主控文档-J化工股份制度规范化项目总体过程、结果和建议

J化工 J化工经营管理制度规范化项目 J化工股份有限公司经营管理制度规范化项目过程、结果和建议J化工项目团队二零一一年十二月声明和致谢J化工股份有限公司（以下简称“J化工”）经营管理制度规范化，旨在通过对公司现有经营管理制度进行规范化和清晰化，对外展示公司作为优秀现代企业的形象，对内实现制度制定与制度执行的同步。在此，我们对“规范化”的内涵进行说明：第一、结构的规范化。公司制度体系具有清晰的分类和排列逻辑。如，我们依照股份制公司的组织架构设置，将J化工的制度分为董事会制度和经营管理制度，同时，为了便于文件保密和控制，将“程序文件和操作规程”进行独立分类，最终形成董事会制度、经营管理制度以及程序文件和操作规程3项一级分类，结集成册，成为整体制度汇编的三个篇章。第二、编码体系的规范化。公司制度体系应具有统一的编码规则，做到分类清晰、延续无碍，兼顾易管理、好维护、可控制。第三、内容的规范化。从整体看，制度之间无重复规范和约束事项，无冲突；制度与经营管理实际，保持同步性，无偏差；公司的各类重要经营事项，有制度可依，无缺失；制度本身，内容和表达形式规范，无错误。第四、制度体系管理的规范化。公司的制度体系具有清晰的决策、管理、制定和执行机制，确定明确的决策主体、管理归口以及制定与执行人，动态完善，及时更新，以保持持续优化、同步和先进性。本次J化工经营管理制度规范化工作的顺利开展，得益于J化工各级领导人的高度重视、J化工内部团队和各位同仁的高度配合和积极参与，在此谨代表项目团队致以崇高的谢意！目录一、J化工制度规范化项目总览4二、制度现状调研，收集现有制度4三、制度梳理、优化，建立制度汇编5四、明晰部门职责与岗位设置，建立制度索引7五、J化工制度体系持续优化建议8一、J化工制度规范化项目总览J化工经营管理制度规范化项目总体分为四个阶段依次展开：第一阶段，（10月19日至11月3日），掌握公司制度现状，收集公司现有制度和操作规程，形成现有制度目录。第二阶段，（11月4日至11月17日），按照规范的化工类上市公司制度体系建设要求，进行制度优化、补充和整理，建立J化工股份有限公司制度汇编。第三阶段（11月18日至12月13日），明晰部门职责与岗位设置，建立制度索引建立分岗位制度索引，方便各岗位员工查询使用，保证公司制度的有效贯彻和执行。第四阶段（12月14日至12月20日），在充分调研和了解实际情况的基础上，明确公司制度体系优化完善的方向，提出优化建议。二、制度现状调研，收集现有制度第一步，掌握公司制度现状，收集公司现有制度和操作规程，形成现有制度目录。我们就公司制度的执行情况、优化建议以及部门职责现状，对公司下辖的11个部门和两个分公司，共计13个单位的负责人进行了部门级的全面访谈，形成J化工制度现状访谈调研总结；同时，对公司的所有显性化和纸质化的制度进行分部门的收集和梳理，形成了J化工初始制度目录。1、我们认为制度主要存在四大优势：第一，领导和管理者重视。在项目开展及访谈的过程中，我们明确感受到领导层及管理者高度重视制度体系的建设和优化，积极关注制度改善，热切提出优化需求，充分表达优化意见。 第二，制度覆盖全面。公司经过10余年的发展，尤其是“三标一体”体系建设工作的开展，使得公司各业务环节基本都有对应制度进行规范。第三，制度建设基础较好。随业务发展需要，公司各部门在执行的过程中对制度进行了及时的更新。如，负责产品生产，提供技术支持，保证质量的相关业务部门，根据实际业务和职责变化对操作规程做了相应调整。第四，制度执行力较强。公司各部门管理人员和员工对职责规范较为明确，与自身工作对应清晰的制度执行度较高，尤其是公司OA系统固化了流程，明确了权限的制度表现更为明显。