时间管理的方法和技巧.ppt

时间管理的方法和技巧,自我简介,张锡民，男，37周岁，北京人，酷爱管理。毕业于南京理工大学，机电一体化学士，企业管理硕士。自1990年毕业以来，主要从事人力资源管理/营销管理工作，曾先后任职于北京两家知名民营高科技企业、北京台湾某跨国集团公司、北京两家美资著名IT集团企业、北京两家著名管理顾问公司，历任生产质量部经理、人力资源部经理/总监、营销经理/总监、常务副总裁、高级管理顾问/高级培训讲师、董事副总裁等职，积累了大量的实战经验，完成了30多家知名公司的管理顾问项目/培训项目。张先生原任北京南洋林德企业顾问公司副总裁/高级管理顾问/高级培训讲师，并出任南京理工大学MBA教育兼职教授、北方交通大学企业管理咨询协会客座教授，并兼任香港光华管理学院、北京时代光华教育发展有限公司、北京双高人才中心、华夏培训网、神州培训网、武汉动力管理咨询等10多家企管顾问公司高级管理顾问/高级培训讲师，并出任近十家大中型公司长期兼职管理顾问/培训讲师。,做个思想者！,主讲课程：领导力类：经理人领导力塑造、沟通技巧、团队建设、时间管理、职业经理人成功管理系列讲座等人力资源类：战略人力资源管理、企业文化的构建与推进、如何做好人力资源经理、人力资源管理实务、企业招聘与培训管理实务、企业组织设计与管理、企业薪酬与绩效考核管理实务、非人力资源干部的人力资源管理、有效授权、目标绩效考核、期权管理等。营销类：企业战略管理、如何进行营销谈判、现代营销策划与管理、销售员的激励与管理、全员服务体系、渠道建设与管理、金牌销售技巧、金牌销售团队等。项目管理类：PMP/IPMP考试辅导课，EMBA课，企业内训课。,自我简介,主要讲解哪些问题,引子案例：国内B企业高层管理者的一天一.时间管理对企业领导者的价值二.时间管理理论介绍及引导分析三.企业领导者有效时间管理的方法四.两类人的时间管理五.时间管理案例分析结尾案例：国外A企业高层管理者的一天,一.时间管理对企业领导者的价值,1.现代职业经理人的沉重压力,经理人,股东的盈利压力,社会对企业的期望压力,员工对企业的期望压力,家庭关系等方面的压力,高度业绩=决策的品质X（完美的互相联系+工作士气/效率+良好的目标绩效管理）,2.企业高度业绩模型公式,决策的品质：良好的决策机制完美的互相联系：工作士气/效率：个人的有效时间管理，良好的目标绩效管理：组织的有效时间管理，激励机制等方面,解析高度业绩模型公式,管理者的成功=价值速度S=V*,做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事。,3.管理者成功的模型公式,二.时间管理理论介绍及引导分析,1.有效的计划时间和时间管理能够使你和你的组织完成更多的工作，尤其是重要工作。2.决策者的时间管理等于对整个团队的效益具有放大效应3.时间管理有助于积极乐观的人生，并因而减轻紧张及压力。4.你可以免去加班的烦恼。,（一）.时间管理的原因,时间对效率的影响我们的时间利用率是30日本韩国是70-80我们个人收入占创收的比例高于外企,15项浪费时间的主要因素,控制电话打扰_信息资料不全缺乏自我约束不善于拒绝信息传递频繁的会议信息不足或不清、过多,计划试图完成过多的工作或不切实际的时间预算-没有目标、优先次序、每日计划搁置未完成的任务决策优柔寡断或拖延组织混淆职责与职权办公桌杂乱无章指挥无效的授权人力资源,3.时间的独特性,供给毫无弹性；无法积蓄无法取代；无法失而复得。,4.时间管理概念,不是指以时间为对象而进行的管理,而是面对时间而进行的自我和组织管理。,（二）.时间管理的核心,习惯管理：时间哪里去了？价值管理：时间大盗团队与个人并重的时间管理,时间哪去了,不必要的对话思想开小车不必要的间断不必要的拖延,时间大盗,静忧大脑负担翻找文件拖延,动忧同时打忧无关电话无效会议,（三）.时间管理原则,1.效率与效果：2.80/20法则3.工作价值矩阵,工作价值矩阵,M2高度重要低度紧迫,M1高度重要高度紧迫,M4低度重要低度紧迫,M3高度紧迫低度重要,重要性,高,紧迫性,高,按工作价值巨阵分类结果,M2有远见有理想平衡纪律有序,M1压力忙着收残局,M4全无责任感工作不保依赖他人或社会,M3,高,紧迫性,高,M2防患未然；改进产能；建立人际关系；发掘新机会规划、休闲,M1危机急迫的问题；有期限压力的计划,M4繁琐的工作；某些信件；某些电话；浪费时间之事；有趣的活动,M3不速之客；某些电话；某些信件与报告；某些会议；必要而不重要的问题；受欢迎的活动,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵事务分类表,（四）.时间管理理论的演化,第一代时间管理-备忘录型。特点：纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面抓紧时间安排。第二代时间管理-时间进程表型。特点：事先规划安排行程，制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。第三代时间管理-轻重缓急型。