如何做一名好助手(PPT 44页).ppt

,如何做一名好助手,引言,话说人生大势，成败与否，在乎一心。通俗的讲，无论寒家子弟，无论市井小民或工商巨贾，每个人都在用他自己的理念决定、进入他的生存状态，并把他的生存状态解释成为成功、失败和命运。心理学巨匠威廉詹姆士说：“播下一种思想，收获一种行为；播下一种行为，收获一种习惯；播下一种习惯，收获一种性格；播下一种性格，收获一种命运”（关于“理念、命运的”小案例）,（一）要认清自己定位与角色，处事有原则1、定位“职业化”：客户（为高标准的产出负责）职业规划（不断学习、以终为始）团队意识（相互信赖、合作）2、对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。3、待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上，不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。,一、做好一名助理的七项基本要素,（二）谋事不传事。“脑筋要多动，嘴巴要少用”这是当好领导“助理、秘书、内勤”的第一要诀。“脑筋要多动”就是要为领导决策收集信息，提供情况，当好参谋，出好主意。“嘴巴要少用”，就是说领导助手说话必须要保持谨慎，克服随意性，同样的话别人可以说你不能说，同样的事别人议得你议不得。我认为只要注意做到“三不”就可以了：一是不议论领导的事。二是不传播干部的事。三是不吹嘘个人的事。,（三）干事不铲事踏踏实实干好工作，完成好领导交给的各项任务，这是当好领导助手的基础。不能像其他工作人员一样按点来、到点走。不怕艰苦的同时，还要做到不怕批评、不怕仔细，在工作中干错了会挨批，干对了有时也会挨批（当然这种情况很少），对待批评必须要保持“有则改之，无则加勉”的态度，否则就会觉得委屈，导致心理不平衡。正确的对待批评、正确地理解批评（小案例），正确地理解职业道路中的成功。（小案例）,(四)抹事不激事。特别是作为主要领导的助手，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员之间的关系中，有着非常重要的作用。作用发挥得好，可以使领导、同事之间水乳交融，即使有一些非原则性的分歧也会得到化解，大事化小，小事化了；作用发挥得不好，会使领导或之间的矛盾火上浇油，无意中推波助澜。因此，助手必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”；切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。,（五）高效、务实、实事求是充分沟通、迅速行动。要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效，不能摆花架子，更不能弄虚作假。,事情优先排序的原则,紧急,不紧急,重要,不重要,（六）树立自身良好形象；努力营造温馨快乐的工作环境1、作为助手要加强自身修养，注重自我形象塑造。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。2、要着力创造工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措。努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。,（七）加强目标感，盯紧目标作为助手，经常会接到上级命令；或做某件事情需要其他人的协助、配合；如何让事情高效、顺利完成是非常重要的。有以下需要注意的：1、加强对目标感的追求；2、当接到上级某个事件的命令时：根据事情的紧急性来处理，如果此事件需要一个时间段，那每个阶段我们都要盯紧，了解事情的进展进度，及时同上级汇报进展过程。如果是临时通知，很快可以处理完的，那处理之后及时汇报给领导。汇报方式：当面、电话、短信（短信一定要收到回复为准）3、当下达一个命令给部门同事，需要配合时；在事情进展的过程中一定要追踪进展程度。一定要谨记：不要犯“我以为”的错误！,（一）做好计划的主要作用和目的1、让上级了解计划的内容，籍此请上级确认一些重要事项。2、请上级指示和审核计划，并认可。（二）中间报告主要的作用和目的1、让上级了解工作进度；2、让上级知道您在干什么。（三）紧急报告的主要作用和目的发生可能影响目标的实现的重大问题和突发事件时，应第一时间向上级报告，便于得到处理方案或指示。（四）工作结束时报告的主要作用和目的1、工作终了时一定要向上级报告，让上级及时了解进度情况。2、保证工作的有效性。,二、做计划与做报告的方法与时机,做计划与目标分解的表格示例甘特图（1917，甘特）,（五）口头报告的原则1、先说结论；2、简洁、正确；3、要事实不要臆测，误导是要负责的；4、不要遗漏重点5、成功、失败要明言,（六）书面报告的原则1、谴词用语要简单易懂2、标题清楚3、尽量用图表、数字说明4、报告顺序要合逻辑5、利用添附资料说明,（七）对于上级交代的事情需注意（不管是助理还是其他岗位的都适用）1、去上级办公室，随时带上记录本和笔，且记录本要大气；2、对于上级交代的事情，未听清的要当面及时确认你理解的意思是否与级一致；3、领导交代事情时，不管事情的对与错，先听从领导说的，合适的时候解释。4、在向领导汇报交办事情时，要汇报结果，根据必要性汇报细节；5、在处理领导交代的事情中，不要等事情全部结束后才汇报，关键节点也需要汇报，便于领导掌握进度，或者难点及时提出来，以便得到更好的解决方案。,三、关于沟通之赢得合作的谈话技巧1、用建议代替直言2、提问题代替批评3、让对方说出期望4、诉求共同的利益5、顾及别人的自尊,三、关于沟通之如何有效沟通1、正确地回应对方的话语2、注意沟通过程的态度3、注意倾听4、经常不断地确认沟通的信息5、表达出让人印象深刻的沟通话语,三、关于沟通之沟通的禁忌1、不良的口头禅2、用过多的专业术语或夹杂英文3、只顾表达自己的看法4、用威胁的语句5、易受干扰的环境6、忽略了确认不了的信息7、只听自己想要听的,三、关于沟通之沟通前准备步骤心里明确您沟通的目的收集沟通对象的资料决定沟通的场地准备沟通进行的程度与时间做出沟通计划表企业内原则：迅速、正确、容易理解,四、接受上级命令的三个步骤：步骤1：立刻回答“是”，迅速走向上级步骤2：记下上级交办事项的重点步骤3：理解命令的内容和含义注意点1：不清楚的地方，询问清楚为止注意点2：尽量以具体化的方式，向上级确认命令的内容注意点3：要让上级把话说完后，再提出意见或疑问,五、关于员工的执行力,案例：东北一家国有企业破产，被日本财团收购。厂里的人都翘首盼望着日方能带来让人耳目一新的管理办法。出人意料的是，日本人来了，却什么都没有变。制度没变，人没变，机器设备没变。日方就一个要求：把先前制定的制度坚定不移地执行下去。结果怎么样？不到一年，企业扭亏为盈。日本人的绝招是什么？,不改变，则意味着痛苦的“死亡”，你是选择改变，还是？,故事分享：,一个上了年纪的木匠准备退休了。他告诉雇主，他不想再盖房子了，想和他的老伴过一种更加悠闲的生活。他虽然很留恋那份报酬，但他该退休了。可是，木匠的心思已经不在干活上了，不仅手艺退步，而且还偷工减料。,木匠完工后，雇主来了。他拍拍木匠的肩膀，诚恳地说：房子归你了，这是我送给你的礼物。木匠感到十分震惊：太丢人了呀要是他知道他是在