2、与此同时，我们经过实地调研访谈、与各级管理者的交流以及制度文本研读，发现公司的制度体系与运营系统存在不同步的问题，有四个方面亟待改善：第一，滞后。公司制度体系所涉及制度更新速度慢于运营提升速度。相应部门在运营过程中已根据技改等提升和职责变化对制度和操作规程做了相应调整，但是暂未在公司的制度体系中更新备案。主要涉及制造部、设备部、质管部、技术部、安环部及采购部等的相关管理制度及所涉操作规程。第二，遗漏。部分在日常管理运行中使用的，发布于OA办公系统中的管理办法、通知等制度类文件，未正式纳入公司的制度体系。主要涉及集团下发的文件、散见于OA系统的通知和管理办法、市场部的管理制度等。第三，缺失。伴随公司发展和部门职能调整，需要新增制度。由于公司上市进程的推进、部门职能调整、业务组织形式的变化，部分部门所涉制度需要进行相应的添加和优化调整，以规范工作流程，保证管理质量。主要涉及证券部、企管部、财务部、人力资源部的相关制度。第四，杂乱。公司的部分制度存在重复约束或冲突，制度编码体系待统一，框架逻辑待梳理，形式待规范。涉及公司所有制度，均需优化。三、制度梳理、优化，建立制度汇编1、按照规范的化工类上市公司制度体系建设要求，建立制度汇编框架通过制度分析，结合公司的实际运营需求，参考规范的制度体系构型，建立了适用于J化工运营和发展需求的制度汇编框架。在新的制度体系中，分三级进行制度汇编。第一级，一级分类共有3项。依照股份制公司的组织架构设置，将J化工的制度分为董事会制度和经营管理制度，同时，为了便于文件保密和控制，将“程序文件和操作规程”进行独立分类，最终形成董事会制度、经营管理制度以及程序文件和操作规程3项一级分类，作为整体制度汇编的三个篇章。第二级，二级分类共有24项。董事会制度中，为了保证科学合理性，符合监管机构对上市公司治理结构设置和内部控制管理的要求，将其划分为公司治理制度、关键角色工作制度和决策控制制度3项。经营管理制度中，根据经营角色将公司的各项职能划分为业务线、业务支持线和管理支持线。业务线制度包括销售管理制度、采购管理制度和生产管理制度3项二级分类；业务支持线包括技术管理制度、设备管理制度、安全管理制度、环保管理制度、质量管理制度以及仓储管理制度6项二级分类；管理支持线包括行政管理制度、人力资源管理制度、证券事务管理制度、会计制度、财务管理制度、内部控制制度以及信息技术管理制度7项二级分类。经营管理制度中共有16项。程序文件和操作规程中，体系文件分为管理手册和程序文件，操作规程分为生产制造操作规程、设备操作规程和质检操作规程，共5项。第三级，三级分类对应具体制度名称，共有515项。对应各二级分类，排列具体制度，以规范的上市公司制度体系为参考，共设置515项制度。（详见附件一）2、对照制度框架及规范化要求，进行制度优化在各部门的高度配合下，我们对制度进行了更新、补录、合并删减以及修编补充。更新生产制造操作规程30项，质检操作规程159项，管理手册和程序文件34项，设备操作规程49项，采购管理制度2项、行政管理制度13项，财务会计制度4项，安全环境管理制度41项。补录公司治理和关键角色工作制度11项，内控制度13项，销售管理制度6项，技术管理制度2项，证券事务管理制度6项。删除因技改和分析技术升级，不再使用的质检操作规程方法30余项；删除因技改等原因而不合现状的设备的操作规程10余项；合并生产管理制度6项，仓库管理制度7项。3、统一编码体系，规范制度格式，结集分册，形成制度汇编第一，参照“三标一体”编码规则，在制度管理人员的高度配合下，新建制度编码体系。兼顾可管理，易扩容、分类清晰，在新制度编号由企业标准代号、企业名称代号、二级制度代号、制度序号、分公司代号、批准发布年份号、制度的版本号和修改次数等七部分组成。