特点：明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。,（五）.时间管理理论适用范围,第一代时间管理：备忘录，适用于小作坊、小店管理，对突发事件无助。第二代时间管理：计划效率手册，但与工作价值脱节。第三代时间管理：当公司进一步扩大，管理范围扩大时价值观的问题、步调一致的问题突出了，所以，必须抓授权、抓规划。第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。靠远景管理：超越时空：展望未来，可持续发展人本管理：学习力、团队建设系统思维：,三.企业领导者有效时间管理的方法,作为一个企业领导者，无时无刻不在考虑提高自己和组织的工作效率，以期领导工作能取得更大的效果和效益。当然，提高工作效率可以通过许多途径和采用许多方法，但是对于运筹时间这个问题，无论怎么说者是极其重要的一个方面。,（一）领导者的时效观,有价观时间是“有价之宝”机会观机不可失失不再来运筹观依靠领导者的运筹能力，在同样的时间里产生出更高的效益,（二）领导者个人的时间管理,有效时间管理的4个步骤时间管理的具体实用方法和技巧,1.有效时间管理的4个步骤：,1、列出工作事项，按照重要性原则排出事项的次序；2、制定每一工作事项完成时间和计划3、转变为行事月历计划层面；4、拟订待办单，并予执行执行层面。,（1）行事月历价值,合理进行时间规划重要工作项目的时间保证,参考行事月历表,行事月历制定方法,1、根据职责确定常规项目；2、根据阶段目标制定行动计划；3、确定私人重要事件4、常规事件和私人重要事件填入；5、将重要目标的行动计划填入；6、其他重要项目临时加入；7、定期检查和填写（月、周）,常规项目范例,1.会议：周例会、月度例会等2.文件起草：规划、总结、绩效考核；3.沟通：目标考核标准制定、绩效反馈；4.其他常规工作项目,私人重要事件范例,1.个人：休息、锻炼等；2.父亲或母亲：与孩子交流、游戏等；3.丈夫或妻子：结婚纪念等；4.孩子：父母生日、与父母交流等；5.社会成员：朋友交流、社会责任等。,1.作为检查2.确定当日或近日优先完成的事项3.今天完不成的事情列入明天所要完成的待办单4.合理安排突发事件,（2）运用待办单的原因,待办单日期:_编号起止时间：项目完成否,待办单制定方法,1、将月历中事项填入；2、将昨日未完成的工作列入3、估计各项工作时间；4、确定工作事件紧迫性和重要性；5、排顶时间6、做好正在作的每一项工作；7、完成后划掉，盯住下一个目标；8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间,确定时间优先顺序的方法-ABC分类法,A类:今天必须完成B类:2日内完成C类:几天内完成,确定重要度的方法,1、承诺事项；2、与团队有关事项；3、目标考核中权重较大事项；4、其他事项。,1、每天在同一时间制定，建议在下班前也可早上早来制定2、只定一个；3、规划出干扰时间4、要有弹性；5、要长期坚持，养成习惯。,有效制定待办单的几点建议:,2.时间管理的具体实用方法和技巧,（1）集中注意力在M2类事情（2）使用个人管理手册，如行事月历和代办单等（3）学会拒绝说不（4）克服拖延。积极主动一流人才、不推不动末流人才（5）同类事情同时做（6）办公桌清理整齐，克服文件满桌病（7）善于运用零星时间，增加时间利用率（8）常规事项，坚持养成（9）系统管理你的时间，善于用好别人的时间（10）以人为本使用时间，主管在“人的管理”上要舍得花时间（11）充分运用现代管理工具，例如电脑、信息管理系统，提高时间利用效率。（12）自己的注意力曲线分析-生理能量状态的偏差，个别差异。1-3点不宜干重要事情,（1）开会的成本,会议成本=2A*B*CA代表职工平均工资的三倍B指参加会议的人数C指召开会议的时间多少-日本太阳工业公司,（三）.有效会议管理,（2）有效开会的方法,1.要准时出席2.要控制会议的时间3.很好地考虑采纳建设性的意见4.不能在会上固执己见。在会前把一些观点定下来，避免在会上讨论5.按多数人的意见作出决议6.决议要当场确认7.不能中途退席,（3）会议八戒,1）不开没有明确议题的会；2）不开有许多议题的会：三个最好3）不开没有准备的会；4）不开可开可不开的会；5）不要无关的人参加；6）不作离题发言7）不要作重复性的发言；8）不要议而不决。,不作离题发言细讲,多听少说，心理学家认为：善于听的人能腾出60的精力用于对付说的人,七.两类人的时间管理,你属于哪种人?,大多数人都是A或B的混合,A类人在时间管理中的潜在问题,匆忙开始工作委派他人后不放心计划过于宏伟眉毛胡子一把抓不懂放松一意孤行好面子好揽事,A类人如何改进,退一步、三思而行确立现实可行的目标详细计划如何实现目标学习有效授权的思想。你认为某人有能力，就让他管，自己少管，多给予培训。适度休息留出时间与他人交流敢于说NO,B类人在时间管理中的潜在问题,缺少大目标不擅委派或沟通不够回避矛盾，太放松大炮打苍蝇,B类人如何改进,目标量化今日事，今日毕多些果断少些完美主义,五.时间管理案例,