公文结构与公文格式.ppt

第二讲公文格式与行文规则,主讲人：,本节提纲,一、掌握公文的组成，明确公文各个组成部分的功用。二、了解公文格式，明确公文格式的规范性要求，能正确标注编排公文各组成部分。三、了解和掌握公文的行文规则，能有效地行文。,一、公文的组成（一）公文的组成部分有：,标题正文发文机关日期印章或签署主题词文头发文字号签发人保密等级,紧急程度主送机关附件及其标记抄送机关注释印发说明,（二）各组成部分的功用,1、标题一件公文用以与其他公文相区别的名称。主要作用是：概括揭示为受文者关注的几方面内容；为查找利用与管理公文提供一个检索标识。,2、正文,公文的主体部分。其作用是：用于系统表达使受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。,3、发文机关,发文机关，制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。其作用是：表明公文的责任者和法定权威者，间接表明公文对哪一特定地区或单位有法定效用。,4、日期,又称成文日期，指公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准。联合行文时，以最后签发机关的领导人签发日期为准，特殊情况下，以会议通过的时间、印发时间、批准时间作为公文形成的时间。除在正文中明确规定生效执行日期的公文之外，公文的形成日期即公文时间效力范围的起点。因此，日期具有表明公文有效性的作用。,5、印章或签署,印章是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的标记；签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。联合发文的机关都要加盖印章。除会议纪要和印制有特殊版头的普发性公文外，公文都应加盖印章。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。,6、主题词,用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。其作用是：与标题等相配合进一步简要而准确地揭示公文内容；为主题检索法的运用提供检索标识，为以计算机等现代信息手段处理与管理公文和档案奠定基础。,7、文头,又称版头，用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范简称后加上“文件”二字构成。其作用是：强调公文责任归属者，唤起受文者对公文权威性的警觉；表明此件是郑重的正式公文，向受文者提示内容的重要性；表明文件性质或发送范围，通常以不同字体字号、颜色、全称或简称等形式表明这些方面的区别。,8、发文字号,由作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码。其作用是：为检索和引用文件提供专指性较强的代码；为统计和管理公文提供依据。,9、签发人,代表机关核准并签发发文稿的领导人的姓名。其作用是：表明公文的具体责任者，督导各级领导者认真严肃地履行职责，强化公文质量。,10、保密等级,指公文涉密程度标志。其作用是：表明公文涉及秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其注意分别采取不同措施，确保秘密公文的安全。,11、紧急程度,表明公文送达和办理时间要求的标志。其作用是：维护公文时效，避免延误。,12、主送机关,对所收受公文负实际办理、答复责任的机关的全称、规范简称或统称。其作用是：概括表明公文效力所及的空间范围和机构、人员范围。,13、附件及其标记,附件指附属于公文正件的其它材料。如无专门说明，其效用与正件相同。为证实正件与附件的关系，需在公文正件上作出附件标记，即注明附件标题、件数、份数等。其作用：使正件中的有关内容具体化、完善化，为受文者正确理解和执行公文提供依据或参考。,14、抄送机关,对所收受公文一般无需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容的机关的全称、规范简称或统称。其作用是：与有关反面沟通情况，以便于取得了解、理解、支持和配合。,15、注释,对正文中有关名词术语及有关事项的注释、说明。其作用是：使正文更加简明。,16、印发说明,对公文印制发出情况的介绍。由公文印发部门名称，印发日期和份数组成。其作用是：为受文者与承印承发单位联系提供便利，同时强化有关部门或工作人员的责任感。,二、公文的格式,公文的格式：指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范的总和。,（一）公文格式规范的主要内容,公文的书面格式公文的用纸格式公文的印装格式,（二）公文纸张、书写、装订的要求,1、党的机关公文可用16开型，也可以采用国际标准A4型；国家行政机关与人大机关公文一般应采用A4纸型。供张贴的公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。2、公文纸可分为图文区和不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边（又称为天头）和左白边（又称为订口）应分别宽于下白边（又称为地脚）和右白边（又称为翻口）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。3、所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排（少数民族文字可按其习惯书写、排版），正文的行长应与图文区宽度相等。4、左侧装订。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,（三）公文格式组成要素有：,公文格式主要包括：版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记,（四）公文格式中各组成要素的标识,眉首,1、份号（公文份数序号）的标识指将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码标识于公文首页左上角。数字前可编虚位。,2、版头(发文机关标识)的标识,使用红色小标宋体字将发文机关名称居中标识在公文首页上端.联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布.但党的机关公文的版头还有:(1)发文机关+(文种);(2)中共XX办公厅(室)文件、中共XX办公厅(室)(文件)；（3）中共XX部文件、中共XX部（文件）,3、保密等级的标注与编排,在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“”，必要时还应注明保密期限（如机密2年）。密级的标注位置，党的机关和人大机关的公文标在公文首页左上角，行政机关公文及军用公文则标在右上角，一般用3号黑体字。,4、紧急程度的标注与编排,在文稿上，根据情况分别标注“急件”或“特急”。在正式文件上，紧急程度标在公文首页右上角，在密级之下，字体字号与保密等级相同。,5、发文字号的标注与编排,在文稿上，应依次标注机关代字、置于方扩号中的年份号、顺序号。如中共昌都地委2008年第一件发文即标作：“昌委20081号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。如中共昌都地委办公室与昌都地区行署办公室联合发文，就只标注地委办公室的发文字号。在正式文件上，发文字号位于公文首页文头以下，居中，一般用3号或4号仿宋。发文字号下应居中印一条细实线。,6、签发人的编排,在正式文件上，签发人位于发文字号的同一行，居右空1个字。“签发人”用3号仿宋字，签发人的姓名一般用3号楷体字。,下行、平行公文首页格式,上报公文首页版式,主体：7、标题的标注与编排,一是结构要完整。二是语意要确切。三是文字应简练、醒目。