企业邮箱系统邮件搬家功能介绍

1 概要1.1文档概要本文档编写的目的是为了让企业客户理解熟悉邮件系统搬迁的工作原理和操作流程。文档将以虚拟公司域名为123.com 的123 公司为例，指导企业客户使用邮件系统搬迁功能。本文档的目标读者为邮件系统搬迁的企业IT 部门和IT 负责人。1.2功能简介企业邮箱提供邮件系统搬迁功能，给予刚开始启用企业邮箱的客户，用于完整地搬迁企业原邮件系统的邮箱帐号、密码以及收件箱中的所有邮件，让企业客户可以更快捷、更轻松地完成邮件系统搬迁工作。1.3技术原理企业邮箱邮件系统搬迁功能，充分应用了POP3 协议的各项技术细节，在系统后台统一设置原邮件系统的POP3 参数后，通过用户登录自动启动邮件系统搬迁。整个过程的技术原理如下图所述。第一步，企业的每个邮箱用户在企业邮箱的Webmail 界面登录自己帐号和原邮件系统的密码；第二步，企业邮箱会通过POP3 协议将数据推送到原邮件系统去认证；第三步，如果认证通过，企业邮箱自动存储用户的原邮件系统密码；第四步，通过POP3 协议自动收取原邮件系统收件箱的所有邮件；第五步，将所有邮件安全存储在企业邮箱的用户收件箱中。2 邮件系统搬迁操作概述3 邮件系统搬迁准备工作3.1开通网易企业邮箱1. 开通邮箱123 公司首先需要联系经销商开通企业邮箱，并向经销商说明需要进行邮件系统搬迁。正式开通网易企业邮箱后，123 公司IT 负责人的联系邮箱会收到开通确认邮件，邮件包含企业名、域名、用户数、管理员帐号和初始密码等。为了做好邮件系统搬迁的准备工作，123 公司IT 负责人需要核对开通邮件中的企业名是否123 公司以及域名是否123.com，其中域名必须与当前运行的原有邮件系统使用的域名保持一致，以便于开通邮件系统搬迁功能。2. 验证开通123 公司开通网易企业邮箱后，在未修改DNS 进行邮件系统切换的情况下，邮箱管理员可以下图所示方式登录管理后台。在浏览器输入/admin.jsp ，访问网易企业邮箱管理员登录页面。在“用户名”栏填入“”，在“密码”栏填入邮件中的初始密码，点击，即可登录到123 公司的企业邮箱admin 管理后台，请及时修改密码。3.2创建邮箱帐号登录admin 管理后台后，123 公司的管理员可以根据公司情况选择在邮箱管理后台页面手工建立公司的部门组织架构和帐号信息，也可以从原邮件系统导出帐号文件，按格式整理后再导入到网易企业邮箱。我们建议尽量采用批量导入帐号的方式，可以减少操作步骤和数据错误的风险,导入帐号的操作步骤如下所述：1. 关闭注册在邮件系统搬迁前，123 公司需要提取用户帐号数据，为保证用户帐号数据的一致性，在导出帐号后到系统切换的时间内，务必关闭原邮件系统的帐号新增、修改和删除操作。2. 导出帐号导出帐号时，123 公司IT 负责人，要注意复核用户帐号是否齐全以防止丢失，比如查看帐号总数是否一致。3. 整理帐号的导出文件使用Microsoft Excel 一类电子表格程序创建或修改导出的帐号文件，注意保存为CSV 格式的数据文件。123 公司IT 负责人要按照下图的格式，编辑帐号数据。并且注重填写用户对应的部门名称，要求包括一级部门、二级部门，部门名之间用“/”号分割，导入时系统会根据部门名称自动创建公司的组织架构。4. 批量导入帐号在管理后台的“部门帐号”管理页面，点击可进入上图所示的“新建帐号”页面，点击，进入如下图所示的“批量导入”页面。点击，选择上节整理好的CSV 帐号文件，不需要选择部门，点击，完成导入帐号。帐号导入完成后，页面会显示帐号导入的结果，如下图所示。页面会提醒整个帐号文件有多少个帐号成功导入，有多少个帐号导入失败。导入后注意检查帐号导入的完整性以及对应部门是否准确。3.3邮件系统搬迁通知根据123 公司具体情况，IT 负责人必须将邮件系统搬迁的时间以及用户操作指引及时准确地通知到123 公司的每一位邮箱用户，动员123 公司各邮箱用户及时利用原邮件系统密码登录新邮件系统，共同完成邮件系统搬迁工作。网易企业邮箱建议123 公司的IT 负责人使用邮件、公告以及黑板通知等各种方式进行全面的通知。123 公司邮件系统搬迁通知文件的模板示例如下：尊敬的各位同事：为了解决邮件通讯过程中的问题，公司已经决定更换邮件服务商并进行邮件系统搬迁工作，具体通知如下：由于此次邮件系统搬迁只会搬迁收件箱（不包括发件箱和草稿箱等文件夹）中的邮件。