外对零散文件的收集。加强文件的平时收集工作，是保证归档制度落实和不断完善的有效方法。平时收集的内容：（一）零散文件的收集零散文件的收集是正常的文件收集工作的一个补充措施，是对单位内散存文件的随时收集。因为某些单位由于归档制度未建立或归档制度执行不严，一些文件材料分散保存在内部机构、领导人或业务人员手中，使得一些文件不能按规定及时归档，特别是未经收发室登记的文件和某些内部文件，再加上机构调整、干部变动等种种因素，都会使归档文件不齐全、不完整。（二）“账外”文件的收集“账外”文件是指未经机关文书部门登记入账，在收发文登记簿上无“账”可查的文件。这些文件不易控制，容易遗漏，如各种会议文件材料、单位领导人和业务人员外出开会或参观学习考察等活动中获取的文件材料、各种规章制度、统计数字材料等；再如，在单位机构调整、人员变动的过程中，也会出现文件被经办人带走的情况。为此，要重点做好平时收集，以集中到档案室统一管理。（三）专门文件的收集专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体的文件材料。过去由于重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽视了音像等其他载体文件的收集，致使档案室保存的文件门类不够齐全，进而直接影响到档案馆的馆藏结构。因此，档案室一方面要健全归档制度，明确归档范围，另一方面。还应特别重视对各种专门文件的收集。（四）重大活动文件材料的收集重大活动档案是指本地区主办或承办的跨地区、跨系统的全国性、国际性重要会议和政治、经济、科技、文化、体育、宗教等重大活动中形成的、具有保存价值的各种历史记录。重大活动档案是国家档案资源的重要组成部分，是档案部门收集和保管的重点。各有关部门必须加强对重点建设工程项目、重大活动的建档工作，积极参与本地区重大活动的档案收集工作，加强对重要活动、重大项目和重大事件档案资料的管理及相关服务工作， 一般情况下，重大活动在结束后一定时间内，就在及时完成相关档案整理编目工作，还应及时向有关档案馆移交。 七、做好撤销机关档案的收集工作随着国家行政机关机构改革的深入，机关撤并情况不可避免。有时，撤销机关的档案，将暂时向主管机关或接管单位移交，由这些单位的档案室暂行代为保管，到一定期限后再移交国家档案馆。因而，机关档案室就可能要暂时接收撤销机关的档案。撤销机关的档案，在接收前应责成撤销机关组织有关人员进行整理（立卷）并编制移交清册，双方办理交接手续。在特殊情况下，即使撤销机关的档案未经过整理立卷，机关档案室也应采取措施先行接收，避免发生分散与流失现象。八、做好与档案有关资料的收集工作机关档案室在收集档案的同时，收集与档案有关的资料是非常必要的。它不仅可以补充档案信息的不足，配合档案提供利用，更好地为本机关各项工作服务，而且可以减少档案原件的利用次数，有利于延长档案的寿命，进一步提高档案室的科学管理水平。因为，在档案的利用工作中，利用档案者不单是需要利用单份文件，而往往要求查阅历年来有关问题的一系列文件、资料，从中了解某个问题的发展、变化情况，以便在制定新的政策性或规定性公文时，统筹考虑该问题的连续性和前后关系。机关档案室怎样做好与档案有关资料的收集工作呢?首先，档案工作人员要充分认识档案室资料工作的重要意义，提高资料收集、整理、保管工作的自觉性与主动性；其次，要明确收集资料的范围，多渠道进行收集。收集与档案有关的资料，实质上就是收集一些与本机关工作密切有关的资料。如上级党政机关的一些普发性公文，按照归档范围一