在正式文件上，标题位于公文首页签发人以下，居中排一行或数行，具体式样有齐肩型、正梯形、倒梯形等。特别注意：（1）标题分行时，不得将词语或词组拆开分置两行；（2）字体字号一般为2号宋体加粗（个别时候用2号黑体）；（3）公文如经会议讨论通过或批准的，应在标题下加题注，即在圆括号中居中排出：如（X年X月X日经XX会议通过批准），字号应小于标题。,8、主送机关的标注与编排,（1）除了普发性公文外，一份公文（特别是请示）只能以一个机关为主送机关，不能多头主送。（2）除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时主送几位领导者。（3）应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关。（4）应正确标注主送机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，一面无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。（5）常用3号仿宋字印刷。,9、正文的编排,正文位于主送机关以下，按自然段依次排列，每段起首空2格，正文用3号仿宋字体。,10、附件标记的标注与编排,有的文件有附件，有的没有，要根据具体情况而定。有附件时，应在正文之后，落款之前准确注明其名称、件数，不能只写“附件如文”、“附件几份”。附件名称之后不加标点符号。附件只有一个附件时，不需排出附件的序号，有2个或2个以上的附件时，要排出附件件号，每件占一行。附件用3号仿宋字体。,11、印章的编排,印章盖在落款单位上，位于正文的右下方，应上不压正文，下压日期，“骑年压月、上大下小”。印章用红色；当联合行文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间，主办机关在前，每排排三个印章，最后一排如余一个或两个印章时，应均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,12、印发传达范围的标识,党的机关公文称“印发传达范围”，行政机关则称“附注”，一般用于机密文件中，标注在成文日期的左下方，对上行问文不可注。,13、签署与日期的标注与编排,签署（发文单位）要用发文机关全称或规范化简称，联合行文时，要将几个单位的名称全部标注出来。有两种安排方式：（1）安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主送标识的公文，（2）安排在文件末尾，落款之下；没有落款的公文，日期直接写在正文右下方。行政机关公文的日期要用汉字标明完整确切的年、月、日，如二八年二月十三日。（零要用“”，而不能用0代替）；党的机关公文及人大机关公文可使用阿拉伯数码标识。,公文末页版式,联合行文末页公文版式,版记：14、主题词的标注与编排,（1）标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式的次序排列，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个，而最后一个必须表示文种；（2）主题词构成格式是“类别词”加“类属词”，前者反映主题内容的类别，后者反映文件内容和文种的词；（3）动词不能单独使用，应与相关的词组配成名词名词性词组；（4）如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最邻近的主题词进行组配，词后加三角号区别。（5）主题词通常排一行，顶格标“主题词”（常用3号黑体字），然后排印主题词，词间空一格，常用小3号宋体字。,15、抄送机关的标注与编排,在标注抄送机关名称时，应注意以下几点：（1）应根据有关规定正确确认抄送机关的范围，既不漏发漏送，也不随意扩大范围滥抄滥送。（2）应认真分辨其与主送机关的不同点，按对方所承担的办理责任而不仅仅是行政级别的高低来确定受文者中的抄送机关。（3）应规范、准确地标注抄送对象的全称、规范化简称或统称。在正式文件上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首空1字排印“抄送”字样，加冒号，然后，按照机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关名称，其间用逗号分开，在最后一个标句号。常用3号仿宋字。,16、印发说明的编排,在正式文件上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。主要说明印发单位、印发日期、共印文件份数。常用3号仿宋字和阿拉伯数字标识。,17、版头反线的标识,公文版头与正文之间的一条红色反线，通常也叫“横隔线”。这条线一般与版心等宽。特别需要注意的是：党的机关公文，在红色反线的正中央要点缀一颗五角星，而其他机关公文均不得嵌五角星。,版记示意图,附：行政机关公文格式,附：党的机关公文格式,三、公文的行文规则,为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。,（一）遵守行文规则的重要性,一是加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地。二是使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱。三是能有效精简公文，简化手续，提高机关工作效率。,（二）行文规则的基本内容,1、根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系决定了公文的传递方向，即：A、处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文。B、被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文。C、具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。,2、选择适宜的行文方式，一般不得越级行文,逐级行文：为了维护正常的工作关系，具有领导关系或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，即按层级逐级上报、下发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。多级行文：为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。越级行文：为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，在一般情况下不得越级行文。只有在特殊情况下才能采取越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。直接行文：同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属和级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。总之，在公文写作中，逐级行文和直接行文较多，多级行文和因特殊情况才使用的越级行文较少。,3、正确选择主送机关与抄送机关,主送机关：除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，以防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导人。抄送机关：1、向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关；2、受双重领导的机关（如我地区的一些区直单位）向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复；3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；4、公文