第二，确定文件版式及呈现形式，对所有制度进行了规范化的整理，结集成册，形成制度汇编。（参见附件一，详细版本，参阅制度归口部门文件）四、明晰部门职责与岗位设置，建立制度索引1、根据组织架构，明确界定了部门间的职责划分，编写部门职责说明书。在公司高层的统一领导，各部门的高度配合下，通过编写培训、部门访谈、各部门初步编写、项目组优化，领导审批，最终反馈确认，根据公司组织架构，形成了16个部门或单位的部门职责说明书。（详见附件二）部门职责说明书主要涵盖部门基本信息、职责概要、主要职责三个部分，明确了部门间职责分工，可以避免推诿扯皮现象发生，是职位分析与设计的基础，为岗位设置和人员配置提供了重要信息。2、明确部门岗位设置、职责划分、任职能力及主要工作关系，编写岗位职责说明书。在公司全体人员的共同配合下，经过编写培训和下发模板，分部门编写，部门领导汇总修订，项目组与人力资源部的共同优化，反馈确定，根据公司各部门的现状，本次明确了109个岗位，对应编制了109套岗位职责说明书。岗位职责说明书主要涵盖岗位基本信息、岗位概况、主要职责、主要工作关系、岗位要求及主要工作制度六部分，明确了部门内部的岗位设置、分工和岗位要求，是合理的制订计划、分派工作的依据，公司为员工提供更好的辅导和支持的基础以及绩效考核的重要依据。（详见附件三）3、将各岗位与工作中涉及的制度进行对应，建立分岗位的制度索引表根据部门岗位设置、岗位职责对应岗位工作所涉及制度，为109个岗位分部门建立编号，对应156项经营管理制度和33项程序文件，建立了岗位制度索引表。第一，将J过氧化物股份有限公司的制度与各岗位进行对应，明确每个岗位工作中需要涉及的经营管理制度与程序文件，为员工提供工作指导和规范，同时利于公司制度的贯彻执行。第二，建立岗位制度索引表，使公司领导与部门负责人对部门各岗位与制度之间的对应关系有全面直观的掌握。第三，为未来进行制度e化提供了完整的底稿，便于制度信息系统的建立，以及相应权限的控制。（详见附件四）至此，J化工规范化的制度内容体系已建立。五、J化工制度体系持续优化建议根据我们对公司制度体系现状的了解，我们必须认识到公司制度与流程和职责划分之间还未建立起动态的联动机制，制度建立，做到了有标准可依，但是在有流程可控，有部门可管，持续保持制度体系的规范性和共同保障生产经营活动有序开展方面存在不足。因此，J化工应在制度内容体系规范的基础上，建立公司制度建设的长效机制，规范制度体系的管理和运行，从而持续保持公司制度的规范性和有效性。建立制度建设的长效机制，需要做到以下四个方面：第一，明确制度管理的责任划分。明确界定公司制度管理的决策主体、管理主体和执行主体。公司股东会、董事会和总经理办公会是制度管理的决策机构，负责审批公司制度编制规划，批准公司的各项制度，决定制度的立项、修订、发布和废止。总经理办公室是公司制度管理的归口部门，负责组织拟定公司制度编制规划，督促、检查、协助其他部门制度的起草和修订工作，组织论证制度草案及征求修改意见，审核各部门起草的制度草案的规范性，汇编存档公司的各类管理制度。公司各部门是各项制度的具体制定和执行部门，协助总经理办公室拟定公司制度编制规划，起草和修订主要属于本部门职能或本专业的制度，审核、会签与本部门或本专业有关的其他制度，贯彻执行公司的各项制度，并适时提出修改建议。第二，明确制度的起草、修订流程。在公司各层级组织和各部门制度管理权责明确的基础上，建立规范的公司制度起草、修订流程，使公司制度的起草、审核、发布工作科学化、规范化。第三，强化制度的执行管理。在岗位制度索引建立的基础上，通过加强部门日常培训考核和进行制度的e化，强化公司制度的贯彻执行。一方面，要加强部门日常培训考核，将制度的培训贯彻作为公司各