企业常用公文写作知识PPT课件

.,1,公文写作,培训中心史蒙蒙2012-3,2020/6/10,.,2,.,3,公务文书简称公文。一般来说，在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为通知、请示、报告、函、通讯稿、会议纪要、公告、电子公文、总结等,前言,2020/6/10,.,4,公文分类,上行文：请示、报告、意见等。平行文：主要是函。下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、意见、会议纪要等。下行文占公文种类的80%。,.,5,公文基本格式,按照行政公文的格式，公文包括眉首、主体、版记三部分：,眉首,发文机关、文号、签发人、份号、密级、急度,主体,公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注,版记,主题词、抄送单位、印发单位、印发日期印刷份数,2020/6/10,.,6,.,7,一、表达方式,表达方式指的是文章使用语言表达思想的不同方式，具体可以划分为叙述、描写、说明和议论。其中，叙述是最基本、最常见的方法。,.,8,a、叙述,要求：1、人称明确：叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人称、第三人称）2、头绪清楚。3、交代明白（时间、地点、人物、事件、原因、结果）4、详略得当：切忌平铺直叙、记流水帐，要突出重点。,.,9,b、说明,要求：1、分清角度，讲究条理2、置身局外，态度客观3、抓住特征，解说明白4、言简意明，通俗易懂,.,10,二、常用公文的写作技巧,一、通知二、请示三、报告四、函五、通讯稿六、会议纪要七、公告八、电子公文九、总结,.,11,1、通知,通知的作用：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员，用通知。包括转发性、指示性、知照性通知三类,“轻骑兵”,2020/6/10,.,12,.,13,通知的写作要领：着重点是一个“知”字：要简短明了、通俗易懂。,.,14,.,15,2、请示,请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。请示的特点：针对性，呈批性，单一性，时效性,.,16,根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一、请求指示性请示；二、请求批准性请示；三、请求批转性请示；,.,17,请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。,.,18,二、正文，一般由开头、主体、结语构成。结语的习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。三、尾部，主要为落款与成文时间两部分。,2020/6/10,.,19,卒章显志式：（先述缘由、后写事项）开门见山式：（先写事项、后述缘由）,写请示，最重缘由。要把握三点：合情合理合法；具体充分；清楚明白。,.,20,应注意的问题：一、一文一事的原则。二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三、理由充分，请示事项明确。四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。,.,21,3、报告,下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。“下情上达”是制发报告的目的。,.,22,报告的特点：一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。,.,23,三、报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。,.,24,报告的种类从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。,.,25,呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。例行工作报告例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。,.,26,报告正文常用结束语工作报告、情况报告：特此报告答复性报告：专此报告忌用：“以上报告当否，请指示”“以上报告如有不当，请指正”,.,27,4、函,作用：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用函。函属于知照性公文。,.,28,函的分类：从内容上分：商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函从行文方向的不同分：发函和复函。,.,29,函的体例格式：函的正文结构，由函请（复）缘由、函请（复）事项与尾语组成。1、函请（复）缘由：即正文开头，要写明发函的原由和目的。（复函一般为“X年X月X日来函（文号）收悉”）,.,30,2、函请（复）事项：即正文主项。3、尾语：即正文结尾。发函用“即请函复”、“专项函达”等；复函用“特此函复”、“此复”等。,.,31,函的写作要领：函的行文要求简洁明快，语言质朴，直述直陈；此外还要注意：1、用语讲究分寸2、简明扼要,2020/6/10,.,32,5、通讯稿,通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式，属记叙文的一种。,2020/6/10,.,33,通讯稿的特点（1）严格的真实性；（2）报道的客观性；（3）较强的时间性；（4）描写的形象性。,2020/6/10,.,34,通讯的写作方法：第一，主题要明确；第二，材料要精当；第三，写人离不开事，写事为了写人；第四，角度要新颖。,.,35,6、会议纪要,会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。,2020/6/10,.,36,会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。,各部分的写作要求如下：,2020/6/10,.,37,注意事项,撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。只有这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,.,38,7、公告,用于对企业内、外宣布重要事项的公文。写法：公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。,.,39,标题之下，有时可依公告单独编号,2020/6/10,.,40,二、正文（主旨+说明）主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为结语。,2020/6/10,.,41,三、落款及日期公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。,2020/6/10,.,42,8、电子公文,电子公文的写法主要由主题、事项或附件落款组成。一、收件单位/人二、抄送单位/人三、主题：相当与公文的标题，如关于*请示、关于*报告。,2020/6/10,.,43,四、事项：公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文写作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。五、落款：署名及成文时间。,2020/6/10,.,44,文本格式：1、邮件开头的称谓顶格写；2、问候语段首缩进两个字体；3、主题必须简洁、全面、准确；4、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，全文行间距统一为1.5倍行距；5、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需着重标记的内容请使用红色字体，加粗；,2020/6/10,.,45,2020/6/10,.,46,9、总结,(1)标题：分为单标题和双标题两种。单标题又可分为公文式标题和文章式标题公文式标题：单位名称+时限+总结内容。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。,2020/6/10,.,47,(2)基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。(3)工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措