因此请诸位同事在*年*月*日*时*分前将自己webmail 邮箱中除收件箱以外的文件夹中的邮件转移到收件箱或者选择下载到自己的电脑客户端上。请诸位同事在* 年* 月* 日* 时* 分至* 日* 时* 分之间， 登录, 输入自己原邮箱的账户名和密码，如下图：登录后，系统会自动启动邮件搬迁，邮件系统搬迁功能需要花费一定的时间，所以登录时，会遇到登录缓慢的情况，属于正常现象。如果长期并打算继续使用客户端，并且webmail 中存储的邮件不需要的同事，可以在搬迁完成后，删除webmail 中的邮件（避免客户端重复收取）。特此通知 123 公司IT 部 *年*月*日4 邮件系统切换操作过程IT 负责人可以选择在搬迁之前更改DNS 设置到网易企业邮箱，亦可以选择搬迁后再更改DNS 设置，两种方法均可行，搬迁过程中不会产生邮件丢失现象。以下按照搬迁前更改DNS 设置进行介绍。4.1修改DNS设置到邮件系统正式切换的时间点时，123 公司IT 负责人，启动DNS 设置的修改。A. 登录123 公司的域名DNS 托管账号，并转到MX 记录维护页。B. 修改以下123.com 的MX 记录： 优先级10 的值为. 优先级50 的值为.C. 将CNAME 记录 修改为：xxx.xxx、.com.D. （可选）将TXT 设置修改为： v=spf1 include: allE. 保存更改，这样就成功完成了DNS 参数修改设置。DNS 设置的细节请联系我4.2验证DNS生效修改完成后，一般需要等待半小时左右，开始查询MX 等各种记录是否生效。查询方法与查询POP 服务器IP 地址类似，通过Windows 的“cmd”命令行页面，输入“nslookup”，输入命令“set q=mx”，再输入命令“123.com”，即可查询到123.com的MX 域名解析是否已改为“”和“”，如下图。5 邮件系统搬迁操作过程5.1查询原邮件系统参数要开通邮件系统搬迁功能，123 公司需要查询原邮件系统的以下参数： “POP3 服务域名或者IP 地址及端口号” “POP3 验证用户名时是否需要域名后缀” “POP3 是否使用SSL 加密”一般情况下，123 公司IT 负责人可以从原邮件系统的帮助页面或者操作手册上查询到上述资料，并准备1 个测试帐号，以便于企业邮箱客服专员进行验证。如果原邮件系统帮助或操作手册没有清晰的说明，123 公司IT 负责人也可以通过日常使用的客户端设置中进行查询。下面以OUTLOOK 为例介绍如何查询各个参数。首先，打开OUTLOOK 的“更改电子邮件帐户”界面。1. 通过POP3 域名，查询POP3 服务器的IP 地址通过查看“接收邮件服务器”栏，获得123 公司的原有邮件系统POP3 服务器域名为“”。通过Windows 的“cmd”命令行页面，输入“ping ”查询到123 公司的原有邮件系统POP3 服务器的IP 地址为“15”，如下图所示。2. 了解POP3 验证用户名时是否需要域名后缀如果“用户名栏”中为，则POP3 验证用户名时需要域名后缀。如果“用户名栏”中为，则POP3 验证用户名时不要域名后缀。3. 通过“其他设置”，查询端口号和是否要求SSL 加密点击，弹出窗口后，点击 “高级”，如下图所示。在“接收服务器（POP3）”栏目里的就是POP3 的端口号，一般不加密情况下通用端口好为“110”。如果这栏打了勾，如下图所示，则POP3 服务要求加密连接，且POP3 端口号为“995”。5.2提交资料开通搬迁功能1. 确定系统切换时间一般建议邮件系统切换时间选在周末进行，因为周末邮件系统的使用人数和频率较低，可以把对工作和业务沟通的影响控制到最低。2. 提交资料到网易客服邮箱确定了系统切换和搬迁的时间表后，123 公司的IT 负责人需要将上节查询的系统设置参数一起发送邮件至，申请开通邮件系统搬迁功能。申请邮件中包含以下内容： 企业名 邮箱域名 负责人和联系方式 用户数 系统搬迁时间 原有邮件系统POP3 服务器IP 地址及端口 原有邮件系统POP3 验证用户名时是否需要域名后缀 原有邮件系统POP3 是否使用SSL 加密 1-2 个可用于测试的原有邮件系统帐号和密码网易企业邮箱客服专员收到邮件后，会跟123 公司的IT 负责人及其经销商沟通确认信息，并为123 公司开通邮件系统搬迁功能。