让优秀成为一种习惯--邮件礼仪

,让优秀成为一种习惯邮件礼仪,你是否曾经在邮件上遇到过很多麻烦？,如果你是职场新人。or菜鸟,cc?bcc?,ASAP?FYI?,。呃，第一句话怎么写？,先。,然后。,邮件太多。上个月的报告在哪里？,那么，接下来的时间。,让我们各个击破。,为什么写邮件？,写好第一封邮件,邮件潜规则,管理好你的收件箱,初级篇,为什么写邮件？,写好第一封邮件,邮件潜规则,管理好你的收件箱,初级篇,每个职场人都要在工作中使用电子邮件。每天你也会收到、发出几十封甚至上百封电子邮件。那么你可知道，利用电子邮件这种听不到声音、看不到表情、互不谋面的沟通方式，也是需要基本礼仪的。电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。它涉及到电子邮件方方面面的内容。其中，最最核心的指导思想就是尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人原则：为他人节省时间就是对人的尊重,VS,正式交流,随意交流,VS,VS,可保存/追溯,无法保存/追溯,VS,VS,强商业效力,弱/无商业效力,VS,VS,法律效力,30万封邮件的较量我相信，是“从心选择”的力量支撑着我度过了这段日子。它让我从悲愤中渐渐地安静下来，用胸怀接受了不能改变的事情，然后激励自己用勇气来改变可以改变的事情。我从30万份邮件中找到了证实自己并没有违约的证据，最终在一场离职风波中赢得了回到中国工作的机会,写好第一封邮件,邮件潜规则,管理好你的收件箱,初级篇,为什么写邮件？,你到底要发给谁？,会议记录要发送给谁？,参加会议的所有人,目的：,保存归档-以后可能要追溯回看,确认内容-防止漏听，误会,做出响应-照着任务(Actionitem)开始干活,策划文案或者项目报告要抄送给谁？,team成员,目的：,欢迎拍砖-对此事有什么建议？,知道就好-有这件事发生，有这些人要去,不用响应-您不用来，您手下来就可以了,Teamleader和其他相关部门leader,邀请函为什么要密送？,目的：,N/A,可以是自己,参加行业峰会的所有人,保护隐私-不是每个人想公布自己的邮件地址,单独回复-避免收信人“回复全部”,留下悬念-谁还会被邀请？,你到底要写什么内容?,压缩成一句话,主题（subject）电子邮件的灵魂,只看这些书名，你想看哪本？,邮件标题原则：简明,HiAll,Wewillholdaweeklymeetingbytomorrow4PM,room303.Maintopic:XXX.XXXX.XXXXXX.Pleaseattendontime,letmeknowifyouhaveanyissueinadvance.Thanks,Kenny,Weeklymeetingon6/20,4PM,room303,时间，地点，事情,邮件标题原则：扼要,HiNena,Ifoundaverystrangeissuewhentestingtheapplication.Thisissuehappenswhenblah,blah,blah,ifyoudidblah,blah,blah,theappshowsblah,blah,blah,thenitwillcrash.Pleasehelptoinvestigatethisissueandthengivefeedback,nowweareblockedbyit.Thanks,Kenny,Needhelp:Averystrangeissueblocksus.,快帮忙吧，紧急,邮件标题技巧：标签（Tag）,HiCustomer,EnclosedistheProjectNameappversion1.1,pleasecheckitout.Thisdeliveryincludesthefollowingchanges:XXX.XXXX.XXXXX.Pleasereviewthepackageandletmeknowifanyissue.Thanks,Kenny,appversion1.1.,ProjectName,Deliverable,加标签（Tag）有什么好处？,方便检索,方便分类,方便识别,ProjectADeliverableAppversion1.1.,搜索邮件标题含有Deliverable便可以找到所有的deliverable了,ProjectADeliverableQuestionlist.,所有关于ProjectA的邮件都可以被分类整理到独立文件夹,ProjectANeedhelp:Astrangeissueblocksus.,接收方不看内容就知道ProjectA现在被block了,关于标题的要点回顾,1一定不要是空白标题，这是很失礼的。2不要过于冗长使得标题不能一目了然。3要和正文内容对应，切忌文不对题。4一封信尽量一个主题方便日后整理。5回复邮件时，可以根据内容修改主题以便对方查阅。,HiAll,Wewillholdaweeklymeetingbytomorrow4PM,room303.Maintopic:XXX.XXXX.XXXXXX.Pleaseattendontime,letmeknowifyouhaveanyissueinadvance.Thanks,Kenny,什么是完整的邮件？,有称谓,有内容,有签名,细节中体现尊重-称谓一般怎么写？,HiColleen,Hi,Colleen,DearColleen,要诀：保持一致性（Consistent）,关乎成败-写内容应该注意什么？,Wefoundabug,pleaseseedescriptionbelow:1.Whenuserentersthisscreen.,有木有很丑？,要诀：字体要统一,英文推荐：ThisisArialfont.中文推荐：微软雅黑,彰显你的职业化-签名,Regards,Kenny,Thanks,Kenny,随意场合,-Regards,KennyLiuAugmentum,Inc,简单商务,-Regards,KennyLiu,复杂个人,设置自己的名字。,1,2,3,孔乙己说：你知道名字有N种写法吗？,kennyliu,kenny,kenny.liu,kennyliu,KennyLiu,kennyLiu,kennyliu,Kenny,X,X,X,X,X,X,X,X,KennyLiu,到底该如何写？,Oneday,Jimgobackhomefromschool.Whenhewalkbyariver,suddenlyheheardavoice,“Help!Help!”.Jimlookthroughthevoiceandfoundalittlegirlisstrugglingintheriverandwateralmostcoverherhead.Atthatverycriticalmoment,Jimdrophisbagandjumptotheriverthensavethegirluptotheland.Jimsbraveisappreciatedbyhisheadmaster.,先看一个故事：,如果你是这个学校的校长，请试图给Jim的父母发封邮件，告诉他们情况。,DearJimsmother,Oneday,Jimgobackhomefromschool.Whenhewalkbyariver,suddenlyheheardavoice,“Help!Help!”.Jimlookthroughthevoiceandfoundalittlegirlisstrugglingintheriverandwateralmostcoverherhead.Atthatverycriticalmoment,Jimdrophisbagandjumptotheriverthensavethegirluptotheland.Iamveryappreciateyoursonsbrave,thankyou.Regards,Headmaster,当Jim父母读到这段话时：,校长又来发一些无聊邮件了,怎么回事？我儿子被水淹了喊救命？,神马情况？最后还谢谢我儿子的勇敢？,DearJimsmother,Congratulations!Yoursondidaverygoodjobthathesavedagirlslifetoday.Today,Jimgobackhomefromschool.Whenhewalkbyariver,suddenlyheheardavoice,“Help!Help!”.Jimlookthroughthevoiceandfoundalittlegirlisstrugglingintheriverandwateralmostcoverherhead.Atthatverycriticalmoment,Jimdrophisbagandjumptotheriverthensavethegirluptotheland.IamappreciateyourworkandhomeeducationtoJim,thankyouverymuch.Regards,Headmaster,总,分,总,开门见山，先说结果,有条有理，详细叙述,重申主题，收尾有力,能否让邮件看起来专业一点？,写好内容的技巧：列表（List）,用List的好处有很多，比如格式会很清晰，逻辑条理会很清晰，可以方便的加Comments，可以方便的Mark信息。,用list的好处：1.格式清晰2.逻辑条理清晰3.可以方便加commentComment:这是个好培训4.可以方便的markFixed,HiCandy,Theattachmentisthebuglist,pleasecheckitout.Thanks,KennyLiu,附件预览,总体印象一目了然,正文要提示收件人查看附件，附件不宜超过4个，如果太多则应打包成一个压缩包且尽量小于5M,初级篇,写好第一封邮件,一封邮件不要讲两件事情,HiAda,Pleaseinvestigatethefollowingissuesandgivefeedbacktome:A).TheitemcannotbescannedinprojectA,blah,blah,blah.B).Thedevicestoragecardwillcauseaproblem,blah,blah.C).PleasehandinperformancereportofprojectB.D).PleaseremindEthantogivefeedbacktomyinvitationtoUS.Regards,Hemanth,当Ada将邮件转给其他人的时候：,-我只负责ProjectA，BCD是什么东东？也让我做吗？,-糟糕，这下Hemanth邀请我去US的消息大家都知道了。,关于正文的要点回顾,1邮件内容要完整，语气正确，一封邮件讲一件事。2巧用列表增强邮件的可读性。3称呼要统一，字体要统一。4设计好自己邮件的签名档是良好礼仪的体现。5附件很重要。,写好第一封邮件,邮件潜规则,管理好你的收件箱,初级篇,为什么写邮件？,ASAP,Assoonaspossible(立即，马上）,FYI,Foryourinformation(供参考，让你知道这件事）,BTW,Bytheway(顺便说一下）,Pls,Please(礼貌用语，请XX）,Thx,Thanks(谢谢）,P.S,Postscript(附笔）,写好第一封邮件,邮件潜规则,管理好你的收件箱,初级篇,为什么写邮件？,初始状态,若干日月年后。,(1832),你的outlook是这个样子的吗？,邮件文件夹分类,(2),(5),1.邮件分类存档清晰可见,2.配合Tag使用邮件规则自动分拣,3.项目邮件彼此独立互不影响,4.工作和生活分开做好玩好,技巧：收件箱手动清空,你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到TODO