5.3用户登录新企业邮箱 Webmail完成邮件系统切换后，123 公司的IT 负责人可以通知123 公司的所有邮箱用户使用原有邮件系统的邮箱帐号和邮箱密码，并通过浏览器登录邮箱。如果123 公司已经更改DNS 设置指向网易企业邮箱，用户可以在浏览器输入“”，访问123 公司企业邮箱的webmail，如下图。如果123 公司还没更改DNS 设置指向到企业邮箱，则可以通知用户访问“”，点击“企业邮箱用户登录”，输入邮箱地址和原有邮件系统密码进行登录，如下图。每个用户登录企业邮箱，网易企业邮箱都会自动启动邮件系统搬迁功能，帮助该用户搬迁原邮件系统的邮件，且自动保存原邮件系统的密码作为新系统的密码。由于系统搬迁邮件，根据邮件数量需要耗费10-60分钟，因此用户登录邮箱后，需要耐心等待系统完成搬迁，搬迁时不能关闭浏览器或者退出Webmail。5.4确认所有用户搬迁完成在邮件系统搬迁过程中，123 公司的IT 负责人要与网易企业邮箱客服专员紧密联系，随时了解企业邮箱中还有哪些用户没有登录完成搬迁，以及哪些用户没有使用原邮件系统的密码进行登录导致搬迁失败。通过持续的通知和协助用户登录，直到123 公司的所有邮箱用户都完成登录操作和邮件搬迁后，网易企业邮箱客服专员将关闭邮件系统搬迁功能，以确保新邮件系统运行速度和稳定性。5.5验证新企业邮箱正常运行完成邮件系统搬迁后，123 公司的IT 负责人可通知123 公司的所有邮箱用户测试新邮件系统的邮件收发情况，验证系统是否已完成搬迁并正常运行。测试项目，建议如下所述：1. 登录邮箱网页，测试能否正常登录。2. 企业内邮箱之间收发邮件，测试收发信功能。3. 使用外域邮箱与企业邮箱邮箱之间收发邮件，测试外域联通是否正常。4. 配置OUTLOOK 等客户端软件，测试POP3、IMAP4、SMTP 协议是否正常。6 注意事项6.1如何确保邮件系统搬迁顺利？1) 建议邮件系统搬迁工作在短时间内完成，要求IT 负责人号召所有用户在规定时间内完成登录邮箱的操作，或者由IT 部代为操作。因为，从邮件系统搬迁功能开通后，只要域内用户在登录网易企业邮箱时出现密码错误认证失败的情况，都会触发远程请求原POP 服务器的认证，这样即耗费系统资源，又会造成用户登录的延时等待，影响系统运行和稳定。2) 邮件系统搬迁期间需保证原邮件系统服务器处于启用状态，原有邮件系统服务停止后将无法进行企业邮件搬家。3) 由于POP 取信过程中会频繁探测原邮件系统服务器，需要将原有邮件系统服务器IP 访问频率设置为高，或者确保网易企业邮箱的IP（3.3 修改DNS 设置查询到的IP）能顺利访问原有邮件系统服务器。4) 如果原邮件系统的服务停止后，未登录过新邮件系统的非活跃用户，将无法再验证原邮件系统的密码。如果这类用户则只能使用初始密码进行登录，IT 管理员可帮这类用户重新设置初始密码。5) 邮件系统搬迁功能仅支持收取用户原有邮件系统收件箱中的邮件。6.2如何让邮件系统搬迁的影响最小化？1) 由于邮箱迁移涉及到域名解析，而全球域名服务器同步时间一般在2 至48小时之间，因此企业邮箱的迁移最好安排在周末进行；2) 123 公司要提交原邮件系统资料给网易企业邮箱客服专员，并确认开通搬迁功能，以及邮件系统搬迁的确切时间；3) 必须提前通知所有企业用户系统搬迁计划及搬迁后需进行的操作；4) 在周五上班时间，提前导入帐号到网易企业邮箱；5) 123 公司可在周五下班或者周六上班时间进行邮箱域名的MX 记录修改；6) 周一企业用户上班后，登录新企业邮箱的网页，即可从新邮件系统上收取迁移后邮件，这样进行迁移不会造成任何邮件丢失。6.3其他注意事项1) 邮件系统搬迁功能需要花费一定的时间，所以企业用户使用旧密码登录时，会遇到登录缓慢的情况，属于正常现象。2) 如果admin 给员工设置的默认密码恰好与旧密码相同，则相当于员工使用旧密码登录，也能完成邮件系统搬移。3) 邮件系统搬移功能相当于自动为客户进行邮箱搬家，只能搬移曾经收件箱的邮件，无法搬移已发送、垃圾箱、其他文件夹等位置的文件。4) 如果员工在头5 次登录时，输入的密码既不是旧密码也不是新密码，相当于连续5 次旧密码验证失败，